효율적인 콘텐츠 워크플로 개발을 위한 6가지 팁 [+템플릿]

콘텐츠 작성은 창의적이고 비즈니스 지향적인 프로세스이므로 효율적이고 생산적으로 하기 위해서는 명확하게 정의된 규칙을 따라야 합니다. 이를 달성하는 가장 좋은 방법은 콘텐츠 워크플로를 설정하고 파이프라인의 각 단계에 대한 자세한 정보를 제공하는 것입니다.

조직과 창의성은 양립할 수 없는 것으로 간주되는 경우가 많지만 이들의 강점이 결합될 때 기업은 콘텐츠 제작을 최적화하고 향상시킬 수 있습니다. 이를 통해 관련된 모든 사람이 프로세스와 프로세스에서 자신의 역할을 파악하는 데 시간과 에너지를 낭비하지 않고 작업에 집중할 수 있습니다. 또한 워크플로가 문서화되고 모호하지 않으면 실수와 지연의 위험이 최소화됩니다.

이 기사에서는 효율적인 콘텐츠 및 편집 워크플로를 개발하기 위한 실행 가능한 팁과 트릭 목록을 제공합니다. 이 기술은 콘텐츠 마케팅과 저널리즘 모두에 적용할 수 있으며 모든 유형의 콘텐츠에 적용할 수 있습니다.

따라서 계속해서 노력을 합리화하고 결과를 높이십시오!

1. 백업으로 확실한 비축량 유지

누가 뭐라고 하든, 효율적이고 성공적인 콘텐츠 워크플로를 위한 첫 번째 규칙은 콘텐츠를 안정적으로 비축하는 것입니다.

견고한 방탄 프로세스가 있고 팀에 게으름이 한 명도 없더라도 잠재적인 생산 차질에 직면할 준비가 되어 있어야 합니다. 이는 휴일, 생산성 함정, 예상치 못한 외부 요인, 직원 이직 등으로 인해 발생할 수 있습니다. 이러한 지연을 피하는 가장 좋은 방법은 대기 중이며 게시할 준비가 된 기사를 비축해 두는 것입니다.

이렇게 하면 편집 일정의 무결성을 손상시키지 않으면서 우선 순위를 변경하고, 새로운 아이디어를 탐색하고, 비상 사태를 관리할 수 있는 유연성을 갖게 됩니다. 정기적으로 일정에 따라 게시하는 것은 전략에 매우 중요하며 청중을 유지하고 참여를 유지하려면 모든 상황에서 일관성을 유지할 수 있어야 합니다.

또한 백업 또는 비축을 통해 창작 과정의 어떤 단계도 서두를 필요가 없고 제작하는 각 조각을 다듬을 수 있는 충분한 시간이 있으므로 콘텐츠 품질을 유지할 수 있습니다.

그러나 이제 막 콘텐츠 작업을 시작하고 인력이 부족한 경우 일정을 따라잡기가 어려울 수 있으므로 달성하기 어려울 수 있습니다. 이 경우 가장 안전한 조치는 출판을 시작하기 전에 비축량을 확보하는 것입니다. 이렇게 하면 마감일 준수와 관련된 스트레스를 최소화하고 시간이 부족할 때 전략이 손상되지 않도록 할 수 있습니다.

2. 콘텐츠 생성 프로세스 계획

콘텐츠 생성 프로세스를 매핑한다는 것은 콘텐츠 워크플로의 단계를 연속적인 순서로 나열하고 각각에 대한 짧은 요약을 추가하는 것을 의미합니다. 이 정보를 흑백(또는 풀 컬러 그래픽으로 제공하지 않는 이유)으로 제공하면 기업이 콘텐츠 생성을 간소화하고 누구도 콘텐츠 내에서 자신의 위치를 ​​오해하지 않도록 할 수 있습니다.

지도가 제공하는 투명성은 사람들이 프로세스의 중요한 단계를 놓치지 않고 작업을 완료할 수 있도록 하므로 경영진과 직원 모두에게 큰 이점이 될 수 있습니다. 결과적으로 생산이 원활하게 실행되고 잠재적인 병목 현상이 명확하게 표시되고 관리가 더 쉽습니다.

포함할 단계는 생성하는 콘텐츠 유형과 프로세스에 참여하는 팀 구성원에 따라 다릅니다. 또한 캘린더의 각 콘텐츠 유형에 대해 개별 워크플로를 설정해야 합니다.

이 기사의 끝에서 기사 및 블로그 게시물을 만들기 위한 콘텐츠 워크플로 템플릿을 제공합니다. 그것을 참조하면 당신의 내용에 무엇을 포함시켜야 하는지에 대한 아이디어를 얻는 데 도움이 될 것입니다.

3. 철저한 문서 준비

콘텐츠 워크플로의 각 단계에 포함된 내용을 요약하는 것 외에도 구현 방법에 대한 철저한 문서를 제공해야 합니다. 여기에는 작업이 할당된 사람에게 기대되는 사항, 추가 리소스를 찾을 수 있는 곳, 추가 질문이 있는 경우 문의할 사람을 설명해야 합니다.

요컨대, 각 사람이 차질과 불확실성 없이 작업을 완료할 수 있도록 명확한 지침을 제공해야 합니다.

문서는 브랜드 지침 및 지식 기반을 참조하거나 독립 실행형 pdf 형식으로 제공될 수 있습니다.

또한 프로세스에서 사용할 수 있거나 사용해야 하는 도구 목록과 작동 방법에 대한 지침을 제공해야 합니다. 필요한 경우 교육을 제공하고 직원이 자신의 기술에 자신이 없으면 지원을 요청하도록 권장합니다.

4. 책임을 적절하게 분배

각 사람은 자신이 담당하는 단계와 나머지 단계를 담당하는 사람을 알고 있어야 합니다. 이런 식으로 그들은 자신의 역할을 완수했을 때 누구에게 작업을 넘겨야 하는지, 또한 차질이 생겼을 때 누구에게 의지해야 하는지 알 수 있습니다.

또한 프로젝트 관리자, 콘텐츠 마케팅 전략가, 콘텐츠 관리자 또는 전담 프로젝트 소유자가 될 수 있는 전체 프로세스를 담당하는 한 사람이 있어야 합니다. 이 사람은 생성된 콘텐츠가 회사의 콘텐츠 전략에 맞는지 확인하고 문제를 완화하며 게시된 콘텐츠의 성능을 모니터링합니다.

그러나 다른 회사에서는 콘텐츠 워크플로 역할을 결합하여 한 명의 마케팅 전문가가 구현하거나 여러 사람이 작업할 수 있음을 염두에 두십시오.

또한 콘텐츠 워크플로가 원활하게 실행되려면 모든 팀원이 결석해야 할 경우 책임을 누구에게 위임할 수 있는지 알아야 합니다. 이렇게 하면 휴가로 인해 방해 요소나 생산 문제가 발생할 가능성이 줄어듭니다.

5. 작업 시간 프레임 정의

콘텐츠 워크플로의 이 부분은 종종 간과되는 경우가 많지만 성공하거나 중단하는 이유가 되기 쉽습니다.

문서에서 각 작업에 예상되는 시간에 대한 명확한 지침을 제공해야 합니다. 그렇지 않으면 사람들이 우선 순위를 잘못 이해하고 병목 현상을 일으킬 가능성이 있습니다.

또한 모든 사람은 자신의 시간 프레임뿐만 아니라 전체 프로세스의 일정을 알고 있어야 매일, 매주, 매월 작업을 적절하게 계획할 수 있습니다.

그러나 제공된 시간 프레임과 기한이 현실적이고 달성 가능한지 확인하십시오. 모든 사람이 수십 개의 기한이 지난 작업을 수행할 필요는 없습니다. 이것은 사람들의 의욕을 꺾습니다. 직원이 정기적으로 뒤쳐지는 것을 발견하면 그 이유를 조사하고 필요한 경우 전략을 수정해야 합니다.

6. BPM 도구 구현

BPM(비즈니스 프로세스 관리) 도구를 사용하면 프로세스를 더 쉽게 추적 및 모니터링하고, 문제를 식별하고, 모든 사람이 작업을 추적할 수 있습니다. 투명성을 높일 뿐만 아니라 경영진과 직원 모두를 위한 콘텐츠 워크플로를 단순화할 수 있습니다.

중소기업은 물론 대기업도 액세스할 수 있는 SaaS BPM 솔루션이 많이 있습니다. 회사에서 하나를 구현하면 콘텐츠 워크플로뿐만 아니라 모든 작업에 대한 더 나은 개요를 얻을 수 있습니다. 또한 의사 소통을 개선하고 경영진이 직원 성과에 대해 보다 개별적인 접근 방식을 취하도록 하며 생산성 향상에 기여할 수 있습니다.

또한 기한을 설정하고 준수하기가 더 쉽습니다. 워크플로는 템플릿으로 구성할 수 있으며 마감 날짜가 가까워지면 알림을 표시할 수 있습니다. 또한 필요한 경우 자동화 및 조정할 수 있습니다.

보너스: 콘텐츠 워크플로 템플릿

기사 및 블로그 게시물을 게시할 때 사용할 수 있는 콘텐츠 워크플로 템플릿을 만들었습니다. 파이프라인의 단계와 사용할 수 있는 리소스를 기반으로 비즈니스 요구 사항에 맞게 조정할 수 있습니다.

콘텐츠 제작 지도:

1. 브레인스토밍 및 제목 제안. 회사 전략에 기여하는 콘텐츠 제목 또는 기둥 게시물 목록 만들기. 편집 캘린더에 제목을 추가하고 작가에게 할당합니다. 담당자: 전략가 및/또는 작가 기간: 파이프라인에 공급할 충분한 주제가 있는지 확인하기 위해 한 달에 한 번 이상 수행해야 합니다.
2. 키워드 연구. 사용자의 의도와 회사의 목표에 맞는 각 타이틀에 대한 최적의 검색어를 찾습니다. 주제를 심층적으로 다루기 위해 언급해야 하는 하위 주제 목록을 제공합니다. 담당자: 전략가 및/또는 작가 기간: 제목 제안 시 주요 키워드를 제공해야 합니다. 추가 검색어 및 주제는 이후에 제공될 수 있습니다.
3. 브리핑 및 타이트 할당 . 주제에 접근하는 방법에 대한 정보를 제공하고 작가에게 할당합니다. 담당자: 전략가, 콘텐츠 관리자 및/또는 작가 기간: 편집 일정 및 프로세스 기간에 따릅니다. 팀이 적시에 작업을 수행할 수 있도록 충분히 사전에 전달되어야 합니다.

4. 연구 및 개요. 주제를 조사하고 기사를 요약합니다. 해당 주제에 대한 작가의 기술, 경험 및 지식에 따라 승인을 위해 개요를 제출하거나 직접 기사 작성을 진행하고 준비가 되면 초안을 제출할 수 있습니다. 담당자 : 작가 기간 : 1일

5. 쓰기. 텍스트를 만들고, 키워드로 최적화하고, 제목과 부제목으로 적절하게 서식을 지정합니다. 작가는 또한 내부 링크를 추가하고 관련 기사 목록을 제공할 수 있을 뿐만 아니라 관련 연구, 통계 및 정보에 대한 외부 링크를 제안할 수도 있습니다. 작가는 이미지와 그래픽에 대한 아이디어도 제공해야 합니다. 담당자 : 작가 기간 : 2일
6. 검토. 텍스트를 검토하여 요약과 일치하고 회사 요구 사항을 준수하는지 확인합니다. 담당자는 또한 콘텐츠가 원본이고 중복 문제가 발생하지 않는지 확인하기 위해 표절 검사를 수행할 수 있습니다. 그런 다음 작성자에게 작업을 다시 할당하여 편집을 구현하고 필요한 경우 조정합니다. 담당자 : 콘텐츠매니저 또는 선임작가 기간 : 1일
7. 주제 전문가 승인. 주제에 따라 텍스트를 할당하여 전문가가 검토하도록 할 수 있으며 실제 오류 및 기타 문제를 확인하고 개선 사항을 제안할 수 있습니다. 담당자 : 해당분야 전문가 기간 : 1일
8. 편집. 문법 및 철자 오류, 가독성 문제를 제거하기 위해 텍스트를 검토합니다. 담당자 : 에디터 기간 : 1일
9. 그래픽 디자인. 제공된 모든 이미지와 스크린샷의 형식을 지정하고, 추천 이미지를 만들고, 요청된 그래픽, 비주얼, 인포그래픽, gif 등을 생성합니다. 비주얼이 승인되면 콘텐츠를 게시할 수 있습니다.
   
   담당자 : 그래픽디자이너 기간 : 2~3일
10. 업로드 및 게시. 이미지와 함께 콘텐츠를 CMS에 업로드합니다. 담당자가 스키마 마크업, 메타 설명, 이미지 대체 태그, URL 최적화 등과 같은 추가 SEO 최적화를 처리합니다. 이 작업이 완료되면 콘텐츠가 온라인에 게시됩니다. 담당자: 콘텐츠 관리자 기간: 1일, 콘텐츠 일정에 따라 다름
11. 분포. 소셜 미디어 공유, 이메일 뉴스레터, 팟캐스트, 비디오 등을 포함하여 회사의 옴니채널 마케팅 전략에 대한 콘텐츠 용도 변경. 이 단계에는 다른 콘텐츠 워크플로가 적용될 수 있는 추가 크리에이티브 및 텍스트가 포함될 수 있습니다. 담당자 : SNS담당자, 이메일마케팅담당자 기간 : 1일, 각 일정에 따라 다름

필요한 문서:

• 콘텐츠 길이(단어 또는 문자)
• 목소리 톤
• 어휘와 스타일
• 서식
• 템플릿
• 구조
• 표제 케이스 스타일
• 옥스포드 쉼표 사용
• 쓰기 및 SEO 도구

추가 리소스 목록:

• 그래픽 디자인 및 비주얼 가이드라인
• 소셜 미디어 지침
• 이메일 마케팅 가이드라인

결론

워크플로 없이 콘텐츠 생성을 성공적으로 실행할 수는 있지만 프로세스를 문서화하고 관련된 모든 사람에게 명확한 지침을 제공하지 않으면 효율성이 떨어질 수 있습니다.

지침과 기간을 제공하고 그에 따라 책임을 분담함으로써 사람들이 주의를 산만하게 하지 않고 일을 할 수 있도록 합니다. 워크플로는 사람들이 자신 있게 프로세스를 탐색할 수 있도록 하는 로드맵일 수도 있고 불확실한 경우 진행 방법에 대한 보안을 제공하는 안전망일 수도 있습니다.

즉, 워크플로의 가장 큰 이점은 생산성을 향상시키고 팀을 기름칠이 잘 된 기계로 만들 수 있다는 것입니다.