프로젝트 개요 작성 방법(예제 포함)

프로젝트는 그냥 일어나는 것이 아닙니다. 승인을 받기까지 많은 작업이 필요하며 일단 승인이 나면 더 많은 계획과 일정이 필요합니다! 이해 관계자 및 팀이 프로젝트를 이해할 수 있도록 해당 정보를 어떻게 전달합니까?

이를 위해 프로젝트 개요, 즉 프로젝트에 대한 개요를 설명하는 중요한 문서를 사용합니다. 프로젝트 개요를 사용하면 프로젝트의 주요 목표를 전달하여 모든 사람이 자신이 무엇을 할 것인지 이해할 수 있습니다.

그들에 대해 자세히 알아보고 자신을 위해 만드는 방법을 읽으십시오.

프로젝트 개요란 무엇입니까?

프로젝트 개요는 프로젝트의 이유와 접근 방식, 그리고 프로젝트를 관리하는 데 사용할 프로세스를 전달합니다. 프로젝트 계획만큼 상세하지는 않지만 중요도는 높습니다.

이해 관계자와 프로젝트 팀은 프로젝트를 설명하기 위해 짧고 간결한 프레젠테이션이 필요합니다. 프로젝트 개요는 프로젝트의 목표, 범위, 주요 결과물, 이정표 및 일정을 간략하게 설명하는 요약 형식으로 이 정보를 전달하는 방법입니다.

시간을 내어 철저한 프로젝트 개요를 작성하면 모든 사람이 프로젝트의 임무를 더 잘 수행할 수 있도록 한데 모이는 데 도움이 됩니다. 또한 더 나은 계획과 프로젝트 일정을 위한 무대를 마련할 것입니다. 프로젝트 요약이 좋을수록 프로젝트의 목표와 목적을 더 잘 달성할 수 있습니다.

프로젝트 개요의 목적은 무엇입니까?

프로젝트 개요는 프로젝트를 구성하는 것 이상의 역할을 하며 효과적인 커뮤니케이션 도구로도 사용됩니다. 강력한 프로젝트 개요는 이해 관계자, 팀, 디자이너 및 프로젝트에 관련된 모든 사람이 요구 사항과 목표를 이해하는 데 도움이 됩니다. 공동의 목적에 봉사하기 위해 모든 사람을 하나로 묶는다는 점에서 프로젝트 시작 시 핵심 문서입니다.

프로젝트 브리핑은 성공적인 프로젝트를 이끄는 가장 중요한 문서라고 해도 과언이 아닙니다. 여기에서 프로젝트의 범위를 정의하고 목표에 가장 효율적으로 도달하는 데 관련된 모든 당사자 간의 대화를 시작할 수 있습니다.

실용적인 측면에서 프로젝트 개요는 고객의 목표가 무엇인지, 제품 또는 서비스의 대상 고객 또는 시장이 누구인지, 그리고 해당 분야의 주요 경쟁자인지 명확하게 설명합니다.

누가 프로젝트 개요를 작성합니까?

모든 프로젝트의 기본 문서이기 때문에 프로젝트 개요는 프로젝트 관리자가 작성합니다. 프로젝트 관리자는 프로젝트 계획 및 일정을 작성하고 자원을 관리하는 책임이 있으므로 다른 모든 프로젝트 구성 요소를 안내할 프로젝트 개요 작성에 참여하는 것이 당연합니다.

그러나 프로젝트 관리자는 자신의 모자에서 프로젝트 개요에 포함된 정보를 꺼내지 않습니다. 프로젝트 계획 및 일정을 생성하는 것과 마찬가지로 프로젝트 관리자가 문서에 프로젝트의 사명을 정확하게 포착할 수 있도록 하는 리소스가 있습니다.

가장 먼저 이야기해야 할 가장 중요한 사람들은 당연히 클라이언트와 프로젝트 이해 관계자입니다. 그들은 프로젝트가 존재하고 목표와 목적을 정의할 수 있는 사람들입니다.

비전이 명확해지면 프로젝트 관리자는 이 새로운 프로젝트의 방향을 안내하는 데 도움이 될 수 있는 과거 데이터에 대해 이전 프로젝트를 다시 참조할 수 있습니다. 또 다른 리소스는 유사한 프로젝트를 실행한 다른 프로젝트 관리자와 자신의 기술과 경험을 위해 구성된 팀입니다.

프로젝트 관리자가 책임을 지는 동안 이 주방에는 많은 요리사가 있습니다. 연필이 종이에 닿기 전에 더 많은 연구와 준비가 완료될수록 더 나은 결과를 얻을 수 있으며, 이는 이어지는 전체 프로젝트의 분위기를 결정짓게 됩니다.

프로젝트 개요에는 무엇이 포함되어야 합니까?

프로젝트 개요는 약간 모순적입니다. 전체 프로젝트를 철저하게 설명하는 동시에 요약만 제공해야 합니다. 이것은 엘리베이터 피치와 의제 개요 사이의 어딘가에서 작동한다는 점에서 요약과 크게 다르지 않습니다.

프로젝트 개요는 형식이 다를 수 있지만 대부분은 이러한 주제를 다룹니다.

• 제목
• 클라이언트(연락처 정보, 사업 유형 및 고객 기반)
• 프로젝트 정의(배경, 결과, 범위)
• 프로젝트 접근 방식(프로세스 및 절차)
• 프로젝트 목표
• 프로젝트 세부 정보(대상 고객, 목표, 일정, 단계, 검토 등)

프로젝트 간략한 예

프로젝트 개요를 살펴보고 이러한 모든 요소를 ​​한 페이지에 모으는 프로젝트 개요를 살펴보겠습니다. ProjectManager에는 무료 프로젝트 요약 템플릿을 포함하여 프로젝트 관리의 모든 측면을 위한 많은 무료 템플릿이 있습니다. 모든 것이 명확하고 깔끔하게 배치되어 있음을 알 수 있습니다. 프로젝트 개요가 작성된 날짜, 클라이언트에 대한 정보 및 프로젝트 자체의 개요와 마찬가지로 프로젝트 이름이 맨 위에 있습니다.

목표와 대상이 설명되고 제약 조건과 가정이 제공되며 프로젝트 범위가 자세히 설명됩니다. 또한 대상 청중과 프로젝트의 성공으로 간주할 권한이 있는 사람 및 기준을 추가할 수 있습니다.

그 다음은 예산, 일정, 기간 및 이정표와 같은 프로젝트 실행에 대한 자세한 내용을 따릅니다.

프로젝트 개요를 만드는 방법

프로젝트 개요를 작성할 때 배경, 프로젝트의 목표 및 성공 여부를 결정하는 요소를 통합해야 합니다. 프로젝트 일정과 대상 청중의 개요가 있어야 합니다.

가장 간단한 프로젝트 개요는 이러한 질문에 답하고 목적을 달성할 수 있습니다. 섹션을 한 페이지 문서의 글머리 기호로 나열하거나 지원 문서에 대한 디지털 링크인 경우 나열할 수 있습니다. 프로젝트 개요를 작성하는 한 가지 방법은 없지만 시작하는 방법에 대한 일반적인 가이드는 다음과 같습니다.

프로젝트 개요

연락처 정보를 수집하는 것으로 시작하십시오. 쉽고 좋은 시작입니다. 고객, 계약, 비즈니스 및 고객 기반에 대한 간략한 내용을 기록하십시오. 탄탄한 배경이 있으면 나머지 비즈니스 브리핑에 도움이 됩니다.

프로젝트 목적

프로젝트 목표가 무엇인지 아는 것은 프로젝트를 전반적으로 더 잘 이해하는 방법입니다. 당신이 가지고 있는 결과물, 특히 마지막 결과물을 보십시오. 이것은 또한 성공적인 프로젝트의 모습을 정의하기 시작하는 방법이기도 합니다. 구체적이고 측정 가능하며 달성 가능하고 현실적이며 시간 제한이 있는 것처럼 SMART 방법을 사용합니다.

프로젝트 타임라인

전달해야 할 대상을 정의했으므로 이제 해당 결과물을 만들어야 하는 기간을 파악해야 합니다. 이것은 언제 시작할 것인지와 프로젝트의 타임라인이 무엇인지 아는 것을 의미합니다. 여기에서 착수하는 것은 T in SMART, 즉 시간이 제한된 부분입니다. 일정을 더 세분화하려면 이정표(한 단계가 끝나고 다른 단계가 시작되는 시점과 같은 중요한 날짜)를 살펴보세요.

대상 고객은 누구입니까?

프로젝트 브리핑은 단순히 무엇을 하고 있는지 그 이상이며, 이를 수행할 때 누구를 위해 수행하는지 간략하게 설명해야 합니다. 대상 고객이 없으면 프로젝트의 성공 여부를 정의할 수 없습니다. 시간과 예산 내에서 모든 작업을 완료할 수 있지만 대상 고객의 품질 기대치를 충족하지 못했기 때문에 여전히 실패할 수 있습니다. 즉, 해당 청중의 요구를 충족하는지 확인하기 위한 인구 통계 및 기타 프로파일링을 의미합니다.

이해 관계자 및 팀과 연결

마지막으로, 프로젝트 개요의 대상 청중인 이해 관계자 및 팀과 모든 부분을 연결하려고 합니다. 즉, 프로젝트에 대한 리소스를 포함하고, 예산, 의사 소통 계획의 개요를 설명하고 역할과 책임을 정의하여 프로젝트와 관련이 있게 만듭니다. 얼마나 더 추가하고 싶은지는 당신에게 달려 있지만 중요한 것과 잡초에 너무 많은 것 사이에서 좋은 균형을 유지해야 합니다. 메시지를 모호하게 만들고 싶지 않다는 것을 기억하십시오.

프로젝트 개요를 작성할 때 피해야 할 사항

사람들이 프로젝트 개요를 작성할 때 흔히 저지르는 실수가 있습니다. 아래에서 해당 오류를 간단히 살펴보겠습니다.

씹을 수 있는 것보다 더 많이 물어뜯기

너무 많은 목표를 정의하는 것과 같은 함정에 주의하십시오. 프로젝트 개요는 글쎄요, 간단해야 하며 너무 많은 목표는 길어질 뿐만 아니라 이해하기 어렵게 만듭니다.

혼란스러운 커뮤니케이션

명확성은 성공적인 프로젝트 개요의 핵심입니다. 대상 고객을 정의할 때 명확하지 않은 경우 프로젝트 광경은 처음부터 빗나가게 됩니다. 목표가 약간만 벗어나더라도 프로젝트가 진행되는 동안 효과는 누적되고 최종 결과물은 목표를 크게 벗어나게 됩니다.

정밀도 부족

피해야 할 또 다른 것은 일반화입니다. 좋은 글은 구체적이고 잘 작성된 프로젝트 개요는 동일한 정밀도를 공유합니다. 전문용어와 의미 없는 채우기를 피하십시오. 당신이 원하는 것은 당신이 말하고 있는 것을 설명하고 초점을 맞추는 몇 가지 잘 지적된 단어라고 말하십시오.

전화 걸기

마지막으로, 게으르지 마십시오. 작업에 넣어. 모든 조사를 수행하고 강력한 프로젝트 개요를 전달하기 위해 필요한 모든 사람과 이야기하십시오. 이것은 프로젝트 계획으로 이어지는 기본 문서이자 커뮤니케이션 도구이기도 합니다. 명확한 프로젝트 개요가 없으면 나머지 프로젝트는 어려움을 겪을 것입니다.

ProjectManager가 성공적인 프로젝트를 지원하는 방법

ProjectManager는 브리핑을 성공적인 프로젝트로 바꿔주는 수상 경력에 빛나는 프로젝트 관리 소프트웨어입니다. 진행 상황과 성과에 대해 계획, 모니터링 및 보고할 수 있는 기능을 통해 프로젝트의 모든 측면을 관리하는 데 하나의 소프트웨어만 있으면 됩니다.

프로젝트 개요에서 결과물로 이어지는 모든 작업은 예상한 시간과 예산 내에서 완료되어야 합니다. 이러한 모든 요소를 ​​제어하기 위해 온라인 Gantt 차트 프로젝트 보기가 있습니다. 작업 및 하위 작업, 리소스 및 비용을 구성합니다.

쉬운 실행을 위한 작업 목록

이제 작업을 배치했지만 작업을 실행하고 프로젝트를 진행하려면 사람이 필요합니다. 팀이 작업 설명과 첨부 파일을 나열하는 작업 목록을 사용하도록 지시할 수 있습니다. 그런 다음 이메일로 알림을 받는 다른 팀 구성원과 작업 수준에서 댓글을 작성하여 함께 작업할 수 있습니다.

자동화된 대시보드로 프로젝트 추적

작업 상태, 비용 및 기타 프로젝트의 상위 수준 보기를 표시하는 실시간 대시보드와 같은 훌륭한 모니터링 기능으로 진행 상황을 추적할 수 있습니다. 우리의 소프트웨어는 작업 업데이트를 계산하고 색상으로 구분된 차트와 그래프로 표시하므로 이해 관계자 회의에서 공유하여 루프에 유지하기에 적합합니다.

ProjectManager는 작업, 팀 및 프로젝트를 구성하는 클라우드 기반 소프트웨어입니다. 프로젝트 개요를 프로젝트 계획으로 전환하고 Gantt 차트에서 작업을 예약하고 팀에 작업 부하를 시각화할 수 있는 간판 보드를 제공하는 데 도움이 됩니다. 실시간 대시보드와 원클릭 보고를 통해 추적하고 이해 관계자를 업데이트할 수 있습니다. 이 무료 30일 평가판을 사용하여 직접 확인하십시오.