콘텐츠 마케팅 할 일 목록을 처리하는 데 도움이 되는 생산성 해킹

작업 관리와 관련하여 모든 것을 시도했습니다. Asana, Trello, ClickUp, Monday, Notion 등을 사용했습니다. Gantt 차트를 만들고 물리적 Kanban 보드에 스티커 메모를 배치하고 펜과 종이를 사용하여 목록을 작성했습니다. Get Things Done 방법을 따랐습니다. "Hipster PDA"라는 교묘한 이름의 바인더 클립이 있는 색인 카드 스택도 사용해 보았습니다. 그래, 그건 일이야.

아무것도 붙어 있지 않습니다.

지금까지.

시스템을 사용합니다. 나는 일을 잘 처리하고, 적절한 사람들에게 일을 위임하고, 필요할 때 사람들과 후속 조치를 취하고, 시간을 예약하기 때문에 지금 미친 듯이 모든 것을 끝내려고 하지 않습니다.

내 새로운 시스템? 아이젠하워 매트릭스. Microsoft의 OneNote 앱을 통해 만들었지만 대부분의 요소는 스프레드시트 또는 문서의 표에서 수행할 수 있습니다.

아이젠하워 매트릭스란?

드와이트 D. 아이젠하워(Dwight D. Eisenhower) 대통령은 다음과 같이 유명하게 말했습니다. 긴급한 것은 중요하지 않고, 중요한 것은 결코 급하지 않다.”

이 인용문에서 작업의 우선 순위를 지정하는 생산성 프레임워크인 아이젠하워 매트릭스가 탄생했습니다. 4개의 정사각형이 있는 2x2 사분면입니다. y축에는 "중요"와 "중요하지 않음"이 포함되고 x축에는 "긴급"과 "급하지 않음"이 포함됩니다. x축을 y축 위에 놓고 다음 설정과 같이 작성할 공간을 남겨둡니다.

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참고: 선은 설명을 위한 참조용입니다.

각 사각형에는 할 일(중요하고 긴급함), 결정(중요하지만 긴급하지 않음), 위임(중요하지 않고 긴급하지 않음), 삭제(중요하지도 긴급하지 않음)라는 레이블이 있습니다.

실행 방법은 다음과 같습니다.

• DO 작업은 지금 완료해야 합니다. 이번 시간, 이번 주 또는 이번 달을 의미할 수 있지만 저는 "지금"을 "오늘"로 정의하는 것을 선호합니다.
• DECIDE 작업을 수행하려면 작업을 완료할 시기를 결정해야 합니다. 다른 사람이 또 다른 회의로 시간 블록을 채우기 전에 이러한 작업을 완료할 수 있도록 일정에 시간을 예약하세요.
• DELEGATE 작업은 오늘(또는 이번 주) 완료하는 것이 중요하지만 완료할 시간이나 능력이 없으므로 위임합니다. (나중에 자세히 설명합니다.)
• DELETE 작업은 귀하 또는 다른 사람의 시간과 노력을 들일 가치가 없습니다. 작업을 제거하거나 중요성을 재고하고 위임으로 이동하십시오.

저는 작업에 아이젠하워 매트릭스를 사용하고 팀과 공유하지 않지만 개인 또는 팀 고려 사항에 대한 매트릭스를 만들 수 있습니다. (내 팀의 누군가가 내 것을 볼 필요가 있는 경우 내 Sharepoint 서버를 통해 사용할 수 있습니다.)

다음은 Microsoft의 메모 작성 도구인 OneNote에서 아이젠하워 매트릭스를 만드는 단계입니다.

1단계: 각 축 설정

페이지에 "아이젠하워 매트릭스"라는 레이블을 붙입니다. 첫 번째 줄에 "URGENT" 및 "NOT URGENT"를 입력하여 x축에 레이블을 지정합니다. 다음에 추가할 y축 레이블과 두 개의 x축 범주 사이에 공간을 남겨 두어 각각 아래에 작업을 추가할 공간을 확보하십시오.

다음으로 y축에 레이블을 지정하고 "IMPORTANT"와 "NOT IMPORTANT"를 차례로 입력하고 각 작업 사이에 공간을 두어 작업을 작성합니다.

결과 화면은 다음과 같아야 합니다.

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팁: 작업에서 명확하게 눈에 띄도록 축 레이블에 헤드라인 스타일 글꼴을 사용하십시오.

2단계: 사분면에 레이블 지정

이제 각 사각형을 식별할 수 있습니다. IMPORTANT와 같은 줄에서 URGENT 아래의 텍스트 상자에 "DO"로 레이블을 지정하고 NOT URGENT 아래에 "DECIDE"로 레이블을 지정합니다.

NOT IMPORTANT 줄로 이동하고 URGENT 아래에 "DELEGATE"로, NOT URGENT 아래에 "DELETE"로 텍스트 상자를 추가합니다.

다음과 같아야 합니다.

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각 사분면 레이블 아래에서 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하고 "Tag as To Do" 기능을 선택합니다. (정사각형 안에 빨간색 체크 표시가 있는 아이콘입니다.) 이제 각각의 할 일 목록을 읽을 수 있습니다.

팁: 사분면 제목에 제목 2 스타일을 사용하십시오.

3단계: 작업을 브레인 덤프합니다.

첫 번째 사분면에 모든 작업을 기록하십시오. 예, 지금은 모두 DO 아래에 두십시오. 책상 위의 무수히 많은 메모장, 스티커 메모, 종이 조각에서 그것들을 끌어내십시오. 휴대폰의 메모, 목록 및 다양한 앱에서 가져옵니다. 개인적으로 책임지는 작업인 한 생각할 수 있는 모든 것을 추가하십시오. 예를 들어 팀에서 블로그 기사를 작성하는 임무를 맡았고 귀하의 책임이 이를 증명하는 것이라면 귀하의 책임이 전부이기 때문에 작업을 "블로그 기사 증명"으로 나열할 수 있습니다. 이것은 개인 저장소입니다.

다음은 이메일 확인에서 새 디지털 자산 관리자 결정에 이르기까지 15가지 작업이 포함된 할 일 목록의 예입니다.

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4단계: 작업을 사분면으로 이동

DO 자리 표시자에서 적절한 사분면으로 작업을 이동합니다. 사분면 내에서 우선 순위를 지정하지 마십시오. 정당한 장소로 옮기십시오. DO 아래에 남아 있는 작업의 경우 지금 완료할 수 있는 작업에 대해 생각하십시오. 오늘 그리고 오늘만 완료하십시오. 오늘 얼마나 많은 회의가 있고 다른 책임이 있는지 고려하십시오. 오늘 작업할 DO 작업이 하나만 있을 수 있으며 괜찮습니다. 이것이 DECIDE 및 DELEGATE 아래의 작업 목록이 더 길어지는 이유입니다. 물건을 DELETE로 옮기는 것을 두려워하지 마십시오. 이유가 있습니다.

내 예제는 다음과 같습니다. DO 아래에 3개 항목, DECIDE 아래에 7개 작업, DELEGATE 아래에 4개, DELETE 아래에 하나의 작업이 있습니다.

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5단계: 사분면의 작업 우선 순위 지정

가장 중요한 것부터 가장 덜 중요한 것까지 각 사분면의 작업을 구성합니다. 일부 작업이 다른 사분면으로 이동해야 한다는 것을 깨달을 수 있습니다. 이는 완벽하게 허용됩니다. 예를 들어 오늘 해야 할 일 목록에 있는 일을 처리할 수 없는 경우 DELEGATE로 이동해야 합니다. 작업을 위임하면 더 높은 수준의 생산성을 얻을 수 있습니다.

다음은 순위가 매겨진 우선 순위로 내 매트릭스가 어떻게 보이는지 보여줍니다. 예를 들어, DECIDE에서 1순위는 이메일을 확인하는 것이고, 2순위는 겨울 캠페인 ROI 결과를 C-suite에게 제시하는 것입니다. – 겨울 캠페인 ROI를 계산합니다.

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팁: 상호 의존적인 작업을 연속적으로 나열한 다음 탭 버튼을 사용하여 기본 작업 아래에 하위 작업을 들여쓰기하여 작업 순서를 나타냅니다.

6단계: 조치 취하기

여기에 OneNote를 사용하여 매트릭스를 만드는 아름다움, 즉 태그를 추가하는 기능이 있습니다. 작업을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 확인 표시와 금색 별표가 있는 상자를 선택합니다.

내가 가장 좋아하는 몇 가지 작업 관리 태그는 다음과 같습니다.

• 할일 우선순위 1위
• <사람 A>와 토론
• 관리자와 논의

이러한 태그가 프로그래밍된 목록에 있는 동안 다른 태그를 사용자 정의할 수 있습니다. 예를 들어 <사람 A>를 동료 이름으로 대체하는 태그를 생성하거나 캠페인 이름으로 프로젝트 태그를 업데이트할 수 있습니다. 클라이언트 또는 플랫폼을 나타내는 태그를 추가합니다. 당신을 위해 작동하는 무엇이든하십시오.

또한 DECIDE 사분면의 작업에 특히 유용한 플래그 기능을 활용합니다. "내일" 또는 "다음 주"와 같은 일반적인 레이블에서 달력 날짜에 이르기까지 작업 날짜를 지정할 수 있습니다. 이러한 작업을 Microsoft Outlook 일정에 동기화하고 완료 알림을 설정할 수 있습니다.

태그와 플래그를 사용하는 것 외에도 괄호를 사용하여 작업을 위임해야 하는 사람이나 작업을 완료하기 전에 응답해야 하는 사람과 같은 메모를 작성합니다. "<Person>과 토론" 태그를 사용하기는 하지만 괄호로 묶인 메모를 사용하면 마우스를 작업의 체크 상자 위로 가져가지 않고도 누가 볼 수 있습니다.

내 매트릭스에서 다음과 같이 표시됩니다.

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팁: 도움이 된다면 색상 코드를 사용하여 테마나 일관된 요소(예: 프로젝트 또는 동료)를 구별하십시오.

7단계: 규칙을 만들고 따르기

매트릭스를 관리하기 쉽게 유지하기 위해 몇 가지 간단한 규칙을 따릅니다.

모든 작업을 단일 페이지에 표시

내 할 일 목록이 화면이나 페이지를 살짝 벗어나면 할 일이 너무 많은 것입니다. 작업이 너무 많다는 것은 사분면의 작업, 특히 DELEGATE 및 DELETE를 수정할 때임을 의미합니다. 나는 당신이 무슨 생각을 하고 있는지 압니다. “5개의 최우선 순위가 있다면 어떨까요? 내 모든 작업을 스크롤 없이 볼 수 있는 방법이 없습니다.”

해당 지점에 도달하면 우선 순위를 제대로 지정하지 않은 것입니다. 정말 하루에 너무 많은 일을 할 수 있습니다.

우선순위를 하루 세 번으로 제한

DO 사분면에 우선 순위 작업을 세 개 이상 넣지 마십시오. 네, 3개라고 했습니다. 물론 매일 DO 사분면에 다른 항목이 있지만 최우선 순위는 세 가지뿐입니다. 또한 내 DO 사분면에 있는 작업이 그날 완료된다는 의미는 아닙니다. 그것의 배치는 내가 오늘 작업의 우선 순위를 정한다는 것을 의미합니다.

팁: 오늘 작업을 완료 해야 하는 경우 다른 모든 것을 DECIDE 및 DELEGATE로 옮깁니다. 동료들에게 귀하가 최우선 순위 외에는 작업할 수 없음을 알리십시오. 회의가 추가되지 않도록 해당 날짜의 일정을 차단합니다.

매트릭스에서 위임된 작업 이동

작업을 위임한 후에는 "위임됨"이라는 별도의 페이지로 이동하고 진행 상황을 확인하십시오. 저에게는 일일 체크인이 조금 벅차지만 격일로 거슬리지 않고 소통의 흐름을 유지합니다.

내 규칙을 따르면 내 매트릭스에는 이제 DELEGATE 아래에 작업이 없고 DO 아래에 세 개의 작업만 있으며 DECIDE에 몇 가지 작업이 더 추가되었습니다.

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내 위임된 작업 페이지에는 작업을 처리하는 사람의 이름과 함께 네 가지 작업이 포함되어 있습니다.

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승리 페이지 만들기

내 승리(완료된 작업)를 추적하는 것이 내 매트릭스의 최상의 결과입니다. 완료된 모든 작업은 승리 페이지로 이동됩니다. 귀하의 작업에 대한 비공식 문서 역할을 합니다. 나는 내가 생산적이지 않다고 느끼고 작업을 완료했다는 증거를 찾을 때 내 승리 페이지를 보는 것을 좋아합니다.

내 승리 페이지는 작업을 완료했을 때 내 아이젠하워 매트릭스에서 복사하여 붙여넣은 작업의 글머리 기호 목록입니다. 각 작업 라인에 완료 날짜를 추가합니다. 가끔 괄호 안에 메모를 합니다. 2월에 완료한 7개의 작업은 다음과 같습니다.

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그게 내 시스템이야. 처음에는 많은 것처럼 보일 수 있으므로 먼저 키스하십시오 – 단순하게 유지하십시오. 편안하게 이동하고 작업을 매트릭스에 추가할 때까지 플래그 및 태그 추가에 대해 너무 걱정하지 마십시오. 귀하를 돕기 위해 이 도구를 만들고 있습니다. 귀하에게 가장 적합한 것으로 사용자 정의하고 이러한 작업을 공원에서 제거하십시오.

기사에 언급된 모든 도구는 작성자가 식별합니다. 제안할 도구가 있으면 언제든지 의견에 추가하십시오.

표지 이미지: Joseph Kalinowski/Content Marketing Institute