사람들이 읽을 기업 이메일 뉴스레터를 작성하는 방법

이메일은 직장에서 주요 커뮤니케이션 수단입니다. 우리는 매일 동료, 경영진, 고객 및 고객과 통신하지만 때로는 많은 시간을 뺏을 수 있는 활동입니다. 다음은 이 작성 및 회신 프로세스를 더 빠르게 만드는 더 나은 기업 이메일을 만들기 위한 몇 가지 팁입니다.

이메일은 직장에서 커뮤니케이션의 주요 소스이며 회사 이메일은 일반적으로 뉴스레터 및 프로모션 이메일에 더 많은 관심을 기울이지만 여전히 이메일 마케팅의 중요한 부분입니다. 우리는 동료, 경영진, 고객 및 고객과 매일 통신합니다. 때때로 수신자는 합의에 이르지 못하거나 편지에 너무 많은 시간을 할애합니다. 귀하와 귀하의 고객이 시간을 절약하고 작업 문제를 더 빨리 해결하는 데 도움이 되는 12가지 규칙을 작성했습니다.

명확하고 구체적인 제목을 작성하십시오.

제목 줄은 헤드라인과 유사하게 작동하므로 받은 편지함에서 원하는 서신 을 쉽게 찾을 수 있습니다 . 이메일 작업을 더 간단하게 하려면 포함해야 합니다. 주제의 공식화는 유익해야 합니다. 편지의 제목이 "협업", "사진", "그것"인 경우 받는 사람에게 무엇을 제공하는지 명확하지 않습니다. 제목이 있지만 소용이 없습니다. "잡지 게재를 제안합니다" 또는 "여행 섹션 사진"과 같은 세부 정보를 추가합니다.

서신 중에 제목이 변경된 경우 편지에서 변경하지 마십시오. 치과 진료를 위한 웹사이트를 만드는 것에 대한 대화를 시작했지만 그 과정에서 새로운 주문을 받았다고 가정해 보겠습니다. 바로 아동 센터 웹사이트입니다. 하나의 이메일에 프로젝트를 섞지 말고 새로운 질문을 받았을 때 주제를 바꾸지 마십시오. 이 대화에 대한 새로운 일련의 편지를 시작하십시오. Essay Map의 콘텐츠 작가는 항상 하나의 규칙을 따르도록 권장 합니다. 각 큰 질문에 대해 별도의 서신이 있어야 합니다.

개인화

받는 사람의 이름을 알고 있는 경우 주소를 지정할 때 이름을 사용합니다 . 그 외에는 누구에게 보낸 편지인지 불분명하고 무례해 보입니다. 받는 사람이 여러 명인 경우 응답이나 조치를 기대하는 모든 사람의 이름을 나열하십시오. 어떤 사람은 편지가 모든 사람에게 보내는 것이라면 그 편지가 그에게 적용되지 않는다고 생각할 수 있습니다. 이름으로 주소를 지정하여 이 문제를 제거합니다.

요점을 말하다

작업 편지는 짧은 장르입니다. 받는 사람이 긴 논쟁과 모호한 말을 헤매면서 편지의 핵심에 도달하는 데 얼마나 걸릴지 생각해 보십시오. 질문의 해결에 영향을 미치지 않는다면 무엇이 마음을 진정시킬 수 있는지, 무엇이 마음을 진정시킬지를 쓸 필요는 없습니다. 당신과 다른 사람의 시간을 낭비하지 마십시오 . 바로 요점으로 가십시오.

마감일의 정확한 날짜를 표시하십시오.

메시지 제목이나 본문에 "긴급"이라는 단어를 사용하지 마십시오 . 이 개념은 확장 가능합니다. 한 사람에게는 한 시간이 될 수 있고 다른 사람에게는 일주일이 될 수 있습니다. 답변이나 결과를 기다리는 시간과 날짜를 구체적으로 지정하십시오 .

텍스트 서식 지정

서식이 지정되지 않은 텍스트는 읽기 어려우므로 주요 서식 규칙을 준수하여 더 나은 가독성을 위해 작은 단락으로 나눕니다. 각 단락 뒤에는 한 칸 들여쓰고 인사말 뒤와 서명 앞 두 칸 들여쓰기합니다. 이메일에 넣은 각 링크에 대해 설명하세요. 링크로 연결되는 문서와 수신자가 링크를 클릭해야 하는 이유를 설명하세요. 굵게, 기울임꼴 및 색상을 과도하게 사용하지 마십시오. 텍스트를 차분하게 보이게하십시오.

중립적이고 섬세하게 쓰기

편지로 부정적인 감정을 불러일으키는 것은 쉽습니다. 수신자가 텍스트를 다르게 해석할 수 있으므로 혼동을 피하기 위해 가능한 중립적으로 작성하십시오. 항상 예의 바르고 존경합니다. 서로를 잘 모른다면 개인적인 질문을 하거나, 다른 사람의 공간을 방해하거나, 농담을 하거나, 업무와 관련이 없는 이야기를 하지 마세요.

채팅 기록 저장

텍스트 에서 전체 이전 메시지 체인을 유지합니다 . 정보의 바다에서 발신자와 무엇을 처리했는지 추적하기 쉽습니다. 통신 기록은 당신이 기억하는 데 도움이 될 것입니다. 특히 문제 및 문의 사항이 포함된 이메일을 많이 받는 작업자에게 해당됩니다.

서명 편지

직장 서신 메일은 namesurname@employer와 같은 중립적인 이름을 가져야 합니다. 서명에 이름, 성, 직위 및 상호를 표시합니다. 추가 정보(전화 연락처, 메신저, 소셜 네트워크)를 추가하고 바닥글에 회사 웹사이트 링크를 추가합니다 . 중립적인 "안부" 또는 "좋은 소원"을 사용하십시오. 자동서명 반페이지에 감사의 글을 작성하거나, 광고를 게재하거나, 서명을 모으기 위한 링크를 설치하는 등의 유사사업을 하지 마십시오.

모든 링크와 파일을 한 번에 추가

이메일을 보낸 후에야 중요한 파일이 첨부되지 않았거나 올바른 링크가 지정되지 않은 것을 발견했습니다. 많은 사람들이 "여기에 내가 보내는 것을 잊은 문서가 있습니다"라는 별도의 편지로 첨부 파일과 부록을 보냅니다. 그리고 서신은 나누어져 있습니다. 한 이야기에서는 토론, 다른 이야기에서는 필요한 문서입니다. 수신자가 어떤 편지에 답장을 보낼지는 알 수 없으며 아마도 서신 기록이 없는 편지일 것입니다. 따라서 이전 파일을 복제하고 파일을 추가하는 것이 좋습니다. 메시지에서 받는 사람에게 혼동을 피하기 위해 파일 없이 편지를 삭제하도록 요청해야 합니다.

또한 모든 첨부 파일을 함께 보내십시오. 또는 너무 많으면 파일 호스팅 서비스에 대한 링크를 보내십시오.

빨리 대답해

제출자는 이메일에 즉각적인 응답을 기대하지 않지만 2백만 응답자 중 거의 절반이 한 시간 이내에 이메일에 응답합니다. 가능한 한 빨리 답장을 보내십시오. 이것이 귀하의 직접적인 책임의 일부인 경우(예: 지원 부서에서 또는 프로젝트 조정자로 일하는 경우) 15-30분 이내에 답변을 시도하십시오.

주요 업무에서 이메일을 처리할 필요가 없다면 하루에 두 번 시간을 내어 메일을 분류하고 답장을 보내십시오. 예를 들어 오전 11시와 하루가 끝날 때 오후 17시에. 이렇게 하면 중요한 메시지를 놓치지 않고 사서함을 순서대로 보관할 수 있습니다. 걱정하지 마세요. 긴급한 질문이 있는 경우 메신저나 전화를 통해 다른 방법으로 연락을 드릴 것입니다.

근무 시간에 편지 보내기

이 규칙을 따라야 하는 세 가지 이유:

1. 소리 알림은 수취인을 깨울 수 있습니다.
2. 어떤 사람들은 주말을 포함하여 근무 시간 이후에 연락하는 것이 용납되지 않는다고 생각합니다.
3. 당신의 편지는 다른 사람들 사이에서 길을 잃을 수 있습니다.

지연 전송을 설정합니다 . 예를 들어 Gmail에는 "보내기 예약" 기능이 있습니다. 토요일 아침에 편지를 쓰고 있다면 월요일 오전 10시에 편지를 예약하십시오 . 이렇게 하면 받는 사람이 그것을 놓치지 않을 가능성이 높아집니다. 이 때까지 이메일이 관련이 없는 경우에는 발송됨으로 이동하여 발송을 취소하십시오.

'고맙습니다'와 '환영합니다'라는 말을 별도의 이메일로 보내지 마세요.

편지를 열고 읽는 데 시간이 걸립니다. "고맙습니다", "당신을 환영합니다" 및 이와 유사한 메시지를 보내는 것은 대화 상대의 주의를 산만하게 할 뿐입니다. 다음에 추가 문서를 보내거나 새로운 질문에 답할 때 감사하는 것이 좋습니다. 그렇게 하면 한 글자에 은혜와 감사가 함께 있을 것입니다.

어조와 표정을 항상 주의하십시오. 다른 사람의 기분을 상하게 하거나 고용주의 이미지에 부정적인 영향을 줄 수 있는 내용을 작성하지 마십시오.

많은 규칙이 있지만 모두 외울 필요는 없습니다. 가장 중요한 것은 상대방과 그의 의견, 시간을 존중하고 공동 사업에 만족하는 것입니다.