契約管理とは主要な慣行とプロセス

公開: 2022-08-23

大規模なプロジェクト、特に建設プロジェクトに携わったことがある場合は、契約管理の概念に精通しています。雇用主は請負業者を雇って仕事をさせます。両当事者は、作業内容、所要時間、およびその価値について合意に達します。これらの詳細は、公式文書で概説され、固められています。契約。

しかし、これらのドキュメントを作成するには、正確には何が必要なのでしょうか? 契約書の作成は、2 者が座って会話をするほど単純ではありません。契約管理には、仕事の他の面と同じくらいの注意と注意が必要です。

契約管理とは

契約管理は、雇用主と請負業者の間で契約を作成するプロセスです。契約が合意され、全員が点線に署名すると、プロセスは終了します。これらの文書は、何か問題が発生したり、変更が必要になったりした場合に、契約の両側を保護するために作成されます。

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以上が契約事務の始まりと終わりですが、その間には企画・見積もり・契約入札など、やるべきことがたくさんあります。最初のステップは、各当事者の欲求とニーズを理解することです。これは簡単な作業ではなく、時間と労力がかかります。次に、契約管理者は、これらの要望、ニーズ、期待などを、理解しやすく、参照しやすい形式にまとめます。

契約管理は、雇用主と請負業者が初めて一緒に働く場合は特に、長いプロセスになる可能性があります。プロジェクト計画プロセスでは契約の変更が必要になる場合があるため、引き出されることもあります。これらの変更や微調整はすべて、最初の交渉、会議などと同様に、契約管理の傘下にあります。

契約管理者とは何ですか?

契約管理者は通常、ビジネスファイナンスと契約法に関する幅広い知識を持つ第三者です。クライアントまたはクライアントのチームの誰かが契約管理者の役割を果たすこともありますが、これはお勧めできません。この場合、契約管理はすぐに一方的で偏ったものになる可能性があります。これは、所有者とビルダーの間の敵意につながる可能性があります。

契約管理者は、プロジェクトの所有者、請負業者、または下請け業者が両方の期待を代表して伝達するための「仲介者」として働くために雇われます。これらの個人は、両当事者を幸せにする最善の方法を決定し、必要に応じて各当事者のために交渉することさえあります.

契約管理者の職務は、契約および建設プロジェクトの種類によって異なります。各契約には、固有の一連の要求があります。一貫した要因は、契約条件を明確に定義し、雇用主と請負業者の間のコミュニケーションと良好な関係を確保することです。

契約管理者の役割は何ですか?

契約管理者を公平な調停者と考えてください。契約が作成されている間、エラー、紛争、誤解が生じる可能性があります。何が起こっているかを監視し、可能な限り最良のバージョンの契約を作成するのは、契約管理者の仕事です。

多くの点で、契約管理者は夫婦のカウンセラーのようなものです。カップルがカウンセリングの恩恵を受けるために、必ずしも問題がある必要はありません。しかし、多くの場合、雇用主と請負業者は、双方が満足するまで、条件、調達、価格設定などについて行ったり来たりします。これらの議論を管理する専任の担当者がいると、プロセスがスムーズに進みます。

契約管理者が責任を負う要素の例としては、次のようなものがあります。

紛争の管理
契約更新の提供
法務チームなどのさまざまな部門との調整
公平で公平な意思決定
リスクの分析
品質基準の設定
期待の伝達
会議の設定

契約管理者は、生活を楽にし、より強力な文書を作成し、強力な雇用主/請負業者関係を開始するためにそこにいます. この契約は、全体として、プロジェクトを成功または失敗させる可能性があります。誤解や誤解はプロジェクトの失敗の主な原因であり、優れた契約管理者はこれを防ぐことができます。

契約管理と契約管理

契約管理は契約管理とよく間違われますが、この 2 つは同義ではありません。契約管理は、契約が確定する前にのみ行われるプロセスです。契約が成立すると、契約管理が始まります。

契約管理者は、両者が一緒に作成した契約に満足していることを確認する責任があります。一方、契約マネージャーは、プロジェクト自体の間に契約を扱います。これは、質問に答えたり、変更を加えたり、対立を調停したりするという形をとります。これら 2 つの役割には異なるスキルセットが必要なため、2 つの異なる役割です。

契約管理のベストプラクティス

各契約には異なる条件、契約、目的などがあるため、契約管理はプロジェクトごとに異なります。それでも、すべての種類の契約管理に適用される基本的なルールがいくつかあります。

プロジェクトに精通する:契約を管理するために、契約管理者はプロジェクトのコンテキストで契約を理解する必要があります。そうすることで、最終的に出てくる可能性のある質問に答え、プロジェクトの種類や規模などに応じて戦略を調整することができます。また、契約内のいずれかの当事者からの質問に答える能力も向上します。
予期しない結果に備える:一歩先を行くために、契約管理者が講じることができる追加の予防措置がいくつかあります。構成管理者は、雇用主または請負業者が契約に重大な変更を加えたいという状況に備える必要があります。これが発生した場合、契約管理者は、理想的には、続行するためのリスク対応をすでに持っています。
目的を維持する:通常、契約管理者は第三者であるため、完全に中立を保つことができますが、クライアントまたはバイヤーのチームの一員である場合もあります。このような場合、契約管理者は、完全に客観性を保つために特別な努力をしなければなりません。

ProjectManager が契約管理にどのように役立つか

ProjectManager は、ベンダーや請負業者との契約からプロジェクトの計画やレポートまで、プロジェクトに関するすべてを整理するクラウドベースのプロジェクト管理ソフトウェアです。当社の強力なソフトウェアにより、建設プロジェクトと契約管理がはるかに簡単になります。

ファイルの保存

ProjectManager を使用すると、すべての重要なドキュメントを 1 か所に簡単にアップロードできます。これには、契約のすべての段階が含まれます。これは、重要なドキュメントや通信を参照するために、別のタブやウィンドウ間を移動する必要がなくなることを意味します。ドキュメントをツールにアップロードした後、コメントを追加したり、ユーザーにタグを付けたりして、ユーザーが見逃さないようにすることができます。

プラン

すべてのドキュメントが 1 か所にあれば、契約書の作成中にプロジェクト計画、スケジュールなどを参照することもできます。特にプロジェクト計画には、最終文書に含める適切な情報が含まれます。堅牢なガントチャートでプロジェクトの進行状況を監視し、それに応じて契約を更新するすべてを 1 つのツールから行います。

追跡

ProjectManager のリアルタイムダッシュボードは、建設プロジェクトマネージャーにプロジェクトのパフォーマンスの鳥瞰図を提供し、請負業者が契約条件を確実に遵守できるようにします。当社では、契約管理と建設プロジェクト管理の両方を容易にする機能を利用できます。

ProjectManager のダッシュボードビュー。プロジェクトに関する 6 つの重要な指標が表示されます。