이메일 팀을 위한 5가지 생산성 킬러: 웨비나 녹화 + Q&A

생산성이 높고 팀이 동기화되어 있고 기한을 쉽게 맞출 수 있을 때 캠페인을 야외에서 진행하는 것이 재미있을 수 있습니다. 그러나 이렇게 기름칠이 잘 된 기계는 드물다.

대부분의 이메일 팀이 원하는 것보다 생산성이 떨어지는 이유는 무엇입니까? 우리는 Trello의 생산성 전문가와 협력하여 팀 생산성을 저해하는 가장 큰 실수를 살펴보고 팀이 더 나은 이메일을 더 빨리 만들 수 있도록 도울 수 있는 방법을 공유했습니다.

웨비나를 생중계로 볼 기회가 없으셨나요? 걱정하지 마세요. 전체 녹음에 액세스하고 슬라이드를 언제든지 다운로드 할 수 있으며 아래 Q&A를 읽을 수 있습니다.

Q&A

웨비나 중에 질문을 해주신 모든 분들께 진심으로 감사드립니다! 다음은 가장 인기 있는 질문에 대한 답변과 라이브 웨비나에서 얻지 못한 질문에 대한 요약입니다. 추가 질문이 있습니까? 댓글에 남겨주세요.

Litmus와 Trello는 승인을 어떻게 처리합니까?

Jason Rodriguez : 점점 더 중앙 집중식 도구에 의존하여 승인을 수집하고 있습니다. 우리의 경우 캠페인 피드백 및 보내기 전 승인을 위해 Litmus Proof 를 사용 하고 프로젝트 소유자가 프로젝트 초기에 할당한 작업으로 팀 구성원이 승인을 확인하는 프로젝트 관리를 위해 Asana를 사용합니다.

여기서 핵심은 임시 방법 대신 합의된 방법을 사용하여 승인을 수집하는 것입니다. 우리는 이메일 스레드, 구두 피드백 및 기타 신뢰할 수 없는 채널을 사용하여 서로 다른 사람과 부서의 승인을 놓고 논쟁을 벌이는 너무 많은 팀과 이야기했습니다. 이는 거의 항상 생산성을 크게 저하시키는 요인입니다. 우리도 비슷한 고통을 겪었고, 이것이 우리가 처음에 Litmus Proof를 구축한 이유입니다.

Chris Kaundart : Trello에서는 Trello 카드에 대한 검토 및 승인을 처리합니다. 우리는 (일반적으로) 우리를 계속 순조롭게 유지하기 위해 일관된 마감일을 가진 잘 정의된 프로세스를 가지고 있습니다. 또한 우리는 모두 함께 프로세스를 설계하고 구축했기 때문에 모든 이해 관계자가 같은 페이지에 있습니다.

이미 승인된 이메일을 막판에 수정하지 않으려면 어떻게 해야 합니까?

Chris : 이것은 풀기 어려운 문제입니다. 그래서 어려운, 당신은 정말 마지막 순간에 편집을 벗어날 수 없을거야. 즉, 좀 더 부드럽게 만들기 위해 취할 수 있는 몇 가지 직접적인 접근 방식이 있다고 생각합니다.

첫째, 이메일 프로세스에 대한 사고 방식의 변화를 유도하는 것이 좋습니다. 저는 (내부 에이전시처럼) 요청을 받고 이행하는 것이 아니라 협업 경험으로 프로세스를 구성하는 데 성공했습니다. 이해 관계자가 프로세스에 더 많이 참여하면 모든 것이 훨씬 더 원활해집니다. 협업을 위한 가장 큰 기회는 캠페인을 정의하고 범위를 지정할 때 사전에 확보하는 것입니다.

둘째, 타임라인에 패딩을 추가하면 큰 효과를 볼 수 있습니다. 최종 승인과 배포 사이에 약간의 여유를 주기 위해 프로세스를 추진하고 구조화하는 것이 도움이 될 수 있습니다. 예를 들어, 오후 4시까지 승인이 절대적으로 필요한 경우 마감 시간을 오후 2시로 설정하고 도움이 되는지 확인하십시오.

팀에서 요구 사항을 추적하지 않고 전면에서 철저하고 정확한 요구 사항을 받고 있는지 어떻게 확인할 수 있습니까?

Jason : 요구 사항과 수집 프로세스를 공식화하는 것은 나중에 추적을 피하는 좋은 방법입니다. 정보 수집을 위해 Google Forms와 같은 양식을 설정하거나 이메일 요약 을 사용하거나 Trello에서 기본 카드 템플릿을 만드는 것은 모두 해당 프로세스를 공식화하는 좋은 방법입니다. 핵심은 모든 단일 캠페인에 대해 동일한 도구를 사용하고 목표 및 대상부터 자산, KPI, 이해 관계자 등을 설계하고 복사하는 데 필요한 모든 정보를 수집하는지 확인하는 것입니다.

Chris : Structure는 여기 당신의 친구입니다! 처음부터 요구 사항을 수집하는 데 도움이 되도록 일관되고 반복 가능한 요청 프로세스를 구축합니다. Trello에서는 Zapier를 통해 Trello 보드에 연결된 Google Form을 사용합니다. 요청자는 요청을 하기 위해 양식의 각 질문을 작성해야 합니다. 따라서 정보를 찾는 시간이 줄어들고 캠페인을 배송하는 데 더 많은 시간이 소요됩니다.

어떻게 하면 경영진이 이메일 프로세스에 참여하도록 할 수 있습니까?

Chris : 모든 관리자와 관리 팀은 다르지만 일반적으로 리더십은 좋은 데이터 기반 내러티브를 매우 수용적이라고 생각합니다. 이메일 프로세스가 없는 데 따른 실제 비용과 단점을 설명할 수 있다면 그들의 생각을 흔들 수 있습니다.

이 웨비나의 슬라이드(Litmus 의 이메일 현황 보고서 추가 )는 프로세스의 부재로 인해 회사에 비용이 발생한다는 사실을 설명하는 데 도움이 될 것입니다.

검토하는 이메일 미리보기 목록을 분석하는 가장 좋은 방법은 무엇입니까? 구독자에게 가장 인기 있는 이메일 클라이언트를 어떻게 알 수 있습니까?

Jason : 가장 좋은 방법은 Litmus Email Analytics (또는 ESP에서 제공하는 것) 와 같은 도구를 사용 하여 구독자가 실제로 사용하는 이메일 클라이언트와 렌더링 엔진을 확인하는 것입니다. 웹, 데스크톱 및 모바일에서 얼마나 많은 구독자가 개설되어 있는지(그들이 사용하는 실제 클라이언트 포함)를 확인하여 보내지 않는 이메일 클라이언트에서 테스트하는 데 시간을 낭비하지 않도록 합니다. 당신은 리트머스 고객이 아닌 경우, 당신은 emailclientmarketshare.com를 방문하여 가장 인기있는 이메일 클라이언트의 좋은 아이디어를 얻을 수 있습니다. 매달 우리는 분석 플랫폼에서 익명 데이터를 집계하고 전 세계 상위 10개 이메일 클라이언트의 순위를 매깁니다.

Chris : Jason이 말한 것을 바탕으로 이것은 Pareto 원리 를 적용 하기에 좋은 곳 입니다. 노력의 20%가 결과의 80%를 만든다는 생각입니다. 사용 가능한 분석 도구를 사용하여 구독자가 이메일을 여는 방식을 파악하십시오. 귀하의 이메일이 해당 상위 고객에게 멋지게 보이는지 확인하십시오. 구독자가 많이 사용하지 않는 이메일 클라이언트에서 픽셀이 완벽하지 않아도 괜찮습니다.

생산성 시간이 낭비되지 않도록 이메일 관련 회의에 어떻게 접근해야 할까요?

Jason : 모든 회의와 마찬가지로 몇 가지 지침을 따라야 합니다.

• 사람들의 시간을 낭비하지 않도록 필요한 당사자만 모임을 제한합니다.
• 리소스(예: 이메일 브리핑) 및 회의 목표에 대한 링크가 포함된 명확한 의제가 있습니다.
• 회의에서 어떤 결과를 기대하는지 명시하십시오. 접선을 벗어나지 않고 해당 결과를 향해 작업합니다. 필요한 경우 언제든지 Slack이나 다른 회의에 참여할 수 있습니다.
• 사람들의 달력을 존중하는 명확한 시작 및 중지 시간을 가지십시오. 비용이 많이 드는 멀티태스킹을 피하기 위해 사람들의 깊은 작업 시간을 줄이지 마십시오 .

많은 회의는 명확한 프로세스와 책임이 있고 이메일 캠페인에 대한 중앙 정보 소스와 결합되어 피할 수 있으므로 먼저 해싱을 시도하십시오.

Chris : Trello에서는 대부분의 이메일 작업을 Trello를 통해 비동기식으로 처리합니다. 이메일에 대해 논의하기 위해 만나야 할 때 우리는 항상 논의해야 할 내용에 대한 명확한 의제를 가지고 갑니다.

좋은 프로세스를 설계하면 회의의 필요성을 크게 줄일 수 있습니다. 예를 들어, 이메일 요구 사항을 수집하기 위해 회의를 개최하는 경우 본질적으로 이메일 요약을 작성하는 공식 요청 프로세스를 구현하십시오. 이것만으로도 이러한 유형의 회의에 대한 필요성을 줄이거나 없앨 수 있습니다.

자산, 사본 및 코드를 실제로 어디에 저장합니까? Dropbox와 같은 것을 사용하십니까?

Jason : 이메일 자산에는 Google Docs와 Litmus Builder 라는 두 가지 주요 도구를 사용 합니다. 카피 쓰기는 Litmus에서 팀 스포츠이며 Google 문서도구는 우리가 연습하는 곳입니다. 사본이 해시되면 우리의 놀라운 이메일 팀은 ESP와 동기화하기 전에 Litmus Builder에서 캠페인을 실제로 설계하고 개발합니다(물론 Proof 및 Checklist를 통해 작업한 후에!).

많은 팀이 Dropbox, Google Drive 및 OneDrive와 같은 클라우드 저장소 제공업체를 사용하므로 고객이 통합을 통해 Litmus에 이메일을 쉽게 동기화할 수 있습니다 .

Chris : 자산을 저장하기 위해 중앙 집중식 장소를 사용하는 것이 좋습니다. Dropbox 및 Google Drive와 같은 도구는 훌륭하게 작동합니다. Trello에서는 많은 Confluence, Litmus Builder 및 Google Docs를 사용하여 공유하고 협업합니다.

이메일 승인을 받는 더 자동화된 방법이 있습니까?

제이슨 : 네! 우리는 이것을 염두에 두고 Litmus Proof 를 구축했습니다 . Litmus Proof를 사용하면 해당 이메일 자체의 중앙 집중식 위치에서 피드백과 승인을 수집할 수 있습니다. 해당 프로세스를 자동화하는 가장 쉬운 방법은 고객 또는 이해 관계자를 계정에 Litmus Reviewers로 추가하는 것입니다. 추가되면 Litmus Proof에서 @멘션할 수 있으며 검토 및 승인을 요청하는 이메일을 보내드립니다. Proof의 장점은 수정해야 하는 문제가 있는 경우 Builder의 코드로 다시 이동하여 수정하고 두 번째 검토를 위해 해당 변경 사항을 Proof로 바로 푸시할 수 있다는 것입니다.

Chris : Trello 관련 자동화 팁의 경우 Butler 명령 을 사용 하여 진행 중인 일부 단계를 제거 할 수 있습니다 . 예를 들어 체크리스트가 완료되면 다른 작업(예: 최종 승인자에게 검토를 요청하는 댓글)을 트리거할 수 있습니다.

반복적으로 수행하는 모든 유형의 작업을 자세히 살펴보면 훌륭한 자동화 기회를 찾을 수 있습니다!

이해 관계자가 캠페인이 준비되기 전에 캠페인을 밀어붙이는 것을 피할 수 있는 방법이 있습니까?

Jason : 여기서도 역할과 워크플로를 명확하게 정의하는 것이 중요하다고 생각합니다. 모든 사람이 캠페인을 보내기 위한 올바른 단계를 알고 있는지 확인하십시오. 이해 관계자가 실제 보내기 전에 QA의 마지막 라운드가 있다는 것을 알고 있다면 건너뛰고 무지하다고 주장하는 대신 해당 단계를 존중할 가능성이 더 큽니다. 또한 최소한 충분한 규모의 팀에서는 캠페인 전송을 포함하여 이메일 제작 프로세스의 각 부분에 대해 전담 역할을 하는 데 도움이 됩니다. 보내기를 누르기 전에 구독자 목록, 세분화, 스팸 확인 등을 검토하는 사람이 팀에 있으면 총을 쏜 결과로 발생하는 대부분의 문제를 중지할 수 있습니다. 이해 관계자가 정기적으로 악의적으로 행동하여 준비가 되기 전에 캠페인을 문 밖으로 밀어내는 경우 전송을 누르는 능력을 제한하는 것이 필요할 수 있습니다.

내 워크플로에서 이메일 요약 구현을 시작하려면 어떻게 해야 합니까?

Jason : 가장 좋은 방법은 이메일 요약 템플릿 을 다운로드 하여 다음 캠페인에 사용하는 것입니다! 개인적인 연습이더라도 이메일 요약 템플릿을 사용하면 자신의 요약에서 필요한 정보를 식별하는 데 도움이 될 수 있습니다.

브리핑에 어떤 정보가 필요한지 파악한 후에는 이메일에 형식을 소개하고 작동 방식을 보여주고 도움이 되는 정보와 도움이 되지 않는 정보의 예를 제공하도록 요청하는 사람과 시작 회의를 갖는 것이 좋습니다. 브리핑을 올바르게 제출하는 방법을 보여주세요. 이메일의 대부분의 경우와 마찬가지로 동료와 이해 관계자를 더 많이 교육할 수 있습니다.