8가지 필수 프로젝트 보고서

보고 - 프로젝트 관리자가 하는 일입니다. 현장의 숙련공이든 견습생이든 상관없이 손으로 또는 보고 도구를 사용하여 프로젝트 보고서를 작성했습니다. 그러나 여러 가지 다른 유형의 보고서가 있는지 또는 이러한 보고서를 특정 대상에게 구체적으로 처리하는 방법을 모를 수도 있습니다.

프로젝트 보고서란 무엇입니까?

프로젝트 보고서는 단순히 프로젝트의 전반적인 상태 또는 프로젝트 진행 상황이나 성과의 특정 측면에 대한 세부 정보를 제공하는 문서입니다. 보고서의 유형에 관계없이 경제, 기술, 재무, 관리 또는 생산 측면을 기반으로 프로젝트 데이터로 구성됩니다.

프로젝트 보고서의 이점

이는 이해 관계자에게 프로젝트와 진행 상황에 대한 최신 정보를 제공하기 위한 중요한 의사 소통 도구입니다. 그러나 그들은 또한 프로젝트 관리자에게 도움이 되며 자원을 할당하고 프로젝트를 성공적으로 관리하는 기타 수단을 할당할 때 도움을 줍니다. 대부분의 프로젝트 보고서는 프로젝트를 재정 상태로 유지하고 일정에 맞추기 위해 실제 노력과 계획된 노력을 비교합니다.

프로젝트 보고서는 관리자와 이해 관계자가 진행 상황을 모니터링하는 데 도움이 될 뿐만 아니라 위협을 예측할 수 있으며 위협을 피하기 위한 대응을 개발하기 위해 노력합니다. 비용을 관리하고 예산을 유지하며 팀 성과를 모니터링하고 프로젝트에 대한 가시성을 높여 프로젝트 관리에 대한 통찰력을 높이는 데 도움이 됩니다.

세부 수준 때문에 프로젝트 보고서를 작성하는 데 시간이 걸립니다. ProjectManager와 같은 프로젝트 관리 소프트웨어는 보고 프로세스를 신속하게 처리할 수 있습니다. 몇 번의 클릭으로 상태 보고서, 리소스 보고서, 차이 보고서 등을 생성합니다. 또는 현재 프로젝트 상태의 스냅샷을 보려면 실시간 대시보드를 살펴보십시오. 지금 무료로 ProjectManager를 시작하십시오.

공통 프로젝트 보고서 유형

다음은 보다 일반적인 8가지 유형의 프로젝트 보고서에 대한 개요이지만 그럼에도 불구하고 프로젝트를 성공적으로 실행하는 데 중요합니다.

1. 상태 보고서

"한 시간 후에 그 상태 보고서를 받을 수 있습니까?" 프로젝트 관리자가 많이 듣는 질문입니다. 프로젝트 후원자, 프로젝트 사무실 관리자 또는 동료가 제공한 것일 수 있습니다. 이것은 가장 일반적인 유형의 프로젝트 보고서이며 가장 정기적으로 작업하고 있을 것입니다.

매주 또는 매월 상태 보고서를 생성할 수 있으며 최근 한 프로젝트에서 구현 단계에서 일일 상태 보고서를 생성하게 되었습니다. 빈도는 당신이 프로젝트에서 어디에 있고 얼마나 많은 말을 해야 하는지에 달려 있습니다. 매일 보고할 진행 상황이 없기 때문에 모든 작업이 일주일 이상 걸린다면 매일 보고하는 것은 의미가 없습니다.

상태 보고서를 생성하는 데 상당한 시간을 할애하게 되므로 보고서를 더 빠르게 작성할 수 있는 방법을 고려해 볼 가치가 있습니다. 더 나은 방법은 가능한 한 많은 프로젝트 보고를 자동화하는 것입니다.

표준 상태 보고서 템플릿을 생성하거나 프로젝트 관리 소프트웨어와 함께 제공되는 템플릿을 사용하고 일정 도구의 데이터를 사용하여 프로젝트 진행 상황을 채웁니다. 나중에 수정해야 하는 경우에도 일부 필드를 완료하면 여전히 많은 시간을 절약할 수 있습니다.

몇 번의 클릭으로 상태 보고서 만들기

프로젝트 보고 도구에 대해 자세히 알아보고 이 도구가 귀하와 귀하의 일일 작업량에 어떻게 도움이 되는지 알아보려면 아래의 짧은 비디오를 시청하십시오. ProjectManager.com을 사용하여 몇 번의 클릭만으로 상태 보고서를 만드는 방법을 보여줍니다. 사용하기 쉬운 보고 소프트웨어를 사용하면 자신 있게 프로젝트를 추적하고 보다 효과적인 프레젠테이션을 제공하며 더 나은 결과를 제공할 수 있습니다.

2. 진행 보고서

프로젝트를 실행하는 동안 생성하는 가장 중요한 프로젝트 보고서 중 하나는 진행 보고서입니다. 특히 일정 및 예산으로 설정된 기준을 충족하는 경우 프로젝트에 대한 정보를 업데이트하는 보고서입니다. 이해 관계자에게 그 당시 프로젝트가 어디에 있는지 알리는 또 다른 방법입니다.

진행 보고서를 작성할 때 구체적이기를 원합니다. 데이터를 기록한 다음 프로젝트 제목, 연락처 정보, 프로젝트 상태 요약 및 일정, 비용 및 예상되는 프로젝트 완료에 대한 일반 정보를 포함하는 간략한 소개를 작성하십시오.

진행 보고서는 프로젝트 관리 소프트웨어로 생성할 수 있지만 도움이 될 수 있는 템플릿이 있습니다. ProjectManager에는 프로젝트 상태, 일정, 비용 및 위험을 살펴보는 요약 섹션을 포함하여 철저한 진행 보고서를 작성하는 데 필요한 모든 것이 포함된 Word용 무료 진행 보고서 템플릿이 있습니다. 제 시간에 도착했는지, 지연되었는지, 왜 그런지 한 눈에 알 수 있습니다. 각 작업의 상태를 파헤치는 섹션도 있습니다.

3. 위험 보고서

많은 PM이 최소한 매월 위험에 대해 보고하며 보고서는 일반적으로 위험 검토 회의 후에 나오는 결과입니다. 물론, 언제든지 위험 레지스터를 업데이트할 수 있으며, 기록이 필요하다고 느낄 때마다 모든 프로젝트 팀 구성원이 로그에 위험을 기여하도록 권장해야 합니다.

위험 보고서에는 프로젝트의 위험 프로필에 대한 요약이 포함되어야 하지만 이를 표시하는 방법은 사용자에게 달려 있습니다. 좋은 접근 방식은 프로젝트에 가장 많은 문제를 일으킬 가능성이 있는 위험에 대한 세부 정보만 포함하는 것입니다. 그런 다음 하위 수준의 위험에 대한 설명을 포함하여 이러한 모든 위험을 관리하는 방법을 요약할 수 있습니다.

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또한 위험의 중요성에 관계없이 모든 위험에 대한 보고서를 생성할 수 있기를 원할 것입니다. 프로젝트 관리 소프트웨어에서 자동화된 다운로드로 이 작업을 수행하거나 스프레드시트와 같은 다른 형식으로 위험 로그를 보관하는 경우 해당 문서의 전체 사본을 발행하여 이 작업을 수행하는 것이 가장 쉬울 것입니다.

4. 이사회/임원 보고서

프로젝트 보고서는 읽을 사람들에게 맞춰져야 합니다. 따라서 프로젝트 보드용으로 생성하는 보고서는 프로젝트 팀 및 주요 비즈니스 이해 관계자에게 전달되는 주간 상태 업데이트와 비교하여 다른 수준의 세부 정보를 갖게 됩니다.

프로젝트 보드 보고서의 경우 높은 수준으로 생각하십시오. 그들은 해결에 도움이 될 수 있는 문제, 예산 상황 요약, 주요 이정표를 달성하기 위한 궤도에 있는지 여부와 같이 자신에게 중요한 사항에 대해 읽고 싶어할 것입니다.

이사회 보고서가 쉽게 읽을 수 있는 형식인지 확인하십시오. 예를 들어, 경영진이 항상 이동 중이고 스마트폰을 사용하여 이메일을 확인하는 경우 올바르게 표시되지 않는 복잡한 스프레드시트 형식으로 보고서를 작성하거나 시간이 오래 걸리는 대용량 그래픽을 포함하지 마십시오. 다운로드. 정적 보고서를 이메일로 보내는 경우 pdf가 여러 장치에서 렌더링됩니다. 또는 이사회 구성원이나 고위 경영진에게 라이선스를 부여하여 이동 중에도 실시간 대시보드 보고서를 볼 수 있습니다. ProjectManager는 항상 최신 정보를 제공하는 라이브 대시보드를 제공합니다.

5. 비용 편익 분석 보고서

프로젝트가 실행 가능한지 결정할 때 실행하려는 보고서 중 하나는 비용 이점 분석 보고서입니다. 투자와 비교하여 프로젝트가 조직에 제공하는 혜택이나 기회의 정도를 비교하는 방법입니다. 프로젝트가 비즈니스 관점에서 의미가 있는지 결정하는 핵심 단계입니다.

이것은 탐색 중인 이니셔티브가 가치가 있는지 확인하는 중요한 프로세스입니다. 이를 통해 회사가 프로젝트를 진행하고 프로젝트 진행을 지원하는 문서를 제공할 경우 리소스를 더 잘 사용할 수 있습니다. 비용 분석을 사용하여 비용과 지출을 추적하여 자금이 적절하게 할당되었는지 확인할 수 있습니다.

비용 편익 분석은 프로젝트에 대해 지불할 것으로 예상되는 금액을 보여주고 이를 프로젝트 완료 후 얻을 수 있는 편익 또는 기회와 비교합니다. ProjectManager의 Excel용 무료 비용 편익 분석 템플릿을 사용하면 정량적 비용, 비용 유형을 수집하고 이를 정량적 혜택 및 혜택 유형과 비교합니다. 이 비용 편익 분석은 프로젝트 진행 여부를 결정할 때 의사 결정에 도움이 됩니다.

6. 리소스 보고서

누가 언제 무엇을 하는지 어떻게 압니까? 전체 프로젝트 계획을 살펴보고 손으로 리소스 할당을 해결할 수 있습니다. 그것은 많은 시간이 걸리고 정신이 멍해질 정도로 둔할 것입니다. 또는 프로젝트 관리 계획 소프트웨어를 사용하여 모든 것을 해결할 수 있습니다. 독립 실행형 Gantt 차트 소프트웨어든 통합 작업표가 있는 완전한 기능을 갖춘 프로젝트 도구든 대부분의 소프트웨어 도구에는 리소스 보고서를 생성할 수 있는 옵션이 있습니다.

리소스 보고서는 어떤 프로젝트 팀원이 어느 날 어떤 작업에 할당되었는지에 대한 분석을 보여줍니다. 또한 팀 구성원이 둘 이상의 작업에 할당되는 할당 문제를 정확히 찾아내는 데 사용할 수 있습니다. 분명히 그들은 한 번에 두 가지 작업을 수행할 수 없으므로 이러한 문제를 해결하지 않으면 프로젝트 계획이 일정보다 늦어지게 될 것입니다. 리소스 보고서를 사용하여 개인에 대한 충돌이 없는지 확인하고 필요에 따라 해당 작업을 다시 예약하십시오.

전반적으로 리소스 보고서는 처음에는 해석하기가 다소 어려울 수 있지만 프로젝트 관리자로서 가장 유용한 프로젝트 보고서 유형 중 하나입니다. 프로젝트 일정을 적절하게 변경할 수 있도록 보고서를 읽는 방법을 익히는 데 시간을 할애할 가치가 있습니다.

7. 차이 보고서

프로젝트가 실제로 계획대로 진행되고 있는지 어떻게 알 수 있습니까? 이것이 분산 보고서의 장점입니다. 계획된 결과와 실제 결과를 비교하여 계획대로 진행되고 있는지, 일정보다 앞서 있는지 또는 뒤처져 있는지 측정할 메트릭을 제공합니다. 분산 보고서는 예산, 일정 또는 측정 중인 프로젝트 변수의 범위 등 비교 대상에 대한 데이터를 수집하고 구성합니다. 분산 보고서는 많은 분산 분석 또는 기준선에서 측정 가능한 변경에 대한 도구를 제공합니다.

비용 차이, 완료 시 차이(예산 잉여 또는 적자), 예정된 차이 등과 같은 몇 가지 차이 보고서가 있습니다. 일반적으로 편차 보고는 예산 분석, 추세 보고 및 지출 분석에 사용됩니다.

분산 보고서는 자원 할당에 대한 인텔리전스 결정을 내리기 위해 프로젝트 진행 상황에 대한 렌즈가 필요한 프로젝트 관리자에게 훌륭한 도구입니다. 그러나 프로젝트 관리자만이 보고의 혜택을 받는 것은 아닙니다. 이해 관계자는 높은 수준의 보고에 관심이 있으며 차이 보고서는 프로젝트 진행 상황과 일정 및 예산을 충족하는지 여부에 대해 찬성 또는 반대를 나타냅니다.

8. 갭 분석 보고서

프로젝트를 관리하거나 비즈니스를 다음 단계로 끌어올리는 과정에서 A 지점에서 B 지점으로 이동하는 방법을 보여줄 수 있는 보고서가 필요합니다. 이를 갭 분석 보고서라고 합니다. 이를 통해 기대치를 충족하고 있는지와 리소스를 효과적으로 사용하고 있는지 확인할 수 있습니다.

격차 분석 보고서는 시간, 돈 및 노동 측면에서 프로젝트 또는 비즈니스의 현재 상태를 측정한 다음 도달하려는 목표 상태와 비교합니다. 그런 다음 두 지점 사이의 간격을 정의하고 분석하여 거기에 도달하는 데 필요한 작업을 구성하기 위한 실행 계획을 개발할 수 있습니다.

ProjectManager에는 Excel용 무료 갭 분석 템플릿이 있습니다. 현재 항목 상태와 미래 항목 상태를 위한 공간이 있습니다. 그런 다음 목표를 달성하기 위해 닫아야 하는 격차 비율을 기록하고 이를 달성하기 위해 필요한 조치를 나열할 수 있습니다. 이 이니셔티브를 주도할 사람을 식별하고 작업 상태를 캡처할 수도 있습니다.

ProjectManager로 자동화된 프로젝트 보고서

ProjectManager는 클릭 한 번으로 여러 유형의 프로젝트 보고서를 생성할 수 있습니다. 수상 경력에 빛나는 프로젝트 관리 소프트웨어를 통해 관리자는 상태 보고서, 작업 보고서, 가용성 보고서, 변동 보고서 등을 작성할 수 있습니다. 온라인으로 쉽게 공유하거나 다음 이해 관계자 회의를 위해 PDF로 인쇄할 수 있습니다. 우리는 프로젝트 관리자에게 하나의 클라우드 기반 소프트웨어에서 프로젝트를 추적하고 보고하는 데 필요한 모든 것을 제공합니다.

올바른 소프트웨어는 프로젝트 관리자로서 당신을 도울 것입니다. 프로젝트 관리자가 이 기본 작업을 단순화할 수 있도록 ProjectManager의 프로젝트 보고 및 대시보드 기능을 개발했습니다. 당사 소프트웨어의 템플릿 보고서는 프로젝트 모니터링에 필요한 출발점을 제공합니다. 리소스가 필요한 경우 문제 없습니다. 팀원에게 직접 액세스 권한을 부여하여 정기적으로 적절한 사람에게 리소스를 할당하여 시간을 절약할 수 있습니다. 지금 무료 30일 평가판을 시작하고 더 스마트한 보고를 시작하세요.