プロジェクト コラボレーションとはチームコラボレーションのためのツールとヒント

プロジェクト コラボレーションとは

プロジェクト コラボレーションは、チームとチーム リーダーが作業中のプロジェクトを計画、調整、管理、および監視する方法です。 この共同プロジェクト管理プロセスは、部門、企業、および国の境界を越えて機能し、特にプロジェクトが複雑になるにつれて役立ちます。

リモート チームとクラウド サーバーへのデータ移動の傾向に伴い、常に効果的なプロジェクト管理の基礎となっているプロジェクト コラボレーションは、さらにバズワードになっています。 しかし、プロジェクトのコラボレーションとは何を意味するのでしょうか? 簡単に言えば、共同作業とは、共通の目標に向かって協力することを意味します。 プロジェクト作業のようですね。 まあ、そうではありません。

コラボレーションは、効果的なチーム コラボレーションがイノベーションの鍵であると組織が認識しているため、過去数年間、大きなバズワードでした。 新しいプロジェクト管理方法が登場し、チーム コラボレーションの意味が、一緒に作業するという単純な行為から、多様なプロジェクト チームを相互に関連付けるというより複雑な機能に拡張され、新しいアイデア、革新的な実践を達成し、優れた結果を生み出しています。 これらの方法には、ローカル チームとリモート チームのコミュニケーション、アイデアの共有、透明性を促進するプラクティスやプロジェクト コラボレーション ツールが含まれます。

プロジェクト コラボレーションがプロジェクト管理にとって重要な理由

プロジェクト管理に関連するプロジェクト コラボレーションを理解するには、まず、プロジェクト管理とは何かをしっかりと理解する必要があります。 従来のプロジェクト管理とは、プロジェクト マネージャーがプロジェクト チームと共に、プロジェクト スケジュールと呼ばれる一定期間にわたってプロジェクトを完了させるための計画、監視、および報告を行うプロセスです。

プロジェクト マネージャーとして、チーム メンバー間のコラボレーションを促進したいと考えています。これは、プロジェクトにとっても、プロジェクト チームにとっても良いことだからです。 はい、意思決定プロセスを管理しているのはあなたですが、チーム メンバーが協力してタスクや成果物を完成できるように、共同プロジェクト環境を構築することも重要です。

そのために、プロジェクト マネージャーは、タスク管理とチーム コラボレーション機能を備えたプロジェクト管理ソフトウェアを使用します。 最も人気のあるプロジェクト コラボレーション ツールと、それらを使用してチームを管理する方法を見てみましょう。

ProjectManager は、チームをリアルタイムで接続するクラウドベースのソフトウェアです。 複数のプロジェクト ビューを使用すると、チーム メンバーは思い通りに作業でき、プロジェクト マネージャーはブロックされないようにするために必要な透明性を得ることができます。 カンバン ボードは、チーム メンバーが作業を管理し、プロジェクト マネージャーがコストのかかる遅延なく作業を継続できるようにする視覚的なワークフロー ツールです。 ProjectManager を今すぐ無料でお試しください。

プロジェクト コラボレーション ツール

プロジェクト コラボレーション ツールは、プロジェクト マネージャーがチームのワークフローを管理できるようにする、すべてのタスク管理、チーム コミュニケーション、およびリソース管理ソフトウェア機能、アプリ、およびプラットフォームとして簡単に定義できます。

かんばんボード

かんばんボードは、ワークフローを視覚化することでチームのコラボレーションを可能にするタスク管理ツールです。 このオンライン コラボレーション ツールは、プロジェクト サイクルを列に分割し、その下にタスクがカートとして表示されます。

クラウドベースのプロジェクト管理ソフトウェアは、マネージャーがどこにいてもチーム メンバーの作業をリアルタイムで把握できるようにし、ボトルネックを見つけて、リソースを再割り当てすることで迅速に解決できるようにします。 一方、チームはバックログを管理し、アジャイル スプリントを計画する際に協力することができます。

ガント チャート

ガント チャートは、従来のプロジェクト管理の基盤です。 プロジェクト マネージャーは、プロジェクト スケジュールを作成するときに、それらを使用してタスクを整理し、依存関係をリンクし、マイルストーンを設定します。 一部のプロジェクト管理ソフトウェアはさらに進んで、クリティカル パスをフィルター処理し、プロジェクト計画の実行時にプロジェクトの差異を追跡するためのベースラインを設定できます。

プロジェクト マネージャーがガント チャートを使用して前もって計画できるようにする複数のプロジェクト ビューを用意し、カンバン ボード、タスク リスト、またはカレンダーのいずれを使用してチームが希望どおりに作業できるようにすることで、ハイブリッド チームをつなぐ架け橋が作成され、必要なツールが全員に提供されます。彼らの仕事は終わりました。

プロジェクトカレンダー

プロジェクト カレンダーは、プロジェクトのすべての重要な日付を強調表示します。 また、自分の仕事や個人的な締め切りを管理するためにも使用できます。 プロジェクト カレンダーを共有すると、全員が全体像を把握し、会議、電子メール、その他の注意散漫によって生産性が低下することなく、同じページにとどまることができます。

チームコラボレーション機能

チーム メンバーが同じオフィス、部門、またはスキル セットのレベルにあるかどうかに関係なく、チーム メンバーを別のチーム メンバーに接続する他のチーム コラボレーション機能があります。 ドキュメント管理により、ハイブリッド チームはドキュメントを共有し、共同で作業することができます。 また、作業中のタスクにファイルを添付して、ファイルを共有できる必要があります。

コミュニケーションはコラボレーションの鍵です。 リアルタイムで提供されるタスクに関するビデオ通話、チャット、コメントにより、ハイブリッド チームを結び付けて生産性を向上させる仮想コラボレーション プラットフォームが作成されます。 プロジェクト管理ツールを離れることなく最新情報を入手できるように、メールまたはアプリ内通知があることもプラスです。

チームのコラボレーションを改善するためのヒント

コラボレーションはただ起こるだけではありません。 チーム メンバーが同じオフィスに集まっている場合でも、タイム ゾーンを越えてリモートで作業している場合でも、グループが 1 つのグループとして機能するようになるには、時間と練習が必要です。 チームのコラボレーションを容易にする方法があります。 ここでは、いくつかのことを試すことができます。

1. チームビルディング活動

チームメンバー間の絆を促進するチームビルディング活動があります。 これらは、全員を昼食に連れて行き、シャレードやスポーツなどのより構造化されたゲームに参加するのと同じくらい簡単です。 何をするにしても、プロジェクトの前に、より協力的なチームの構築を開始する必要があります。

2. チームコミュニケーションを重視する

コミュニケーションは、あらゆるコラボレーション環境をまとめる接着剤です。 それが定期的な会議であろうと、リアルタイム チャット ツールの設定であろうと、メッセージ ボードであろうと、全員に情報を迅速に広め、チーム メンバーからのフィードバックを収集する方法が必要です。

3. チームに適切なタスク管理ツールを装備する

タスクの管理は、チームが共同作業を行うだけでなく、生産性を高める方法でもあります。 かんばんボード、タスク リストなど、チームが使用できるツールを多数用意しておくことをお勧めします。これらすべてのプロジェクト ビューが同じリアルタイム データで更新されれば、全員がツールを使ってより効率的に作業できるようになります。彼らは最も快適です。

4. チーム メンバーのワークフローを管理する

ワークフローは生産性に不可欠であり、タスク管理ツールと連携して機能します。 かんばんボードのようなタスク管理ツールを使用すると、チームのコラボレーションが促進され、プロジェクト マネージャーはプロセスに透明性を得ることができます。 これにより、チーム メンバーはワークフローを管理しながら好きなように作業でき、プロジェクト マネージャーは作業を可視化して、能力を発揮するために必要なリソースがあることを確認できます。

プロジェクトのコラボレーションはどこで行われますか?

プロジェクトのコラボレーションはどこで行われますか? 短い答えはどこにでもあります。 プロジェクトチームに複数の人がいる限り、共同プロジェクト管理が存在し、繁栄することさえあります. しかし、プロジェクト チームがますます国境を越えて分散するようになっているため、オンラインのプロジェクト コラボレーション ツールはリモート チームにとって重要です。

チームはリアルタイムで簡単にファイルを共有したり、会議やチャットを行ったり、仮想共有スペースでタスク リストから項目を削除したりすることができます。 ただし、共同プロジェクト管理ツールは、管理スタイルと同じくらい優れているということを覚えておくことが重要です。 チームのコラボレーションは自動化できません。

共同プロジェクト管理ソフトウェアが必要な理由

コラボレーションは、部分の合計よりも全体として優れていると考えてください。 強力なプロジェクト チームを編成した場合、共同プロジェクト管理環境は生産性を向上させるだけです。 プロジェクト コラボレーション ソフトウェアの利点の一部を以下に示します。

• 生産性の向上:プロジェクト コラボレーション ツールを使用すると、プロジェクト マネージャーは、1 人のチーム メンバーに過度の作業を負担させるのではなく、タスクをチーム メンバーに均等に分配できます。 適切なタスク管理により、チームにより多くの時間が与えられ、チームのコラボレーションが促進されます。
• 問題解決の改善:チーム メンバーにプロジェクト コラボレーション ツールを提供して、ファイルを共有し、リアルタイムで通信することで、チーム メンバーが協力して問題を解決できるようになります。
• チームのコミュニケーションを促進する:定期的なメンテナンスや誤った指示が必要なコミュニケーション ラインは、プロジェクトを脇道に追いやる可能性があります。 プロジェクト コラボレーション ツールは、プロジェクト チーム メンバー間の明確なコミュニケーションを促進し、遠隔地のチーム間でも効果的にコミュニケーションするためのソリューションを提供します。
• リモート チームに最適:どの組織でも大きなコストの 1 つは、誰もが働ける物理的なオフィスを借りたり購入したりすることです。 ただし、オンライン プロジェクト コラボレーション ツールを使用すると、リモート チームがリアルタイムでコラボレーションできます。
• チーム ビルディングを促進する:チーム コラボレーションを促進することで、関係を構築するだけでなく、協力的なプロジェクト管理環境の構築に役立つ忠誠心を生み出すことができます。

共同プロジェクト管理環境を作成する方法

さて、あなたはチーム コラボレーションの時流に乗っています。 しかし、口先だけでなく、社内で協力的なプロジェクト管理環境を醸成するにはどうすればよいでしょうか? プロジェクト コラボレーションのメリットは明らかですが、リモート チームを管理している場合は特に、それらを実装するのは難しい場合があります。 組織内でプロジェクトの共同作業を健全に開始するためにできることをいくつか紹介します。

• プロジェクト コラボレーション ツールを使用する:古い習慣はなかなか消えませんが、チームが電子メールなどの古いコミュニケーション方法から離れ、よりインタラクティブで共同作業可能なプロジェクト管理ソフトウェアに慣れる必要があります。
• コミュニケーション:プロジェクト マネージャーは、良好なコミュニケーションがすべての基盤であることを知っているため、コラボレーション環境を構築する必要があります。 適切にコミュニケーションを取るだけでなく、プロジェクト チームにコラボレーション ツールを提供する必要があります。
• プロジェクト チームをトレーニングする:新しいことを学ぶのと同じように、ガイダンスと指示が必要です。 チームのトレーニング セッションを設定して、プロジェクトのコラボレーションを可能にするオンライン プロジェクト管理ツールの使用方法と必要な理由を説明します。
• 共有:それがコラボレーションのすべてであり、これまでチーム メンバーを隔てていた仮想の壁を壊さない限り、コラボレーションは機能しません。 たとえば、予定表を共有して、締め切りや会議などについて全員が同じページにいるようにします。
• チェックイン:プロジェクトを率いるとき、パスを設定せず、コースを実行します。 同じことがチームコラボレーションの実装にも当てはまります。 そのため、彼らを監視し、定期的にミーティングを行って、質問に答え、進捗状況を追跡する必要があります。

さて、それがあります。 プロジェクト コラボレーションは現実のものであり、プロジェクト管理と密接に連携して機能します。 プロジェクトを主導している場合は、便利なチーム コラボレーション ツールがすべて必要です。 協力的なオンライン ネットワークでリアルタイムに計画、監視、およびレポートを作成する場合は、ProjectManager を使用することをお勧めします。 30 日間の無料試用版を利用して、仕事の効率化にどのように役立つかを確認してください。