비용 관리 계획을 세우는 방법

진행 상황을 잘 알고 있습니다. 마감 시간이 몇 달 남지 않았으며 팀이 프로젝트를 완료할 시간이 얼마 남지 않았습니다. 예산과 시간이 빠르게 부족하고 스트레스를 받기 시작합니다. 이해 관계자에게 말해야합니까, 아니면 조금 더 기다려야합니까?

이 상황은 모든 대규모 IT 프로젝트의 45% 이상에서 발생하므로 적어도 혼자가 아닙니다. 많은 사람들에게 이는 프로젝트 일정과 최종 제품에 모두 피해를 입힙니다. 프로젝트의 56%는 예상보다 낮은 가치를 제공합니다. 그렇군요. 이런 일이 일어나지 않게 하려면 어떻게 해야 합니까? 비용 관리 계획이 도움이 될 수 있습니다.

비용 관리 계획이란 무엇입니까?

비용 관리 계획은 프로젝트 예산의 계획 및 실행을 전략화하는 방법입니다. 물론 이는 프로젝트를 제시간에 예산에 맞게 완료하기 위해 수행됩니다. 그러나 적절한 비용 관리 계획이 없으면 이 두 가지가 모두 흔들리고 귀하와 귀하의 조직에 막대한 비용이 듭니다.

게다가, 프로젝트 성공은 비용 관리에 달려 있습니다. 비용은 전체 벤처의 성공 또는 실패를 결정하는 주요 요인이기 때문입니다.

비용 관리 계획은 매우 중요하기 때문에 비용을 추적하려면 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용해야 합니다. ProjectManager는 실시간으로 프로젝트 비용을 추적할 수 있는 클라우드 기반 작업 및 프로젝트 소프트웨어입니다. 수상 경력에 빛나는 Gantt 차트에서 계획을 세운 다음 설정이 필요 없는 라이브 대시보드로 추적하십시오. ProjectManager로 비용 관리 계획을 충족하는지 항상 알 수 있으므로 지금 무료로 시작하십시오!

비용 관리 계획을 만드는 방법

비용 관리는 지출 관리, 비용 투명성 및 비용 회계와 같은 보다 구체적인 하위 작업 이름으로도 알려져 있습니다. 일반적으로 자원 계획, 비용 추정, 예산 책정 및 비용 관리의 4단계로 구성됩니다. 추적할 작업, 비용 및 자원이 많기 때문에 비용 관리 계획을 작성하는 과정에서 프로젝트 계획 소프트웨어를 사용하는 것이 좋습니다.

1. 자원 계획

자원 계획부터 시작하여 프로젝트 관리자는 일반적으로 작업 분석 구조를 사용하여 가장 중요한 것부터 가장 낮은 것까지 계층 구조로 프로젝트와 그 결과물을 표시합니다. 이 자료는 프로젝트 관리자가 대부분의 비용이 어디로 흘러갈 것인지, 그리고 프로젝트의 어떤 구성 요소에 가장 적은 비용이 소요될 것인지 이해하는 데 도움이 됩니다.

2. 비용추정

두 번째 단계인 비용 추정은 반복적인 프로세스입니다. 즉, 프로젝트가 변경됨에 따라 변경되도록 설계되었습니다. 이 단계에서는 개념적 목표, 역사적 지식, 전문가 판단, 결정적 기술 또는 구성요소별 기준에 따라 결정되는 다양한 추정 기술을 사용합니다.

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역사적으로 말해서 결정적 기술이 가장 정확한 것으로 나타났습니다. 그러나 이 프로세스는 범위 및 결과물을 포함하여 모든 마지막 프로젝트 세부 사항이 매핑된 후에만 사용하는 것이 좋습니다. 세부 사항이 부족한 프로젝트의 경우 이 단계에서 덜 정확한 비용 추정 기술이 여전히 가치가 있습니다.

3. 예산 책정

이제 비용 추정 단계는 이미 예산을 계획한 것처럼 느껴질 수 있지만 실제로는 예산에 대한 청사진을 방금 계획한 것입니다. 이 측정으로 프로젝트 예산이 조금 더 정확해지고 프로젝트가 진정으로 성공할 수 있습니다.

예산은 추정 단계 후에 형성되고 승인되며 일반적으로 프로젝트 진행 상황에 따라 일련의 단계를 거쳐 프로젝트에 대해 공개됩니다. 이렇게 하면 전체 프로젝트 예산에 맞추려고 하기 보다는 프로젝트가 각 예산 단계 내에서 이정표에 도달하는 데 도움이 됩니다.

4. 비용 관리

비용 관리는 간단합니다. 총 비용 및 일정에 대해 프로젝트의 달러 가치 성과를 측정할 수 있습니다. 이는 프로젝트 프로세스 전반에 걸쳐 벤치마크를 제공하는 데 도움이 됩니다.

첫째, 프로젝트 계획 단계에서 요구 사항이 미리 설정됩니다. 그런 다음 비용 변경 이유에 대해 이의를 제기하는 방법으로 사용됩니다. 이는 비용이 예산 범위를 벗어나 증가할 경우 과정을 수정하는 데 도움이 되고 프로젝트가 통제 불능 상태가 되는 것을 방지할 수 있습니다.

궁극적으로 비용 관리 계획은 프로젝트 비용을 계획하고 프로젝트 수명 주기 동안 프로젝트 비용을 관리하는 데 도움이 됩니다. 프로젝트가 진행됨에 따라 프로젝트 비용이 프로젝트 전체에 걸쳐 철저하게 문서화되어 프로젝트가 예산 범위 내에서 유지될 수 있습니다.

Cost Management 계획 용어 및 공식, 정의됨

비용 관리 계획을 세울 때 다양한 계산을 수행하고 많은 공식을 연습하고 완료되면 수학을 세 번 확인해야 합니다. 그러나 이러한 행동은 여러 가지 구체적인 이름으로 불립니다. 그들을 정의합시다.

• 작업 분류 구조: 폭포수 방식 또는 간단한 계층적 순서도와 스타일이 유사하며 팀 구성원이 수행해야 하는 작업, 작업 및 활동의 제품 지향 레이아웃입니다.
• 비용 기준선: 프로젝트가 발생할 일반적인 기간에 대해 비용을 추정하여 생성합니다. 비용 기준은 궁극적으로 성능을 비교하는 데 사용할 것이며 일반적으로 S-곡선에 표시됩니다.
• 제어 임계값: 기준선을 설정하는 것과 마찬가지로 비용 임계값은 프로젝트에 허용되는 최고 또는 최저 지출입니다. 비용 관리 측면에서 허용되지 않는 것으로 간주되는 위 또는 아래의 모든 것.
• 정밀도 수준: 이 측정 단위는 예상 비용이 얼마나 가파르게 내림 또는 반올림되는지 보여줍니다. 정밀도 수준은 프로젝트의 범위와 전체 크기에 따라 추가로 정의됩니다.
• 획득 가치 측정: 획득 가치 방정식은 프로젝트 관리자가 해당 프로젝트에서 이미 수행된 작업의 양을 가능한 한 정확하게 측정하는 데 도움이 됩니다.
• 3점 추정: 이 공식을 사용하면 3개의 숫자를 얻을 수 있습니다. 첫 번째는 활동을 100번 수행할 경우 소요되는 작업량에 대한 최선의 추측(BG) 입니다. 두 번째는 프로젝트에 소요되는 시간과 모든 부정적인 위험이 발생할 경우 비용이 얼마나 드는 비관적(P) 추정치 입니다. 그리고 세 번째는 긍정적인 위험이 모두 발생한 경우의 낙관적(O) 추정치입니다.
• 상향식 추정: 이 공식에는 프로젝트의 더 작은 추정치를 사용한 다음 이를 총계로 집계하여 전체 프로젝트 비용 추정치를 결정하는 것이 포함됩니다.
• 유사 견적: 이 견적은 모든 과거 프로젝트 비용 견적을 비교하고 현재 프로젝트의 시간 및 비용에 대해 측정하여 계산됩니다. 이것은 일반적으로 사용 가능한 프로젝트 세부 정보가 거의 없을 때 수행됩니다.
• 매개변수 추정: 이 추정은 각 작업에 비용을 연결하고 해당 비용을 프로젝트 타임라인에 매핑하여 계산됩니다. 그러나 많은 작업이 총 비용 견적을 찾는 데 도움이 될 것입니다. 이것은 온라인 Gantt 차트를 사용하여 ProjectManager에서 수행할 수 있습니다. 여기에서 각 작업에 비용을 할당할 수 있으며 프로젝트가 완료되면 총 비용이 자동으로 계산되어 예산과 비교됩니다.

비용 관리 계획의 결과를 추적하는 방법

비용 관리 계획의 절반은 프로젝트 수명 주기 전반에 걸쳐 비용을 관리하는 것입니다.

프로젝트 비용을 모니터링할 때 벤치마크를 사용하십시오. 벤치마크는 프로젝트가 순조롭게 진행되고 있는지, 예산이 초과되었는지 또는 초과했는지 여부를 해독하는 핵심이 될 것입니다. 이 때문에 계획한 진행 상황과 실현된 진행 상황을 비교하여 계속 진행하고 있는지 확인할 수 있기를 원할 것입니다. 많은 사람들이 이 지표를 측정하기 위해 프로젝트 관리 워크플로(폭포 방법론, Gantt 차트 또는 칸반 도구를 통해)를 사용합니다.

비용 관리 계획을 세울 때 피해야 할 3가지

하지 말아야 할 일을 아는 것은 비용 관리 계획을 세울 때 하지 말아야 할 일을 아는 것만큼 중요합니다. 비용 관리 계획은 복잡하고 실수가 발생할 수 있습니다. 그 실수가 무엇인지 알면 알수록 실수를 저지를 가능성은 낮아집니다. 다음은 주의해야 할 몇 가지입니다.

1. 이해관계자 커뮤니케이션 불량: 보고서는 프로젝트 관리자가 프로젝트 이해관계자에게 중요한 비용 통계를 전달하는 주요 수단입니다. 이해 관계자는 프로젝트의 성공에 기득권이 있으므로 진행 상황에 매우 관심이 있습니다.
2. 작업 분류 구조를 사용하지 않음: 프로젝트의 최종 결과물에 도달하는 데 필요한 모든 단계를 매핑하지 않으면 예산에 영향을 미치고 그렇게 함으로써 비용 관리 계획에 영향을 미칠 것입니다.
3. 스프레드시트만 사용: 스프레드시트는 강력하고 많은 기능을 수행합니다. 그러나 그들은 비용 관리 계획을 관리하기를 원하는 것이 아닙니다. 데이터 입력 시 실수를 하기 쉽고, 빠르게 복잡해질 수 있으며 보고 및 시각적 기능이 제한적입니다.

비용 관리 계획에 도움이 되는 무료 템플릿

프로젝트 관리 소프트웨어로 비용 관리 계획을 관리하는 것이 더 생산적이지만 디지털 도구에 투자할 준비가 되지 않은 경우 해결 방법으로 사용할 수 있는 템플릿이 있습니다. ProjectManager에는 수십 개의 무료 템플릿이 있으며 그 중 상당수는 비용 관리에 적합합니다. 아래에서 다운로드할 수 있는 최고의 비용 관리 계획 관련 무료 템플릿 세 가지를 선택했습니다.

프로젝트 예산 템플릿

비용 관리 계획은 프로젝트와 관련된 모든 비용을 예측하고 프로젝트를 실행할 때 해당 비용을 모니터링하는 데 도움이 되는 프로젝트 예산으로 시작합니다. Excel용 무료 프로젝트 예산 템플릿은 인건비 및 자재 비용 캡처에서 여행, 장비 및 고정 품목과 같은 기타 품목에 이르기까지 예산 프로세스를 안내합니다. 계획된 비용과 실제 예산 비용을 추적할 수 있는 곳도 있습니다.

프로젝트 대시보드 템플릿

구현하는 동안 비용 관리 계획을 추적하는 것은 해당 계획을 유지하는 방법입니다. 실시간 소프트웨어가 더 정확하고 작업이 덜 필요하지만 Excel용 무료 프로젝트 대시보드 템플릿에 데이터를 입력하고 읽기 쉬운 그래프와 차트로 비용을 확인할 수 있습니다. 그렇게 하면 비용이 계획된 비용을 초과할 때를 포착하고 예산 범위 내에서 유지하도록 적절히 조정할 수 있습니다.

실행 계획 템플릿

비용 관리 계획을 실행하려면 팀 구성원에게 할당된 작업 집합이 있어야 합니다. Excel용 무료 실행 계획 템플릿은 전략을 현실로 만들기 위한 단계를 간략하게 설명합니다. 작업을 나열하고 프로젝트의 어떤 단계에서 작업을 실행할지, 우선 순위, 할당된 사람, 기간, 시작 및 마감 날짜, 필요한 리소스, 수행 중인 작업 상태를 나열할 공간을 찾을 수 있습니다.

ProjectManager 가 비용 관리 계획을 지원하는 방법

다음 프로젝트가 크든 작든 간에 비용 추정이 가능한 한 정확하고 장기적으로 관리하기 쉬운지 확인해야 합니다.

ProjectManager를 사용하면 필요한 데이터만 가져오도록 프로젝트 보고를 사용자 정의할 수 있으며 팀 구성원 및 작업에 대한 실제 프로젝트 진행 상황을 볼 수 있습니다.

프로젝트 비용 추정치를 측정하기 위해 결정적 기법, 과거 데이터, 유사 추정 또는 3점 추정을 사용하든 상관없이 프로젝트 데이터를 연결하고 추정치를 계산할 수 있는 도구가 있습니다. 또한 실시간 대시보드를 사용하면 프로젝트의 예상 벤치마크에 대한 시각적 정보를 얻을 수 있으므로 버튼 클릭으로 일정보다 앞서 있는지 뒤처져 있는지 확인할 수 있습니다.

프로젝트 시작 전에 비용을 추정하고 정확한 판독값을 얻는 것은 프로젝트 성공을 보장하는 가장 중요한 구성 요소 중 하나입니다. 그렇기 때문에 ProjectManager는 팀에 비용 견적을 계획하고 관리 계획을 적용하며 위치에 관계없이 효과적으로 협업하는 데 필요한 소프트웨어를 제공하는 데 전념하고 있습니다. 지금 ProjectManager의 30일 무료 평가판에 등록하십시오.