변경 통제 위원회: 역할, 책임 및 프로세스

프로젝트 수행 단계에서 프로젝트 계획에 변경 사항이 있음을 전제로 합니다. 날씨에서 공급망, 변경 요청 에 이르기 까지 모든 것을 고려하는 것은 불가능합니다. 일정과 예산에 반하는 무언가가 공모할 것입니다. 이것이 프로젝트에 변경 제어 보드가 있는 이유입니다.

프로젝트 관리는 체계적이지만 변화는 그렇지 않습니다. 변경이 요청되면 변경 제어 보드는 프로젝트 계획에 대한 중단을 최소화하면서 이러한 변경을 관리하는 방법을 보여줍니다. 성공적인 고품질 프로젝트에 대한 변경 제어 보드의 중요성은 아무리 강조해도 지나치지 않습니다.

변경 제어 보드란 무엇입니까?

변경 제어 위원회는 때때로 변경 검토 위원회라고도 합니다. 프로젝트의 변경 사항을 고려하기 위해 정기적으로 만나는 프로젝트 팀의 사람들 그룹입니다. 이러한 세부적인 검토 과정을 통해 변경 관리 위원회는 변경 요청의 실행 가능성을 결정하거나 그에 따라 권장 사항을 제시합니다. 변경 제어 보드에는 프로젝트 관리자 외에 프로젝트의 관련 기능 영역 대표가 포함됩니다. 전문가, 고객 및 후원자도 포함될 수 있습니다. 물론 프로젝트와 조직에 따라 다른 사람들이 참여할 수 있습니다.

함께 작업하는 많은 팀을 포함하는 대규모 프로젝트에는 일반적으로 프로젝트 영역에 특정한 다양한 변경 보드 외에 중앙 변경 제어 보드가 있습니다. 이 팀은 문제에 대한 최종 결정권을 가진 중앙 변경 위원회에 보고합니다. 원격 사이트에만 영향을 미치는 소규모 변경을 위한 사이트 변경 게시판이 있을 수도 있습니다.

변경 관리 위원회가 변경을 승인하면 변경을 관리해야 합니다. ProjectManager는 원하는 방식으로 작업할 수 있는 여러 프로젝트 보기가 있는 작업 및 프로젝트 관리 소프트웨어입니다. 어떤 보기를 사용하든 하나 또는 여러 개의 태그를 만들고 그에 따라 필터링하여 프로젝트 변경 사항을 추적할 수 있습니다. 지금 무료로 ProjectManager를 시작하십시오.

변경 통제 위원회는 무엇을 합니까?

변경 제어 위원회는 변경 요청을 검토한 다음 자세히 검토합니다. 변경 사항은 프로젝트 계획 승인 시 설정된 기준 요구 사항과 다릅니다. 그런 다음 변경 제어 위원회는 변경의 장단점에 대해 토론합니다. 이것이 팀에서 최종 사용자에 이르기까지 모든 프로젝트 측면을 반영하는 변경 제어 위원회를 갖는 것이 중요한 이유입니다.

변경 관리 위원회는 모두가 자신의 관점에서 변경 사항을 평가함으로써 변경 사항이 프로젝트 일정과 예산에 미칠 수 있는 영향에 대한 가치가 있는지 결정합니다. 결정이 내려지면 프로젝트 팀과 클라이언트에게 전달됩니다. 그러나 변경 제어 보드가 항상 주제에 대한 마지막 단어는 아닙니다. 변경 통제 위원회가 일반적으로 권한을 갖지만 그 결정이 항상 최종적이고 구속력이 있는 것은 아닙니다.

제어 위원회의 역할 및 책임 변경

변경 통제 위원회의 역할은 프로젝트, 조직 및 산업에 따라 다릅니다. 일반적으로 모든 변경 제어 보드에는 공통적인 기본 역할이 있습니다.

관리자

관리자는 그룹을 이끌고 활동을 조정하며 변화의 모든 측면을 감독합니다. 즉, 변경 요청의 우선 순위를 지정하고 변경이 프로젝트에 미치는 영향에 대한 영향 평가를 주도합니다. 변경 관리자는 변경 관리 프로세스와 변경 구현에 필요한 계획을 문서화할 책임이 있습니다. 그들은 또한 변경 통제 이사회 회의를 주도합니다.

승인자

제목에서 알 수 있듯이 승인자 또는 변경 권한이 변경 승인 또는 거부 여부를 결정합니다. 이는 개인이 될 수 있으며 종종 관리자 또는 임원이 될 수도 있지만 응답은 변경 관리 위원회에 맡겨 함께 결정을 내릴 수도 있습니다. 승인자는 관리자와 긴밀하게 협력하여 조직 및/또는 프로젝트의 변경을 승인하고 지시합니다. 그러나 소규모 조직에서는 승인자와 변경 관리자가 같은 사람입니다.

비즈니스 이해 관계자

비즈니스 이해 관계자가 변경 관리에 참여하고 변경 제어 위원회에 참여하는 것이 일반적입니다. 이는 변화의 영향을 더 잘 이해하기 위해 다양한 부서를 투입할 수 있음을 의미합니다. 예를 들어, 이러한 팀이 변경의 영향을 받는 경우 영업 또는 재무 부서의 담당자가 될 수 있습니다.

팀 멤버

프로젝트에서 작업하는 팀은 종종 변경 관리 위원회에 변경 사항을 제출하는 팀입니다. 그들은 변경이 중요하다고 믿는 이유를 문서화하고 프로젝트를 돕습니다. 그들은 변경을 제안할 뿐만 아니라 변경 관련 문제를 구현, 모니터링 및 대응하는 사람이 될 것입니다. 이러한 팀은 소프트웨어 개발자, 테스터, 품질 보증 사무소, 마케팅 팀 등이 될 수 있습니다.

고객 서비스/기술 지원/헬프 데스크 상담원

고객과의 상호 작용을 담당하는 사람은 누구나 변경 제어 보드에 있어야 합니다. 그들은 비즈니스의 최전선에서 제품이나 서비스를 실제로 사용하고 변화가 긍정적인 영향을 미칠 것인지 부정적인 영향을 미칠 것인지에 대해 친밀한 이해를 갖고 있는 사람들을 상대합니다.

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변경 통제 위원회를 위한 프로세스 개발

변화를 통제하는 것의 일부는 프로세스를 갖는 것입니다. 변경 제어 보드는 프로젝트 또는 조직에 대한 변경 관리 계획의 일부입니다. 변화를 포착하고 검토하고 수용하거나 거부하는 방법입니다.

첫 번째 단계는 변경의 필요성을 식별하는 것입니다. 이러한 변경 사항은 팀, 제조업체 또는 기타 이해 관계자로부터 올 수 있습니다. 변경이 시작되는 곳마다 프로세스를 시작하는 것이 중요합니다.

다음으로, 변경 제어 보드가 조립되거나 검토를 위해 변경 요청이 보드에 전달됩니다. 언급한 바와 같이, 변경 제어 위원회는 균형 잡힌 토론을 촉진하고 변경 사항을 더 큰 맥락에 배치하기 위해 프로젝트 수명 주기의 각 단계에 있는 사람들로 구성됩니다.

이 시점에서 변경 제어 위원회는 변경 제어 프로세스의 결과와 목표를 정의합니다. 프로젝트 목표와 변경 사항을 일치시키기 위해 변경 사항 및 문서가 생성되도록 일정이 설정됩니다.

변경 통제 위원회는 사후 대응적이기보다 비용과 일정을 처리할 때 피해를 방지하기 위해 사전 예방적이어야 합니다. 변경이 승인되면 변경 관리 위원회는 테스트 및 반복 단계가 뒤따르는 타임라인을 제공합니다. 그들은 계속해서 만나 잠재적인 문제를 논의하고 변경 사항이 일정대로 유지되도록 할 것입니다.

CCB 모범 사례

변경 관리 위원회의 중요성은 분명합니다. 프로젝트 변경을 관리하기 위한 프로세스가 없으면 프로젝트와 관련된 일정과 비용에 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다. 우리는 이미 첫 번째 모범 사례에 대해 논의했습니다. 모든 이해 관계자, 선별된 팀 구성원, 고객, 공급업체 등을 포함하여 이사회를 다양한 프로젝트 대표자로 만듭니다.

프로젝트 이해 관계자의 횡단면이 있으면 그들의 책임을 명확하게 정의하고 싶을 것입니다. 변경 통제 보드가 효과적이려면 충분한 기술 및 비즈니스 통찰력으로 변경에 신속하게 대응할 수 있는 적절한 크기여야 합니다.

프로젝트에 대한 헌장을 만들 때와 마찬가지로 변경 관리 위원회에서도 그렇게 해야 합니다. 이를 통해 이사회의 목적, 권한 범위, 회원 기준 및 책임, 운영 절차 및 의사 결정 과정을 정의할 수 있습니다. 공유할 때 이사회가 하는 일과 하지 않는 일을 명확히 하여 더 효과적으로 행동할 수 있습니다. 또한 얼마나 자주 만나는지, 그리고 계획되지 않은 특별 회의가 무엇인지 기록하고 싶을 것입니다.

가장 중요한 것은 모든 사람이 일치하도록 의사 결정 과정에 동의하는 것입니다. 이는 정족수를 정의하는 방법, 변경 통제 위원회에서의 활동을 관리하는 규칙, 이사회 관리자의 권한, 이사회의 결정이 상위 기관의 승인을 받아야 하는지 여부를 결정합니다.

예상대로 의사 소통이 중요하므로 이해 관계자가 업데이트되는 채널과 빈도가 잘 정의되어야 합니다. 해당 이해 관계자를 업데이트할 책임이 있는 구성원이 있어야 합니다. 이상적으로는 모든 사람이 최신 데이터로 작업할 수 있도록 정보 저장소가 하나 있어야 합니다.

스코프 크립을 잊지 마십시오. 모든 변경 통제 구성원의 최우선 과제이며 이해 관계자는 프로젝트 범위에 영향을 미치는 변경을 추진할 것입니다. 이러한 요청을 진지하게 받아들이고 프로젝트의 일정 및 비용과 균형을 맞추는 것이 변경 관리 위원회의 역할입니다.

ProjectManager가 변경 및 프로젝트 관리를 지원하는 방법

프로젝트를 제시간에 예산 내에서 성공적으로 제공하는 효과적인 변경 제어 보드를 갖추려면 실시간 데이터를 캡처하는 도구가 필요합니다. ProjectManager는 프로젝트 팀과 변경 제어 위원회가 보다 통찰력 있는 결정을 내릴 수 있도록 실시간 데이터를 제공하는 클라우드 기반 소프트웨어입니다.

실시간 대시보드로 변경 사항 추적

여러 프로젝트 보기가 프로젝트를 통해 이동할 때 변경 사항을 추적하는 데 도움이 되는 태그가 있는 방법을 이미 언급했습니다. 실시간 대시보드는 더 많은 작업을 수행합니다. 이러한 변경의 진행 상황과 성능에 대한 높은 수준의 보기를 제공하여 데이터를 자동으로 계산하고 6개의 메트릭을 추적하는 다채로운 그래프로 표시합니다. 덜 강력한 소프트웨어와 달리 설정이 필요하지 않으며 필요할 때 바로 사용할 수 있습니다.

원 클릭 보고서로 이해 관계자에게 최신 정보 유지

변경 제어 보드에는 데이터가 필요합니다. 대시보드는 일반적인 개요에 적합하지만 무언가에 집중하고 자세히 살펴보고 싶을 때 상태 또는 포트폴리오 보고서, 시간, 비용 등에 대한 원 클릭 보고서를 생성할 수 있습니다. 이사회 구성원이 가장 관련성이 높은 데이터에 집중할 수 있도록 모든 보고서를 필터링할 수 있습니다. 보고서는 또한 쉽게 공유할 수 있으며 이해 관계자를 최신 상태로 유지하기 위해 다양한 형식으로 제공됩니다.

프로젝트 정보의 출처는 하나이므로 프로젝트 팀과 변경 관리 위원회 모두 동일한 데이터로 작업할 수 있습니다. 당사의 협업 플랫폼은 언제 어디서나 하이브리드 팀을 연결합니다. 실시간으로 파일을 공유하고, 작업을 추가하고, 댓글을 달 수 있습니다. 사무실에 있든, 현장에 있든, 재택 근무 중이든 관계 없이 협업하고 생산성을 유지할 수 있는 도구를 제공합니다.

ProjectManager는 프로젝트 변경 사항을 식별, 추적 및 보고하고, 작업을 구성하고, 팀과 연결하여 보다 효과적으로 작업하는 데 도움이 되는 수상 경력에 빛나는 소프트웨어입니다. 우리의 다중 프로젝트 보기는 전통적으로 일하는 부서가 애자일 환경에서 일하는 부서와 협업할 수 있음을 의미합니다. 정말 유연한 하이브리드 도구입니다. 직접 확인하십시오. 지금 무료로 시작하세요.