부기 101: 중소기업을 위한 기록을 유지하는 방법

자신의 부기 일을 하는 것은 완전한 악몽이 될 수 있는 것이 사실입니다.

새로운 사업을 시작하거나 몇 년 동안 온라인 상점을 운영해 오셨든 비용과 수익을 추적하는 방법을 배우는 것은 큰 도전처럼 느껴질 수 있습니다.

당신은 혼자가 아닙니다. 소기업 소유자의 거의 4분의 3은 부기 및 회계에 관한 지식이 별로 없다고 생각합니다.

비즈니스를 운영하는 것 외에도 자산 계정, 세금 환급, 신용 카드 지불 거절 등을 관리해야 합니다. 처음으로 다이빙을 하는 경우 혼란스럽고 압도적일 수 있습니다. 하지만 그럴 필요는 없습니다.

자신의 부기 전문가가 되고 싶습니까? 이 기사에서는 소규모 비즈니스를 위한 책 보관을 시작하는 방법과 오늘날 더 많은 수익을 올릴 수 있는 방법에 대한 모든 것을 배울 것입니다.

부기 란 무엇입니까?

부기는 판매, 구매 및 지불을 포함하여 비즈니스의 모든 금융 거래를 기록하고 관리하는 프로세스입니다. 회계 담당자는 모든 비용과 수입을 추적하여 회사가 정보에 입각한 재무 결정을 내릴 수 있도록 도와줍니다.

부기의 목표는 비즈니스의 더 큰 재무 상황을 보여주고 계정 균형을 유지하며 보다 전략적인 방식으로 현금 흐름 관리를 개선하는 것입니다.

부기의 기본

비즈니스 부기에서 계정은 지불 계정 또는 급여와 같은 특정 유형의 모든 차변 및 대변 항목에 대한 기록입니다.

계정에는 다섯 가지 기본 유형이 있습니다.

• 자산. 거래의 결과로 회사가 소유한 자원 또는 가치 있는 물건(예: 재고, 매출채권).
• 부채. 공급업체, 은행, 대부업체 또는 기타 상품 및 서비스 제공업체에 대한 회사의 의무 및 부채(예: 대출, 미지급금).
• 수입 또는 수입. 판매 또는 서비스 제공을 통해 회사가 번 돈.
• 경비. 자산 또는 서비스(예: 유틸리티, 급여)를 지불하기 위해 회사에서 유출되는 현금.
• 형평성. , 모든 부채(예: 주식, 이익 잉여금)를 뺀 후 회사에 대한 소유자 지분의 나머지 가치.

소규모 비즈니스 회계는 각 계정을 설정하는 것으로 시작하여 적절한 범주에 거래를 기록할 수 있습니다. 이것은 총계정원장을 구성합니다. 다음 전자 상거래 상점과 동일한 정확한 부기 프로세스가 없을 가능성이 높지만 비즈니스 요구 사항에 따라 다양한 회계 방법이 일반적입니다.

책을 보관하는 방법

1. 재무 기록 유지 및 업데이트

부기에는 숫자 작업이 포함됩니다. 대부분의 작업에는 기본 수학 및 회계가 포함됩니다. 세부 정보는 소유한 비즈니스 유형에 따라 다르지만 미수금 및 은행 거래 명세서 정산, 금융 거래 기록, 송장 발행, 청구 및 급여 추적과 같은 작업이 포함될 수 있습니다.

또한 다음을 포함한 기타 재정 관련 문제를 처리합니다.

• 급여, 소득, 고용 및 중소기업 세금 공제에 대한 세금 장부 .
• 회사가 정상 궤도에 오르고 성장하는 데 도움이 되는 예산 계획 .
• 이해 관계자를 위해 재무제표 (대차대조표, 손익계산서, 현금 흐름 및 자본 변동)를 준비합니다.

부기는 세심한 분석과 약간의 법적 노하우가 필요합니다. 귀하의 사업이 감사를 받은 경우, 귀하는 귀하의 기록이 올바른지 확인하고 공제가 적법한지 확인하기를 원합니다.

2. 모든 사람이 무엇을 하는지(및 지출) 추적

재정 부기는 많은 시간이 소요될 수 있습니다. 각 금융 거래에 대한 정확성을 보장해야 하며, 매일 장부 잔액을 조정하고 직원의 입출금을 추적해야 합니다.

즉, 부기 및 회계를 마스터하려면 탁월한 의사 소통 및 조직 기술이 있어야 합니다. 지정된 날짜에 직원에게서 영수증을 수집하거나, 여행 경비를 관리하거나, 비용을 상환해야 할 수 있습니다. 제출 및 상환을 위한 시스템을 만들면 거래를 놓치지 않고 기록을 최신 상태로 정확하게 유지하는 데 도움이 됩니다.

3. 부기 서비스를 사용하여 프로세스 개선

좋은 부기 또는 회계 소프트웨어는 중소기업 회계 도구 키트에 있어야 합니다. 가상 부기 및 기타 유형의 온라인 부기 서비스가 증가함에 따라 소기업 소유자는 최신 기술을 따라잡아야 합니다.

우수한 부기 서비스 또는 소프트웨어를 사용하면 데이터 입력을 간소화하고, 상세한 재무 보고서를 생성하고, 데이터를 통합하고, 기록 보관을 자동화할 수 있습니다. 또한 비즈니스 전반에 걸쳐 정확성을 개선하고 반복적인 작업에 소요되는 시간을 제거할 수 있는 쉬운 방법입니다.

복식부기 대 단식부기

단식부기 방식에서는 수표대장을 보관하는 것처럼 회사 계좌에 입금하고 청구서를 지불하면 비즈니스 거래가 기록됩니다. 이 방법은 거래량이 적은 소규모 비즈니스에 가장 적합합니다.

복식 부기는 규모와 복잡성에 관계없이 모든 기업을 위한 것입니다. 이 방법은 계정에 입력할 때 해당 계정과 반대되는 다른 계정에 입력하는 방식입니다. 예를 들어, $100의 수익을 기록하는 경우 현금 대차 대조표를 늘리기 위해 $100을 차변에 입력하고 손익 계산서 계정 "수익"을 늘리기 위해 $100를 대변에 입력합니다.

중소기업 부기를 마스터하는 방법

재무 데이터를 이해하고 추적하는 것은 중소기업 재무의 필수적인 부분입니다. 그렇기 때문에 비즈니스를 운영할 때 부기 수업에서 배우거나 아웃소싱해야 하는 것입니다.

운 좋게도 자신의 책을 관리하는 방법을 배울 수 있을 뿐만 아니라 스스로 책을 다루는 몇 가지 주목할만한 이점이 있습니다.

두 명의 전문가와 상담하여 재정 관리를 스스로 처리할 수 있도록 도와드립니다. 여기 Shopify의 내부 회계사인 Charlie Ashbourne과 성공적인 비즈니스인 Tease Tea를 운영하는 Shopify Plus의 가맹점 성공 관리자인 Sheena Brady도 있습니다. 그녀의 비즈니스 장부를 관리하는 시스템을 구축했습니다.

계정 관리가 처음이고 부기 회사나 자영업 부기 담당자에게 비용을 지불할 여력이 없는 경우에도 기본 사항을 배우고 스스로 관리할 수 있습니다. 다음은 일별, 월별, 분기별 및 연간 관점에서 전자 상거래 부기를 구체적으로 살펴봅니다.

매일 해야 할 일

매일 염두에 두어야 할 부기의 일반적인 부분은 영수증입니다.

비즈니스에서 발생하는 모든 일을 종이로 추적하세요. 새로운 공급업체와의 커피 회의에서 받은 영수증을 보관하거나 최신 디지털 광고에 대한 이메일 영수증을 북마크에 추가하는 것을 의미할 수 있습니다.

이러한 기록을 유지하는 것이 중요한 이유는 간단합니다. 합법적인 사업 비용 청구에 대한 세금 혜택을 모두 받으려면 이를 지원할 수 있어야 합니다.

Charlie는 "적절한 지원이 없으면 세금 공제와 공제 비용이 모두 거부될 수 있으며 실제로 받을 자격이 있는 경우 세금 공제 시 큰 타격을 입을 수 있습니다."라고 말합니다.

따라서 일상적인 부기 작업은 영수증, 송장 및 관련 이메일을 추적할 계획이 있는지 확인하는 것입니다. 이러한 문서에 쉽게 액세스할 수 있기를 원하므로 문서 작업에 상당한 시간이나 노력이 필요하지 않습니다.

영수증과 송장은 지정된 폴더에 보관할 수 있습니다. 특정 발신자(소프트웨어 제공업체, 디지털 광고 등)로부터 이메일을 받는 경향이 있는 경우 받은 편지함에 간단한 규칙을 설정하여 "영수증 및 송장"이라는 폴더로 보낼 수 있습니다.

이 프로세스를 처리하기 위해 간단한 할 일 목록 항목을 만들 수도 있습니다. 이것은 Sheena가 Tease Teas에 대해 수행한 작업입니다.

“요즘 95%가 인보이스나 영수증을 이메일로 받을 때마다 월별로 분류된 인보이스 폴더에 첨부 파일을 Google 드라이브에 업로드합니다. 즉, 이 정보를 인쇄, 정리 또는 저장할 필요가 거의 없으며 그 자체로 많은 시간을 절약할 수 있습니다.”

매주 해야 할 일

부기는 해야 할 일 목록의 거대한 주간 작업으로 확장되어서는 안 됩니다. 매주 주시해야 할 두 가지 핵심 사항이 있습니다. 현금 흐름표와 변동 비용, 특히 새 제품일 때 그렇습니다.

현금 흐름에주의하십시오

은행에 돈이 있고 얼마가 있으며 그 돈으로 무엇을 충당해야 합니까? 그것이 현금 흐름에 관해서 당신이보고있는 것입니다.

“수입과 지출 외에 중요한 것은 현금과 현금 흐름을 관리하는 것입니다. 일반적으로 X 금액의 수익이 있으면 그 금액만큼의 현금이 있다는 오해가 있지만 반드시 그런 것은 아닙니다.”라고 Charlie는 말합니다.

일상적으로, 당신은 언제 물건을 살지 또는 사업에 얼마를 쓸지 결정해야 할 수도 있습니다. 귀하가 보유하고 있는 현금의 양과 그 현금으로 충당해야 하는 기타 사항을 이해하는 것은 장부 및 비즈니스 관리의 핵심 부분입니다.

현금 흐름을 계획하고 분석하는 데 도움이 되는 간단한 부기 시스템을 원하십니까? 현금 흐름이 이익보다 훨씬 더 중요한 이유에 대한 이 기사에는 사용할 수 있는 편리한 스프레드시트가 포함되어 있습니다.

신규 또는 변동 비용을 주시하십시오.

대부분의 경우 지출을 관찰하고 검토하는 것은 월별 작업이 될 수 있습니다. 그러나 새로운 비용이나 변동 비용이 있는 경우 예상에 부합하는지 확인하기 위해 계속 주시해야 합니다.

"마케팅 비용을 예로 들어 보겠습니다. 최근에 유료 광고를 실행하기 위해 예산을 할당했는데 예산이 매일 변동하는 경우 해당 행동에 익숙해질 때까지 계속 주시해야 합니다."라고 Charlie는 말합니다.

결국, 월말 이전에 새로운 이니셔티브와 비용을 평가할 수 있는 방법이 있다면 더 빠르지만 여전히 정보에 입각한 결정을 내릴 수 있습니다.

매달 할 일

사내 또는 원격 부기 담당자와 함께 일하고 있었다면 매월 책을 확인하기 위해 그들에게 연락했을 것입니다. DIY-er로서, 당신은 앉아서 책을 정리하기 위해 매달 일정 시간을 할애할 계획을 세워야 합니다.

비즈니스 스냅샷 가져오기

월 단위로 비즈니스 전체를 살펴보고 상황이 어떻게 돌아가는지 이해하고 더 큰 그림을 봐야 합니다.

Charlie는 "월말에 모든 비용을 지출했는지 확인한 다음 판매, 지출, 수입 및 현금 상태를 전체적으로 살펴보고 싶습니다."라고 말합니다. "또한 관심 있는 비즈니스의 핵심 영역을 확인하고 싶습니다."

부기 서비스 또는 소프트웨어를 사용하여 월별 추세를 추적하고 재정적 관점에서 다가오는 달을 어떻게 처리할지 생각하십시오. 또한 새로운 프로젝트, 캠페인 또는 운영상의 변경 사항에 특별한 주의를 기울여 판매, 비용 또는 둘 다에 영향을 미치는지 확인할 수 있습니다.

경비를 주시하라

귀하의 월간 검토는 비용이 귀하의 비즈니스에 어떻게 적합한지 보다 전략적으로 생각할 수 있는 좋은 시간입니다.

Sheena는 "저는 판매 실적이 좋은 경우에도 항상 비용을 자세히 살펴봅니다. “비즈니스의 가장 큰 성공 지표는 수익성이며 지출을 분석하고 창의적으로 비용을 절감할 수 있는 방법을 찾아내면 예상치 못한 수익을 창출할 수 있습니다.

결제 내역, 대량 주문 또는 특정 제품의 사전 주문을 기반으로 공급업체 할인을 살펴봄으로써 비용을 절감하는 다양한 방법을 찾을 수 있습니다.

“작년에 저는 우리가 판매하는 인기 있는 차 액세서리를 살펴보고 약간의 조사를 했습니다. 나는 우리의 역사와 제조업체에 대한 나의 지식을 바탕으로 할인의 여지가 있는지 공급업체에 물었습니다. 그는 단위당 비용을 낮출 수 있었고 작년에 이 요청 하나만으로 5,000달러 이상을 절약했습니다.”

정리 정돈

모든 기업가가 식별할 수 있는 세금 및 부기의 진부한 표현이 있다면 그것은 "영수증으로 가득 찬 신발장"입니다. 물론 꿈은 그 신발 상자를 CPA나 이 모든 것을 이해할 수 있는 많은 부기 서비스 중 하나에 넘기는 것이지만, 신발 상자를 스스로 해결할 수 있는 방법이 있습니다.

월간 검토 중에 이메일, Google 드라이브 파일 또는 신발장에 저장된 모든 영수증을 검토하십시오. 세금 시즌을 대비하여 자신을 정리하고 광고 대비 재고 주문에 실제로 얼마나 지출하고 있는지 알아보기 위해 비용 범주로 분류합니다.

알아야 할 사항에 따라 조정

두 비즈니스는 동일하지 않으며 모든 비즈니스에 적용되는 기본 사항이 있지만 고유한 수익과 비용 조합으로 인해 다른 비즈니스의 부기 요구 사항과 약간 다를 수 있습니다.

“주문에 따라 책을 검토하곤 했습니다. 들어오는 모든 주문이 기록되고 부기 소프트웨어로 추적되도록 했습니다.”라고 Sheena는 말합니다. “그것은 필요하지 않은 것으로 나타났습니다. 우리 비즈니스의 경우 리뷰에서 중요한 것은 월별 전체 매출이었습니다.”

세금 및 부기 목적에 필요한 모든 것을 기록하고 비즈니스에 대한 전략적 결정을 내리는 데 필요한 재무 정보를 얻고 있다면 두 가지 모두에 중요하지 않은 프로세스를 간소화하도록 선택할 수 있습니다.

중소기업을 위한 최고의 부기 소프트웨어

온라인 부기를 더 쉽게 할 수 있는 방법을 찾고 있다면 비즈니스 요구 사항에 따라 고려해야 할 여러 도구가 있습니다.

1. A2X. 이 앱은 Shopify 매장 판매를 Xero 또는 QuickBooks에 자동으로 게시하고 판매 대금을 조정하므로 모든 것이 올바르게 계산되었는지 확인할 수 있습니다. A2X는 수백 개의 주요 전자 상거래 회계 회사의 신뢰를 받고 있습니다.
2. OneSaaS 통합. OneSaas는 회계, 전자 상거래, 이행, CRM, 청구 및 송장 발행, 이메일 마케팅 전반에 걸쳐 비즈니스 앱을 연결합니다. 맞춤형 워크플로를 쉽게 구축하고 비즈니스와 함께 성장하는 부기 시스템을 구축할 수 있습니다.
3. 프레시북스. 이 클라우드 부기 소프트웨어를 사용하면 항목, 송장 및 결제의 세 가지 개체를 기반으로 FreshBooks에서 Shopify 주문을 관리할 수 있습니다. 또한 Shopify 재고를 모든 재고 관리에 대한 정보 소스로 사용하여 정보를 자동으로 업데이트합니다.
4. 퀵북스. Shopfiy를 QuickBook과 통합하면 주문, 재고, 고객 및 배송이 자동으로 업데이트되고 정확해집니다. QuickBooks를 사용하여 전자 상거래 주문 정보를 일괄 분개 또는 세분화된 주문 수준 게시로 게시하고 Etsy 및 Amazon과 같은 다른 전자 상거래 마켓플레이스와 동기화할 수 있습니다.
5. 벤치. Bench는 Shopify 매장을 위한 저렴한 아웃소싱 부기 서비스를 제공합니다. 앱은 판매자 및 은행 계좌와 직접 동기화됩니다. 그런 다음 가상 부기 팀이 월별 장부의 균형을 맞추고 재무 보고서를 준비합니다.

A2X Accounting의 Ellen Main은 "최고의 부기 시스템을 선택할 때 QuickBooks 또는 Zero와 같은 선도적인 클라우드 회계 시스템 중 하나를 고려하십시오."라고 말합니다.

“Shopify 비즈니스를 위해 세금 장부를 수행할 때 판매를 기록하는 것만으로는 충분하지 않습니다. 모든 수수료와 세금을 부담해야 합니다.”라고 Ellen이 덧붙입니다. “앱, 커넥터 또는 통합의 도움 없이는 작은 작업이 아닙니다.

요약된 명세서를 게시하고 모든 판매 및 수수료를 부기 시스템에 귀속시키는 부기 소프트웨어를 선택하십시오. 이렇게 하면 비즈니스 규모가 커짐에 따라 책이 항상 깔끔하고 정확할 것입니다.

중소기업 부기 이해가 성장의 핵심

모든 부기 업무를 스스로 하든 공인 부기 담당자를 고용하는 것이 가장 좋든 간에, 비즈니스를 통해 돈이 어떻게 흘러가는지 이해하는 것은 좋은 비즈니스입니다.

Charlie는 "적절한 데이터를 갖고 현재 위치, 수익을 창출하는 것으로 보이는 부분, 비용을 어느 정도 줄일 수 있는 부분을 아는 것이 중요합니다."라고 말합니다. "스타트업을 위한 부기에 관한 확실한 데이터를 보유하면 미래에 성공할 수 있는 더 나은 위치에 놓이게 됩니다."

부기 경험이 거의 없더라도 이제 모든 재무 정보에 대한 직접적인 지식과 액세스 권한이 있으므로 비즈니스의 미래에 대해 정보에 입각한 결정을 내릴 수 있는 강력한 위치에 있습니다. 전문적인 부기의 도움과 조언을 받는 것은 가치가 있지만, 하루를 관리하는 사람이 누구이든 상관없이 수치에 대한 확실한 이해를 잃지 않도록 하십시오.