プロジェクトガバナンスの本当の意味とは?

多くの人が共同で作業するプロジェクトと同様に、プロジェクトにもガバナンスが必要です。 プロジェクトを構成する重要な詳細を考慮する必要があるだけでなく、成功を達成するためにプロジェクトがどのように要求され、実行されるかも考慮する必要があります。

プロジェクト ガバナンスのニュアンスを探り、それに関連する役割、それが立っている柱などを見ていきます。 これをプロジェクト管理における市民の教訓と考えてください。

プロジェクト ガバナンスとは

プロジェクトガバナンスという用語は、プロジェクトの計画、実行、および管理方法を決定する一連の活動とガイドラインを指します。 プロジェクト ガバナンスは、プロジェクトの正しい方向性を監督するためのフレームワークと見なすことができます。 プロジェクト ガバナンスをフレームワークとして持つことで、プロジェクトの安定性を高める一貫性を提供できます。

しかし、プロジェクト ガバナンスは、単一のプロジェクトの意思決定を超えています。 組織の活動と、誰が何を担当するかを定義します。 これはパイの大きな部分であり、ポリシー、規制、機能、プロセス、手順、責任などすべてが含まれます。

プロジェクト ガバナンスが大きな仕事であることは明らかであり、すべての責任を処理するにはプロジェクト管理ソフトウェアが必要です。 ProjectManager は、プロジェクトのポートフォリオを追跡するのに役立つロードマップを持つ作業およびプロジェクト管理ソフトウェアです。 また、無制限のストレージ、コラボレーション、ファイル共有も利用できます。 スケジュール、予算、およびリソースをリアルタイムで監視すると、より洞察力のある決定を下すことができます。 今日から無料で始めましょう。

プロジェクト ガバナンスの 3 つの柱

プロジェクト ガバナンスは、それを定義する 3 つの領域を説明する 3 つの柱に基づいています。 これらには、構造、人、情報が含まれます。 プロジェクト ガバナンスの 3 つの柱のそれぞれを詳しく見てみましょう。

構造

プロジェクトは、それを実行している組織によってサポートされている必要があります。 これは、組織の上級管理職がプロジェクトに投資していることを意味します。 彼らは、プロジェクトがそのビジョンに従っていることを確認するプロジェクトマネージャーにプロジェクトを渡すために、プロジェクトのビジョンを作成するのに必要な時間とエネルギーを費やす必要があります。 したがって、プロジェクト ガバナンスの構造は、プロジェクト チームに関するものではなく、会社全体に関するものです。

人々

効果的なプロジェクト ガバナンスには、適切なプロジェクト マネージャーが必要です。 これは、上級管理職がプロジェクトの活動を完全に理解する必要があることを意味します。 ここで、プロジェクト ガバナンスは、プロジェクト マネージャーがプロジェクトの目標とそこに到達するために必要なタスクを理解するのに役立ちます。 これが効果的であるためには、それらの目標が明確で、到達可能で、持続可能でなければなりません。

情報

ここで、サウンド プロセスの出番です。 ビジョンと目標は重要ですが、情報を共有するための明確で一貫した方法がなければ、プロジェクトは失敗に終わります。 プロジェクト ガバナンスが機能するためには、プロジェクトにはオープンなコミュニケーションと、できればリアルタイムでの共有機能が必要です。 これは、プロジェクトを成功に導くための定期的な報告、会議などを意味します。

プロジェクト ガバナンスの役割

ここで、プロジェクト ガバナンスを機能させるさまざまな役割を見てみましょう。 プロジェクト ガバナンスには多くの役割がありますが、そのうちの 3 つが最も重要です。 これらには、プロジェクトの所有者、主要な利害関係者、および諮問グループが含まれます。 ここで、これらのそれぞれをより完全に定義します。

プロジェクトオーナー

プロダクト オーナーは、組織を代表する人物です。 多くの場合、これはプロジェクト マネージャーではありませんが、通常はプロジェクト マネージャーを監督する人物です。

主な利害関係者

プロジェクト委員会は、プロジェクトの主要な利害関係者で構成されています。 つまり、プロジェクトに既得権益を持っている人です。 彼らは、プロジェクトに資金を提供した人、または製品やサービスが作成されるエンドユーザーである可能性があります. 利害関係者はサプライヤーになることもできますが、プロセスをより効率的に実行するために、これらの主要な利害関係者を 6 人以下に抑えることが最善です。

諮問グループ

あなたのプロジェクトが、利害関係者を管理可能な数にまで削減することが不可能なプロジェクトである場合は、より大きな諮問グループを形成する可能性があります。 これはプロジェクト掲示板ではなく、フォーラムのようなものです。 プロジェクト オーナーが日々の決定を処理する一方で、アドバイザリー グループはより大きな問題を扱います。

プロジェクト ガバナンスが重要な理由

プロジェクト ガバナンスは、最も単純なものから最も複雑なものまで、すべてのプロジェクトにとって重要です。 より複雑なプロジェクトでは、プロジェクト ガバナンスがプロジェクトの成功に不可欠である理由を理解しやすくなる傾向がありますが、どのプロジェクトでも、プロジェクト ガバナンスがプロジェクト プラクティスを定義、文書化、伝達する方法から利益を得て、プロジェクトを管理し、成功を収めることができます。 プロジェクトガバナンスの重要性を詳しく見てみましょう。

方向設定

プロジェクトはなぜ失敗するのか? 多くの場合、それは最も単純な理由によるものです。それは、間違った時期に間違ったプロジェクトであるということです。 組織が過度に拡張されているか、テクノロジーが十分に成熟していない可能性があります。 理由が何であれ、これが正しいプロジェクトであるかどうかを適切に評価するために、多くの場合、失敗はトップの失敗によって焼き付けられます。

ウォーレン・ベニスは、物事を正しく行うのはマネージャーの役​​割ですが、リーダーの役割は正しいことを選択することであると述べました。 これには、潜在的な各プロジェクトの戦略的適合性と、優先順位、リスクバランス、リソースの可用性、およびその他の要因によって推進される、組織が引き受けるプロジェクトの選択を明確に把握する必要があります。

もちろん、このプロセスをサポートするツールがあります。 しかし、ガバナンスの役割は、ツールを盲目的に適用するだけではありません。 組織の長期的および短期的な利益を考慮し、それを実行、主導、または適切に管理するためのリソースが不十分であるにもかかわらず、価値のあるプロジェクトをもう 1 つ引き受けるという「貪欲な罠」を回避してください。

意思決定

意思決定は、それに値する注目を集めています。 ビジネスジャーナルや空港の書店の管理セクションには、このテーマに関する記事や書籍があふれています。 すべてのプロジェクト マネージャーは、これらのサンプルを読んで、何が適切な決定を下し、プロジェクトに必要な条件をどのように設定するかをよりよく理解する必要があります。

私たちが直面している課題は、良い決定を正しい決定と単純に定義することはできないということです。 決定を下すとき、それが正しいかどうかはわかりませんが、それが「良い」決定であり、正しい可能性が高いかどうかを知る必要があります。 プロジェクトのガバナンス構造に、健全な意思決定の条件を組み込むことが不可欠です。 では、これらの条件は何ですか？

• 証拠

各意思決定者にデータへの独立したアクセスを許可する必要があります。 また、取得するデータができるだけ生の未処理の形式であることも重要です。 どのようなデータ処理でも、強調するデータを選択し、その表示方法に偏りが生じるリスクがあります。 すべての意思決定者が同じ処理済みデータを取得すると、全員が同じバイアスを受けます。

• 権限

意思決定者またはグループは、意思決定を行い、決定にコミットするために必要な完全な権限を持っている必要があります。 これは主に正当性と地位に関するものですが、知的権威に関する部分もあります。 彼らは適切な決定を下すための経験と専門知識を持っていますか?

• プロセス

意思決定のプロセスは、誤った分析やバイアスを埋め込んだり、それらに対抗したりすることができます。 意思決定者がプロセスを構築する方法を理解するには、トレーニングが不可欠です。 これには、適切な客観性と、タイムリーな意思決定の必要性に対して、データの収集、分析、調査のバランスをとる必要性が含まれます。

プロジェクトの監督

プロジェクト データの構造化と分析は、プロジェクトを監督するというガバナンスの役割にも不可欠です。 これは、プロジェクトが順調に進んでいることを確認し、組織のニーズを満たし、規則、規制、および手順を遵守することです。

ガバナンスに携わる人々が学ぶべき重要なスキルはたくさんありますが、おそらく最も重要な資産は好奇心です。 これにより、質問、リスニング、ズーミングという主要なテクニックを展開するようになります。

• 尋問

良い質問をする技術があります。 プロジェクトのガバナンスを担当している場合、複雑な現実を明らかにするためにフォレンジックなアプローチを取る準備ができている必要があります。 これは、主要なプロジェクトの決定にコミットする前に、証拠を収集してテストする必要があるステージ ゲートで特に重要になります。

この種の質問はしばしば敵対的になる可能性があります。そのため、多くのゲートウェイ プロセスにはプロジェクト外部の人々が関与します。 しかし、これは、プロジェクト マネージャーとそのチームが敵対的な監視下に置かれるリスクをさらに高めます。 私たち全員にとっての課題は、マインドセットの一部として優れたガバナンスを採用し、質問を (最も法医学的なものであっても) 有益な調査と見なすことです。

• 聞いている

質の高いリスニングを伴わない限り、質問はほとんど役に立ちません。 しかし、私たちは皆、意見を主張するために質問をしたり、答えを知っていると信じている質問だけをしたりする習慣を持っている人を知っています. もちろん、これは議論のためにそれらを設定します。

すべての証拠を聞き、すべての意見を評価する場合にのみ、正しい方向に進むことができます。 したがって、質問をしたら、次の質問について考えるのをやめて、得られる答えに注意を払い始めます。

• ズーミング

ほぼすべてのプロジェクト マネージャーは、スポンサー、上司、クライアント、または運営グループからのこれらの困難な行動のいずれかまたは両方に苦しんでいます。 1 番目の行動は、PM が行っているすべてのことの詳細を把握しようとする固い決意です。 彼らは、自分のプロジェクトを主導する自律性と実際的な能力がないように感じさせる、おせっかいな気質を持っています。 一方で、この行動はしばしば全体像を見落とし、重要でない詳細にのみ焦点を当て、最も重要な戦略的問題を無視します。

2 番目の動作は、ほぼ正反対です。 一部の人々にとって、細部は大きな戦略的全体像とは無関係に思えます。 そのため、彼らは詳細を無視することを選択するか、気にする必要がありません。 物事が順調に進んでいる場合はこれで問題ありませんが、プロジェクト マネージャーが見逃しているものを確認するために、ガバナンス層が正確な事実を掘り下げる必要がある場合があります。

究極のズームレンズを想像してみてください。 顕微鏡のように細部に焦点を当てることができますが、ズームアウトしてプロジェクトの世界を 1 つのビューで見ることもできます。 これは、プロジェクトのスポンサーと理事会が必要とするものです。 必要なスケールに適応する意欲と、いつでもどちらに焦点を当てるのが正しいかを知るための認識です。

規律

優れたプロジェクト ガバナンスは簡単には実現できません。規律が必要です。 組織は、ガバナンス構造を設定し、それを構成するスポンサーと役員を訓練し、彼らの仕事の質を保証する基本的な手順を実施する必要があります。 ガバナンスの役割を十分に果たすためには、戦略の設定、意思決定、および監視に関するトレーニングが必要です。

これを実現するために、プロジェクトマネージャーは何ができるでしょうか? 考慮すべき実際的な手順の短いチェックリストを次に示します。

• プロジェクト委員会のトレーニング イベントを設定して、意思決定プロセスと情報要件について話し合います。
• スポンサーと同じことを話し合ってください。
• 監視と意思決定プロセスが確実に機能するのを助けるために、透明性、説明責任、および適切なデータの準備が整ったソースを作成する強力な記録管理を優先します。
• 組織が義務付けているかどうかに関係なく、プロジェクトのステージゲート プロセスを確立します。
• ガバナンス プロセスのための時間をプロジェクト計画に割り当て、関係者 (自分自身を含む) が徹底的に準備できるようにします。
• プロジェクトの開始時に重要な決定の基準を設定します。
• 意思決定者がそれが組織の最善の利益になると信じているかどうかに対して、すべてのガバナンス決定をテストするための要件を作成します。
• 意思決定者が意思決定の潜在的な影響を評価できるように、シナリオ分析と事前分析演習を実行します。
• 一連の複雑な決定が予想される場合は、適切な資格を持つ決定グループを確立して、決定を行うか、意思決定者に助言します。
• チェックリストを活用して、重要なプロセスでのエラーや漏れの範囲を減らします。

私たちがプロジェクトと呼んでいる革新的な取り組みを常に脅かすカオスの力を抑える 2 つの要素があります。それは、プロジェクトの複雑で変化する環境を管理するプロジェクト マネージャーの能力と、組織とそのプロジェクト マネージャーが行う選択に優れたガバナンスを課す組織の能力です。 .

APMやPMIなどの専門組織があり、プロジェクト マネージャーのトレーニングと育成を行っています。 スポンサーとプロジェクト ボード メンバーに相当するものはどこにありますか? ちょうど今、私は (ガイドの第 4 版) PMI Project Management Body of Knowledgeのインデックスを調べました。 「資金限度額調整」と「政府規制」の間には何もありません。 ガバナンスは、PMBOK に登録する価値さえありません。これは、将来的に変更する必要があります。

プロジェクト データに対する機関の洞察を可能にするツールのないガバナンスは、失敗する準備が整っています。 ProjectManager のリアルタイム ダッシュボード レポートと組み合わせたコラボレーション機能により、組織内の複数の役割がプロジェクトのステータスとパフォーマンスを把握できます。 この 30 日間の試用版で無料でお試しください。