ワークバック スケジュールをマスターする: 5 つの重要なヒント

プロジェクトのスケジュールを立てようとして行き詰まったことはありませんか? あなたが私たちのほとんどと同じなら、答えはイエスです。 これは、ライターズ ブロックに相当するプロジェクト管理であり、計画を大幅に遅らせる可能性があります。

幸いなことに、情報不足、インスピレーション不足、またはその他の理由で、トリッキーなスケジュール設定の状況に対応できるように設計された方法はたくさんあります。 そのような解決策の 1 つがワークバック スケジュールです。

ワークバック スケジュールとは

ワークバック スケジュールは、プランナーが最後のタスクから開始して最初のタスクへと逆の順序でリソースをタスクに割り当てるスケジュール方法です。 これは、プロジェクト スケジューリング ソフトウェアの助けを借りて実行するのが最適です。 ProjectManager を使用すると、プロジェクトのスケジュール、リソースの管理、作業の共同作業、進行状況の追跡をリアルタイムのダッシュボードで行うことができます。 今日から無料で始めましょう。

いつワークバック スケジュールを使用するか

ワークバック スケジュールの使用は、プロジェクトに関する特定の詳細があまりない場合に特に有利です。 実際、成果物と期日しかない場合もあります。 この場合、最初から最後まで計画を立てることは非常に困難な場合があり、ワークバック計画がその答えです。

さらに、プロジェクトに不動の期限がある場合、ワークバック スケジュールを使用すると、すべてがプロジェクトのライフ サイクル内で行われるようにスケジュールされます。 プロジェクトはスケジュールをオーバーしないように具体的に計画されています。

締め切りに間に合わせることがプロジェクトの最も重要な側面ではない場合は、別のスケジュール方法を使用する方が適切な場合があります。 そうは言っても、ワークバック スケジュールは、プロジェクト マネージャーの好みに合わせて頻繁に使用することも、使用する頻度を減らすこともできます。

ワークバック スケジュールの利点

ワークバック スケジュールは、ブックエンド (プロジェクトの開始日とプロジェクトの期日) によって機能します。 これらの日付の間、プロジェクト マネージャーは、これらのタスクが設定されたタイムライン内で達成される限り、自由にタスクをスケジュールし、適切と思われるリソースを割り当てることができます。

ワークバック スケジュールを使用する主な利点は、プロジェクトが重要な期日を過ぎないようにすることです。 多くのクライアントやチームにとって、これは最も重要なことであり、物事が行き詰まるとプロジェクトは成功しません。 締め切りに間に合わせることが成果物自体と同じくらい重要な場合、ワークバック スケジュールを使用すると、それに応じてプロジェクト全体を構成できます。

ワークバック スケジュールのリスク

ワークバック スケジュールにはリスクが伴います。 最も熟練したプロジェクト マネージャーでさえ、この方法の課題を経験しており、これらの課題を理解することで、正確なスケジューリングと不正確なスケジューリングの違いを生むことができます。

紙の上ではすべてがシンプルに見えます。 ワークバック スケジュールを作成するときは、期日からさかのぼってスケジュールし、逆の順序でリソースをタスクに割り当てます。 これにより、リソースが十分に均等に分散されない可能性への扉が開かれます。 たとえば、スケジュールの最後に非常に多くのリソースを割り当てると、開始時にリソースの空きがなくなる可能性があります。 これが発生すると、スケジュール全体を調整する必要があります。

ワークバック スケジュールは、途中でプロジェクトが直面する「しゃっくり」によっても中断される可能性があります。 このタイプのスケジュールは、期限が確定しているプロジェクトに最適であるため、スケジュール全体が遅延に非常に敏感であることも意味します。 たとえば、プロジェクトの最初のタスクが予想よりも 1 週間長くかかる場合、残りのスケジュールは、確定期日を維持しながら調整する必要があります。

関連:無料のプロジェクト スケジューリング テンプレート

ワークバック スケジュールを作成する方法

プロジェクトの規模と範囲に応じて、スケジュールの複雑さは異なります。 とはいえ、プロジェクト マネージャーがワークバック スケジュールを作成するために使用できる手順があります。 これらの各ステップを完了することから始めて、そこからスケジュールを具体化してください。

1.期日と依存関係を設定する

ワークバック計画を作成するには、タスク リストからタスクを取得し、カレンダーに追加する必要があります。 しかし、それらはどのような順序で配置されるべきであり、それらはどの程度接近しているべきでしょうか? これらの要素は作業が進むにつれて変化する可能性があることを覚えておいてください。しかし、飛び込むのに最適な場所は、期日を設定し、どのタスクが互いに依存しているかを判断することです. この情報を使用すると、ワークバック カレンダーにタスクを配置するのがはるかに簡単になります。

2. リソースを割り当てる

タスクの順序と依存関係の一般的な考え方がわかったところで、これらのタスクを完了するために必要なリソースを決定します。 これには、各タスクに必要なチーム メンバーの数、かかる費用と作業時間などが含まれる場合があります。タスクによっては、他のタスクよりも多くのリソースが必要になるため、タスクごとに割り当てることは、それぞれが確実にリソースを確保できるようにするための優れた方法です。他のタスクを「枯渇」させることなく、十分なリソースを提供します。 これらのリソースは、ワークバック スケジュールが形成され続けるにつれて、微調整や変更が行われる可能性があることに注意してください。

3. タスクのスケジュールと割り当て

この時点で、各タスクのリソースと依存関係を念頭に置いて、ワークバック計画にタスクをプロットします。 この情報が手元にあれば、それぞれの制約と詳細がわかるので、タスク自体のスケジューリングがはるかに簡単になります。 また、各タスクに必要な人員についての決定も通知します。 チーム メンバーが 1 人で済むタスクもあれば、3 人または 4 人必要なタスクもあります。 これらのチーム メンバーは、他のタスクにあまり利用できなくなります。 リソースと同様に、燃え尽き症候群を防ぐために、タスクはできるだけ均等に割り当てる必要があります。

プロジェクトスケジューリングソフトウェアの助けを借りて、タスクのスケジューリングと割り当てがはるかに簡単になります。 以下のビデオで、スケジューリング ソフトウェアの利点の詳細をご覧ください。

ワークバック スケジュールを作成するための 5 つの重要なヒント

これで、ワークバック プランの概念と開始方法を理解できました。 しかし、学ぶべきことはまだあります。 ワークバック スケジュールの作成は、多くの場合、試行錯誤を必要とする微妙なプロセスです。 とはいえ、これらの 5 つの重要なヒントは、あなたを成功への道へと導きます。

1.タスクの期日を覚えておく

プロジェクトの最終期日が重視されるため、タスクの期日を当然のことと見なしたり、まったく設定したりしなくなりがちです。 結局のところ、プロジェクト全体が予定どおりに完了している限り、それが重要なのはなぜでしょうか? この考え方は災難につながる可能性があります。

確実な軌道と期日を持つタスクを作成することは、プロジェクト全体を予定どおりに完了するための基盤です。 また、タスクが実行された場合、元の期日を知ることで、それを補うために今後のタスクを調整する方法が正確に示されます。

2.リソースを賢く分配する

逆方向から順方向に作業する場合、プロジェクトの最後にリソースを過大に割り当てて、最初に十分なリソースを残せなくなるリスクがあります。 これが発生すると、プロジェクトの開始時に問題が発生し、プロジェクトの残りの部分に多くの課題が生じる可能性があります。

代わりに、リソースを均等に分割することから始めて、できるだけ均等に割り当てます。 タスクの最後にリソースが残っている場合は、後でいつでも他のタスクに再割り当てできます。

3.緊急時対応計画を作成する

最悪のシナリオを考えてみましょう。 物事がうまくいかず、期日を過ぎてしまうリスクがあります。 そのように、いくつかの失敗したタスクや期限切れのタスクがプロジェクト全体を台無しにする可能性があります。 これを回避する秘訣は、特定の事態がうまくいかない場合に対応する複数の緊急時対応計画を作成することです。

X が発生した場合、Y も発生する必要があります。 ワークバック スケジュールでは、これは同じ期日を維持しながらスケジュールを調整する計画を持つことを意味します。 開始日と期日がブックエンドであると想像してください。 それらの間のすべてが適応可能でなければなりません。

4. さまざまなバージョンのワークバック スケジュールを試す

ワークバック スケジュールを作成するときにプロジェクト マネージャーが犯しがちな最大の過ちの 1 つは、スケジュールが決まっているかのように扱うことです。 最初のドラフトはまさにそれであり、最高のプロジェクト マネージャーは、スケジュールを固める前にさまざまなオプションを検討します。 ワークバック スケジュールでは、完璧な解決策が見つかるまで、タスクを分散させ、さまざまな方法でリソースを割り当てることを意味します。

この「遊び」の期間がなければ、完璧とは言えないスケジュールを簡単にこなしてしまいます。 代わりに、一連のモックアップを作成して比較してください。 このプロセスは、最新のスケジューリング ツールを使用して簡単に行うことができます。

5. スケジューリング ソフトウェア ツールを使用する

前述したように、可能な限り最高のスケジュールになるまでスケジュールを「プレイ」することが重要です。 残念なことに、時代遅れのスケジューリング ツールではこれが面倒であり、ユーザーはさまざまなバージョンのスケジュールを作成できなくなります。 ユーザーが鉛筆ではなく油性マーカーで書いているようなものであり、この創造的な自由の欠如は、簡単にミスを防ぐことにつながります。

代わりに、創造性と柔軟性のために作られたスケジューリング ツールを備えたプロジェクト管理ソフトウェアを選択してください。 最高のツールは、クラウドで行ったすべての変更と微調整を自動的に保存するため、変更中に重要なデータを失う心配はありません。 ガント チャート、タイムライン、カレンダーなどの機能を探して、確実なワークバック プランを作成できるようにします。

ProjectManager がスケジューリングを容易にする方法

ProjectManager は、あらゆるスケジューリング方法に対応するために必要なソフトウェアです。 逆方向の作業を開始したら、タスク リストを使用して、タスクの作成とチーム メンバーの割り当て、コメントの作成、ドキュメントの添付、優先度の設定、To Do リストの作成などを行います。 このすべての情報を手元に用意しておくと、ワークバック計画のどこにタスクをプロットするかを簡単に決定できます。

複数のビューで動的なタイムラインを構築する

タスクに満足したら、さまざまなスケジューリング ツールを使用して作業を再開します。 たった 1 つのスケジューリング ツールだけに惑わされないでください。 代わりに、ガント チャート、カレンダー ビュー、カンバン ボードから選択して、自分のスケジュールを作成します。

ProjectManager は、ワークバック スケジュールの作成を支援し、スケジュールを順調に進めるために必要なツールを提供する、受賞歴のあるツールです。 タスクのリストの編集からガント チャートへの配置まで、すべての作業を完全に制御できます。 ProjectManager を 30 日間無料でお試しいただくと、タスクを整理し、リソースを割り当て、すべてをリアルタイムで監視できます。