프로젝트 프레젠테이션: 프로젝트 프레젠테이션을 준비하고 전달하는 방법

이사회에 프로젝트 프레젠테이션을 해야 한다는 말을 듣는 것보다 프로젝트 관리자의 마음을 더 빨리 가라앉히는 것이 있을까요? 압력. 책임. 물론, 회사의 이사들이 프로젝트에 대한 귀하의 의견을 원할 만큼 귀하를 충분히 신뢰한다는 사실에 기뻐하지만, 이러한 강력한 플레이어 앞에서 발표해야 하므로 스트레스 수준이 급격하게 높아집니다.

고위 관리자로부터 이러한 프레젠테이션 요청을 아직 받지 못했다면 그렇게 될 것입니다! 이러한 시나리오는 프로젝트, 특히 신제품을 소개하거나 조직 변경이 수반되는 프로젝트에서 일반적입니다. 그러나 압도되지 마십시오. 프로젝트 프레젠테이션을 하는 것이 두렵게 느껴질 수 있지만 다른 회의와 마찬가지로 계획하고 준비할 수 있습니다.

프로젝트 프레젠테이션이란 무엇입니까?

프로젝트 프리젠테이션은 주요 이해관계자에게 프로젝트 프로세스와 산출물을 설명할 수 있는 기회입니다. 이는 몇 명의 개인이 포함된 보고서를 통한 빠른 업데이트와 같이 비공식적일 수도 있고 공식적일 수도 있습니다. 공식적인 프로젝트 프레젠테이션에는 적절한 회의 시간, 신중한 슬라이드 데크, 목표 검토 등이 필요한 경우가 많습니다. 공식적인 프로젝트 프레젠테이션을 준비하고 전달하는 방법을 논의하는 데 대부분의 시간을 할애할 것입니다.

공식적인 프로젝트 프레젠테이션에는 좋은 데이터가 필요합니다. 프로젝트 관리 소프트웨어는 포인트 및 진행 업데이트를 보완하는 데 필요한 대시보드 및 보고서를 제공할 수 있습니다. ProjectManager에는 이해 관계자와 공유할 수 있는 실시간 대시보드와 몇 번의 클릭만으로 만들 수 있는 8가지 심층 프로젝트 보고서가 있습니다. 오늘 무료로 시작하세요!

프로젝트 프레젠테이션이 중요한 이유는 무엇입니까?

프로젝트 프레젠테이션은 귀하와 귀하의 팀이 수행한 작업의 중요성을 전달할 수 있는 기회입니다. 진행 상황과 성과를 명확하게 설명할 수 없다면 주요 이해 관계자는 프로젝트에 돈, 시간 및 자원이 소비되는 이유를 이해하지 못할 것입니다.

그렇게 생각하면 사람들이 프로젝트 프레젠테이션을 준비하는 데 왜 그렇게 많은 시간을 보내는지 당연합니다. 다음 프레젠테이션을 공원 밖으로 두드리는 방법을 알아 보려면 계속 읽으십시오.

프로젝트 프레젠테이션을 준비하는 방법

프로젝트 프레젠테이션을 준비하는 것이 실제 전달보다 더 중요할 수 있습니다. 잘 준비하면 중요한 날에 성공할 수 있도록 준비할 수 있기 때문입니다. 프로젝트 프레젠테이션을 위해 수행할 수 있는 몇 가지 준비 기술을 살펴보겠습니다.

1. 프로젝트 프레젠테이션을 위한 캘린더 초대장 만들기

사람들이 나타나기만을 기대할 수는 없습니다. 그들은 출석을 요구하는 중요한 행사가 있다는 것을 알아야 하므로 일기에 기록하십시오. 사람들은 회의와 일정 약속을 꽤 일찍 계획하여 충분히 경고합니다. 가능한 한 빨리 프레젠테이션 일정을 잡고 참석 가능 여부에 대한 답장을 받지 못한 경우 개인(또는 보조원)에게 확인하십시오.

귀하의 프로젝트에 대해 이야기하기 위해 다른 사람의 회의에 초대받은 경우 계획표에 있는지 확인하고 미리 계획할 시간을 예약하십시오. 그렇지 않으면 자료를 준비할 시간이 부족해질 위험이 있습니다.

2. 프레젠테이션 형식 선택

메시지를 어떻게 전달하시겠습니까? 회의 일정을 잡은 경우 공식적인 발표를 기대하고 있을 가능성이 높습니다. 괜찮습니다. 하지만 어떻게? 슬라이드나 플립 차트를 사용하거나 iPad를 모니터에 미러링하시겠습니까? 청중이 프레젠테이션의 어떤 부분에든 참여하기를 기대합니까? 메모 없이 말할 수 있습니까, 아니면 당일에 몇 가지 조언을 하는 것이 더 낫습니까?

발표 장소도 고려해야 합니다. 예를 들어, 두 개의 슬라이드로 느슨하게 구성된 프로젝트 업데이트와 같이 작은 방과 제한된 청중에 적합한 형식은 강의실처럼 배치된 이해관계자로 가득 찬 방에는 적합하지 않을 것입니다. 앞 강의실에서 당신과 함께.

3. 프로젝트 관리 프레젠테이션 연습하기

프레젠테이션을 하는 것은 기술입니다. 연습, 연습, 연습. 큰 프로젝트 발표 전에 직원 브리핑이나 팀 회의에서 짧은 업데이트와 같은 소규모 프로젝트를 자원하여 수행하십시오. 방 앞에 서서 재료와 함께 편안함을 느끼기를 원합니다. 슬라이드 전환 위치를 기억할 수 있도록 집이나 빈 회의실에서 프레젠테이션을 실행합니다. 프로젝터와 클리커를 사용하여 슬라이드를 앞으로 이동하는 연습을 하십시오. 제2의 천성이 되도록 플립 차트를 여러 번 작성하십시오.

연습과 훈련을 통해 훨씬 더 세련되고 전문적인 전달이 가능하고 청중에게 훨씬 더 나은 경험을 제공할 수 있습니다.

4. 프레젠테이션을 읽을 수 있도록 크게 작성

슬라이드를 사용하든 플립 차트를 사용하든 크게 쓰거나 큰 글꼴을 사용하십시오. 작은 방에서도 화면의 내용을 확인하기 어려운 경우가 많습니다. 즉, 메시지가 제대로 전달되지 않습니다. 그리고 청중이 당신의 말을 듣지 않고 전화를 확인하는 것은 변명입니다.

좋은 팁은 슬라이드를 인쇄하여 바닥에 놓는 것입니다. 서있는 자세에서 여전히 명확하게 읽을 수 있다면 텍스트가 충분히 큰 것입니다. 단어를 읽을 수 없거나 읽기 위해 몸을 숙여야 한다면 글꼴 크기를 크게 만드세요!

5. 프레젠테이션을 위한 백업 계획을 세우십시오

프로젝터가 고장나고 회의실에 전화가 연결되지 않으며 중요한 순간에 펜이 다 떨어집니다. 모든 것이 잘못될 수 있도록 계획하십시오. 귀하의 프레젠테이션 청중은 바쁜 사람들로 구성되어 있으며 그들은 귀하가 기술을 만지작거리는 것을 보고 싶어하지 않습니다. 그들이 도착하기 전에 모든 것이 작동하도록 하고, 시작할 때 작동하지 않으면 어쨌든 계속할 수 있도록 백업 계획(예: 슬라이드 인쇄물)이 있는지 확인하십시오.

프로젝트 발표 방법

운명의 날이 오면 프로젝트 프레젠테이션을 할 때 염두에 두어야 할 몇 가지 중요한 사항이 있습니다. 이러한 모범 사례를 따르면 프로젝트와 팀을 가능한 한 최상의 조명으로 묘사할 수 있습니다.

1. 명확하게 말하고 전문 용어에 의존하지 마십시오.

프레젠테이션은 명확성과 원활한 의사소통에 달려 있습니다. 전문 용어와 복잡한 추론으로 프레젠테이션을 수렁에 빠뜨리면 청중을 잃게 될 것입니다. 청중이 이해할 수 있는 언어를 사용하여 필요한 모든 핵심 사항을 청중이 따라갈 수 있도록 하십시오.

회의에 참석한 모든 사람이 프로젝트의 모든 복잡한 사항을 이해하는 것은 아니며 실제로 그들 중 누구도 이해하지 못할 가능성이 높습니다. 따라서 천천히, 명확하게 말하고 의사소통을 하십시오.

2. 중요한 사항에 충실하고 데이터 사용

프로젝트 프레젠테이션을 할 때 프로젝트의 원래 목표와 요구 사항을 간과하지 마십시오. 귀하의 이해 관계자는 처음에 특정 목표에 동의했습니다. 이러한 목표를 달성하기 위해 어떤 추세를 보이고 있습니까? 때때로 좌절이나 어려움, 또는 당신이 매력적이라고 ​​생각하는 것에 집중하기가 쉽습니다. 그러나 중요한 비즈니스 목표를 중심으로 하는 것이 가장 좋습니다.

주요 목표와 이니셔티브를 다룰 때 데이터를 사용하여 프로젝트 프레젠테이션을 보완하는 것이 중요합니다. 그러나 너무 많은 데이터를 사용하지 마십시오! 사람들은 숫자에 빠져 당신의 말을 듣지 않을 것입니다. 섬세한 균형입니다.

3. 이야기를 들려주세요

당신은 아마도 꽤 많은 프레젠테이션을 보았을 것이고, 나는 당신이 그 중 일부에서 졸고 있는 것을 멈추려고 노력했을 것이라고 기대합니다. 프로젝트 상태 업데이트는 지루할 수 있습니다. 주제가 지루하지 않다면 종종 화자가 지루합니다. 그것이 당신이되게하지 마십시오.

청중의 관심을 유지하는 한 가지 방법은 프레젠테이션을 가장 흥미로운 방식으로 구성하는 것입니다. 그들이 무엇을 흥미롭게 찾을지 고려하십시오(그리고 그것은 당신이 흥미롭게 생각하는 것과 같지 않을 것입니다). 프로젝트의 스토리를 전달하는 것은 좋은 생각입니다. 프레젠테이션의 시작, 중간, 끝을 생각해 보십시오. 아마도 고객의 관점에서 라이프사이클을 따를 것입니다.

프로젝트 관리 프로세스가 아닌 이점에 집중하십시오. 프레젠테이션 자료가 말이 되는지 모르겠다면 프로젝트에 대해 전혀 모르는 친구나 가족을 지나쳐 보세요. 그들이 잠들지 않는다면, 괜찮아!

4. 프레젠테이션에 대한 피드백 요청

프레젠테이션이 끝나면 피드백을 요청하십시오. 사람들이 방을 떠나기 전 또는 며칠 후에 세션이 끝날 때 이 작업을 직접 수행할 수 있습니다. 다음 번에 개선할 사항을 작업하는 데 도움이 되므로 피드백을 받는 것이 좋습니다.

프레젠테이션 기술과 프레젠테이션 내용 모두에 대한 인상을 사람들에게 물어보십시오. 콘텐츠가 정말 훌륭하지만 전달하는 데 자신이 부족하거나 반대로 매력적인 발표자이지만 자료가 그들과 관련이 없다는 것을 알 수 있습니다. 이 모든 것은 알아두면 유용한 정보이며 다음 번 프레젠테이션 기술을 향상시키는 데 도움이 될 것입니다.

프로젝트 관리 프레젠테이션은 마스터하는 데 시간이 걸립니다

프리젠테이션을 하는 것은 프로젝트에서 매일 일어나는 일이 아니지만 프로젝트 수명 주기 동안 한두 번 해야 할 가능성이 높습니다. 프로젝트에 많은 워크숍이나 사용자 세션이 포함된 경우 더 많이 합니다.

당황하지 마십시오. 프레젠테이션 기술은 배울 수 있으며 연습을 통해 향상될 것입니다! 문제를 해결하고 나면 프레젠테이션을 하는 데 자신감이 생기고 앞으로 프레젠테이션을 준비하는 것이 더 쉬워진다는 것을 알게 될 것입니다.

소프트웨어의 예약 기능을 사용하여 프로젝트 대시보드에서 쉽게 볼 수 있는 팀 캘린더에서 프레젠테이션을 예약할 수 있습니다. 이를 통해 프레젠테이션 후 온라인 문서 라이브러리와 의제 및 슬라이드를 공유할 수 있습니다. 그런 다음 훌륭한 채팅 도구를 사용하여 회의 후에 토론을 계속할 수 있습니다. 30일 동안 무료로 ProjectManager의 소프트웨어를 사용해 보고 실제로 얼마나 유용한지 확인하십시오.