ステークホルダーとは？ 定義、種類、例

投資家であろうと顧客であろうと、利害関係者はすべてのプロジェクトにとって重要です。 しかし、利害関係者とは何ですか？ その質問には複数の答えがあります。 利害関係者とは何か、利害関係者の例、および利害関係者の管理に役立つ無料の利害関係者テンプレートを定義してみましょう。

ステークホルダーとは？

利害関係者は、プロジェクトまたはビジネス ベンチャーの結果によって影響を受ける個人、グループ、または組織のいずれかです。 利害関係者は、プロジェクトの成功に関心を持っており、プロジェクトを後援している組織の内外にいる可能性があります。 利害関係者は、決定によってプロジェクトにプラスまたはマイナスの影響を与える可能性があるため、重要です。 また、プロジェクトが存在するためにサポートが必要な重要または主要な利害関係者もいます。

利害関係者は、プロジェクトの他のメンバーと同様に個人であり、他のメンバーよりも管理しやすい人もいます。 利害関係者のマッピング手法を使用して、主要な利害関係者を特定し、その要件を満たしていることを確認する必要があります。

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利害関係者はプロジェクトに既得権を持っているため、定期的に更新する必要があります。 ProjectManager は、6 つのプロジェクト メトリックを監視するリアルタイム ダッシュボードを備えた作業およびプロジェクト管理ソフトウェアです。 ダッシュボードはセットアップを必要とせず、進行状況とパフォーマンスをカラフルなグラフとチャートで自動的に表示します。 それらは、利害関係者の期待を管理するために簡単に共有できます。 今すぐ ProjectManager を無料で使い始めましょう。

利害関係者対株主

利害関係者は株主と同じものではありません。 利害関係者は、プロジェクトに影響を与えたり投資したりしたさまざまな人々である可能性があります。 たとえば、利害関係者は、所有者または株主になることさえできます。 しかし、利害関係者は、従業員、債券保有者、顧客、サプライヤー、およびベンダーでもあります。

株主は利害関係者になることができます。 ただし、株主は企業に投資した人です。 その企業は、株主が利害関係者でもあるという点でプロジェクトを開始する可能性があります。 簡単に言えば、株主は利害関係者でもありますが、利害関係者は常に株主であるとは限りません。 これは、株主が株式の購入を通じて公開会社の一部を所有しているためです。 利害関係者は、株式のパフォーマンスではなく、企業の全体的なパフォーマンスに関心を持っています。

利害関係者の種類

利害関係者は、影響力のある人、またはプロジェクトによって影響を受ける可能性のある人なら誰でもかまいません。 多くの利害関係者が存在する可能性があることは既に説明しましたが、これについては以下で説明します。 すべての関係者は、内部関係者と外部関係者の 2 つのグループに分けることができます。 両方を見てみましょう。

1. 内部利害関係者

内部利害関係者は組織内にあります。 プロジェクトは、彼らがサービスを提供し、それを管理する組織によって雇用されるときに、彼らに直接影響を与えます。 内部関係者には、従業員、所有者、取締役会、プロジェクト マネージャー、投資家などが含まれます。

2. 外部ステークホルダー

外部の利害関係者は組織の外にいて、プロジェクトによって間接的に影響を受けます。 彼らは組織の仕事の影響を受けますが、組織の従業員ではありません。 これらの人々は、サプライヤー、顧客、債権者、クライアント、仲介者、競合他社、社会、政府などです。

ステークホルダーの例

前述したように、利害関係者には多くの種類があり、その多くは内部または外部の利害関係者のカテゴリに分類されます。 より一般的な利害関係者の例をいくつか見てみましょう。

• 投資家:これらは、金銭的利益を求めている利害関係者であり、株主や債権者である可能性があります。 彼らはビジネスに資本を投資しており、その投資に対する利益を望んでいます。
• 従業員:これらの利害関係者は、雇用と雇用の安定に依存しています。 組織は彼らをサポートし、彼らに利益をもたらすため、彼らは組織に直接関与しています。
• 顧客:これらの利害関係者は、プロジェクトが提供する製品またはサービスを望んでおり、それが高品質で価値のあるものであることを期待しています。
• サプライヤーとベンダー:これらの利害関係者は、プロジェクトを管理するビジネスに商品やサービスを販売するため、収益がプロジェクトに結びついています。 プロジェクトの成功は、彼らにとってより多くのビジネスを意味します。
• コミュニティ:これらの利害関係者は、プロジェクトが健康、安全、または経済発展に悪影響を与えることを望んでいません。 コミュニティに収容されているか、コミュニティでプロジェクトに取り組んでいる組織は、雇用の創出、支出などに影響を与える可能性があります。
• 政府:これらの利害関係者は、プロジェクトから税金と国内総生産を受け取ります。 彼らは、企業レベルで会社から、また従業員から個人的に税金を徴収するため、主要な利害関係者です。

利害関係者は、プロジェクトの他のメンバーと同様に個人であり、他のメンバーよりも管理しやすい人もいます。 さまざまな個性に対処する方法を学び、雇用されたプロジェクトの目標を知るために生産的な対話を行う必要があります。 しかし、最初に、利害関係者は誰ですか?

プロジェクト関係者の管理方法

適切な利害関係者管理手順に従えば、利害関係者の管理は簡単です。 利害関係者との関係を管理する際に、プロジェクト マネージャーが従うべき手順は次のとおりです。

1. 利害関係者の特定

プロジェクトの成功はプロジェクトの利害関係者を特定することが重要です。 利害関係者が満足していない場合、プロジェクトは完全な成功ではありません。 プロジェクト憲章が作成されたらすぐに、このプロセスを開始する必要があります。

誰が利害関係者であるかを把握するには、プロジェクトの理由を文書化し、プロジェクト マネージャーを任命するプロジェクト憲章を確認することから始めるのがよいでしょう。 オブジェクト、予算、スケジュール、仮定、制約、プロジェクト スポンサー、およびトップ マネジメントに関する情報の中で、利害関係者を識別することができます。

これらの文書には利害関係者が言及されている可能性があるため、必ず契約を確認してください。 プロジェクトに重要な関係を持つ環境要因やその他の組織はありますか? 利害関係者の名前を提供する可能性があるので、それらを調べてください。 たとえば、政府によって指示された環境要因がある場合、政府は利害関係者です。 彼らと良好な関係を保つために、彼らの規制と基準を見直してください。

2. 利害関係者分析

プロジェクトの利害関係者を特定したら、次は利害関係者の分析フェーズです。 これは、彼らから情報と要件を収集するときです。 また、利害関係者のコミュニケーション戦略を準備し、それらに優先順位を付けるために、プロジェクトへの関与と影響力のレベルの見積もりを開始する必要があります。

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3. 利害関係者の優先順位付け

プロジェクトを管理する人にとって重要な質問は、プロジェクトの利害関係者をどのように管理する必要があるかということです。 問題を複雑にするために、多くの利害関係者がいる可能性があり、To Do リストの他のタスクと同じように、それらに優先順位を付けて扱う必要があります。

プロジェクトの過程で、1 人の利害関係者がプロジェクトの異議に関してより価値がある場合があり、一部の利害関係者は他の利害関係者よりも多くの注意を払う必要がある場合があります。 プロジェクト スケジュールを作成するときは、その人員を定義し、プロジェクト フェーズのどの時点で彼らにもっと注意を払う必要があるかを明確にしてください。

4. 利害関係者の関与

ここで、質問の 2 番目の部分に進みます。 利害関係者の管理とは、利害関係者の期待に応え、プロジェクトで合意した目的を達成することで、利害関係者との良好な関係を築くことを意味します。 ただし、この関係は許可されているだけではありません。 それは稼がなければなりません。 積極的なコミュニケーションとニーズに耳を傾けることで、信頼を獲得し、ステークホルダーとの良好な関係を築くことができます。

これを行う 1 つの方法は、プロジェクトの関係者 (全員ではなく、最も重要な関係者) にインタビューすることです。 特定の分野やグループに関する背景情報を得るために専門家と話す必要がある場合があるため、利害関係者と 1 対 1 で会話するときは、十分な情報を得て生産的になります。

プロジェクト管理のすべてと同様に、これには次のプロセスがあります。

• 利害関係者とのコミュニケーションを文書化します。 利害関係者とのコミュニケーション計画を作成して、これを正式に行います。 彼らが代表する組織における彼らの名前と役割に注意してください。 これらの主要なプロジェクト パートナーとのすべての会話を文書化して、彼らの関心と要求を記録するだけでなく、後で彼らの情報を正確に確認できるようにします。
• プロセスを実施します。 次に、利害関係者とのコミュニケーションのプロセスを維持し、そのプロセスが透明であることを確認して、誰もが何を期待すべきかを理解できるようにします。 これには、プロジェクトのリクエストやフィードバックが含まれます。 これらの要求をどのように文書化して対応するかは、レビューと承認の正式なプロセスに従う必要があります。 これにより、利害関係者は、要求がレビューの対象であること、および正式な要求を順守するプロセスがあることを知ることができます。
• 頻繁なステータス レポートを提供します。 関係者に定期的かつタイムリーなステータス レポートを提供することは重要ですが、対象者に合わせてレポートを作成するようにしてください。 経営陣は通常、概要をもっと知りたいと思っていますが、チーム メンバーと一緒に詳細に入ることができます。 利害関係者をフォローアップし、フィードバックがあるかどうかを確認するために質問することを忘れないでください。
• 神話を払拭する。 あなたの利害関係者は複数のプロジェクトに取り組んでいる可能性があります。つまり、彼らはあなたと同じくらいプロジェクトに親近感を持っていません。 しかし、それは彼らがあなたのプロジェクトに関する他の情報を他の情報源から得ていないという意味ではありません。 彼らがゴシップの対象になったり、プロジェクトに関する意見を揺るがすような誤った情報を得たりすることは望ましくありません。

利害関係者管理テンプレート

利害関係者とその期待を管理することは、プロジェクト管理の重要な部分です。 関係者に最新情報を提供する必要がありますが、プロジェクト管理の重要な作業を中断させたくありません。 ProjectManager はソフトウェアだけでなく、プロジェクトのすべての段階で無料のテンプレートも提供します。 利害関係者の管理を扱ういくつかのテンプレートを次に示します。

利害関係者分析テンプレート

利害関係者を管理する前に、プロジェクトのコンテキストで利害関係者を理解する必要があります。 Excel 用の無料の利害関係者分析テンプレートは、利害関係者分析マトリックスを使用してプロジェクトの利害関係者を特定するのに役立ちます。 グループごとに主要な利害関係者を収集し、参加、関心、および権限のレベルを判断できます。

ステークホルダー マップ テンプレート

Excel 用の無料の利害関係者マップ テンプレートは、各利害関係者の関心と影響力のレベルを確認するのに役立ちます。 彼らの回答は、彼らを綿密に管理する必要があるかどうか、満足を維持する必要があるかどうか、情報を常に提供する必要があるか、監視する必要があるかを判断するのに役立ちます。 読みやすくするためのカラーキーもあります。 緑は彼らが支持的であることを意味し、黄色は彼らが中立であることを意味し、赤は彼らがブロッカーであることを意味します.

コミュニケーション計画テンプレート

最後に、利害関係者を理解したら、彼らに情報を提供し続ける方法を設定します。 Word 用の無料のコミュニケーション プラン テンプレートは、利害関係者が更新を期待する目標、チャネル、および定期性を定義するための理想的なツールです。 無料のコミュニケーション プラン テンプレートは、利害関係者とのコミュニケーションだけでなく、プロジェクト コミュニケーションのあらゆるニーズに対応します。

利害関係者の管理に ProjectManager を使用する

利害関係者とは何か、そしてプロジェクトのライフ サイクル中に利害関係者を把握しておくことが重要である理由がわかったので、適切なツールを利用できるようにしてください。 ProjectManager は、利害関係者の期待を管理し、リアルタイムのデータでそれらを更新するのに役立つ作業およびプロジェクト管理ソフトウェアです。

利害関係者プレゼンテーションの詳細レポート

リアルタイム ダッシュボードがプロジェクトの全体像をどのように提供するかを示しましたが、関係者は多くの場合、データをさらに深く掘り下げたいと考えています。 プロジェクトのステータス、時間、コストなど、利害関係者が見たいと思うレポートをワンクリックで生成できます。 関係者に質問がある場合は、すべてのレポートをフィルター処理して選択したデータを表示できることを知っておいてください。 レポートは簡単に共有できるため、関係者は常に情報を把握できます。

共有プランで透明性を確保

プロジェクト計画は、プロジェクトの方向性を示すロードマップです。 これは重要なドキュメントであり、プロジェクト全体で変更されます。 利害関係者はプロジェクトの進捗状況を把握するためにプロジェクト計画を必要とするため、プロジェクト マネージャーは簡単に共有できるプロジェクト計画を必要とします。 プロジェクト計画をインポートおよびエクスポートして、誰とでも共有できます。 プロジェクト計画が変更されたら、最新の計画を関係者に送信して最新情報を把握してください。

私たちのツールは、メール通知などの忙しい作業を自動化し、関係者がステータス レポートを最新の状態に保つことができます。 利害関係者が常に情報を入手したいという透明性を提供し、プロジェクト マネージャーとプロジェクト チームが予定どおりに、予算内で、利害関係者の期待する品質を満たすために必要な余裕を与えます。

利害関係者に報告するときは、プロセスが合理化され、正確であることを確認する必要があります。 ProjectManager を使用すると、ボタンをクリックするだけで簡単にレポートを共有できます。 当社のクラウドベースのプロジェクト管理ソフトウェアはリアルタイムで更新されるため、常に最も正確で最新のプロジェクト データを自分自身と関係者に提供できます。 この 30 日間の無料試用版で、受賞歴のあるソフトウェアを今すぐお試しください。