プロジェクト管理における変更管理とは?

公開: 2022-08-23

プロジェクトでは、すべての変更が同じというわけではありません。天候の遅れや病気など、いくつかの変更が発生しますが、それ以外は要求されます。変更が何であれ、それを管理および分析してから、受け入れるか拒否する必要があります。変更が受け入れられた場合、それは対応しなければならないということです。これにより、予定通りに予算内に収まるようにするためのまったく新しい一連の変更管理手順が開かれます。

変更管理は、これらすべての変数を管理するために使用されるプロセスです。変更が発生した場合 (常に発生します)、そのプロセスを制御するためのメカニズムを整備することが重要です。しかし、プロジェクト管理における変更管理とは何ですか? また、それを実装するために必要な手順は何ですか?

変更管理とは

変更管理は、プロジェクトのベースラインに影響を与える変更要求を管理するために使用される方法論です。これは、プロジェクトサイクルのすべてのステップを通じて特定された時点から、その変更をキャプチャする方法です。これには、リクエストの評価と承認、拒否、または延期が含まれます。

このプロセスの目的は、変更する必要のないプロジェクト内のものを変更していないことを確認することです。正当な理由もなくプロジェクトを中断し、貴重な時間とリソースを浪費することは絶対に避けたいことです。その後、承認されたすべての変更が文書化されます。変更管理プロセスは、より大きな変更管理計画の一部です。

変更管理の重要な要素

プロジェクト管理の変更管理フレームワークを構築するための重要な要素がいくつかあります。それらの簡単な説明を次に示します。

変更管理委員会: 変更管理委員会は、変更要求を承認または却下するために定期的に集まるプロジェクトチームの代表者のグループです。彼らが変更要求を承認すると、それは変更要求に変わる可能性があります。
変更要求:変更要求は、プロジェクトの変更を求める正式な請願です。これは、どのような変更が行われるのか、およびそれらを実装する必要がある主な理由を説明するドキュメントです。
変更要求は、内部または外部のプロジェクト関係者によって送信されます。無料の変更リクエストテンプレートは、このプロセスを合理化するのに役立ちます。
変更命令:変更管理委員会が変更要求を承認すると、変更命令は委員会とクライアントまたは利害関係者によって署名されます。
これは、元の契約で最初に起草された条件を変更するための双方の合意です。当社の無料の変更指示テンプレートは、変更指示を作成するための優れたツールです。
変更ログ:変更ログは、プロジェクト計画または契約に加えられたすべての変更を文書化するために使用される変更管理ツールです。これは、すべてのプロジェクトマネージャーにとって必須のツールです。

変更リクエストの役割

変更要求は通常、変更管理のプロセスを開始するトリガーです。変更要求は、新しい機能を要求する利害関係者、実行段階で欠陥があることが判明したものを修復する必要性、アップグレード、またはその他のさまざまな原因から発生する可能性があります。変更の発生元が何であれ、変更管理は、その値と実行可能な実装方法を決定します。

変更管理手順は、業界によって異なる場合があります。たとえば、建設会社は建設プロジェクトの範囲を変更するために注文変更フォームを使用します。

変更管理にはさまざまな形態がありますが、変更管理プロセスは、プロジェクト管理ソフトウェアを使用して実行すると最も効果的です。 ProjectManager を使用すると、タスクリスト、カンバンボード、ガントチャート、またはスプレッドシートでプロジェクトの変更を発見したときに、その変更をキャプチャできます。次に、リアルタイムのダッシュボードとインスタントレポートでその変更を管理します。無料で始めましょう。

適切に実行された変更管理の利点は何ですか?

プロジェクトに大小の変更に関する決定が必要なポイント (または多くのポイント) が来ることがわかっている場合は、プロジェクトマネージャーとして、関連するプロセスが必要になると言っても過言ではありません。この状況は、変更に努力する価値があることを確認するためのものです。次に、プロジェクトのスケジュールとコストに悪影響を及ぼさないように、変更を管理する方法が必要になります。

変更を効果的に管理することは、プロジェクトを予定どおりに予算内に収めるために不可欠です。しかし、変更管理から得られる予期しない利点もあります。 1 つには、チームワークが向上します。変更は、チームが協力して変更要求に対応する方法を見つける機会です。変更管理に関わるチームワークは、プロジェクト全体の生産性を向上させることができます。

変更管理は、チームの共同作業能力を強化するだけでなく、全体的な効率にプラスの効果をもたらします。もちろん、チームワークと連携して機能します。しかし、チームが変更管理に関与すればするほど、チームは問題を迅速に解決できるようになります。これは当然のことながら、変更に役立ちますが、チームはすべての職務においてより効果的になります.

優れた変更管理に関連する利点の恩恵を受けるのはチームだけではありません。管理人も助かります。変更管理は、プロジェクトの計画段階でプロジェクトマネージャーに通知します。彼らは、変化とそれにうまく対応する方法について考え始め、変更管理の経験から学び、将来のプロジェクトの計画においてより多くの保護手段を前もって設定します。

変更管理プロセスへの 5 つのステップ

変更管理の 5 つの段階とその内容を理解することで、プロジェクトと組織が利益を享受し、不適切な変更管理プロセスの落とし穴を回避できるようになります。このプロセスを進めている間は、変更管理の管理に役立つ 2 つの重要なドキュメント (変更ログと変更要求フォーム) を覚えておいてください (テンプレートが用意されています)。

1. 変更を提案する

最初にすべきことは、変化を特定することです。これは、プロジェクトチームの誰からでも、利害関係者から、さらには顧客からもたらされる可能性があります。これらの提案が流れるためのチャネルが開かれている必要があります。変更提案は、変更と、それがプロジェクトまたは組織にどのように役立つかを説明します。変更の理由が他にある場合は、変更要求フォームにその理由を記載してください。その後、変更ログに追加されます。

2. 影響の概要

変更が提案されたら、プロジェクトのより大きな文脈でそれを検討するのはプロジェクトマネージャー次第です。その変更は、多くの変数にどのように影響しますか? 考えるべきことのいくつかは、コストであり、節約されるか、より大きな出費が必要になるかどうかです。これらのコストの問題の利点は何ですか? 法的または規制上の制約はありますか? 変更はあなたのスケジュールにどのように影響しますか? より多くのリソースを採用する必要がありますか? 他のプロジェクトやビジネス全体についてはどうですか? この変更は、プロジェクトに新しいリスクや問題をもたらしますか? プロジェクトマネージャーは、十分な注意を払った後、変更を承認または拒否することを推奨します。

3. 意思決定

プロジェクトマネージャーは推奨を行いますが、常に変更に関する最終決定を下す権限があるわけではありません。その人が誰であろうと、プロジェクトマネージャーは彼らの調査結果を彼らに提示します。次に、決定を行う権限を与えられた人または人が変更を受け入れます。変更を受け入れますが、メモと条件を付けてください。変更を拒否します。または延期。これは、変更が現時点では繰り越されず、後日さらに検討されることを意味します。

4. 変更を加える

変更が承認されない場合、プロジェクトを管理する限り、それは現状維持です。ただし、受け入れられた変更は計画段階に移ります。開始日と終了日を含むスケジュールを含む行動計画を作成します。これらはすべて、プロジェクトの利害関係者の承認を得なければなりません。計画には、変更に問題がありすぎて最後までやり遂げることができず、プロジェクトを元の意図に戻さなければならない場合に備えて、回帰テストを含める必要があります。変更計画が完了したら、通常は事後分析を行って、事故や成功を確認します。

5. 閉鎖

どのプロジェクトでもそうであるように、変更管理計画の最終段階はそれを終わらせることです。これには、変更を要求した人が最終的な成果物を監督し、同意することを確認することが含まれます。彼らが変更を承認したら、変更ログなどの未処理の書類を完成させ、将来の使用のために保管する必要があります。

変更管理プロセスの例

プロジェクトの仮想的な変更を見て、変更管理プロセスの一部である 5 つのステップを見てみましょう。家にペンキを塗るのと同じくらい簡単なことを考えてみましょう。クライアントは、合意された白から薄緑への色の変更を提案します。

変更は、建設プロジェクトマネージャーとの会議中に行われ、変更を反映するための変更提案が作成されます。
次に、建設チームは、色の変更がプロジェクトに与える影響を調べます。彼らはすでに白い塗料を購入しましたか、緑色の塗料はより高価ですか？
その影響を調査した後、プロジェクトマネージャーは決定を下します。今後、予算に影響する場合は、クライアントに相談します。
全員が同意したら、変更が行われます。新しい塗料が購入され、建設に適用されます。
クライアントは塗装作業と費用の変更を承認し、この変更管理プロセスを終了します。

無料の変更管理テンプレート

変更管理には多くの作業が必要です。テンプレートを使用すると、変更管理プロセスを成文化して、すべての基本を確実にカバーできます。 ProjectManager は、プロジェクト管理テンプレートの最高のオンラインソースであり、作業管理のあらゆる側面に対応しています。何よりも、ダウンロードはすべて無料です。試してみる変更管理関連の無料テンプレートをいくつか紹介します。

変更注文フォームテンプレート

Excel 用の無料の変更注文フォームテンプレートは、プロジェクトの変更を特定するだけでなく、詳細な情報を提供して状況を把握するのに役立ちます。たとえば、変更によって作業にもたらされる機会に注意し、変更の理由、変更にかかる時間を説明し、誰が変更を要求して承認したかを確認できます。

変更ログテンプレート

変更を特定し、先に進むための承認を得たら、その変更を追跡して予定どおりに進めることができるテンプレートが必要です。 Excel 用の無料の変更ログテンプレートには、変更を監視するために必要なすべての詳細が含まれています。リクエストのタイプから特定された日付まで、優先度からそのステータスまで、すべてが変更管理プロセスのためにここにあります。

プロジェクトダッシュボードテンプレート

マネージャーと関係者は、あなたがプロジェクトに加える変更に関心を持っています。彼らは、プロジェクトが計画どおりに進み、プロジェクトに悪影響を及ぼさないようにしたいと考えています。 Excel 用の無料のプロジェクトダッシュボードテンプレートを使用すると、全員に最新情報を提供できます。無料のテンプレートは、手動でデータをフィードすると、ワークロード、コスト、およびタスクメトリックを示すグラフを作成します。

ProjectManager は変更管理にどのように役立ちますか?

テンプレートは、変更管理プロセスを開始するための優れた方法ですが、ソフトウェアにはさらに多くの機能があります。 ProjectManager は、プロジェクト内のリスク、問題、および変更を整理する、受賞歴のあるプロジェクトおよび作業管理ソフトウェアです。変更管理は、実際には、管理しているより大きなプロジェクトのサブプロジェクトです。変更によって何が得られるかを把握し、その変更を計画し、それを監視してレポートする機能を備えたソフトウェアが必要です。当社のツールから離れる必要なく、これらすべてを行うことができます。

変更の進行状況を追跡する

変化はさまざまな理由で発生しますが、そのほとんどは外力によって開始されます。プロジェクトを監視することは、問題を特定し、問題になる前に対応する 1 つの方法です。当社のリアルタイムダッシュボードは、いくつかのプロジェクトメトリックを追跡し、データを自動的に計算し、結果をカラフルなグラフやチャートで表示します。ダッシュボードを適切に使用することで、プロジェクトの問題について早期の兆候を得ることができます。

ProjectManager のダッシュボードビュー。プロジェクトに関する 6 つの重要な指標が表示されます。

ドキュメントの変更と添付に関する共同作業

変更を特定したら、次のステップは、その変更を追求する価値があるかどうかを判断する作業です。プロジェクトマネージャーはデータを収集して推奨事項を作成しますが、このプロセスは当社の共同プラットフォームによって容易になります。チームの全員がコメントを投稿したり、変更に関連するドキュメントや画像を添付したりできるスペースがあります。プロジェクトマネージャーは、推奨事項がある場合、それを関係者にバックアップできます。

変更管理計画を立てる

変更が承認されたら、計画を立てます。すべてのタスクを収集し、それぞれの期間を決定したらタイムラインに配置するインタラクティブなガントチャートがあります。次に、依存タスクをリンクし、マイルストーンを設定してプロジェクトをフェーズに分割し、ガントチャートから割り当てることもできます. チームはタスクで共同作業を行うことができ、進行状況は期間バーの影で示されます。

ProjectManager は、プロジェクトの変更を管理するクラウドベースのソフトウェアで、プロジェクト全体を制御するあらゆる段階で役立つ機能を備えています。大規模なプロジェクトを管理するために既に使用しているツールと同じツールを使用して、何を変更する必要があるかを特定し、変更を計画し、その進捗状況をすべて追跡します。 この 30 日間の無料試用版を利用して、プロジェクトの変更を完全に管理してください。