タイムシート管理: タイムシートの作成と管理方法
公開: 2023-08-10タイムシート管理は人事管理と経営管理に不可欠な部分です。 時間管理もプロジェクト管理にとって重要です。 どのような種類の作業を行う場合でも、チームまたは従業員がいる場合は、時間追跡と経費追跡のためのタイムシートが必要です。
従業員のタイムシートの使用は、タイムシート管理の一部にすぎません。 タイムシートの管理方法と、これをより効率的に行うのに役立つタイムシート管理ソフトウェアについて説明する前に、タイムシート管理をより深く理解するためにいくつかの用語を定義しましょう。
タイムシートとは何ですか?
タイムシートは、雇用主が従業員の時間を一定期間にわたって追跡するために使用する物理的または電子的な文書です。 通常、従業員がタスク、プロジェクト、クライアントに費やした時間を記録するデータ テーブルに配置されます。 タイムシートは紙の文書として誕生しましたが、現在ではほぼもっぱらスプレッドシートまたはデジタル ツールで使用されています。
タイムシートにはいくつかの目的があります。 これにより、企業は従業員が業務に費やした時間を正確に把握できるようになります。 タイムシートは、従業員の仕事に対する報酬を支払う過程での給与計算にも役立ちます。 しかし、企業にとってもタイムシートは、期限を守り、予算を守り、より効率的に時間を管理するのに役立つため、メリットも得られます。
タイムシート管理とは何ですか?
タイムシートには、従業員がタスクに費やした労働時間が記録されます。 しかし、タイムシート自体は、ビジネスの運営を改善するという点で非常に強力です。 これを実現するには、タイムシートをタイムシート管理に組み込む必要があります。
タイムシート管理とは、従業員のタイムシートを監視し、時間追跡を目的としてそれらのタイムシートを分析することです。 これは、チームとマネージャーを結び付けることで効率を高める、デジタル化および自動化されたタイムシート ソフトウェアによって実現されます。
ProjectManager は、給与計算プロセスを合理化し、管理者がチームがタスクに費やしている時間を追跡できるようにする安全なタイムシートを備えた、受賞歴のあるタイムシート管理ソフトウェアです。 タイムシートの設定は簡単です。 さまざまなプロジェクトからタスクを直接追加したり、前週のタイムシートをコピーしたり、タイムシートを自動入力したりできます。 タイムシートは、管理者からの承認のために送信されると安全にロックされ、管理者は承認したり、時間を追跡して作業がスケジュールどおりに行われていることを確認したりできます。 今すぐ無料で ProjectManager を始めましょう。
タイムシート管理が重要なのはなぜですか?
タイムシート管理は従業員にとっても雇用主にとっても同様に重要です。 従業員は正確かつ定期的な給与を受け取ります。 デジタル タイムシート管理ツールを使用している場合は、タイムシートを手動で記入する貴重な時間を無駄にする必要がなくなるため、効率も向上します。
雇用主にとっては多くのメリットがあります。 まず、タイムシート管理により、雇用主は従業員が生産的に働いていない場所を特定できるため、無駄な時間を減らすことができます。 その後、どのタスクを割り当てるか、また割り当てられたタスクが確実に最適化されるようにする方法について、より選択的になることができます。
従業員はタイムシート管理のシンプルさを気に入っており、その感覚は人事部 (HR) にも共有されています。 人事部門は、従業員の給与計算や有給休暇の管理に必要な情報を迅速かつ簡単に入手できます。
ビジネスが時間単位で料金を請求する場合、タイムシート管理により請求が正確であることが保証されます。 労働時間を記録していない場合、特にフリーランサーを使用している場合、クライアントに請求することは不可能です。 タイムシート管理では、それらの時間を追跡するだけでなく、顧客にお金がどこに使われたのかを示す際の説明責任も与えられます。
プロジェクト管理の観点からも、その重要性は多面的です。 たとえば、パフォーマンスを追跡し、誰がより効率的に作業しているかを特定できます。これは、チームの最も生産性の高いメンバーに割り当てを行うのに役立ちます。 さらに、誰が何に取り組んでいるのか、誰が空いているのか、チーム メンバーがタスクをどの程度完了しているのかを確認できます。
タイムシート管理は、プロジェクトの推定コストの管理にも役立ちます。 チームのパフォーマンスに関する上記の情報を使用すると、マネージャーは新しいプロジェクトの予算を開始するときに、より正確なコスト見積もりを立てることができます。
タイムシート管理の手順
タイムシートを管理するプロセスがあります。 これらのタイムシート管理手順は、紙ベースのタイムシート、電子タイムシート、およびタイムシート ソフトウェアに適用できます。 どのタイプのタイムシートを使用する場合でも、タイムシート管理によりタイムシートを最大限に活用できます。 まずは次の手順に従ってください。
1. チームメンバーに仕事を割り当てる
まず、自分のスケジュールとチームの利用可能な時間を確認します。 各チーム メンバーのプロフィールがあれば、その仕事に最適な人物をすぐに特定でき、空いている場合はそのメンバーにその週のタスクを割り当てることができます。 残業を避けるために、割り当てられた時間を必ず計算してください。
2. タスクに費やした時間を追跡する
全員が自分の割り当てを完了したら、各自の活動の時間の追跡を開始します。 これにより、マネージャーは自分の作業を監視し、スケジュールどおりに進んでいることを確認できます。 使用しているタイムシートの種類に応じて、これを自動的に実行することも、タイムシートに手動で追加する必要があることもできます。
3. 提出されたタイムシートを確認する
タイムシートは安全である必要があるため、タイムシート管理ソフトウェアが推奨されます。 送信後にタイムシートをロックするツールがあり、承認されたタイムシート承認者のみが開くことができます。 この担当者はタイムシートを確認し、正しく記入されていることを確認します。
4. 給与処理のタイムシートを承認する
タイムシートが正しければ、給与計算に提出されます。 繰り返しになりますが、タイムシート管理ソフトウェアを使用している場合、承認している個々のタイムシートは、改ざんを避けるために給与計算に渡されるときにセキュリティを確保するためにロックされます。 その後、給与計算がタイムシートを処理します。
5. 今後の参照のためにタイムシートを保存する
すべてのタイムシートはいくつかの理由からアーカイブする必要があります。 1 つは、経営者は、紛争が発生した場合に備えて従業員の給与の記録を保持しておき、問題を解決するためにタイムシートを取得して確認できるようにすることです。 第 2 に、前述したように、古いタイムシートは、将来のプロジェクトのコストを調査する際の履歴データとして貴重です。
タイムシート管理ソフトウェアとは何ですか?
タイムシート管理ソフトウェアについては何度か言及しましたが、定義はしていませんでした。 タイムシート管理ソフトウェアは、タイムシート プロセスを制御すると同時に、より効率的に作業する方法を見つけるためにタイムシート プロセスを監視および分析するデジタル ツールです。
紙のタイムシートや電子スプレッドシートとは異なり、タイムシート管理ソフトウェアを使用すると、従業員は多くの事務処理を行う必要がなく、仕事に集中できる自由時間が増えます。 一方、雇用主は従業員の生産性を知ることができ、従業員をより適切に管理できるようになります。
それは単なる大まかなストロークです。 タイムシート管理ソフトウェアは、給与承認のワークフローを追跡することで給与処理を改善します。 また、データの正確性を確保して給与計算におけるエラーを回避し、同時に給与計算プロセスをスムーズに進めます。
これは、マネージャーがチームに割り当てたタスクの開始日と終了日を記録するのに役立ち、作業管理ツールとして使用できます。 これにより、管理者はどのタスクが他のタスクよりも完了するまでに時間がかかっているかを確認できます。 その情報から、作業を遅らせているボトルネックやその他の問題を特定し、解決できます。
タイムシート管理ソフトウェアは、上で述べたように、従業員の時間追跡としても機能します。 従業員のスケジュールを完了したら、タイムシート管理ソフトウェアを使用して、従業員がタスクを完了するのにかかる時間を追跡できます。 これにより、マネージャーは進捗状況を追跡し、必要に応じてリソースを割り当てて順調に進むことができます。
時間が分散されており、リモート従業員を管理している場合は、責任を負うタイムシート管理ソフトウェアが不可欠です。 マネージャーが従業員と同じオフィスにいない場合でも、タイムシートを通じてチームの作業を監視できます。 これにより、全員が最大限の能力で作業し、プロジェクトのスケジュールを守ることができます。
ProjectManager はタイムシート管理ツールです
ProjectManager は、タイムシート追跡機能を備えたタイムシート管理機能を備えた受賞歴のあるプロジェクト管理ソフトウェアです。 当社のオンライン タイムシート ソフトウェアを使用すると、チームが同じ建物内にいるか、現場にいるか、在宅勤務しているかに関係なく、チームのプロジェクト タスクを追跡することができます。 当社の安全なタイムシートを使用して給与計算プロセスの効率を高め、プロジェクトを順調に進めるための時間追跡機能を利用します。 当社のタイムシートは、他のすべてのプロジェクト管理機能とシームレスに統合されており、給与やプロジェクトの管理に必要なすべてのツールをユーザーに提供します。
複数のタスク管理ツールを使用する
タイムシートもタスク管理ツールですが、当社のソフトウェアに搭載されている多数のツールのうちの 1 つにすぎません。 ガント チャート、カンバン ボード、タスク リストなどの複数のプロジェクト ビューがあり、それらはすべて堅牢なタスク カードを使用しています。 各タスク カードは進捗状況を追跡し、優先順位を設定し、見つけやすくするためにタグを追加します。 コメントを付けたり、ファイルを追加したりして、コラボレーションを促進できます。 もう 1 つの機能はワークフローの自動化で多忙な作業から解放され、タスクの承認設定により高品質の成果物のみが確実に進められるようになります。 概要ページには、作業負荷グラフなどを含むすべてのタスクが 1 か所に表示されます。
プロジェクトのダッシュボードとレポートでリアルタイムの追跡を取得
タイムシートは、チームのタスクとその完了率を確認するためのウィンドウを提供します。 しかし、これは当社のソフトウェアの追跡ツールの 1 つにすぎません。 リアルタイム ダッシュボードを使用して、高レベルの概要を確認します。 ステータス レポートのようなもので、時間、コスト、作業量などを読みやすいグラフやチャートでいつでも表示できます。 軽量ツールとは異なり、時間のかかるセットアップは必要ありません。 いつでも準備完了です。 より詳細なデータを取得したい場合は、カスタマイズ可能なレポートを使用してください。 タイムシート、ポートフォリオのステータスなどに関するレポートを迅速に生成できます。 それぞれをフィルターして、表示したいデータのみを表示し、さまざまな形式で共有して関係者に最新情報を提供できます。
私たちのツールは、動的なタイムシート管理を提供するだけではありません。 問題を特定して追跡するためのリスク管理ツールと、チームの可用性を設定し、ワークロードのバランスをとって生産性を維持するのに役立つリソース管理機能があります。 当社の共同プラットフォームは、チームがいつでもどこでも作業できるように接続し、マネージャーがチームの進捗状況とパフォーマンスをリアルタイムで追跡できるようにします。 完全に搭載されたプロジェクト管理ソリューションを利用できるのに、なぜタイムシート管理ツールを入手するだけなのでしょうか?
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