더 나은 리소스 예약을 위한 7가지 팁

자원이란 무엇입니까? 프로젝트에 필요한 모든 것입니다. 여기에는 사람, 장소 및 사물이 포함됩니다.

즉, 자원이 필수적입니다. 그들을 처리하고 사용을 조정하는 것은 프로젝트 관리자가 해당 프로젝트의 결승선을 넘을 경우 해결해야 하는 주요 장애물 중 하나입니다.

리소스는 프로젝트의 모든 단계에 연결됩니다. 그들은 프로젝트의 계획, 일정 및 실행의 일부입니다. 필요할 때 필요한 리소스를 확보하려면 건전한 방법론이 필요합니다. 당신은 이것이 어디로 가고 있는지 알고 있습니다. 예, 리소스 스케줄링.

프로젝트 관리의 가장 중요한 측면을 정확히 지적하기는 어렵습니다. 모든 것이 필수적으로 느껴집니다. 그러나 프로젝트를 지탱하고 다른 것보다 더 많은 무게를 지탱하는 기둥이 분명히 있습니다. 리소스 스케줄링은 하나입니다. 리소스를 더 잘 관리하는 데 도움이 되는 몇 가지 팁이 있습니다.

리소스 스케줄링이란 무엇입니까?

계속 진행하기 전에 모두 같은 페이지에 있는지 확인하고 리소스 스케줄링을 정의합시다. 자원 스케줄링은 자원의 식별 및 조정이며 아마도 자원 계획의 가장 중요한 측면일 것입니다.

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자원 스케줄링에는 필요한 자원과 가용성을 기반으로 프로젝트의 각 작업에 대한 시작 및 종료 날짜의 스케줄링이 포함됩니다. 자원 가용성과 팀의 작업 능력 간의 균형을 맞추는 것이 프로젝트를 일정에 맞게 유지하는 방법입니다. 리소스 스케줄링은 프로젝트 관리자에게 팀의 작업 기간을 설정할 수 있는 도구를 제공합니다.

리소스 용량, 가용성, 노력 및 범위를 기반으로 리소스를 할당하고 일정을 잡으면 프로젝트에서 과소 할당 및 초과 할당을 방지할 수 있습니다. 이를 통해 프로젝트를 제시간에 예산 내에서 완료할 수 있을 뿐만 아니라 사기를 높이고 더 나은 관계를 조성하며 수익성을 돕고 이해관계자 만족도를 높일 수 있습니다.

ProjectManager가 일정을 얼마나 효율적으로 만드는지 보려면 이 짧은 자습서 비디오를 시청하십시오.

리소스 스케줄링의 이점

리소스 일정을 사용하면 프로젝트, 팀, 사이트, 장비 및 프로젝트와 관련된 기타 리소스에 대한 우수한 조직이 제공됩니다. 이 모든 것이 프로젝트 작업 간에 리소스를 지능적으로 분배하기 위한 단계를 설정합니다.

여기에는 각 작업에 대한 리소스, 가용성이 무엇인지 식별한 다음 해당 리소스를 기능과 일치시키는 작업이 포함됩니다. 즉, 팀에서 작업을 실행하는 데 가장 적합한 사람은 누구입니까?

이 정보를 통해 리소스 일정은 프로젝트 일정을 측정하는 데 사용할 지표를 하나 더 제공하므로 시간을 더 잘 예측할 수도 있습니다. 정보를 위해 과거 프로젝트 자원 일정 및 기타 유사한 프로젝트의 보고서 및 분석에 의존합니다.

계획은 또한 용량과 수요를 파악하여 미래를 계획하는 데 도움이 되는 리소스 스케줄링의 이점을 얻습니다. 이 작업을 더 잘 수행할수록 팀이 프로젝트를 수행할 때 더 나은 느낌을 받을 수 있습니다. 스마트한 용량 계획을 통해 초과 할당을 방지할 수 있기 때문입니다. 그들은 프로젝트 관리자를 신뢰하여 직원 유지와 생산성을 높일 수 있습니다.

훌륭한 리소스 스케줄링을 위한 7가지 팁

1. 리소스 관리 소프트웨어 사용

리소스 관리 소프트웨어를 사용하여 리소스와 프로젝트 일정을 추적할 수 있습니다. 자원 관리 소프트웨어는 인적 자원, 자재 및 장비를 관리하는 데 도움이 되도록 모든 프로젝트 정보를 저장합니다.

2. 작업분류체계(WBS) 사용

필요한 리소스의 수와 사용 시기를 알 때까지 리소스 예약을 시작할 수 없습니다. 여기에는 최종 결과물로 이어지는 모든 작업을 수집하는 작업이 포함됩니다. 어려운 작업처럼 보일 수 있지만 WBS를 사용하면 어떤 단계도 소홀히 하지 않도록 할 수 있습니다. 그것은 당신의 최종 결과물이 위와 아래에 있고, 그로 이어지는 다양한 분기가 있는 트리 다이어그램입니다. 목록이 완성될수록 리소스 일정이 더 정확해집니다.

3. 자원 평활화 시도

모든 단계가 완료되면 리소스를 예약하는 여러 가지 방법이 있습니다. 한 가지 기술은 다른 모든 것보다 시간 제약에 중점을 둔 리소스 평활화입니다. 여기, 기한이 왕입니다. 이 관행은 일부 작업을 지연하는 것을 의미하더라도 일이 제시간에 완료되어야 할 때 가장 잘 적용됩니다. 일정의 유연성을 일부 제거하지만 일정을 보다 효율적이고 비용 효율적으로 만드는 경향이 있습니다.

4. 자원 평준화 연습

사용할 또 다른 리소스 최적화 기술은 리소스 평준화입니다. 프로젝트를 완료할 수 있는 충분한 리소스가 있을 때 사용됩니다. 그런 다음 작업에 리소스를 균등하게 분배합니다.

이것은 사기를 높이는 데 도움이 되고 일정을 현실적이고 달성 가능하게 만듭니다. 일정을 줄이거나 느슨하게 해서 그런 일이 일어날 수도 있고 마감일이 바뀔 수도 있지만 용량을 추가하지 않기 때문에 괜찮습니다.

5. 제약 조건을 인지하라

시간, 비용 및 범위의 세 가지 제약과 같은 모든 프로젝트에는 제약이 있습니다. 이 모든 힘이 리소스에 작용하고 있으므로 이전 팁에서 작업에 영향을 미치는 방식을 더 잘 정의할 수 있을수록 리소스 일정이 더 빡빡해질 것입니다.

6. 필요한 리소스의 수 파악

다시 작업 목록으로 돌아가서 각 작업에 필요한 리소스 수를 결정하십시오.

어떤 종류의 자원입니까? 작업을 완료하려면 각각 몇 개가 필요합니까? 이 수치는 필요한 양과 같이 수치적일 수도 있지만 시간으로 표현될 수도 있습니다. 한 시간 또는 몇 주 동안 리소스가 필요할 수 있습니다. 이 모든 것을 기록해야 합니다.

7. 자원의 가용성 제어

리소스의 향후 가용성을 제어하려고 합니다. 이렇게 하려면 보유하고 있는 용량과 현재 리소스 사용률을 알아야 합니다. 예를 들어, 팀이 특정 기간 동안 수행할 수 있는 작업의 양입니다.

팀원들에게 그 기간 동안 쉬는 시간이 있습니까? 휴일이 있습니까? 리소스 가용성에 대한 데이터가 많을수록 리소스 일정을 더 많이 관리할 수 있습니다.

8. 자원을 현명하게 할당

마지막 팁은 작업을 나열하고 제약 조건을 식별하고 필요한 리소스의 수와 가용성을 파악한 후 리소스를 할당하는 데 적용됩니다. 이 시점에서 비용이 많이 드는 병목 현상을 방지할 수 있는 리소스 일정을 작성하는 데 필요한 정보가 있습니다.

따라서 신중하게 할당하십시오. 리소스, 수요 및 용량에 따라 마감일이 변경되거나 지연될 수도 있습니다. 리소스 일정은 프로젝트의 미래를 예측하는 데 찻잎보다 더 효과적일 수 있습니다.

ProjectManager는 리소스를 예약할 수 있습니다.

ProjectManager에는 리소스 일정을 더 잘 관리하고 제어하는 ​​데 도움이 되는 다양한 기능이 있습니다. 작업 목록을 만든 후에는 스프레드시트를 당사 소프트웨어로 쉽게 가져와 새 프로젝트를 만들 수 있습니다.

그러면 왼쪽에 작업이 나열된 Gantt 차트가 열립니다. 시작 날짜와 종료 날짜를 추가하여 작업 기간을 생성하면 오른쪽에 타임라인이 나타납니다.

Gantt로 작업 및 리소스 할당

Gantt 차트에서 바로 할당할 수 있으며 작업 종속성을 연결하여 리소스 부족을 줄일 수 있습니다. 할당을 생성하면 팀원의 가용성이 실시간으로 업데이트되므로 항상 어떤 리소스가 사용 가능한지 알 수 있습니다.

자원을 팀 또는 장비로 분류하여 추적할 수도 있습니다. 이러한 리소스에 시간당 요금을 추가하여 비용을 추적할 수도 있습니다. 작업에 시간이 기록되면 해당 비용이 자동으로 업데이트되고 계획과 비교되므로 트랙에서 벗어나고 있는지 즉시 확인할 수 있습니다.

워크로드 페이지는 가용성 및 일정을 추적합니다.

가용성 측면에서 ProjectManager를 사용하면 근무일, 휴일 및 계획된 시간을 차단할 수 있습니다. 이는 시간대와 휴일이 다른 여러 국가에 분산된 팀을 관리할 때 특히 유용합니다.

팀 작업의 균형을 추가로 맞추기 위해 각 팀 구성원에게 할당된 양에 대한 가시성을 제공하는 워크로드 페이지가 있습니다. 그들의 작업량은 색상으로 구분되어 있으므로 불균형이 있는지 빠르게 확인할 수 있습니다. 있는 경우 워크로드 페이지에서 작업을 재할당하기만 하면 됩니다.

대시보드를 통한 실시간 추적

당사 소프트웨어는 클라우드 기반이므로 실시간으로 업데이트됩니다. 따라서 팀 기능이 특히 유용하므로 팀이 매일 또는 매주 수행하는 작업을 추적할 수 있습니다. 작업 진행 상황을 쉽게 추적하고 누가 무엇을 할당하고 각 팀이 작업하고 있는지 확인합니다. 재할당해야 하는 항목이 있는 경우 클릭 몇 번이면 됩니다.

ProjectManager는 리소스를 예약하고 추적하는 클라우드 기반 소프트웨어입니다. 실시간 대시보드는 진행 상황을 모니터링하기 위해 6개의 프로젝트 메트릭을 따르고 원클릭 보고는 분산, 작업 등에 대해 더 자세히 설명합니다. 팀이 작업을 완료하면 자동으로 업데이트되는 작업표도 있습니다. ProjectManager의 30일 무료 평가판을 사용하여 리소스를 제어하고 일정에 맞게 유지하십시오.