비즈니스 프로세스 매핑에 대한 빠른 가이드

어둠 속에서 일하다 결국 벽에 부딪힐 것입니다. 백만 달러의 아이디어를 생각해 내고 돌아와서 돈이 들어오는 것을 지켜보는 기업가의 신화는 설득력이 있을 수 있지만 그것은 허구입니다. 기업은 조직적인 방식으로 작업을 계획하고 실행해야 합니다.

이를 위해 모든 회사는 업무를 관리하고 목표를 달성하기 위한 비즈니스 프로세스가 필요합니다. 비즈니스 프로세스는 구체적인 목표를 달성하기 위해 조직에서 수행해야 하는 일련의 작업 또는 단계입니다.

이러한 비즈니스 프로세스를 관리하는 것은 기업을 효율적으로 만들고 비즈니스 프로세스 관리(BPM)가 만들어진 이유입니다. 비즈니스 프로세스 관리는 관리자가 비즈니스 프로세스를 간소화하는 데 도움이 되는 일련의 도구와 방법을 사용하는 분야입니다.

이러한 방법 중 하나를 비즈니스 프로세스 매핑이라고 합니다. 이것이 무엇이며 비즈니스 프로세스를 관리할 때 왜 중요한지 정의해 보겠습니다.

비즈니스 프로세스 매핑이란 무엇입니까?

비즈니스 프로세스 매핑은 워크플로 다이어그램 또는 프로세스 맵을 사용하여 비즈니스 프로세스를 시각적으로 나타내고 다음을 정의하는 것으로 구성됩니다.

• 비즈니스 프로세스 단계가 무엇인지
• 비즈니스 프로세스에서 누가 무엇을 책임지는가
• 어떤 도구가 사용될 것인가
• 해당 비즈니스 프로세스를 완료하기 위한 표준은 무엇입니까?
• 성공이 결정되는 방법

명확한 워크플로 다이어그램 또는 상세한 비즈니스 프로세스 맵을 통해 효율성과 생산성을 높이기 위해 비즈니스 프로세스를 개선할 수 있는 부분을 쉽게 확인할 수 있습니다. 이것은 또한 특정 목표를 취하고 이를 측정하여 비즈니스의 전체 목표와 비교하여 일치하는지 확인하는 방법이기도 합니다.

이제 비즈니스 프로세스 매핑이 무엇인지 이해했으므로 프로세스 맵을 만드는 방법을 알아보겠습니다.

프로세스 맵이란?

프로세스 맵은 본질적으로 비즈니스 프로세스의 요소를 기호로 나타내는 흐름도입니다. 이러한 기호에는 비즈니스 프로세스 관리 이니셔티브에서 만든 BPMN(비즈니스 프로세스 모델링 표기법)이라는 표준이 있습니다.

그러나 프로세스 맵을 생성하기 위해 BPMN 전문가가 될 필요는 없습니다. 오늘날에는 이 프로세스를 자동화하는 온라인 비즈니스 프로세스 매핑 도구가 많이 있습니다.

비즈니스 프로세스 매핑 단계

프로세스 매핑은 프로세스 개선에서 교육 및 워크플로 명확화에 이르기까지 많은 비즈니스 목표에 도움이 될 수 있을 뿐만 아니라 규정 준수, 내부 감사 및 비즈니스의 역할 명확화에 도움이 될 수 있습니다. 다음은 비즈니스를 위한 프로세스 맵을 만드는 7단계입니다.

1. 프로세스 식별

집중하려는 목표, 범위, 플레이어 및 작업 영역을 식별합니다. 이것은 세 가지 수준에서 수행될 수 있습니다. 높은 수준의 정밀 검사에서와 같이 전략적; 더 나은 고객 만족 추구와 같은 고객 중심.

2. 팀 구성

변경이 요청될 때 승인을 도울 수 있기 때문에 고위 경영진도 참여하는 것이 도움이 되지만 프로세스와 함께 일하는 사람들의 그룹을 확보하십시오.

3. 정보수집

프로세스를 식별한 후에는 비즈니스 프로세스의 누가, 무엇을, 어디서, 언제와 같은 프로세스 맵을 생성하는 데 필요한 정보를 수집해야 합니다. 이것은 정보를 수집하고 매핑하는 작업을 수행하는 사람들과 인터뷰를 수행하여 수행됩니다.

4. 프로세스 매핑

수집한 모든 정보를 프로세스 맵 플로우 다이어그램으로 전환하십시오. 여기에는 프로세스 또는 전체 워크플로가 포함될 수 있습니다. 모든 프로세스 맵은 다르지만 다음은 워크플로 다이어그램에 포함해야 하는 주요 요소입니다.

• 작업: 워크플로의 각 단계.
• 이벤트: 프로세스를 시작, 리디렉션 또는 종료하는 트리거 또는 게이트웨이.
• 참가자: 비즈니스 프로세스에 관련된 사람들.

5. 분석

프로세스 맵을 연구하고 각 단계의 이유를 질문하여 각 단계에 도전하십시오.

6. 새로운 방법 개발 및 설치

프로세스 분석에서 불필요한 작업을 식별한 후 효율성을 개선하기 위해 단계를 결합, 재배열 또는 새로운 단계를 추가하는 방법을 확인하십시오.

7. 프로세스 관리

이제 비즈니스 프로세스를 유지 관리하고 저장해야 하지만 정기적으로 검토하고 프로세스의 변경 사항을 모니터링해야 합니다.

비즈니스 프로세스 맵의 유형

비즈니스 프로세스 매핑은 여러 가지 방법으로 수행할 수 있습니다. 프로세스를 시각화하는 데 사용할 수 있는 다양한 유형의 프로세스 맵이 있습니다. 각 프로세스 맵에는 장점과 단점이 있습니다.

공정 흐름도

흐름도는 가장 일반적인 유형의 프로세스 맵입니다. 손으로 그리거나 소프트웨어로 만들 수 있습니다. 사용의 용이성과 친숙함이 장점이지만 단점은 이러한 유형의 비즈니스 프로세스 매핑이 흐름도를 조정하고 변경할 수 있는 유연성이 부족하다는 것입니다.

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스윔 레인 다이어그램

스윔 레인 다이어그램은 스윔 레인 다이어그램에서 각 단계를 담당하는 다른 팀이나 개인으로 나누어져 있다는 점을 제외하고는 고전적인 순서도 역할을 합니다. 따라서 다이어그램이 수영 바퀴를 위한 수영장의 레인처럼 보이기 때문에 스윔 레인이라는 이름이 붙었습니다. 장점과 단점은 순서도와 거의 같습니다.

가치 흐름 지도

가치 흐름 맵은 린 6시그마 애플리케이션에서 자주 사용됩니다. 한 눈에 분석하기가 쉽지 않습니다. 따라서 이것은 비즈니스 프로세스에 대한 보다 심층적인 관점을 찾는 사람들에게 더 많은 이점이 있습니다. 가치 흐름 지도는 사람들에게 프로세스에 대한 읽기 쉬운 요약을 제공하는 데 권장되지 않습니다.

SIPOC 다이어그램

공급자 입력 프로세스 출력 고객 또는 SIPOC는 단순화된 비즈니스 프로세스 맵입니다. 대부분의 정보를 제거하고 프로세스의 필수 요소와 관련된 사람들에만 초점을 맞춥니다. 당연히 이것은 빠르게 이해할 수 있는 개요를 제공하지만 프로세스와 프로세스가 상호 작용하는 방식에 대한 깊은 이해를 제공하지는 않습니다.

소프트웨어

비즈니스 프로세스 매핑에 사용할 수 있는 소프트웨어가 있습니다. 이러한 도구는 매핑이 완료된 후 프로세스를 추적하는 데 도움이 되므로 병목 현상, 마감 기한 누락 및 기타 블록으로 인해 수행 방식과 성능이 저하된 부분을 확인할 수 있습니다. 비즈니스 프로세스 사용의 장점은 프로세스 맵 생성을 자동화하고 직원이 작업 및 할 일 목록을 관리하는 데 사용할 수 있는 기타 기능이 있다는 것입니다. 또한 관리자가 진행 상황을 쉽게 모니터링할 수 있습니다.

비즈니스 프로세스 매핑의 이점

프로세스 맵을 사용하여 비즈니스 작동 방식, 사람들의 역할, 비즈니스의 책임 및 표준을 시각화하는 것은 여러 가지 이유로 필요합니다.

규정 준수 유지

ISO 9001을 준수하는 회사를 유지하는 데 도움이 됩니다. 이것은 비즈니스가 고객의 요구를 충족하고 관련 규정을 준수하는지 확인하기 위한 일련의 표준입니다.

또한 2002년 Sarbanes-Oxley 법(2002년 공개 회사 회계 개혁 및 투자자 보호법이라고도 함)을 준수합니다. 이 연방법은 모든 상장 기업에 대해 투명성과 적절한 공개를 요구합니다. 비즈니스 프로세스 관리 문서는 이 법의 핵심 구성 요소입니다.

온보딩에 도움

비즈니스 프로세스 매핑은 신입 직원을 온보딩하는 데도 중요합니다. 신입 직원이 따라야 할 일련의 문서화된 프로세스를 통해 전환 시간이 단축되고 교육 및 기타 작업을 위해 다른 직원들로부터 많은 시간이 소요되지 않습니다. 프로세스 맵은 또한 일관된 온보딩 프로세스와 신규 고용 간의 연속성을 생성합니다.

커뮤니케이션 강화

비즈니스 프로세스 매핑은 또한 비즈니스 내부 및 외부의 다른 사람들과 효과적으로 의사 소통할 수 있는 좋은 방법입니다. 비즈니스 프로세스 매핑은 프로세스의 시각화이므로 비즈니스의 모든 사람이 긴 블록보다 소화하기 쉽습니다.

감사 간소화

내부 감사는 프로세스 맵을 사용하여 보다 효율적으로 수행할 수 있습니다. 그들은 작업이 항상 비즈니스 표준 및 관행과 일치하는지 확인할 수 있습니다. 이는 또한 프로세스 개선으로 이어집니다. 프로세스가 문서화되고 이해되면 이를 개선하는 방법을 알아보기 위해 연구할 수 있습니다.

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문제 해결 능력 향상

프로세스 맵은 일반적인 문제 해결에도 도움이 될 수 있습니다. 프로세스를 시각적으로 보여줌으로써 갈등을 더 쉽게 발견할 수 있습니다. 프로세스의 어딘가에 블록이 있는 경우 시각적 맵은 해당 병목 현상을 일으킨 원인을 명확히 하고 해결 경로를 제공합니다.

또한 비즈니스 프로세스 매핑은 비즈니스를 법적 또는 건강 및 안전 문제에 노출시킬 수 있는 프로세스로 인해 발생하는 위험을 식별하는 데 도움이 됩니다. 큰 그림을 보여주는 것도 모범 사례를 통해 비즈니스에 도움이 될 수 있습니다.

비즈니스 프로세스 매핑의 역사

품질 관리에 대한 프로세스 접근 방식과 각 프로세스가 비즈니스의 다른 프로세스와 어떻게 관련되는지는 비즈니스 프로세스 매핑의 핵심입니다. 이것은 1921년 엔지니어 Frank Gilbreth가 도입한 프로세스 흐름을 문서화하기 위한 최초의 구조화된 방법인 흐름도로 거슬러 올라갑니다.

그런 다음 이러한 도구는 산업 공학에 의해 선택되었으며 1930년대 초 산업 엔지니어인 Allan H. Mogensen이 다른 사람들에게 이 방법을 교육하기 시작했습니다. Mogensen의 수업 중 하나를 졸업한 Art Spinanger는 이 분야를 Procter and Gamble로 가져갔고 Deliberate Methods Change Program이라는 작업 단순화 프로그램을 개발했습니다.

Mogensen의 또 다른 졸업생 중 한 명인 조직 이론가 Ben. S. Graham은 여러 문서와 그 관계를 표시하는 다중 흐름 프로세스 차트를 개발하여 정보 처리에 흐름 프로세스 차트를 채택했습니다.

비즈니스 프로세스 매핑은 비즈니스의 모든 사람이 액세스할 수 있고 실시간으로 상태를 업데이트하고 관리자에게 진행 상황을 모니터링하고 추적할 수 있는 포털을 제공하는 소프트웨어와 함께 사용하는 것이 가장 좋습니다. ProjectManager는 프로세스를 추적하고 보고하는 실시간 대시보드가 ​​있는 클라우드 기반 프로젝트 관리 소프트웨어이며, 모든 사람이 작업 및 커뮤니케이션을 용이하게 하는 데 사용할 수 있는 협업 플랫폼과 프로세스 맵을 생성하기 위한 Kanban 보드가 있습니다. 이 무료 30일 평가판을 통해 지금 비즈니스 프로세스를 간소화하는 데 어떻게 도움이 되는지 알아보십시오.