비용 관리 기본 사항

비용 관리란 무엇입니까?

비용 관리는 비즈니스 또는 프로젝트의 예산을 계획하고 관리하는 프로세스입니다. 프로젝트의 경우 프로젝트 관리자가 프로젝트 비용을 추정하고 프로젝트가 예산을 초과할 가능성을 줄이기 위해 통제를 설정하는 데 도움이 됩니다.

비용 관리는 프로젝트 관리자의 가장 중요한 책임 중 하나입니다. 프로젝트에는 항상 비용을 발생시키는 자재, 노동 및 장비와 같은 자원이 필요합니다. 이러한 비용은 프로젝트를 완료하기 위해 프로젝트 수명 주기 전반에 걸쳐 추정 및 제어되어야 합니다.

효과적인 비용 관리에는 올바른 소프트웨어가 필요합니다. ProjectManager는 프로젝트 비용, 리소스 및 작업량을 추적하는 완벽한 도구입니다. Gantt 차트, 프로젝트 캘린더 및 작업표를 사용하면 비용, 시간 및 작업을 한 곳에서 관리할 수 있습니다. 무료로 시작하세요.

4단계로 프로젝트 비용을 관리하는 방법

아래의 4단계는 프로젝트 관리에서 비용 관리 프로세스가 작동하는 방식을 간략하게 설명합니다.

1. 자원 계획

리소스 계획은 비즈니스, 프로젝트 또는 작업 범위에 대한 미래의 리소스 요구 사항을 예측하는 프로세스입니다. 리소스 계획을 만들려면 수행할 프로젝트 활동을 자세히 설명하는 문서인 프로젝트 범위를 정의하는 것으로 시작해야 합니다.

프로젝트 활동이 정의되면 프로젝트 관리자는 일반적으로 과거 데이터, 전문가 의견 및 자원 분석 구조(RBS)와 같은 자원 계획 도구에 의존하여 필요한 자원을 추정합니다.

2. 비용추정

비용 추정은 노동, 자재 및 장비와 같은 프로젝트를 실행하는 데 필요한 자원에 비용을 할당하는 것으로 구성됩니다. 비용 추정은 프로젝트 예산의 기반을 마련하기 때문에 비용 관리 프로세스에서 가장 중요한 단계 중 하나입니다. 프로젝트의 특성에 따라 사용할 수 있는 몇 가지 비용 추정 기법이 있습니다.

3. 비용예산

예상 비용을 기반으로 이제 단순히 모든 프로젝트 비용의 합계인 프로젝트 예산을 생성할 수 있습니다. 직접, 간접, 고정 및 변동 비용을 포함한 모든 유형의 프로젝트 비용을 포함해야 합니다. 프로젝트 예산에는 다시 수행해야 하는 작업이 있거나 프로젝트에 위험이 발생하여 위험 완화 전략을 취해야 하는 경우를 대비하여 비상 준비금도 포함되어야 합니다.

프로젝트가 시작되면 프로젝트 예산은 실제 비용과 예상 비용을 비교하는 데 사용되는 기준선입니다. 따라서 프로젝트 예산을 통해 프로젝트 관리자는 비용이 너무 높은지와 비용 초과의 위험이 있는지 빠르게 이해할 수 있습니다.

4. 비용 관리

비용 관리는 프로젝트 비용을 최소화하고 추적하기 위해 취한 모든 활동, 지침 및 절차를 의미합니다. 비용 관리가 부실하면 프로젝트의 수익성에 영향을 미칠 수 있지만 다행히도 프로젝트 관리 소프트웨어는 작업표, 워크로드 플래너 및 프로젝트 대시보드와 같은 도구를 사용하여 비용을 쉽게 추적하는 데 도움이 됩니다.

이 4단계의 결과는 프로젝트 계획의 중요한 구성 요소인 비용 관리 계획에 문서화할 수 있습니다.

비용 관리 계획이란 무엇입니까?

비용 관리 계획은 간단해 보입니다. 이것은 프로젝트에 대한 비용 추정의 개요이지만 여기에는 모든 할당과 프로젝트 관리자가 예산에 맞게 프로젝트를 가져오기 위해 이러한 비용을 제어하는 ​​방법이 포함됩니다.

비용 관리 계획은 재료든 사람이든 프로젝트 예산에 영향을 미치는 자원을 고려해야 합니다. 고정, 변동 및 간접비도 있습니다. 프로젝트에 대한 재정적 약속이 얼마인지 알기 위해 이 모든 것을 계산해야 합니다.

마지막으로 중요한 것은 비용 절감에 기득권을 가진 이해 관계자입니다. 비용 초과는 많은 프로젝트에서 경험하는 문제이지만 이해 관계자가 잘 용인할 수 있는 문제는 아닙니다. 비용 관리 계획을 세울 때 이해 관계자를 염두에 두십시오. 그들은 루프를 유지하고 프로젝트 전반에 걸쳐 보고서를 받아야 합니다.

비용 관리 계획 개요

비용 관리 계획에 포함되어야 하는 몇 가지 핵심 요소는 다음과 같습니다.

• 추정 방법: 매개변수, 상향식, 3점 등 어떤 비용 추정 방법이 사용되었는지 설명합니다.
• 측정 단위: 비용을 정확하게 측정하려면 노동력, 자재 및 장비에 대한 측정 단위를 설정하는 것이 중요합니다. 측정 단위의 몇 가지 예는 직원 시간, 평방 피트, 톤, 킬로그램 등이 될 수 있습니다.
• 비용 기준선: 예상 비용을 기반으로 프로젝트의 지출 한도를 표시하는 비용 기준선을 정의해야 합니다.
• 비용 관리 임계값: 비용 성과를 모니터링하기 위한 임계값을 설정하는 것이 중요합니다. 이것은 단순히 비용 변동이 특정 비율에 도달하면 프로젝트 팀이 비용 관리 조치를 취한다는 것을 의미합니다.
• 성과 측정 방법: 프로젝트의 목표와 기대치를 충족하는지 확인하기 위해 비용 성과를 측정하는 방법을 설정합니다. 그렇게 하려면 비용 추적 시스템과 획득 가치 관리(EVM) 기술이 필요합니다.
• 보고 지침: 프로젝트 진행 상황을 모니터링하고 이 데이터를 이해 관계자에게 제시할 때 발견 사항을 보고할 형식과 커뮤니케이션 채널이 필요합니다.

비용 관리가 왜 중요한가요?

프로젝트 관리에서 비용 관리가 중요한 주된 이유는 비용 관리 계획에 예산을 유지하는 데 필요한 지침과 절차가 포함되어 있기 때문입니다. 그렇지 않으면 비용이 이익을 초과하여 조직에서 손실을 입을 수 있기 때문에 이는 매우 중요합니다.

비용 관리 프로세스는 프로젝트의 계획 단계에서 시작되어 비용이 추정되고 프로젝트 예산이 정의됩니다. 그런 다음 프로젝트가 실행될 때 비용이 예산과 일치하는지 확인하기 위해 주의 깊게 모니터링되고 기록됩니다.

프로젝트 예산이 있으면 프로젝트 비용에 대한 기준선이 설정됩니다. 즉, 프로젝트의 비용을 관리할 때 취하는 결정과 방향을 결정합니다. 이렇게 하면 과도한 지출 없이 프로젝트를 순조롭게 진행하는 데 도움이 됩니다.

비용 관리 팁

다음은 프로젝트 비용을 관리할 때 염두에 두어야 할 몇 가지 팁입니다.

• 인플레이션에 대한 계획: 가격은 고정되어 있지 않으며 적절한 예산이라면 다양한 비용을 고려하여 이를 고려할 것입니다.
• 자연 재해 또는 잠재적 사건에 대한 설명: 예상치 못한 일을 예상하는 것이 어리석은 것처럼 들릴 수 있지만 날씨 사건, 개인 문제 또는 프로젝트를 지연시킬 기타 알 수 없는 상황에 대비하여 예산에 여유가 있어야 합니다.
• 기타 예상치 못한 비용: 모든 예상치 못한 비용이 무작위로 발생하는 것은 아닙니다. 법적 문제, 프로젝트와 관련된 위약금 또는 예상치 못한 인건비가 있을 수 있습니다. 이 모든 것은 예산을 세울 수 없지만 예산을 알릴 수는 있습니다.
• 실시간 추적: 프로젝트를 실행할 때 예산을 모니터링하는 소프트웨어를 보유하는 것은 비용 관리의 핵심입니다. 그러나 최신이 아닌 데이터를 보고 있다면 문제를 해결할 만큼 신속하게 조치를 취할 수 없습니다. 따라서 실시간 데이터 추적 기능이 있는 소프트웨어가 필요합니다.
• 신속한 대응: 프로젝트 비용의 불일치를 발견한 방법에 관계없이 즉시 조치를 취해야 합니다. 더 오래 기다릴수록 더 많은 돈이 낭비됩니다.
• 규모: 일부 사람들은 소규모 프로젝트에는 프로젝트 비용 관리가 필요하지 않다고 생각합니다. 그러나 작든 크든 비용을 관리하고 싶을 것입니다.

프로젝트 비용을 가장 잘 관리하려면 프로젝트의 내부와 외부를 알아야 합니다. 이를 수행하는 가장 좋은 방법은 프로젝트 시작 시 철저한 프로젝트 헌장을 작성하는 것입니다.

ProjectManager는 비용 관리 소프트웨어입니다

ProjectManager는 프로젝트의 모든 단계에서 비용 관리 계획에 필요한 도구가 포함된 온라인 소프트웨어입니다. 당사 소프트웨어는 클라우드 기반이므로 프로젝트 데이터가 실시간으로 전달되므로 실제 지출 대비 비용 추정의 정확성을 즉시 측정할 수 있습니다.

당사의 리소스 관리 기능은 비용을 지배하는 워크로드의 균형을 유지하는 데 도움이 됩니다. 팀 구성원이 한 번의 클릭으로 제출하고 프로젝트 관리자가 한 번의 클릭으로 승인할 수 있는 사용하기 쉬운 작업표도 있습니다. 그러나 비용 관리를 위한 가장 강력한 기능은 프로젝트 비용을 실시간으로 추적하여 예산을 면밀히 관찰할 수 있는 프로젝트 대시보드입니다.

무료 비용 관리 템플릿

프로젝트 관리에 도움이 되는 수십 가지 프로젝트 관리 템플릿을 제공합니다. 다음은 비용 관리 프로세스를 진행하는 데 도움이 되는 몇 가지 템플릿입니다.

프로젝트 예산 템플릿

우리의 프로젝트 예산 템플릿은 모든 비용을 문서화하고 프로젝트의 기준을 설정하는 데 이상적입니다. 조직의 요구 사항에 맞게 쉽게 사용자 지정할 수 있습니다.

리소스 계획 템플릿

확실한 자원 계획 없이는 비용을 관리할 수 없습니다. 리소스 계획 템플릿은 프로젝트를 실행하는 데 필요한 다양한 리소스를 모두 추적할 수 있는 완벽한 도구입니다.

비용 편익 분석 템플릿

프로젝트는 수익성이 있어야 합니다. 그렇지 않으면 프로젝트를 실행하는 것이 좋지 않습니다. 프로젝트를 시작하기 전에 미리 비용-편익 분석을 수행해야 합니다. 비용-편익 분석 템플릿은 시작하기에 좋은 곳입니다.

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프로젝트 비용 관리에 대해 자세히 알아보기

비용 관리 작업을 할 때 프로젝트 비용을 관리하고 통제하기 위한 정책과 절차를 수립하게 됩니다. PMP의 Jennifer Bridges는 이 짧은 튜토리얼 비디오에서 모든 프로젝트의 비용 관리를 이해하기 위해 알아야 할 핵심 지식에 대해 이야기합니다.

다음은 참조용 썸네일입니다.