직장에서의 성공적인 커뮤니케이션 : Copyblogger의 Loryn Cole의 솔직한 조언

최근에 저는 의사 소통 기술을 향상시키기 위해 우리 모두가 할 수있는 작은 조정에 관심이 있었기 때문에 (이미 자랑스러워하더라도)이 주제에 대해 동료 인 Loryn Cole과 이야기하고 싶었습니다.

Loryn은 Copyblogger의 데이터 분석가이며 커뮤니케이션과 관련하여 유사한 스타일을 공유합니다.

어떤 사람들은 그것을 지나치게 의사 소통 이라고 부를 수 있습니다 .

우리는 그것을 오해 피하기 라고 부릅니다 .

직장에서의 성공적인 의사 소통에 대한 로린과의 대화입니다.

"You rock!"을 더 얻고 싶다면 동료, 고객 또는 상사의 이메일 답장을 확인하십시오.

Q : 읽고 싶은 이메일 또는 프로젝트 노트 유형을 구성하는 요소는 무엇입니까?

Loryn : 저는 두 가지 모순되는 특성이있는 이메일과 프로젝트 노트를 좋아합니다. 명확하고 간결하지만 포괄적이고 광범위한 특성입니다.

좋은 프로젝트 커뮤니케이션은 중요한 것을 전달하기 위해 가능한 한 적은 단어를 사용하지만 모든 중요한 세부 사항을 포함하도록합니다.

글은 간단하지만 내용은 철저합니다.

사람들이 시간을내어 프로젝트의 목표와 목표를 작성하는 것도 감사합니다. 너무 자주, 우리는 이것이 관련된 사람들에게 명백하다고 가정합니다. 그리고 때로는 그것이 사실 일 수도 있지만 항상 사실은 아닙니다.

프로젝트에 대해 다른 내용을 쓰지 않으면 목표, 전략 또는 목표를 적어 두십시오. 다른 것을 놓친 경우 팀원이 공백을 메우고 프로젝트의 소유권을 확보하는 데 도움이되기 때문입니다.

Q : 수신자가 이메일이나 프로젝트 노트를 읽는 것을 좋아할 수 있도록 작성 하는 세부 정보를 설명 할 수 있습니까?

Loryn : 다른 사람들 이 내 이메일을 읽는 것을 좋아 하는지 여부는 확실히 말할 수 없습니다.하지만, 내가 쉽게 읽을 수 있도록 최선을 다하고 있다고 말할 수 있습니다. 즉, 전체 문장 대신 많은 구두점과 서식을 사용하고 2 ~ 3 줄이 넘으면 항상 단락을 분할합니다.

이메일을 쓰면 항상 Mark Twain의 말이 떠 오릅니다.“짧은 편지를 쓸 시간이 없었기 때문에 대신 긴 편지를 썼습니다.”

간결하고 유용한 이메일 또는 프로젝트 설명을 작성하려면 작업이 필요하다는 사실을 잊어 버립니다.

프로젝트를 실행해야하는 사람에게 첫 번째 지저분한 메모 초안이 이해되기를 기대할 수 없습니다.

천천히하고, 시간을 갖고, 당신의 말에 행동을 취해야 할 사람과 공감하십시오.

Q : 서면 커뮤니케이션을 보내거나 게시하기 전에 검토하는 절차가 있습니까?

Loryn : 특별히는 아니지만 중요한 리소스와 문서를 연결하여 다음 사람이해야 할 일을 제한하려고합니다.

예를 들어 문서를 참조하는 경우 링크하거나 최소한 문서를 찾을 수있는 위치를 알려줍니다.

그리고 물론 명확성, 문법, 가독성 및 완전성을 위해 제가 작성한 내용을 검토합니다.

Q : 직장에서 커뮤니케이션하는 모든 방법 (이메일, Skype, Slack, Trello 등)을 어떻게 관리합니까?

Loryn : 각 플랫폼은 서로 다른 커뮤니케이션 틈새 시장을 제공합니다. 즉, 때로는 두 배로 늘려야 합니다.

예를 들어 완료된 프로젝트 중 하나에 대한 보고서를 완료하면 보고서를 Trello 카드에 추가 한 다음 짧은 요약과 함께 Slack의 팀에 보고서를 보냅니다.

Slack은 일반적으로 더 빠른 상호 작용을위한 더 나은 매체이기 때문에 이렇게합니다. 이상적으로는 사람들이 보고서 (또는 최소한 요약)를 읽고 이에 대해 질문하기를 바랍니다. Trello와 같은 프로젝트 관리 도구에서는 이런 일이 거의 발생하지 않습니다.

그러나 보고서는 프로젝트 문서의 중요한 부분이므로 Trello에 게시해야합니다. 앞으로 누군가가 우리가 프로젝트에서 무엇을했는지 보러 가면 우리의 노력이 어떻게 수행되었는지에 대한 보고서를 그들에게 가져다주기를 바랍니다.

따라서 커뮤니케이션 플랫폼을 관리하려면 각 플랫폼이 사용되는 방식과 팀원이 각 플랫폼에서 어떤 종류의 정보를 찾을 것으로 기대하는지 알고 있어야합니다.

이것이 때때로 플랫폼간에 중복 정보를 공유한다는 것을 의미하더라도 필요한 곳에 정보가없는 것보다 그렇게하는 것이 좋습니다.

Q : 직장에서 잘못된 의사 소통이 왜 그렇게 답답합니까?

Loryn : 커뮤니케이션은 현대 직장의 생명선입니다. 이는 우리와 같은 원격 기업의 경우 더욱 그렇습니다.

통신 (문서 포함)이 없으면 원격 작업은 "그 파일은 어디에 있습니까?"라는 순환 게임이됩니다. 그리고 "누군가 이것을하는 방법을 알고 있습니까?" "새 eBook은 언제 다시 출시 되나요?"

우리는 직장에서의 오해를 오해의 경우로 생각하는 경향이 있습니다. 두 당사자가 작업에 대해 다르게 생각하고 결국 완전히 다른 최종 목표를 만드는 경우입니다.

그리고 그것은 때때로 일어날 수 있습니다. 그러나 더 자주, 제가 본 것은 만성적 인 잘못된 의사 소통 (및 부족한 의사 소통)이 종종 혼란과 혼란의 형태를 취한다는 것입니다. 그리고 시간이 지남에 따라 그러한 혼란은 동료의 선택 의지 감을 약화시킬 것입니다.

처음에는 사람들이 스스로 찾거나 알아낼 수없는 것을 물어볼 것입니다. 그러나 시간이 지남에 따라 특히 상황이 변함에 따라 사물이 어디에 있는지 또는 기본 작업을 수행하는 방법을 지속적으로 묻는 것은 지치게되고 팀이 분리되고 소외감을 느끼게됩니다.

의사 소통이 좋지 않으면 회사는 임대 한 호숫가에서 저녁 식사를하려고하는 친구처럼 기능합니다. 결국 한 두 사람이 모든 일을하고 나머지는 인간에 반대하는 카드 게임을 시작합니다.

직원이 최선의 작업을 수행하려면 사무실이 전문 주방처럼 기능해야합니다. 모든 사람이 자신의 역할이 무엇인지, 필요한 모든 것을 찾을 수있는 곳을 알고 있어야합니다.

Q : 과도하게 의사 소통하는 것이 관련된 모든 사람에게 부담이되는 시점은 언제입니까?

Loryn : 팀원이 커뮤니케이션 도구를 사용하는 방법에 대해 같은 페이지에 있지 않을 때 과도한 커뮤니케이션은 부담이 될 수 있습니다.

예를 들어, 한 팀원이 Slack에서 중요한 정보 만 전달하고 모든 메시지에서 "@channel"을 사용하는 경우 빠르게 짜증이 나고 유용하지 않으며 다른 사람이이를 프로젝트 관리 도구로 변환해야합니다.

팀은 도구 사용 방법과 어떤 정보가 어디에 속하는 지에 대한 명확한 지침이 있어야합니다.

그러나 잘못된 종류의 정보에 대한 과도한 의사 소통도 번거로울 수 있습니다.

사실에 대한 너무 많은 커뮤니케이션 (“언제 출시할까요?”“우리가 사용하는 랜딩 페이지는 무엇입니까?”)은 모두에게 혼란스럽고 좌절감을줍니다. 이러한 종류의 과도한 의사 소통은 앞뒤 질문이 아닌 더 나은 프로세스와 문서로 해결되어야합니다.

Q : 더 나은 커뮤니케이션이 생산성 향상과 어떤 관련이 있습니까?

Loryn : 이 질문에 대한 쉬운 대답은 좋은 프로세스와 문서화가 시간을 절약한다는 것입니다. 모든 사람이 사물의 위치를 ​​안다면 이전에 언급 한 전문 주방 비유처럼 사람들이 작업을 더 빨리 완료 할 수 있습니다.

그러나 더 중요한 것은 모든 사람이 필요한 정보를 찾을 수있는 위치와 의사 소통 방법을 알고있을 때 팀원들은 자신의 작업에 대해 더 많은 소유권을 느끼고 대화는 "내가 물건을 어디에서 찾을 수 있습니까?"에서 이동합니다. "어떻게 더 잘할 수 있습니까?"

생산성은 단순히 작업을 수행하는 것이 아닙니다. 올바른 일을 수행하고 목표를 진전시키는 것입니다.

회사의 의사 소통이 원활하지 않으면 귀하와 귀하의 팀원이 압도되고 바쁘게 느껴질 것입니다. 더 나은 의사 소통을 통해 실제로 덜 바쁘다고 느낄 수 있으며 작업과 회사를 개선하는 프로젝트, 이니셔티브 및 질문에 집중할 수 있습니다.

Q : 과도한 앞뒤 메시지를 피할 수있는 방법이 있습니까?

Loryn : 제 경험상 가장 짜증나고 시간을 낭비하는 메시지는 사실 ( "어디에서 찾을 수 있습니까?") 또는 승인 ( "이렇게해도 괜찮습니까?")에 관한 것입니다. ).

이를 줄이려면 다음 두 가지를 수행해야합니다.

1. 중요한 정보를 명확하게 문서화하고 모든 사람이 정보를 찾을 수있는 위치를 알고 있는지 확인하십시오.
2. 팀원이 프로젝트 내에서 책임을 맡을 수 있도록 권한을 부여하세요.

회사에서 자신의 역할에 대해 불안감을 느끼는 직원은 모든 사소한 작업에 대해 "상급자"에게 승인을 구할 것입니다. 이는 양측 모두에게 시간 낭비입니다.

앞서 언급했듯이 좋은 의사 소통 문화를 만드는 것이 도움이 될 수 있습니다. 그러나 직원들이 자신의 업무를 수행 할 것을 신뢰한다는 사실을 직원들에게 알려야합니다.

Q : 오늘부터 동료, 고객 또는 상사와보다 효과적으로 의사 소통하기 위해 사람들이 할 수있는 한 가지는 무엇입니까?

Loryn : 다음에 이메일이나 프로젝트 범위를 작성할 때는 독자의 입장에 서십시오.

• 조치를 취하려면 무엇을 알아야합니까?
• 정보를 가능한 한 명확하고 읽기 쉽게 만들기 위해 무엇을 할 수 있습니까?
• 명시 적으로 언급해야하는 어떤 가정을하고 있습니까?

이렇게하면 더 나은 이메일, 제안, 문서 또는 요청을 작성할 수있을뿐만 아니라 함께 일하는 사람들과 더 나은 관계를 구축 할 수 있습니다.

너에게…

동료, 고객 또는 상사와보다 효과적으로 커뮤니케이션하기위한 최고의 팁은 무엇입니까?

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