ワークフロー管理とはワークフロー システムを改善するための 5 つのヒント

プロジェクトを計画し、スケジュールを設定し、熟練したチームを編成すると、生産的な作業の準備が整います。 全員が能力を発揮して作業を進められるようにするには、ワークフロー管理を実装する必要があります。

仕事を効果的かつ効率的に管理するには、ワークフロー管理ソフトウェアなどのワークフロー ツールを理解し、ワークフロー プロセスを継続的に改善できるワークフロー システムを設定する必要があります。

ワークフロー管理とは

ワークフロー管理とは、マネージャーが特定の成果物につながるタスクを特定、整理、調整して、プロセスを最適化および自動化することです。 これを行うと、出力が増加し、冗長性がなくなり、エラーが減少します。

タスク、人、システム、およびマシンのすべてをワークフローに含めることができます。 これらの要素の調整は、ボトルネックを防ぐために重要です。 ボトルネックは生産を停止または減速させ、それ以前のすべてをバックアップします。

一般に、ワークフローは次の 3 つの主要コンポーネントに分けることができます。

• 事前定義されたステップまたはタスクがあり、最後まで各ステップで何が起こるかを説明しています。 これらのステップは、線形、分岐、または両方のブレンドのいずれかです。
• ワークフロー プロセスのコンテキストでは、利害関係者は、タスクの実行を担当するチームのメンバーです。 1 つのタスクまたはワークフロー全体に割り当てることができます。
• 最後に、ワークフローのルールである条件があります。 それらは、あるタスクがいつ完了し、別のタスクを開始できるかを定義します。

ワークフロー管理とプロジェクト管理

ワークフロー管理はプロジェクト管理の一部ですが、互換性のある用語ではありません。 プロジェクト管理は、成果物 (製品またはサービス) で終わる特定の期間にわたって行われます。 一方、ワークフロー管理は、タスクを完了するために必要な一連のタスクまたはプロセスを最適化します。

これは、この 2 つが完全に異なるという意味ではありません。 どちらも特定の結果をもたらすのに役立ちます。 ワークフローはあらゆるプロジェクトの一部であり、そのプロセスを円滑に実行するためのワークフロー管理がなければ、プロジェクトは予定より遅れ、コストは膨れ上がります。

ワークフロー管理とプロジェクト管理には類似点がありますが、違いもあります。 プロジェクトは終了しますが、組織内の機能であるため、ワークフローが繰り返されます。 ドキュメントの作成や予定のスケジュールなど、スタンドアロンのプロセスである場合もあります。

プロジェクトは計画、プロセスとチームの監督、およびタスクの管理に関するものですが、ワークフローはタスク レベルに焦点を当て、タスクを接続してプロセスを最適化し、効率を高めます。 ただし、どちらもプロジェクト管理ソフトウェアで提供できます。

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ワークフロー管理とビジネス プロセス管理 (BPM)

ワークフロー管理とビジネス プロセス管理 (BPM) は似ていますが、プロセス管理の種類には違いがあります。 ワークフロー管理システムは、タスクの実行を設定および監視するのに役立つツールです。 通常、フローチャートのようにフォーマットされています。 多くの場合、詳細ではありませんが、チームが従うには十分に明確です。

ワークフロー管理は、あまり関与しない形式の BPM と考えてください。 ワークフロー管理はワークフロー プロセスをキャプチャし、一部のツールでは基本的なワークフローを自動化することさえできます。 これは、チームのオンボーディングやドキュメント管理など、さまざまなワークフローに使用できます。 ワークフロー管理ツールは、プロセス中心ではなく人中心です。 BPM ツールは、よりプロセス指向です。

BPM とは、ビジネス プロセスを把握して改善することです。 組織の効率を改善するために使用されます。 まず、ビジネス プロセスの現在の状態を特定し、これらのアクションを文書化する必要があります。 会社の全プロセスが計画されたら、BPM を分析できます。 これにより、プロセスのボトルネックが明らかになり、洞察に満ちた変更を行うことでコストを削減し、プロセスを改善することができます。

ワークフロー管理と BPM の違いは、前者は適切なタイミングで適切な手順を実行して、人やドキュメントを整理することを目的としていることです。 後者は、ビジネス プロセスとその改善方法に関するものです。 ワークフロー管理は人とソフトウェア システムを調整し、BPM は組織内のリソースがどのように相互作用するかを調整します。 BPM システムはより複雑で、継続的な改善に関与していますが、ワークフロー管理ツールはプロセスのステップを自動化するだけです。

ワークフロー管理システム (WMS) とは?

作業管理システムは、プロジェクトまたは組織でワークフローを設定および監視する方法です。 WMS は、組織がワークフローを特定、実行、改善するために使用する手順とツールで構成されています。 これには、何らかのワークフロー ソフトウェアが含まれますが、ツールを使用するだけではありません。

したがって、WMS は、企業のポリシー、手順、およびソフトウェア ツールを整理して、組織またはプロジェクトのワークフロー プロセスをより適切に管理します。 フォーム モデリング、ロールベースのアクセシビリティ、レポート、通知、クラウドベースのストレージなど、あらゆるものが含まれています。

ワークフロー管理システムは何をしますか?

ワークフロー管理システムは、タスクまたはプロセスに適用されるプロジェクトまたは組織内のさまざまなワークフローを定義する機会を人々に提供します。

WMS を使用すると、反復的なタスクを自動化して効率を高めることもできます。 プロセス内の未完了のタスクが忘れられていないことを確認できる人もいます。 これは、チームを最新の状態に保つ通知によって行われます。

ワークフロー管理システムを使用することは、唯一の信頼できる情報源を持つための良い方法です。 チームは Slack や電子メールで互いに通信するのではなく、タスク レベルで応答し、アプリ内で通信を維持できます。 また、企業は静的なスプレッドシートから離れることもできます。 あまりにも多くの Excel スプレッドシートが共有されていると、どれが最新のデータを持っているかを知るのが難しくなることがあります。

ワークフロー ソフトウェアとは

ワークフロー ソフトウェアは、ワークフロー管理システムの一部です。 完了する必要があるタスク、実行中のタスク、およびそれらのステータスを表示するツールです。 また、完了した手順も表示されます。 WMS を使用すると、作業の詳細な説明を持つチーム メンバーに割り当てを与えることができます。

ワークフロー プロセスに透明性を提供し、マネージャーが問題になる前に問題を把握できるようにします。 次に、リソースをプロジェクトに再割り当てし、潜在的なボトルネックがチームの速度を低下させる前に解決できるようにします。

また、データを収集し、その情報を計算してプロジェクトの指標を表示するレポート機能もあり、レポート ツールまたはダッシュボードに表示されます。 これらの機能はすべて、プロセスの合理化、事務処理の削減、およびボトルネックの特定により、生産性と効率を向上させるように設計されています。

ワークフロー管理ソフトウェアの利点と機能

ワークフロー管理ソフトウェアを使用する利点は明らかです。 ワークフローが改善されれば、プロジェクトや組織も改善されます。 WMS がこれを行う方法の 1 つは、エラーの数を減らすことです。 常に発生するいくつかのエラーが発生した場合でも、ソフトウェアが通知し、再発しないように手順を設定できます。

ワークフロー管理は、人、ソフトウェア、および職場文化の生産性を維持する結合組織のようなものでもあります。 チームは互いに通信できるため、コラボレーションが促進されます。 また、さまざまなソフトウェアシステムを統合して、それらがよりうまく連携できるようにします.

ワークフロー管理ソフトウェアを使用するメリットはたくさんありますが、挙げずにはいられません。 複数のタスクを同時に処理できるようにすることから、制御と透明性を高めることまで、ワークフロー管理システムは組織内の労働文化も改善します。 混乱は士気を低下させます。

一般に、WMS にはタスクのステータス、レポート ツール、電子メール通知を表示する機能があり、全員が同じ認識を保つことができます。 また、リソースを再割り当てし、ワークロードを過剰に割り当てずにチームが能力を発揮し続けるためのリソース管理ツールを備えている企業もあります。

ワークフロー管理システムの選択

ワークフロー管理システムが、より効率的なプロジェクトや組織の運営に役立つと確信していますか? まず、「どのワークフロー管理システムが自分に適しているかを知るにはどうすればよいでしょうか?」という質問を自問してください。

価格や、組織が新しいソフトウェアをインストールするために喜んで投資する金額など、ツール自体を超えた制約が常に存在します。 これら以外では、次の機能を備えたソフトウェアを探す必要があります。

• リアルタイムのデータを取得し、より洞察に満ちた意思決定を行うためのクラウドベースのソフトウェア
• ワークフローの変更に関する最新情報を受け取る通知
• ガント、かんばん、タスク リストなどの複数のプロジェクト ビューにより、誰もが思い通りに作業できるようになります
• ワークフロー データを分析し、改善に関するより良い意思決定を行うための監視およびレポート ツール
• ユーザーフレンドリーなインターフェースと素早いオンボーディング
• 使用する他のアプリと統合します
• チームのつながりを維持するためのコラボレーション コミュニケーション

ワークフロー管理のベスト プラクティス

最後に、プロジェクトまたは組織のニーズに合ったワークフロー管理ソフトウェアを選択したら、ワークフローを最大限に活用するための 5 つのヒントを紹介します。

1. まず、ワークフロー計画を立てます。 しかし、それ以上に、書き出されたもの、またはさらに良いのは視覚的なものを用意してください。 事前に準備しておくことをお勧めします。その計画を視覚的に表現することで、共有と把握が容易になります。
2. また、ワークフロー システムで問題が発生する可能性があることと、それらにどのように対応するかを検討することもお勧めします。 何か問題が発生することは避けられないため、リスクの軽減は常に優れた方法です。 生産の速度を低下させる遅延やボトルネックがどこにあるのかを把握し、それらが発生した場合に迅速に解決する方法を見つけてください。
3. プロジェクトにワークフローを使用している場合は、同じワークフロー管理を組織全体に適用すると便利です。 プロジェクトには、自分の権限外の問題や、会社の組織内のよく考えられていないワークフローの一部である問題が含まれている可能性があります。
4. ワークフロー管理ソフトウェアを使用していること、およびプロジェクトまたは組織構造に適合するツールが含まれていることを確認してください。
5. また、すべてがうまくいっている場合でも、1 つのワークフローをセットアップして実行したら、それで休まないでください。 また、時間をかけて監査を行い、プロセスを見直して、それを改善する方法を考えてみましょう。 ワークフローは 1 回限りのプロセスではなく、進行中の絶え間なく進化するシステムです。

ProjectManager が最高のワークフロー管理システムである理由

ProjectManager は、ワークフローを整理し、チームを結び付け、効率を高めて生産性を高めることができるクラウドベースのワークフロー管理ソフトウェアです。 チームはどこにいてもリアルタイムで共同作業を行い、メール通知やアプリ内アラートなどのワークフロー自動化ツールを使用して最新の状態に保つことができます。

複数のプロジェクト ビューで作業する

複数のプロジェクト ビューがあるということは、離れた場所にいても、別の部門にいても、チームが思い通りに作業できることを意味します。 専門家も初心者も、ProjectManager のかんばんボード ビューでワークフローを視覚化できます。 チームはバックログを管理し、それらのタスクを管理できます。 その後、彼らは協力してスプリントを計画できますが、マネージャーはワークフローを透明化し、リソースを再割り当てして、作業が遅くなる前にボトルネックを解消できます。

ダッシュボードで問題を追跡する

ワークフローを監視することは、問題が発生する前に問題を見つけて解決する方法です。 ProjectManager のライブ ダッシュボードを使用することは、インスタント ステータス レポートを持っているようなものです。 プロジェクト データをリアルタイムでキャプチャし、ワークロード、タスクなどを示す読みやすいグラフやチャートで情報を自動的に計算します。 長いセットアップを必要とする他のソフトウェアとは異なり、ProjectManager のダッシュボードはいつでも準備ができています。

レポートによるプロセスの改善

ワークフローを改善する方法を見つけるには、ProjectManager のワンクリック レポート ツールを使用します。 時間、コストなどに関する詳細なデータを生成します。 各レポートをフィルタリングして、分析したい情報のみに焦点を当てることができます。 レポートを共有して、関係者を最新の状態に保つこともできます。

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