변경 요청: 제출, 관리 및 실행 방법

우리는 항상 말합니다. 변화는 불가피합니다. 이 격언은 다른 모든 것과 마찬가지로 프로젝트와 조직에도 적용됩니다. 변화는 불편함이나 예상치 못한 문제에 대한 대응으로 느껴질 수 있습니다. 그리고 이러한 일이 발생하는 동안 변경 요청은 전체적인 계획에서 완전히 자연스럽고 심지어 긍정적일 수도 있습니다. 궁극적으로 변화는 진화이기 때문입니다.

그렇다면 어떻게 변경 사항을 유리하게 사용할 수 있습니까? 우리는 이러한 변화를 안내하는 시스템을 만듭니다. 이 시스템은 가라앉고 작동할 수 있는 혼란과 혼란을 방지하며 모든 것은 변경 요청에서 시작됩니다.

변경 요청이란 무엇입니까?

변경 요청은 이러한 공식 문서 역할을 하며 변경 관리 프로세스의 핵심 구성 요소입니다. 이 문서는 일반적으로 프로젝트 인도물 또는 조직 운영과 같은 높은 수준에서 프로젝트 또는 조직의 일부 측면에 대한 수정 사항을 간략하게 설명합니다.

변경 요청은 조직 내부 또는 외부에서 올 수 있으며 요청된 변경 사항은 매우 다양할 수 있지만 변경을 생성하는 프로세스는 동일합니다. 이러한 연속성은 생성, 제출, 모니터링 및 승인(또는 거부) 프로세스를 단순화합니다.

변경 요청 유형

변경 요청은 변경 목적에 따라 다른 범주로 정렬될 수 있습니다. 다음은 알아야 할 변경 요청의 네 가지 주요 유형입니다. 이 네 가지 각각은 프로젝트와 조직 모두에 전체적으로 적용될 수 있습니다.

• 일반 변경: 일반 변경 요청은 운영, 기존 시스템, 인프라 등에 대한 중대한 변경을 처리합니다. 이 유형은 드문 일이 아니지만 실질적이고 광범위한 변경이 필요함을 의미합니다. 그리고 상상할 수 있듯이 일반적인 변경 요청은 종종 추가 요청으로 이어집니다.
• 표준 변경: 표준 변경 요청은 자주 발생하는 위험도가 낮은 변경을 제안합니다. 우리가 논의한 바와 같이, 많은 변화는 프로젝트 또는 조직의 과정에서 완벽하게 자연스럽습니다. 이러한 변화는 진화라고 생각할 수 있습니다. 수정해야 할 사항을 요약한 제안서이지만 수정 자체는 기존 시스템을 따릅니다.
• 주요 변경: 주요 변경 요청은 상당한 자금 조달이 필요한 중요한 변경을 제안합니다. 주요 변경 사항은 높은 위험을 내포하지만 높은 보상을 얻을 수도 있습니다. 이러한 변경 사항은 자주 발생하지 않으며 제대로 처리되지 않으면 심각한 피해를 줄 수 있습니다. 즉, 극단적인 수정이 필요합니다.
• 긴급 변경: 긴급 변경 요청은 즉각적인 변경을 위한 최우선 제안입니다. 이 유형은 일반적으로 실수나 계획대로 진행되지 않는 무언가의 결과이며 이러한 예기치 않은 상황이 혼란을 일으키는 것을 방지하는 데 사용할 수 있습니다.

변경 요청의 목적은 무엇입니까?

모든 프로젝트나 조직에는 프로세스나 작업을 변경해야 할 가능성이 있습니다. 변경 요청은 변경해야 하는 측면에 대한 세부 정보를 공식적으로 문서화하기 위해 존재합니다. 그들의 목적은 수정을 요청하고 이 변경을 제어하는 ​​것입니다.

이러한 수정은 높은 수준의 목표 및 목표 및/또는 프로젝트 결과물이 변경되거나 추가될 때 필요할 수 있습니다. 예를 들어, 클라이언트는 프로젝트의 결과물을 변경하기를 원할 수 있고, 회사는 미션을 확장하기를 원할 수 있으며, 조직은 커뮤니케이션 또는 내부 운영을 개선하기를 원할 수 있습니다. 목록은 계속됩니다. 변경 사항에 관계없이 변경 요청은 제안된 수정 사항을 문서화합니다.

이러한 공식 요청은 모든 관련 정보를 나열한 다음 승인을 위해 개별 이해 관계자(또는 이사회 또는 개인 커뮤니티)에 전달됩니다. 변경 요청은 알아야 할 모든 것을 요약하고 변경 관리 프로세스가 진행되는 방식을 단순화합니다.

변경 요청에는 무엇이 포함되어야 합니까?

변경 요청의 종류에 관계없이 커버해야 하는 몇 가지 기반이 있습니다. 이러한 핵심 구성요소로 시작하여 이를 중심으로 나머지 변경 요청을 작성하십시오.

• 제목
• ID 번호
• 요청 유형
• 출처: 내부 또는 외부 요청
• 간단한 설명

변경 유형이나 조직 또는 프로젝트에 따라 추가 세부 정보를 포함할 수 있습니다. 이것은 전혀 문제가 없지만 이러한 추가 섹션을 짧고 간단하게 유지하고 각 요청의 형식이 가능한 한 일관되도록 하고 싶을 것입니다.

변경 프로세스를 설정하는 방법

요청을 처리하는 구체적인 시스템을 갖추는 것이 중요합니다. 이것은 누구나 따를 수 있는 일련의 단계를 생성하고 오류를 줄입니다. 이는 산업, 조직 또는 프로젝트에 따라 다르게 보일 수 있지만, 몇 가지 보편적인 포인트가 있어야 합니다. 다음은 집중해야 할 몇 가지 사항입니다.

1. 변경 요청에 포함될 내용 결정

변경 요청은 전체 조직을 포함하여 프로젝트의 여러 측면에 영향을 줄 수 있습니다. 그러나 제출된 요청의 종류에 관계없이 모두 동일한 구성 요소를 포함하고 동일한 질문에 답변해야 합니다. 이러한 형식의 일관성은 더 나은 기록과 더 철저한 보고를 가능하게 합니다.

일관성이 매우 중요하기 때문에 많은 조직에서 템플릿을 만들 때 템플릿을 사용합니다. 이러한 템플릿을 사용하면 이미 서식에 익숙하기 때문에 원하는 정보를 쉽게 찾을 수 있습니다. 템플릿은 또한 세부 사항이 누락되지 않도록 합니다.

2. 변경 요청의 유형 및 범위 결정

앞에서 살펴본 것처럼 각각 고유한 정의 특성을 가진 다양한 유형의 변경 요청이 있습니다. 적절하게 제출하고 처리하려면 어떤 유형인지 알아야 합니다. 예를 들어 주요 변경 사항은 일반 변경 사항과 다르게 관리됩니다.

모두 동일한 핵심 정보를 포함해야 하지만 요청 유형에 따라 약간의 차이가 있을 수 있습니다. 이러한 차이점이 어떻게 보일지 결정하는 확실한 방법 중 하나는 요청 범위를 결정하는 것입니다. 즉, 요청한 변경 사항이 정확히 어떤 영향을 미치나요? 당신이 만들고 있는 변화는 얼마나 광범위할까요?

3. 커뮤니케이션 체인 구축

요청을 제출하는 것이 프로세스의 끝이 아닙니다. 실제로 제출하면 더 긴 대화가 시작되는 경우가 많습니다. 변경 요청의 승인 여부에 관계없이 요청을 제출하는 사람과 검토 책임이 있는 사람 사이에 약간의 의견 차이가 있을 수 있습니다.

변경 요청이 이러한 대화를 시작하는 경우가 많기 때문에 이러한 "편집"을 논의하거나 질문을 할 방법을 정확히 설정하는 것이 중요합니다. 각 당사자는 누구에게 말해야 하는지, 질문, 우려, 비판 등을 어떻게 표명해야 하는지 알아야 합니다. 정해진 시스템이 있으면 갈등이 줄어들고 효율성이 향상됩니다.

4. 다음 단계 정의

승인되면 결과 변경 사항을 실행할 차례입니다. 이것은 일반적으로 많은 다른 개인에게 해당되며 다른 부서가 포함될 수도 있습니다. 아마도 변경 제어 프로세스를 수립하는 데 있어 가장 중요한 부분은 요청이 승인된 후 어떤 일이 일어날지 결정하는 것입니다.

승인되는 변경 사항은 매우 다양할 수 있지만 승인 후 단계는 동일해야 합니다. 여기에는 회의 개최 및 필요한 양식 작성이 포함됩니다. 핵심은 문서에서 승인된 요청을 받아 현실로 만드는 시스템을 갖추는 것입니다.

ProjectManager가 프로젝트의 변경 사항을 관리하는 방법

변경 요청을 생성하고 제출할 때 적절한 문서 도구를 갖는 것이 중요합니다. 프로젝트가 진행되는 동안 모든 문서를 누구나 쉽게 찾고 손실되지 않도록 여러 문서를 구성하고 저장해야 합니다. ProjectManager를 사용하면 무제한 파일 공간으로 프로젝트에 필요한 모든 문서를 업로드할 수 있습니다.

변경 요청에 대한 특정 세부 사항을 지적해야 하는 경우 문서에 댓글을 남기고 표시하고 싶은 팀 구성원을 태그하기만 하면 됩니다. 이렇게 하면 pdf를 이메일로 보낼 필요가 없습니다. 앞뒤로 모든 서신을 한 공간에 넣습니다.

모든 변경 요청을 한 위치에 보관하면 변경 자체를 쉽게 실행할 수 있습니다. 이러한 요청은 프로젝트 계획, 일정, 대시보드, 작업 관리 도구 등과 같은 공간에 있기 때문에 클릭 몇 번으로 조정하고 즉시 작업에 착수할 수 있습니다.

ProjectManager는 모든 단계를 안내하는 기능으로 프로젝트 변경 사항을 관리하는 클라우드 기반 소프트웨어입니다. 변경해야 할 사항을 식별하고 변경을 계획한 다음 동일한 도구를 사용하여 진행 상황을 모두 추적합니다. 지금 무료로 ProjectManager를 사용해 보고 프로젝트 변경 사항을 완전히 제어할 수 있습니다.