더 나은 비용 관리 및 비용 관리를 위한 7가지 팁

비용 관리를 이해하려면 먼저 비용 관리가 사용되는 이유를 이해해야 합니다. 비용을 모니터링하고 수익을 늘리기 위한 위험을 식별합니다. 비용 관리와 혼동하지 않도록 비용 관리에는 비즈니스 비용을 절감할 수 있는 자체 목표 세트가 있습니다.

비용 관리란 무엇입니까?

비용 관리는 예산을 계획하고 조정하기 위해 비용을 추정하는 프로세스입니다. 정확한 비용 추정을 위해서는 모든 비용을 모니터링하고 지출을 통제하여 변경 사항을 수용해야 합니다.

위험 예측은 비용 관리의 또 다른 핵심 요소입니다. 위험이 발생하기 전에 정확하게 분석하면 변경이 발생하기 전에 프로젝트 예산을 수정할 수 있습니다. 이렇게 하면 예산을 초과할 가능성이 줄어듭니다. 건설 프로젝트는 특히 예산 초과가 발생하기 쉽지만 적절한 비용 관리는 이를 방지하고 미래 예측을 위한 정보를 제공합니다.

프로젝트 비용 관리는 비용 변경을 모니터링하고 추적하는 것으로 시작됩니다. 이러한 변화를 변형이라고 하며 "호의적"이거나 "비호의적"일 수 있습니다. 이러한 변형을 사용하여 미래에 보다 정확한 예측을 할 수 있습니다.

비용 통제란 무엇입니까?

지출 통제는 지출을 직접 변경하는 프로세스입니다. 이상적으로 이러한 변경 사항은 비용 관리 데이터에 의해 알려집니다. 비용 통제가 큰 그림과 작은 세부 사항 모두에 초점을 맞추는 경우 비용 통제는 프로젝트를 순조롭게 진행하기 위해 지출 습관을 즉시 변경합니다.

비용을 추적하고 통제하려면 직접 비용과 간접 비용의 두 가지 범주 중 하나로 비용을 식별하고 분류해야 합니다.

직접 비용

직접 비용은 프로젝트의 유형적 필요에 직접 사용됩니다. 직접 비용의 가장 일반적인 세 ​​가지 예는 재료, 노동 및 장비입니다. 이러한 비용은 프로젝트에 따라 달라지며 실질적인 것을 "창조"합니다. 무료 견적 템플릿을 사용하면 직접 비용을 예측하고 관리할 수 있습니다.

간접비

간접 비용은 백그라운드에서 지속적으로 누적되는 비용입니다. 간접 비용의 몇 가지 일반적인 예는 직원 급여, 직원 혜택 및 사무실/시설 임대입니다. 간접 비용을 통제하는 것은 프로젝트 성공과 프로젝트 실패의 차이가 될 수 있습니다.

더 나은 비용 관리를 위한 7가지 팁

모든 프로젝트에는 위험이 따르며 변화를 경험할 가능성이 더 큽니다. 그렇다고 해서 예산을 초과해야 하는 것은 아닙니다. 비용 관리에 대한 다음 모범 사례는 성공적인 프로세스를 설정합니다.

1. 중요한 KPI 정의

각 작업이나 프로세스에 대해 프로젝트 관리자는 핵심 성과 지표를 결정해야 합니다. 이러한 KPI는 팀이 프로젝트를 시작하기 전에 설정하는 미리 결정된 메트릭이며 진행 상황을 확인하기 위해 프로젝트 전체에서 참조됩니다.

2. 인플레이션 예측

상품 및 서비스 비용은 시장 요인에 따라 변동합니다. 이로 인해 비용이 증가할 수 있습니다. 이러한 가격 변화는 예산과 지출에 대한 조정을 필요로 합니다. 비용 관리 측면에서 위험 및 변동에 대비할 때 이러한 변경 사항을 고려해야 합니다.

3. 비상 계획 수립

프로젝트가 아무리 잘 계획되어 있어도 문제가 발생할 가능성은 여전히 ​​있습니다. 이러한 재정적 위험을 예상하고 불리한 변동을 일으키지 않으면서 이에 적응하기 위한 전략을 수립해야 합니다. 이러한 비상 사태를 백업 계획으로 생각하십시오. 예상치 못한 일을 더 많이 상상할수록 최악의 시나리오에 더 많이 대비할 수 있습니다.

4. 실시간으로 비용 추적

비용 관리의 중요한 측면은 비용을 추적하고 문서화하는 것입니다. 이것이 편차를 발견하고 앞으로 수정할 수 있는 유일한 방법입니다. 비용을 실시간으로 추적하면 변동 사항을 파악하고 적절하게 변경할 수 있습니다. 이러한 방식으로 불리한 편차라도 프로젝트의 나머지 부분에 대한 비용을 관리하는 방법을 알려줄 수 있습니다.

5. 정기적으로 데이터 수집

일관성은 게임의 이름입니다. 프로젝트가 순조롭게 진행되는 것처럼 보이면 데이터 수집의 우선 순위가 낮아 보일 수 있습니다. 그러나 이것이 일어나도록 허용하면 데이터가 왜곡되고 앞으로 덜 유용해집니다. 결국 비용 통제는 불리한 변동만큼 유리한 변동을 찾아내는 것에 관한 것이어야 합니다.

데이터를 수집하는 빈도는 프로젝트의 규모와 범위에 따라 다르지만 매주, 격주, 매월 등 수집 일정을 설정해야 합니다.

6. 모든 변형 문서화

가장 작은 변형이라도 문서화해야 합니다. 그 당시에는 중요하지 않은 것처럼 보일 수 있지만 나중에 유용하게 사용될 가능성이 높습니다. 시간제 직원이 작업을 완료하기 위해 몇 시간의 초과 근무가 필요한 경우 이는 예상치 못한 간접 비용입니다. 이와 같은 작은 변형은 우연처럼 보일 수 있지만 미래에 보다 정확한 예산을 만드는 데 사용할 수 있습니다.

7. 팀과의 커뮤니케이션

비용 관리는 원맨쇼가 아닙니다. 더 똑똑한 예산을 만들려면 변형과 그 원인을 전체 팀에 전달해야 합니다. 이렇게 하면 모든 사람이 동일한 페이지에서 좌절과 성공을 알 수 있습니다. 데이터가 팀 구성원과 관련이 없다고 생각하는 실수를 하지 마십시오. 비용 관리는 주로 데이터 수집에 관한 것이지만 아무도 사용하지 않으면 데이터가 쓸모 없게 됩니다.

비용과 경비를 통제할 때 피해야 할 것들

비용 관리는 미묘한 과정이지만 조금 덜 까다롭게 만드는 방법이 있습니다. 최고의 프로젝트 관리자가 범하는 세 가지 일반적인 비용 관리 실수는 다음과 같습니다. 다행히 주의해야 할 사항을 알고 있으면 피할 수 있습니다.

간접 비용 고려 무시

간접 비용은 종종 간과됩니다. 이러한 비용은 모든 프로젝트의 배경에 숨어 있지만 비용이 추가됩니다. 또한 간접 비용을 지속적으로 추적하지 않으면 임대료 인상, 직원 혜택 및 기타 형태의 인플레이션과 같은 비용을 눈치채지 못할 것입니다. 완벽한 세상에서 이러한 비용은 고정적이지만 지속적인 변화를 고려하지 않으면 예산 초과가 쉽게 발생할 수 있습니다.

계약자 및 공급업체 관계를 과소평가

계약자 또는 공급업체와 좋은 관계를 유지하면 직접 비용을 훨씬 간단하게 관리할 수 있습니다. 공급업체와 긴밀한 관계가 있는 경우 공급업체에서 가격 인상을 미리 알려줄 가능성이 더 큽니다. 이러한 관계를 건강하게 유지하면 필요한 경우 계약을 재협상하기가 더 쉬워질 수 있습니다.

유리한 차이는 더 많은 공급품을 구매하거나 더 많은 도움을 계약할 수 있음을 의미할 수 있습니다. 불리한 편차는 축소해야 함을 의미할 수 있습니다. 어느 쪽이든 좋은 관계는 과정을 고통스럽게 만듭니다.

자동화된 도구를 사용하지 않음

효과적인 비용 관리의 비결은 예산에 영향을 미치는 비용, 위험 및 기타 요인을 파악하는 것입니다. 그렇게 하려면 도구를 사용하여 데이터를 관리하고, 비용과 리소스를 추적하고, 보고서를 만들고, 실시간으로 예산을 조정해야 합니다.

이러한 작업을 실행하는 과정이 긴 경우 데이터가 이미 변경되었을 수 있으며 모든 변형을 문서화할 수는 없습니다. 대신 필요한 모든 정보를 한 번에 확인하고 필요한 조정 및 보고를 수행할 수 있는 자동화된 솔루션을 사용하십시오.

ProjectManager가 비용 관리를 지원하는 방법

ProjectManager는 작업을 완료하는 곳이면 어디에서나 프로젝트의 모든 측면을 관리할 수 있는 클라우드 기반 프로젝트 관리 솔루션입니다. 비용 관리에는 가장 정확한 추정치를 내리기 위해 최신 데이터와 빠른 보고가 필요합니다. 이동 중에 이 정보에 액세스하고 업데이트할 수 없으면 비용 관리 프로세스가 중단됩니다.

자원 관리

당사의 리소스 관리 소프트웨어를 사용하면 리소스가 어떻게 사용되고 있는지 정확하게 추적할 수 있으며 보고서를 생성하고 비용을 줄이기 위해 이러한 리소스를 보다 효율적으로 사용할 수 있는 위치를 정확히 파악할 수 있습니다.

실시간 비용 추적

ProjectManager는 프로젝트 변경 사항을 반영하는 하나의 실시간 대시보드에서 필요한 모든 정보를 볼 수 있는 기능을 제공합니다. 이는 예산에 부정적인 영향을 미치기 전에 변형을 찾아내는 것을 의미합니다.

비용 및 비용 관리는 정보를 요약하고 배포하기 위해 강력한 프로젝트 관리 소프트웨어가 필요한 데이터 중심 프로세스입니다. ProjectManager는 스캔 가능한 그래프 및 차트에서 결과를 수집, 필터링 및 공유할 수 있는 실시간 대시보드와 같은 도구가 포함된 클라우드 기반 프로젝트 관리 소프트웨어입니다. 오늘 이 무료 30일 평가판을 사용해 보십시오.