승인 워크플로 정의 및 구현

품질을 간과하지 마십시오. 결과물을 제 시간에 완료했지만 이해 관계자의 기대에 미치지 못하면 문제가 발생합니다. 승인 워크플로는 품질을 보장하는 데 도움이 될 수 있으며 대규모 자동화 워크플로의 일부인 경우 프로세스를 간소화할 수도 있습니다.

다양한 유형의 승인 워크플로가 있으며 모두 자동화된 것은 아닙니다. 정의를 학습한 후 프로세스에 가장 적합한 정의를 선택할 수 있습니다. 승인 워크플로가 무엇이며 승인 워크플로를 자동화하면 작업을 더 효율적이고 효율적으로 수행하는 데 어떻게 도움이 되는지 살펴보겠습니다.

승인 워크플로란 무엇입니까?

승인 워크플로는 생산의 다음 단계로 항목을 이동할 권한이 있는 개인에게 항목을 라우팅하는 방법입니다. 수동 또는 자동으로 수행할 수 있는 워크플로의 일부입니다. 이는 파이프라인을 통해 품질을 보장하는 데 도움이 되지만 필요한 승인에 대한 백로그도 방지합니다.

작업의 논리적 순서는 지정된 사람이 작업을 승인할 때까지 작업이 중지된다는 승인 워크플로에 의해 중단됩니다. 워크플로를 자동화하면 병목 현상이 줄어들고 효율성이 향상되어 작업장 생산성이 향상됩니다.

작업 승인 권한을 가진 사람은 일반적으로 해당 작업을 수행하는 팀의 직속 관리자이지만 프로세스에 따라 품질 보증 담당자 또는 부서 간 관리자가 될 수도 있습니다. 제품 및 조직의 범위에 따라 워크플로에 승인이 많거나 적을 수 있습니다.

작업을 자동화하고 승인 워크플로를 추가함으로써 기업은 작업 품질을 높은 수준으로 유지하면서 팀이 보다 생산적으로 작업하도록 도울 수 있습니다. ProjectManager는 워크플로를 자동화하고 작업 승인 설정을 통해 작업을 간소화하는 온라인 소프트웨어입니다. 사용자 지정 워크플로에 작업 승인을 추가하거나 자동화와 함께 상태를 업데이트하기 전에 승인자를 설정합니다. 지금 무료로 ProjectManager를 시작하십시오.

승인 워크플로 유형

다양한 유형의 워크플로 구조가 있지만 먼저 작업 제출 포털부터 시작하겠습니다. 여기에서 문서, 구매 주문서 또는 일종의 작업이 제출되어 이해 관계자, 관리자 또는 승인자가 서명할 수 있습니다.

그러면 워크플로에서 승인자가 누구인지 정의하게 됩니다. 예를 들어, 자동화 기능이 있는 많은 소프트웨어 도구에는 특정 사람에게 제출물을 편집하거나 보거나 관리할 수 있는 권한을 부여하는 방법이 있습니다.

승인 워크플로에는 일반적으로 백로그, 병목 현상 및 지연을 피하기 위한 기한이 있습니다. 승인을 위해 제출되면 작업은 승인자에게 작업이 검토할 준비가 되었음을 알리는 알림을 트리거하는 경우가 많습니다.

다양한 유형의 승인 워크플로가 있으며 각각은 조직의 프로세스에 더 큰 효율성을 제공하기 위해 사용됩니다. 승인 워크플로를 통과하는 작업의 품질을 소홀히 하지 않으면서 지연 없이 작업을 계속 진행할 수 있습니다. 승인 워크플로에는 세 가지 주요 유형이 있습니다.

1. 프로세스 승인 워크플로

이 승인 프로세스는 예측 가능하고 반복 가능한 작업을 수행할 때 사용됩니다. 이 워크플로는 팀 구성원이 달성하려는 결과를 알고 해당 목표에 도달할 수 있는 명확한 경로가 있는 프로세스에서 가장 잘 사용됩니다. 예를 들어 문서 승인에서는 프로세스 승인 워크플로가 일반적으로 사용됩니다.

2. 프로젝트 승인 워크플로

보다 유연한 워크플로가 필요한 경우 프로젝트 승인 워크플로를 사용할 수 있습니다. 이 워크플로는 목표가 정의된 작업에도 적합하지만 프로세스 승인 워크플로와 달리 이러한 목표를 달성하는 경로가 명확하지 않습니다. 이 승인 워크플로는 끝이 알려져 있지만 더 집단적인 즉흥 연주에 도달하는 방법으로 창의적인 프로젝트에서 자주 사용됩니다. 예를 들어 특정 목표가 있고 핵심 성과 지표(KPI)를 달성해야 하지만 이러한 KPI에 도달하는 방법이 명확하지 않고 여러 번 시도해야 하는 마케팅 캠페인을 생각해 보십시오.

3. 케이스 승인 워크플로

일부 워크플로에는 명확한 경로가 없습니다. 이러한 워크플로에서는 사례 승인 워크플로를 적용합니다. 이것은 팀이 작업을 시작할 때 목표가 정의되지 않았지만 작업 과정에서 추가 정보를 통해 작업할 때 명확하게 초점이 맞춰지는 경우 이상적인 워크플로입니다. 케이스 승인 워크플로를 더 잘 이해하려면 보험 청구를 생각해 보십시오. 보험 청구의 결과는 프로세스를 진행하면서 더 많은 정보가 수집될 때까지 명확하지 않습니다.

승인 워크플로 자동화

언급했듯이 승인 워크플로는 수동으로 수행하거나 프로세스를 자동화할 수 있습니다. 후자의 경우 승인 워크플로 자동화는 특정 작업이 완료되면 응답을 트리거하여 워크플로를 통해 항목을 이동합니다.

수동 승인 프로세스는 문제가 있습니다. 이로 인해 상충되는 피드백, 검토자가 여러 명일 때 권한이 있는 사람의 명확성 부족, 잘못된 목표 전달, 너무 많은 수정, 마감일 누락 등이 발생할 수 있습니다. 자동화된 승인 워크플로는 이러한 과속 방지턱을 피하고 워크플로를 원활하게 진행할 수 있습니다.

승인 워크플로를 자동화하면 프로세스에 책임이 있고 생산성을 유지할 수 있습니다. 이것은 모든 규모의 조직이 혜택을 받을 수 있는 것입니다. 그러나 먼저 워크플로의 단계를 명확하게 정의해야 합니다. 제출 요청 방법, 승인을 받기 위해 작업이 충족되어야 하는 기준, 워크플로 전체에서 승인자가 누구인지, 승인 또는 거부 후 제출 경로 등을 고려합니다.

승인 워크플로의 이점

승인 워크플로 사용의 주요 이점은 프로세스를 간소화한다는 것입니다. 파이프라인을 통해 항목을 더 빠르게 이동하여 효율성을 높이고 해당 워크플로, 승인의 단계를 정의하고 팀의 모든 사람이 작업에 집중할 수 있도록 하여 실수를 줄입니다.

또한 항목이 적절하게 승인되었고 승인이 신속하게 전달되었는지 확인합니다. 이렇게 하면 작업에 승인자가 한 명이든 여러 명이든 팀이 기한을 준수할 수 있습니다.

또한 승인 워크플로로 작업할 때 오류가 더 적습니다. 자동화는 승인 기준이 충족되었을 때만 승인이 이루어지도록 합니다. 즉, 나중에 수정해야 하는 오류가 줄어들어 지연이 발생합니다. 이는 시간을 절약하고 비용이 많이 들고 실망스러운 수정을 방지합니다.

자동화는 작업 상태를 추적하고 팀이 업데이트 또는 보류 중인 승인을 인지하도록 하는 측면에서 커뮤니케이션을 개선하는 방법이기도 합니다. 프로세스에서 이러한 유형의 투명성은 프로세스를 추가로 지연시키는 오해를 방지하는 데 도움이 됩니다.

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병목 현상은 워크플로의 일반적인 문제이며 지연과 좌절을 야기합니다. 승인 워크플로는 자동화를 통해 이러한 비용이 많이 드는 블록을 줄입니다. 예를 들어 작업에 승인자가 많은 경우 모든 승인자에게 작업을 더 빨리 진행하라는 요청을 보내도록 자동화된 승인 워크플로를 설정할 수 있습니다.

또 다른 장점은 자동화를 통해 일관성을 높여 프로세스를 간소화할 수 있다는 것입니다. 자동으로 승인된 모든 항목이 조직의 기준 및 정책을 충족하는지 확인합니다. 수동 검토가 더 이상 필요하지 않으므로 이 프로세스를 자동화하면 워크플로 속도가 빨라집니다.

승인 워크플로 모범 사례

승인 워크플로의 첫 번째이자 아마도 가장 중요한 측면은 승인 권한이 있는 사람을 선택했는지 확인하는 것입니다. 전체 프로세스는 이 결정에 달려 있습니다. 자동화된 승인 워크플로에서도 승인자는 승인 기준을 충족하지 않는 모든 항목에 대한 보호 장치입니다.

특히 여러 승인자를 처리할 때 자동화가 제안됩니다. 언급한 바와 같이 모든 승인자에게 한 번에 승인 통지를 보낼 수 있습니다. 또한 프로세스를 더욱 간소화하기 위해 삭제할 수 있는 워크플로의 중복을 식별하는 데 도움이 됩니다.

기한을 설정하면 작업 완료뿐만 아니라 승인 및 피드백도 지연되는 것을 방지할 수 있습니다. 셔플에서 이러한 기한이 손실되지 않도록 하려면 애플리케이션에서 이메일이나 경고를 보내는 자동화된 알림이 있는 도구를 찾으십시오.

ProjectManager 및 승인 워크플로

ProjectManager는 워크플로 자동화 및 작업 승인 기능이 있는 온라인 프로젝트 관리 소프트웨어입니다. 사용자 지정 워크플로를 만들고 더 나은 작업 관리를 위해 승인을 지정합니다. 승인을 설정하여 특정 작업을 자동화하고 워크플로를 간소화하여 생산성을 높일 수 있습니다.

워크플로 자동화로 반복적인 작업 간소화

승인 워크플로의 첫 번째 단계는 작업 단계를 명확하게 정의하는 것입니다. 사용자 지정 워크플로는 작업이 수행해야 하는 경로를 지시하는 규칙을 설정하는 데 도움이 됩니다. 또한 상태를 변경하거나 작업을 앞으로 이동할 수 있는 사용자를 정의합니다. 특정 작업을 설정하는 트리거를 정의하여 사용자 지정 워크플로 및 작업 승인을 자동화할 수 있습니다. 사용자 할당, 사용자 제거, 우선 순위 설정, 프로세스 비율 등을 할 수 있는 상태, 우선 순위, 진행률 및 기타에 대한 트리거를 설정합니다.

승인을 최신 상태로 유지하기 위해 실시간 알림 받기

워크플로를 간소화하기 위해 승인자는 승인을 위해 작업이 전송된 때를 알아야 합니다. 알림을 통해 사용자는 이러한 알림을 실시간으로 볼 수 있습니다. 받은 편지함으로 즉시 전송되지만 소프트웨어에서 경고도 생성하므로 도구를 나가거나 워크플로를 중단할 필요가 없습니다. 승인이 필요할 때 알림을 보내는 것 이상으로 알림을 사용자 정의할 수 있을 뿐만 아니라 작업 할당, 진행률 업데이트, 기한 변경 등의 작업도 수행할 수 있습니다.

워크플로에 도움이 되는 또 다른 기능은 더 나은 의사 결정을 알리는 실시간 데이터입니다. 라이브 대시보드를 통해 프로젝트에 대한 높은 수준의 보기를 얻으십시오. 구성이 필요하지 않습니다. 비용, 시간, 작업량 등의 측면에서 진행 상황을 보려면 전환하기만 하면 됩니다. 자세한 내용은 사용자 지정 가능한 보고서에서 보고 싶은 내용에 중점을 둡니다. 이해 관계자와 쉽게 공유하여 최신 상태로 유지할 수 있습니다.

ProjectManager는 워크플로를 자동화하고 승인 설정을 지정하여 수동적이고 반복적인 작업에서 벗어나 팀의 생산성을 유지하는 수상 경력에 빛나는 소프트웨어입니다. 다른 기능은 위험과 리소스를 관리하여 지속적으로 추적할 수 있도록 합니다. 소프트웨어를 사용하여 성공을 제공하는 NASA, Siemens 및 Nestle의 팀에 합류하십시오. 지금 무료로 ProjectManager를 시작하십시오.