계약 관리: 계약 수명 주기 이해

프로젝트 관리는 복잡합니다. 프로젝트 관리자는 일정을 계획하고 마감일을 준수하고 예산 범위를 유지하기 위해 리소스를 할당하도록 훈련되었습니다. 그러나 조직 외부의 사람들과 계약을 체결하면 법적 및 물류 문제가 압도적일 수 있습니다.

회사는 종종 복잡한 계약 프로세스를 관리하기 위해 계약 관리자를 고용합니다. 모든 조직에 계약 관리자가 있는 것은 아니지만 직원 벤더와 계약자가 프로젝트를 주도하는 모든 사람은 계약 관리에 대한 이해가 필요합니다.

계약 관리란 무엇입니까?

계약 관리는 계약을 관리하는 프로세스입니다. 여기에는 결과물, 마감일, 계약 조건이 포함됩니다. 그러나 이는 단순히 계약 프로세스를 용이하게 하는 것이 아닙니다. 뿐만 아니라 고객과 그들의 만족을 관리합니다.

종종 사람들은 계약 관리로 알려진 계약에 서명하기까지의 축적만을 생각합니다. 이 협상 기간이 중요하지만, 계약이 성사된 후의 일을 간과하는 것은 실수입니다. 이때부터 본격적인 계약 관리가 시작됩니다.

계약 관리는 더 나은 운영 및 재무 성과를 창출하기 위해 서명한 후 계약을 효과적으로 관리하기 위해 공공 및 민간 부문의 조직에서 사용됩니다. 또한 조직의 재정적 위험을 줄이는 데 도움이 됩니다. 시간이 많이 걸리기는 하지만 좋은 계약 관리 프로세스를 갖추면 비용이 절감되고 성과가 향상됩니다.

계약 수명 주기 관리란 무엇입니까?

계약 수명 주기 관리는 계약 관리와 다릅니다. 후자는 이메일, 스프레드시트 및 파일 저장소로 계약을 관리하는 것에 관한 것입니다. 계약 수명 주기 관리는 사람, 프로세스 및 기술을 결합하여 활동의 효율성을 높이는 계약 관리에 대한 전략적 접근 방식입니다.

계약 수명 주기 관리 또는 CLM은 개시, 작성, 프로세스 및 워크플로, 협상 및 승인, 실행, 지속적인 관리 및 규정 준수, 갱신과 같은 계약 관리의 다양한 단계와 관련된 프로세스를 자동화하고 간소화하는 것입니다. 최종 목표는 오류를 줄이는 동시에 시간과 비용을 절약하는 것입니다.

이는 CLM 소프트웨어를 사용하여 수행되며, 사용자에게 기업이 지출하는 비용에 대한 가시성을 높이고 계약 프로세스를 간소화하여 효율성을 높여 관리 비용을 절감합니다. 이는 조달 및 판매 계약 관리, 자동화, 표준화 등을 통해 수행되어 계약을 빠르고 쉽게 생성합니다.

누가 계약 관리에 관여합니까?

일부 조직에는 계약 관리자라고 하는 계약 관리 전담 직원이 있습니다. 그들은 수명 주기 동안 계약을 지시하고 감독합니다. 어떤 의미에서 그들은 회사, 직원, 고객, 공급업체 및 계약자를 연결하는 다리 역할을 하는 중개인입니다.

계약 관리자는 계약 프로세스와 관련된 협상, 권장 사항 및 모든 기록 보관을 용이하게 합니다. 그들은 계약과 관련된 모든 법적 문제를 조사하고 고객 및 제3자와의 조건 협상을 돕습니다.

계약 관리자의 임무에는 상업 입찰 준비, 프로젝트 제안 개발 및 발표, 고객과의 만남, 예산 추정, 계약 조건 협상 등이 포함됩니다. 그들의 기술에는 계약법에 대한 지식과 관계 관리에 대한 지식이 포함됩니다.

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계약 관리가 왜 중요한가요?

계약이 중요합니다. 이는 직원과 작업을 수행할 계약자 또는 공급업체 간의 법적 구속력이 있는 문서입니다. 따라서 계약 관리는 계약 작업을 효과적으로 수행하는 데 도움이 되기 때문에 똑같이 중요합니다. 그것은 비즈니스 전략과 절차의 측면에서 관련된 양 당사자를 위해 작동합니다.

조직의 비즈니스 전략의 상당 부분이 성공적인 계약 협상에 달려 있기 때문에 프로세스에 많은 시간이 소요될 수 있습니다. 계약 관리를 사용하면 필요한 양의 리소스를 할당하는 데 도움이 됩니다.

그러나 일단 계약이 체결되면 계약의 의무를 이행하기 위해 이행을 모니터링하고 감독할 필요가 있습니다. 계약 관리 프로세스가 제대로 이루어지지 않으면 중요한 비즈니스 관계가 손상되는 것은 물론이고 벌금과 소송을 통해 조직에 비용과 시간이 소요될 수 있습니다.

계약 관리는 계약이 완료되고 서비스가 조달된 후에도 계속해서 혜택을 받습니다. 감독 없이는 모든 계약상의 의무를 이행하지 못할 수 있습니다. 이 모든 것은 프로젝트의 가치를 떨어뜨리고 심지어 목표를 달성하는 데 실패할 수도 있습니다.

계약 관리 프로세스의 단계는 무엇입니까

모든 유형의 관리와 마찬가지로 계약 관리에도 프로세스가 있습니다. 이를 통해 계약 관리를 통제할 수 있고 중요한 사항이 결코 소홀히 되지 않도록 할 수 있습니다. 이 일련의 작업은 7단계로 나눌 수 있습니다.

1. 기획

이 단계는 조직의 요구 사항을 식별하고 목표를 설정하고 위험을 정의하는 단계입니다. 계약은 법적 구속력이 있으므로 실사가 중요합니다. 계약 유형, 사용할 수 있는 표준 계약을 알고 계약을 구현하는 데 필요한 리소스와 리소스를 누가 책임져야 하는지 결정합니다.

2. 제도

귀하의 조직과 함께 일하는 사내 변호사 또는 변호사가 있는 경우, 이것이 그들과 상의해야 하는 포인트입니다. 계약 초안을 작성할 때 사용할 템플릿이 있을 수도 있습니다. 이렇게 하면 모든 필수 조항과 조건이 포함되었는지 확인하는 데 도움이 됩니다. 또한 계약에 영향을 미칠 수 있는 주 또는 국가 법률을 고려하십시오. 시간을 갖고 모든 것이 올바른지 확인하십시오.

3. 승인

다음 단계는 계약 초안을 검토하고 문서를 완성하기 전에 의견이나 수정 사항이 있는지 확인하기 위해 관리자 또는 임원의 승인을 받는 것입니다. 프로세스의 이 단계는 조직이 작동하는 방식과 특정 조달에 대한 감사 절차 또는 기타 정책이 있는지 여부에 따라 다릅니다. 이 시점에서 승인 당사자에게 실시간으로 계약을 보고, 편집하고, 댓글을 달 수 있도록 통지하는 시스템을 설정합니다.

4. 협상

협상 단계에는 협상 테이블에 앉기 전에 상대방의 요구 사항을 조사하는 것이 포함됩니다. 모든 사람이 계약을 변경할 때 해당 문서를 실시간으로 공유하고 협업하는 것이 좋습니다. 실제 문서를 통해 이메일로 서로 다른 버전의 계약을 왔다 갔다 하는 것은 오류의 가능성을 높이고 비용을 증가시킵니다.

5. 서명

양 당사자가 계약에 동의하면 서명이 되어 법적 구속력이 있는 문서가 됩니다. 우리는 종종 계약 서명이 직접 이루어지는 것을 상상하지만 항상 그런 것은 아닙니다. 가상 회의와 글로벌 경제로 인해 서명을 받는 것이 더 어려울 수 있습니다. 더 많은 회사에서 이 단계를 용이하게 하기 위해 전자 서명을 사용하고 있습니다.

6. 수정

서명된 계약이 수정되거나 수정되는 것이 일반적입니다. 이러한 변경 사항을 추적하는 것은 중요하며 안정적인 계약 관리 프로세스의 중요성을 강조합니다. 계약은 공유되어야 하며 수정이 쉽고 필요에 따라 수정 사항을 추가하기 쉽습니다.

7. 갱신

마지막으로 감사, 계약 갱신 및 기타 의무가 될 수 있는 서명을 따르는 관리가 있습니다. 계약에 포함된 의무가 충족되고 있는지 확인하기 위해 정기적으로 계약을 감사해야 합니다. 여기에는 필요한 경우 계약 갱신이 포함됩니다. 갱신을 놓치는 것은 기회를 놓치는 것이며 소유자와 계약자 사이의 관계를 손상시킬 수 있습니다.

계약 수명 주기 관리 모범 사례

계약 수명 주기 관리를 적용할 때 프로세스가 보다 효과적으로 작동하도록 하기 위해 해야 할 일이 있습니다. 우선 프로세스를 디지털화하고 자동화하는 것이 항상 권장됩니다. 이는 계약 포트폴리오를 관리하거나 지리적으로 떨어져 있는 계약자 및 공급업체를 다룰 때 두 배로 그렇습니다.

오토메이션

계약 갱신 또는 의무 이행 시점을 추적하기 위해 알림을 자동화합니다. 인적 오류는 비용이 많이 들 수 있지만 소프트웨어에 미리 알림이 설정되어 있으면 마감일이 언제인지 항상 알 수 있습니다.

보고

소프트웨어 도구에 보고 기능을 갖는 것은 프로젝트 과정에서 지속적으로 변경되는 예산에 중요합니다. 예산이 계획되고 계약서에 요약되어 있지만 실제 프로젝트에서는 초과 지출을 발견할 수 있습니다. 지출할 계획과 실제로 지출한 금액을 비교할 수 있는 도구가 필요합니다.

프로젝트 관리 소프트웨어 사용

이러한 모범 사례의 대부분은 클라우드 기반이므로 실시간 데이터를 제공하는 프로젝트 관리 소프트웨어에 의존합니다. 온라인 도구를 사용하면 계약 관리 프로세스의 투명성을 높일 수 있습니다.

ProjectManager가 계약 구성을 돕는 방법

ProjectManager는 작업에서 팀, 공급업체 및 계약업체와의 계약에 이르기까지 프로젝트와 관련된 모든 것을 구성하는 클라우드 기반 소프트웨어입니다. 조직이 의무를 준수하고 잘못된 의사 소통을 피하며 갱신을 놓치지 않도록 도와줍니다.

계획

우리의 소프트웨어를 사용하여 프로젝트를 계획, 일정, 모니터링 및 보고하는 동시에 모든 프로젝트 문서의 중앙 허브가 되는 도구를 사용하십시오. 파일 저장 공간이 무제한이기 때문에 모든 계약이 한 곳에서 수집됩니다. 따라서 이메일이나 외장 하드 드라이브를 검색할 필요 없이 필요할 때 쉽게 찾을 수 있습니다.

협력

협상할 때 공급업체 및 하도급업체와의 계약에 동의한 후에도 당사의 협업 플랫폼을 통해 계속 유지하십시오. 보안을 설정하면 사용자가 보고 싶은 소프트웨어 부분에만 액세스할 수 있는 반면 도구에 쉽게 온보딩할 수 있습니다. 문서를 공유하고 모든 당사자가 실시간으로 댓글을 달고 대화할 수 있는 작업을 만듭니다.

길

물론 더 있습니다. 실시간 대시보드는 프로젝트, 진행 상황 및 성과에 대한 높은 수준의 보기를 제공하여 계약 작업자가 계약 조건을 준수하는지 확인합니다. 보고서는 라이브 데이터에 대한 이 렌즈를 더 자세히 확대합니다. 하나의 도구에서 더 나은 계약 관리 및 건설 프로젝트 관리를 모두 얻으십시오.

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