프로젝트 비용 초과 방지를 위한 7가지 팁

비용 초과를 피하는 것은 성공적인 프로젝트를 마감하는 열쇠입니다. 프로젝트가 예산을 초과하여 제공되는 경우 결과물의 품질과 적시 실행이 창밖으로 나올 수 있습니다.

물론 빠듯한 예산을 유지하겠다고 말하기는 쉽습니다. 그러나 비용 초과는 너무 많은 곳에서 발생할 수 있으므로 비용을 낮추는 것이 때때로 두더지 잡기 게임처럼 느껴질 수 있습니다.

비용 초과란 무엇입니까?

비용 초과라는 용어는 프로젝트 예산을 초과하게 되는 예상치 못한 비용을 나타냅니다. 비용 초과는 모든 프로젝트에서 발생할 수 있으며 특히 건설, 제조 및 소프트웨어 개발 프로젝트에서 일반적입니다. 비용 초과는 비용 증가 또는 예산 초과라고도 하며 여러 가지 이유로 발생할 수 있습니다.

프로젝트가 예산을 초과할 수 있는 이유를 알아보기 전에 비용 초과를 방지하는 데 도움이 되는 프로젝트 관리 소프트웨어를 살펴보겠습니다. ProjectManager는 비용을 더 잘 모니터링할 수 있도록 실시간 데이터를 수집하는 소프트웨어입니다. 라이브 대시보드는 비용을 포함하여 6가지 프로젝트 메트릭을 자동으로 수집 및 계산하고 이를 다채롭고 읽기 쉬운 그래프로 표시합니다. 경량 도구와 달리 설정이 필요하지 않습니다. 지금 무료로 ProjectManager를 시작하십시오.

비용 초과의 주요 원인

비용 관리는 소모적인 작업일 수 있습니다. 프로젝트 관리자는 항상 잘 진행되고 있는지 확인하기 위해 프로젝트 비용을 지속적으로 확인해야 합니다. 이 외에도 시간, 범위, 위험 및 품질과 같은 다른 프로젝트 제약 조건을 모니터링해야 합니다.

아래에 비용 초과의 주요 원인을 나열하여 이 문제를 방지하고 프로젝트를 제시간에 예산 미만으로 제공할 수 있습니다.

• 잘못된 프로젝트 견적: 모든 프로젝트 관리자는 프로젝트 예산을 작성하기 전에 모든 프로젝트 비용을 추정해야 하기 때문에 비용 견적은 프로젝트 관리의 성공에 매우 중요합니다. 프로젝트 비용을 정의하는 데 도움이 되는 과거 데이터 또는 전문가 패널과 같이 마음대로 사용할 수 있는 모든 도구를 사용하십시오. 프로젝트 예산이 충분하지 않으면 비용 초과에 직면할 가능성이 매우 높습니다.
• 범위 이동: 범위 이동은 프로젝트 범위가 잘 정의되지 않은 경우 발생합니다. 간단히 말해서 실행 단계에서 예기치 않은 작업이 발생한다는 의미입니다. 예상치 못한 작업을 실행하면 비용이 증가하여 프로젝트 예산을 초과하고 비용 초과가 발생할 가능성이 매우 높습니다.
• 열악한 위험 관리: 모든 프로젝트는 많은 잠재적 위험에 직면해 있습니다. 프로젝트 관리자와 프로젝트 관리 팀의 책임은 모든 잠재적 위험을 설명하는 위험 관리 계획과 필요한 경우 구현할 완화 전략을 작성하는 것입니다. 위험 관리 계획이 수립되지 않으면 예상치 못한 위험이 프로젝트에 영향을 미치고 비용이 증가하여 비용 초과가 발생할 수 있습니다.
• 커뮤니케이션 부족: 프로젝트는 팀워크와 커뮤니케이션이 필요한 노력입니다. 프로젝트 관리자는 프로젝트 후원자, 프로젝트 팀 및 프로젝트 이해 관계자를 하나로 묶는 접착제가 되어야 합니다. 의사소통이 부족하면 프로젝트 계획이 예기치 않게 변경되거나 비용 초과를 유발할 수 있는 다른 문제가 발생할 수 있습니다.

비용 초과를 피하는 방법

비용 초과 또는 합의된 예산을 초과하여 프로젝트를 추진하는 모든 종류의 비용은 프로젝트 관리자가 지속적으로 경계해야 하는 사항입니다. 비용 초과를 방지할 수 있는 몇 가지 방법이 있습니다.

다음은 예산 관리에 도움이 되는 7가지 팁입니다.

1. 철저한 프로젝트 기획

비용 초과를 막는 가장 좋은 방법은 프로젝트를 실행하기 전에 계획을 세우는 것입니다. 견적을 더 철저하고 정확할수록 예산 범위 내에서 유지될 가능성이 높아집니다. 프로젝트 위험은 철저한 위험 관리 계획으로 설명될 수 있습니다. 모든 프로젝트를 계획할 때 가능한 모든 시나리오를 고려하고 과거 데이터, 인터뷰 및 경험을 사용해야 합니다. 계획이 상세화되면 프로젝트의 이해 관계자가 서명하도록 하여 모든 사람이 기대치에 대해 같은 생각을 하도록 합니다.

2. 공급업체 파악

많은 프로젝트는 특정 작업을 돕거나 자재 및 장비를 공급하기 위해 외부 공급업체의 도움을 받아야 합니다. 외부 공급업체와의 관계는 종종 통제할 수 없는 비용 초과로 프로젝트를 엽니다. 따라서 관계가 공고히 되기 전에 실사를 하는 것이 중요합니다.

먼저, 공급업체의 용량과 그들이 귀하의 요구 사항을 충족할 것인지 이해하십시오. 공급업체에서 비용을 인용할 때 정확한지 확인하십시오. 그런 다음 계약서에 서명하기 전에 공급업체가 마감일을 준수하는지 확인하고 다른 사람들이 그들과 협력하는 것에 대해 어떻게 말하는지 확인하기 위해 약간의 배경 확인을 수행합니다.

3. 계획된 범위 유지

범위 이동은 프로젝트를 비용 초과로 보내는 가장 큰 위협 중 하나입니다. 변경 요청은 항상 프로젝트 관리자의 책상을 수렁에 빠뜨립니다. 이들은 이해 관계자나 고객뿐만 아니라 팀 구성원에게서도 나옵니다. 그들 모두는 필요와 욕구가 있습니다. 그들 중 많은 것들이 프로젝트에 적절하고 심지어 유익할 수도 있습니다. 그러나 변경 사항이 너무 많으면 프로젝트에 큰 영향을 미치므로 비용 초과를 피할 수 없습니다. 프로젝트 범위를 늘리기 전에 큰 그림을 생각하십시오.

4. 프로젝트 계획 도구 사용

강력한 도구가 프로젝트 관리자의 작업을 더 쉽게 만들고 프로젝트의 생산성을 높이며 효율성을 높이는 것은 당연합니다. 또한 비용 초과를 최소화하는 데 도움이 됩니다. Gantt 차트와 같은 일정 도구는 프로젝트를 순조롭게 진행하고 비용 초과를 방지하는 데 도움이 될 수 있습니다.

5. 이해 관계자를 최신 상태로 유지

이해 관계자와 프로젝트 관리자 사이에 명확한 의사 소통 라인이 없으면 지연이 불가피합니다. 지연은 비용 초과로 이어지고 작업이 잘못된 시간에 잘못된 작업에서 시작될 위험이 너무 큽니다. 이 낭비된 시간은 전체 프로젝트를 궤도에서 벗어나게 할 위험이 있습니다.

이해 관계자와 팀은 적절한 커뮤니케이션이 필요하지만 각자 올바른 정보를 얻어야 합니다. 팀은 세부 사항을 원하지만 이해 관계자는 프로젝트가 계획대로 진행되고 있는지 확인하기 위해 광범위한 스트로크를 원합니다.

6. 진행 상황 모니터링

ProjectManager의 실시간 대시보드는 프로젝트 진행 상황을 추적하는 데에도 이상적입니다. 문제가 프로젝트 일정과 예산을 위협하는 문제가 되기 전에 해결할 수 있습니다. 실시간 대시보드는 프로젝트 진행 상황뿐 아니라 프로젝트 슬리피지 등을 포함하여 계획 및 실제 완료에 대한 팀의 작업량 및 일정을 측정합니다.

7. 자원 재할당

예산보다 더 많이 지출하는 프로젝트를 발견하면 리소스를 재할당하여 대응할 것입니다. 그러나 사전에 리소스를 평가하고 가장 효과적인 위치에 배치하여 해당 시나리오에 대비할 수도 있습니다. 이것은 가장 귀중한 자원인 팀의 경우 특히 그렇습니다.

가장 경험이 풍부하고 숙련된 팀원을 모으면 보다 생산적이고 효율적인 프로젝트를 수행할 수 있습니다. 이러한 리소스는 비용이 더 많이 들 수 있지만 계획을 완료하고 자금을 따로 마련했다면 처리할 문제가 적을 때 백엔드에서 비용을 절약할 수 있습니다.

비용 초과 방지를 위한 관련 콘텐츠

ProjectManager는 프로젝트를 관리하고 프로세스를 간소화하며 온라인으로 팀과 협업하는 데 도움이 되는 작업 및 프로젝트 관리 소프트웨어입니다. 또한 수백 개의 프로젝트 관리 블로그, 템플릿 및 가이드를 제공합니다. 다음은 비용 관리 기술을 향상시키기 위한 몇 가지 빠른 가이드입니다.

비용 편익 분석

프로젝트를 시작하기 전에 프로젝트 관리 팀은 이익이 비용을 초과하고 투자가 안전하다는 것을 이해 관계자에게 확신시키기 위해 프로젝트에서 예상되는 비용과 잠재적 이익을 평가해야 합니다.

프로젝트 관리의 비용 추정

비용 추정은 비용 초과 및 프로젝트 실패로 이어지기 때문에 프로젝트 관리자의 가장 중요한 책임 중 하나입니다.

비용 관리 계획을 세우는 방법

비용 관리 계획은 프로젝트 관리 팀이 비용을 모니터링하고 프로젝트를 예산 미만으로 유지하기 위해 따라야 하는 모든 비용 관리 전략, 절차 및 지침이 포함된 문서입니다.

ProjectManager는 비용을 일정 수준으로 유지하는 완벽한 도구입니다

ProjectManager에는 강력하면서도 사용하기 쉬운 온라인 Gantt 차트가 있습니다. 협업을 촉진하고 상태를 즉시 업데이트하므로 프로젝트 관리자와 팀은 프로젝트 진행 상황에 대한 최신 정보를 얻을 수 있습니다. 적절한 일정은 추정치를 정확하게 유지하는 데 도움이 되며 비용 초과의 위험으로 이어지는 유휴 시간을 방지합니다.

작업 종속성은 ProjectManager의 Gantt 차트 내에서 연결할 수 있습니다. 다른 팀 구성원이 작업을 완료하는 동안 이러한 종속성은 다른 구성원이 차단되거나 할 일 없이 대기하는 것을 방지합니다. 팀 구성원은 보다 협력적이고 효율적인 실행을 위해 작업 수준에서 주석을 달 수 있습니다. 각 작업에는 문서 또는 이미지에 관계없이 파일이 첨부될 수 있습니다.

ProjectManager의 실시간 대시보드 즉시 업데이트

ProjectManager에는 이해 관계자에게 빠르고 쉽게 보고할 수 있는 실시간 대시보드가 ​​있습니다. 실시간 대시보드는 많은 프로젝트 지표를 반영하는 일련의 그래프와 차트를 통해 상태 업데이트를 즉시 보여줍니다. 그런 다음 프로젝트 관리자는 이러한 그래프와 차트를 필터링하여 필요한 데이터를 표시할 수 있습니다. 이 그래프와 차트를 인쇄하는 것은 가까운 곳에 하드 카피를 원할 경우 옵션입니다. 이해 관계자에게 발표할 때 몇 번의 클릭으로 자세한 내용을 찾아 질문에 답할 수 있습니다.

ProjectManager는 프로젝트 관리자가 계획, 추적 및 보고하는 데 필요한 도구를 제공하는 프로젝트 관리 소프트웨어입니다. 시각적 워크플로 Kanban 보드 및 대화형 Gantt 차트를 포함하는 동적 및 협업 소프트웨어 덕분에 비용 초과가 보다 잘 통제되고 프로젝트에 몰래 들어가 침몰할 가능성이 줄어듭니다. 지금 무료 30일 평가판을 사용해 보십시오.