결과를 얻는 클라이언트 접수 양식을 만드는 방법

팝 퀴즈 (단 하나의 질문입니다) – 다음 중 귀하의 비즈니스가 없어도 되는 것은 무엇입니까?

A. 클라이언트
나. 추천
다. 수익
D. 평판
마. 관계
바. 위의 모든 것
G. 위의 어느 것에도 해당하지 않음

대답은 아마도 간단하지만 어쨌든 우리는 당신에게 말할 것입니다 – G. 위의 어느 것도 없습니다.

비즈니스를 성장시키려면 이 모든 것이 필요합니다. 그리고 귀하는 많은 노력을 들이고 이를 달성하지만 시작하려면 한 가지 중요한 것이 필요합니다. 그것은 클라이언트로부터 오는 것입니다.

이번에는 퀴즈가 없습니다. 그냥 알려드리겠습니다. 정보 가 필요합니다. 그리고 상세할수록 좋습니다.

잠재 고객으로부터 필요한 것을 얻는 가장 좋은 방법은 고객 접수 양식 을 사용하는 것입니다. 사실, 그것은 전체 고객 관계에서 가장 중요한 부분입니다.

클라이언트 접수 양식이 없으면 다음을 경험할 수 있습니다.

• 범위 크리프 – 클라이언트가 실제로 원하는 것을 너무 늦게 깨닫고 더 많은 작업을 요청합니다.
• 고객이 마음을 바꾸거나 충분한 정보로 시작하지 않았기 때문에 수정 라운드가 너무 많습니다.
• 작업은 예상보다 훨씬 오래 걸립니다. 종종 정확한 계획에 필요한 모든 고객 정보가 없기 때문입니다.
• 디자인 자산, 브랜드 지침 및 회계 정보와 같은 자료를 클라이언트로부터 얻기가 어렵습니다.

디지털 에이전시이든 기타 소규모 비즈니스이든 고객 접수 양식 은 이러한 모든 문제를 방지하는 데 도움이 될 수 있습니다.

이 게시물은 클라이언트 접수 양식을 만드는 방법, 포함할 모든 것, 사용 위치 및 작성 도구를 보여줍니다.

의뢰인 접수 절차는 어떻게 되나요?

클라이언트 접수 프로세스는 클라이언트로부터 필요한 정보를 수집하는 클라이언트 관계의 시작 단계입니다. 이것은 고객에게 질문을 하고 고용된 업무를 수행하는 데 필요한 것을 얻을 수 있는 기회입니다.

많은 기업이 구조화된 클라이언트 접수 프로세스를 마련하지 않고 대신 이메일과 수동 프로세스에 의존하여 작업을 완료합니다. 이것은 귀하와 귀하의 고객 모두에게 좌절감을 줄 수 있습니다.

클라이언트 접수 프로세스는 심층 클라이언트 관계의 시작을 표시합니다. 각 비즈니스의 프로세스는 다를 수 있지만 일반적으로 다음 세 단계로 시작됩니다.

1. 전화연결 : 악수입니다. 소개가 이루어지는 지점과 고객이 누구이며 그들이 찾고 있는 것이 무엇인지 알 수 있습니다.
2. 고객 접수 양식 : 이 양식은 고객의 고충, 비즈니스 유형 및 목표에 대한 질문과 함께 보다 구체적입니다.
3. 탐색 전화 : 고객이 귀하의 관계에서 기대하는 바에 대해 자세히 알아보기 위한 전화입니다. 그런 다음 함께 고객 접수 양식 정보를 기반으로 고객의 옵션을 탐색할 수 있습니다.

클라이언트는 일반적으로 첫 번째 연결 호출 후에 접수 양식을 작성합니다. 그런 다음 비즈니스는 모든 양식 정보를 검토하고 이를 사용하여 탐색 호출을 준비합니다.

누가 고객 접수 양식을 사용합니까? 다음과 같은 기업:

• 디지털 에이전시
• 법률 사무소
• 정신과 의사
• 웰빙 클리닉(마사지 치료사 및 물리 치료사 등)
• 의사들
• 회계사
• 클라이언트와 협력하는 거의 모든 비즈니스

클라이언트 접수 프로세스 중에 다음 세 가지 중 하나가 발생할 수 있습니다.

1. 당신과 클라이언트는 그것이 잘 맞는다는 데 상호 동의합니다.
2. 귀하의 비즈니스는 클라이언트가 적합하지 않다고 판단합니다.
3. 고객은 귀하의 비즈니스가 적합하지 않다고 판단합니다.

그러나 이것을 결정하려면 고객 접수 양식이 필요합니다.

고객 접수 양식을 만드는 방법

완벽한 고객 접수 양식을 만들려면 고객으로부터 수집하려는 정보 이상을 생각해야 합니다. 클라이언트에게 가장 유용한 양식이 무엇인지 생각해야 합니다.

스스로 준비하십시오. 이 섹션에서는 많은 내용을 다룹니다.

1. 고객 접수 양식에 적합한 질문을 선택하는 방법과 예
2. 양식에 포함해야 하는 기타 사항 – 예, 질문 보다 더 많은 것이 있습니다.
3. 고객 접수 양식을 어디에 넣어야 하는지
4. 양식을 만드는 데 도움이 되는 몇 가지 도구

"고객 접수 양식은 권력을 구축하고 훌륭한 고객 관계를 구축하는 좋은 방법입니다." – Elizabeth Bailey, ActiveCampaign 채널 계정 관리자

1. 올바른 고객 접수 양식 질문을 선택하는 방법

사실을 직시하세요. 양식은 지루할 수 있습니다. 클립보드를 들고 의사의 대기실에 앉아 있거나 DMV에서 무엇이든 해야 했던 사람은 누구나 이것을 알고 있습니다. 그러나 클라이언트 접수 양식은 성공적인 클라이언트 상호 작용의 열쇠입니다.

고객 접수 양식을 보다 즐겁게 작성 하고 고객을 성공적으로 온보딩하는 데 필요한 정보를 얻으려면 올바른 질문을 해야 합니다. 귀하가 묻는 구체적인 질문은 비즈니스 유형에 따라 다르지만 두 가지 중요한 유형의 질문이 있습니다.

1. 기본 사항 : 이름, 연락 방법, 예산, 직무 - 기본적으로 종이에 대해 알아보는 질문
2. 심층 : 고객의 고민과 목표를 파악하기 위해 고객의 마음과 비즈니스를 파악하기 위해 묻는 질문

어떤 질문을 하든 이 양식을 작성하는 데 영원히 걸리는 것은 아니라는 점을 명심하십시오. 완료해야 하는 작업이 많은 양식은 완료되지 않습니다. 필요한 정보를 얻으면서 접수 양식을 가능한 한 짧게 유지하십시오.

다음은 비즈니스 고객 접수 양식에 물어봐야 하는 질문 범주입니다.

1. 예산 : 클라이언트가 당신을 고용할 예산이 있습니까? 그렇다면 향후 계약이 확대될 가능성이 있나요? 장기적인 잠재력이 없는 프로젝트를 수행하는 것은 가치가 없을 수도 있습니다.

2. 범위 : 클라이언트가 수행해야 하는 작업은 어느 정도입니까? 클라이언트가 이미 가지고 있는 내부 리소스는 무엇이며, 귀하와 클라이언트 팀 간의 작업은 어떻게 분할됩니까?

3. 업종 : 고객이 속한 업종은 무엇입니까? 고객은 종종 자신을 해당 업계의 다른 사람들과 비교하며 해당 업계의 사례 연구를 가지고 있으면 다른 서비스를 상향 판매할 수 있습니다.

(출처: 폼스택)

4. 목표: 클라이언트는 당신의 작업을 어떻게 측정할 것인가? 당신에 대한 그들의 기대는 무엇입니까?

5. 타임라인: 클라이언트는 언제까지 작업을 완료해야 합니까? 작업이 반복되나요, 아니면 일회성 프로젝트인가요?

6. 클라이언트 회사에서 누가 관련될 것입니까? 연락처를 알고 있어야 합니다. 설립자, CEO, 부사장 또는 중간 경영진과 함께 일할 것입니까?

7. 질문: 이 양식은 고객과의 탐색 전화를 계획하는 데 도움이 되도록 설계되어야 합니다. 고객이 질문할 수 있는 공간을 포함하면 전화로 발생할 수 있는 일에 더 잘 준비할 수 있습니다.

귀하의 비즈니스 유형에 따라 다루어야 할 질문과 질문 시간이 결정됩니다. Miss Efficiency의 Sara Stein은 양식 도구와 자동화를 사용하여 필요할 때 필요한 고객 정보를 요청합니다.

Sarah Stein은 Miss Efficiency라는 부기 사업을 운영하고 있습니다. 그녀는 부기의 어려움을 겪고 있는 소기업을 도우며, 소기업을 온보딩하는 것이 첫 번째 단계입니다.

Miss Efficiency의 사라 스타인.

Sarah는 또한 ActiveCampaign을 Typeform과 통합합니다. 이 서비스는 연락처로부터 정보를 수집하기 위해 양식과 설문조사를 생성할 수 있게 해줍니다. 환영 자동화에 Typeform을 포함하면 그녀는 다음을 수행할 수 있습니다.

• 중요한 클라이언트 섭취 정보 캡처
• 신규 고객이 Miss Efficiency를 선택한 이유를 묻습니다.
• 피드백 요청 및 순 프로모터 설문조사 보내기
• 다른 사업체에 대한 추천을 요청하십시오.
• 제안할 수 있는 장소 제공

Sarah는 Typeform과 자동화를 사용하여 일련의 이메일을 보냅니다. 이것이 그녀가 중요한 고객 정보를 얻고 제공하는 방법입니다. 그녀의 처음 세 가지는 다음과 같습니다.

1. 환영하다. 첫 번째 이메일에서 Sarah는 새로운 고객을 비즈니스에 환영합니다. 고객의 경우 손으로 쓴 감사 카드로 지원됩니다.
2. 우리가 일하는 방식. 팀에 새로운 연락처를 소개하면 함께 작업할 사람을 확인하고 신뢰를 구축하는 데 도움이 됩니다.
3. 우리에게 무엇을 기대해야 합니다 . 많은 중소기업이 부기를 제대로 이해하지 못합니다. 불안을 유발하는 주제이므로 예상되는 내용을 정확히 알려주는 것이 큰 도움이 됩니다.

고객을 완전히 온보딩하려면 많은 고객 정보가 필요합니다. 그녀는 마지막 이메일에서 철저한 고객 접수 프로세스에 필요한 모든 정보를 요청합니다.

4. 당신에게 필요한 것. 회계 담당자가 액세스해야 하는 특정 문서가 있습니다. 이 모든 것을 체크리스트에 추가함으로써 Sarah는 고객이 그녀에게 필요한 정보를 제공하는 프로세스를 더 쉽게 만듭니다.

2. 고객 접수 양식을 어디에 둘 것인가

양식을 확인하기 위한 두 가지 옵션이 있습니다.

1. 웹사이트에 공개적으로 표시
2. 비공개로 클라이언트에게 직접 전송

많은 기업 이 고객 접수 양식을 웹사이트에 직접 게시 합니다. 이 양식은 일반적으로 문의 탭 아래에 있거나 "추가 정보 얻기" 또는 "무료 평가판 시작"과 같은 방문 페이지 클릭 유도문안과 연결되어 있습니다.

• 장점 : 누구나 액세스할 수 있기 때문에 공개 고객 접수 양식에서 더 많은 잠재 고객 리드를 얻을 수 있습니다.
• 단점: 어떤 것이 가치가 있는지 파악하는 데 많은 시간을 할애합니다. 양식을 작성할 수 있는 사람이 있다면 그 중 상당수가 귀하가 추구하려는 특정 고객 유형이 아닐 가능성이 더 큽니다. 클라이언트에게 덜 안전한 것처럼 보일 수도 있습니다.

이메일을 통해 고객 접수 양식을 개인적으로 보내는 것은 두 가지 중요한 이점이 있습니다.

• 장점 : 이 양식을 잠재 고객에게 보낼 수 있다면 고객의 연락처 정보가 이미 있는 것이므로 거래를 성사시킬 가능성이 더 높습니다.
• 단점: 잠재적으로 더 작은 클라이언트 풀이 있습니다.

가족 사진작가이자 ActiveCampaign 고객인 Heather Read는 연락처 양식과 함께 자동화를 사용하여 연락처 양식의 리드를 더 잘 검증합니다.

Heather Read, 사진작가이자 ActiveCampaign 고객입니다.

잠재 고객을 고객으로 전환할 수 있도록 잠재 고객이 유입되기를 원하지만 각 잠재 고객을 하나씩 검증하는 것은 실제로 작업을 수행할 시간을 주지 않습니다. 가족이 있고 정규직으로 일하고 있는 Heather는 그것이 그녀에게 효과가 없을 것이라는 것을 알고 있었습니다.

이제 ActiveCampaign 자동화가 그녀를 위해 클라이언트 인테이크 작업을 수행합니다.

헤더는 초반에 많은 리드를 얻었습니다. 그러나 그녀의 근무일을 분석한 결과 그녀가 "좀비 리드"라고 부르는 리드에 대부분의 시간이 소모되고 있다는 사실이 밝혀졌습니다.

Heather는 시간을 되돌릴 방법이 필요했습니다. 그래서 막다른 리드로 시간을 낭비하지 않고 고객이 될 수 있는 리드에 집중할 수 있었습니다.

Heather는 좀비 리드를 쉬게 하고 자동화를 통해 미래의 고객에게 자격을 부여하는 데 많은 시간을 할애했습니다.

시간 부족 문제를 해결하기 위해 Heather는 다음이 필요했습니다.

• 리드를 수집하는 자동화된 방법
• 리드에 대한 후속 조치를 자동화하는 방법
• 전환할 연락처 양식의 리드를 식별하는 자동화된 방법

이 세 가지 자동화 프로세스를 통해 Heather는 작업의 거의 30%를 제거할 수 있었습니다. 즉, 엄청난 시간을 확보하고 시간 낭비로 인한 좌절과 실망을 없앨 수 있었습니다.

3. 고객 접수 양식에 질문 외에 무엇이 더 필요합니까?

양식 필드를 결정한 후 작업이 완료되었다고 생각하지 않았습니까?

좀 빠지는. 하지만 당신은 너무 가깝습니다.

고객 접수 양식을 포함하여 고려해야 할 몇 가지 다른 사항이 있습니다.

1. 귀하의 비즈니스 연락처 정보 : 이것은 간단합니다. 특히 잠재 고객을 위해 항상 연락처 정보를 쉽게 사용할 수 있고 쉽게 찾을 수 있도록 해야 합니다.
2. 비즈니스 로고 : 작아보이지만 로고는 당신의 비즈니스를 기억에 남게 합니다. 안정적이고 신뢰할 수 있는 비즈니스라는 느낌을 줍니다.
3. 지침 : 믿거나 말거나 양식을 작성하는 방법에 대한 지침은 많은 사람들에게 도움이 됩니다. 양식을 작성하는 데 필요한 리소스, FAQ 페이지 링크 및 다음 단계와 같은 정보를 포함합니다.

4. 고객 접수 양식 작성 도구

클라이언트 접수 양식이 없으면 많은 기업이 이메일 추적에서 길을 잃기 때문에 클라이언트를 고객으로 온보딩하는 것이 훨씬 더 어려워집니다. 운 좋게도 도구는 이러한 양식을 만들기 위한 유일한 목적을 위해 존재합니다.

무료 양식 작성기인 Wufoo 를 사용하면 웹사이트에 업로드하거나 개인적으로 공유할 수 있는 간단한 양식을 작성할 수 있습니다. 기본 무료 기능 이상을 원하시면 유료 버전으로 업그레이드할 수 있습니다. 보너스: 양식에 대한 분석을 얻을 수 있습니다.

예제 Wufoo 양식 템플릿입니다. (출처: Wufoo)

Lexicata 는 법률 회사를 대상으로 하는 클라이언트 접수 양식 디자인 도구입니다(그러나 다른 비즈니스 유형에도 여전히 사용할 수 있음). 시장에서 가장 상세한 접수 소프트웨어 패키지 중 하나인 이 패키지는 전자 서명 및 화이트 라벨 템플릿과 같은 다양한 기능을 제공합니다. 또한 다른 프로그램과 통합됩니다.

객관식에서 드롭다운으로 원하는 양식 유형을 결정합니다. (출처: 렉시카타)

Formstack 은 원하는 방식으로 데이터를 수집할 수 있는 사용자 지정 양식을 구축하는 가장 쉬운 방법 중 하나입니다.
간편한 드래그 앤 드롭 인터페이스로 온라인 양식을 디자인할 수 있습니다. 기술적인 기술이 필요하지 않습니다.

몇 번의 빠른 클릭으로 이상적인 고객 접수 양식을 만드십시오. (출처: 폼스택)

이메일 서비스 제공업체(또는 ESP) 는 양식 작성기와 같은 기능을 제공할 수 있습니다. ActiveCampaign을 사용하면 끌어서 놓기 양식 작성기로 양식을 쉽게 만들 수 있습니다. 사용자 정의 필드를 추가하고 웹사이트나 이메일에 양식을 추가할 수 있습니다.

필요한 양식에 사용자 정의 필드를 추가하십시오.

ActiveCampaign에서 양식을 만드는 데 추가 도움이 필요하면 다음 유용한 가이드를 확인하세요.

• 양식을 만드는 방법
• 이메일에 양식을 추가하려면 어떻게 합니까?
• 양식 안내

완성된 고객 접수 양식이 있습니다. 다음에 무엇을 합니까?

고객 접수 양식이 완료되면 빠르게 검토하고 후속 조치를 취하십시오! 수집한 정보를 기반으로 작업 명세서를 작성하십시오.

작업 명세서(SOW)는 제공하는 서비스에 따라 다르게 보입니다. 간단한 약속 날짜(의료 관행에서와 같이) 또는 일정, 비용 및 산출물이 포함된 보다 상세한 한 줄짜리 문서까지 다양할 수 있습니다.

모든 것은 고객 접수 양식으로 시작됩니다.