프로젝트 예산 책정 소프트웨어로 프로젝트 예산을 관리하는 방법

당신이 숫자 사람이든 아니든, 프로젝트 관리자로서 예산 소유권은 일반적으로 직무 책임의 핵심 부분입니다. 프로젝트 예산을 생성하고 관리하는 것은 어려운 작업일 수 있지만 올바른 프로젝트 예산 책정 소프트웨어를 사용하면 쉬울 수 있습니다.

프로젝트에는 모든 것이 예산 범위 내에서 이루어지도록 하기 위해 추적이 필요한 여러 유형의 비용이 있을 수 있습니다. 이러한 모든 움직이는 부품과 변동 비용은 ProjectManager와 같은 온라인 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하여 더 잘 추적할 수 있습니다.

프로젝트 예산 책정 및 비용 관리를 단순화하는 도구를 제공하여 작업 수준에서 기준을 설정하고 인건비를 추적하며 새로운 비용을 추가할 수 있도록 합니다. 이러한 기능을 사용하면 프로젝트 전반에 걸쳐 항목이 발생할 때 간단히 업데이트하고 추가할 수 있습니다.

ProjectManager는 실시간으로 프로젝트 비용을 계획하고 추적할 수 있는 클라우드 기반 소프트웨어입니다. 실시간 대시보드를 통해 정확한 예산을 수립하고 프로젝트 비용 및 리소스 비율을 모니터링하기 위한 기준을 설정할 수 있는 도구가 있습니다. 프로젝트 및 예산에 대한 더 많은 제어, 데이터 및 가시성을 얻으십시오. 지금 무료로 ProjectManager를 시작하십시오. 이제 프로젝트 예산 책정 소프트웨어를 사용하는 방법을 배우기 전에 프로젝트 예산을 정의해 보겠습니다.

프로젝트 예산이란 무엇입니까?

프로젝트 예산은 프로젝트 관리자가 프로젝트 완료 비용을 추정하는 방법입니다. 여기에는 프로젝트의 모든 단계와 해당 프로젝트 단계를 구성하는 여러 작업이 포함됩니다. 예산 예측의 정확성은 성공을 제공하고 필요할 때 프로젝트가 승인되고 자금이 지원되는지 확인하는 데 매우 중요합니다.

프로젝트 예산의 또 다른 측면은 작업을 실행할 때 비용을 모니터링하는 것입니다. 지출에 대한 명확한 창이 없으면 비용을 감당할 수 없게 됩니다. 이것은 복잡한 프로세스이지만 프로젝트 예산 책정 소프트웨어를 사용하여 개선된 프로세스입니다.

그러나 이 도구는 프로젝트 관리자가 예산을 유지하기 위해 필요에 따라 조정할 시간을 주기 위해 발생하는 비용을 추적하기 위해 실시간 데이터를 표시해야 합니다. 잠시 시간을 내어 프로젝트 예산 책정 소프트웨어 사용의 중요성을 살펴보겠습니다.

프로젝트 예산 책정 소프트웨어를 사용해야 하는 이유는 무엇입니까?

프로젝트 예산 책정 소프트웨어는 정확한 예산을 작성한 다음 프로젝트의 수명 주기를 통해 비용을 추적하는 데 필수적인 도구입니다. 예산을 계획하고 지출을 추적하여 관리할 수 있습니다. 따라서 그들은 전체 예산 프로세스를 통해 프로젝트 관리자를 지원합니다.

뿐만 아니라 프로젝트 예산 책정 소프트웨어를 사용하면 이해 관계자, 경영진 및 관리자가 예산과 프로젝트 과정에서 예산이 사용되는 방식에 액세스할 수 있습니다. 스프레드시트로 프로젝트의 예산을 책정할 수 있지만 업데이트하기 어려운 번거롭고 정적인 문서입니다.

대부분의 프로젝트 예산 책정 소프트웨어는 온라인 상태이며 팀이 상태를 업데이트하면 업데이트됩니다. 이를 통해 관리자는 프로젝트 예산을 관리할 때 보다 통찰력 있는 결정을 내릴 수 있도록 실시간 데이터를 제공합니다. 프로젝트 예산을 만들고 관리할 때 숫자의 정확성에 따라 살고 죽습니다. 프로젝트 예산 소프트웨어를 사용하면 예산을 초과하지 않고 프로젝트를 가져오기 위해 지출한 금액을 관리할 수 있습니다.

3단계로 프로젝트 예산을 만드는 방법

프로젝트 예산을 만드는 핵심은 모든 광고 항목을 쉽게 추적할 수 있도록 하는 것입니다. 프로젝트 비용에 간단한 프로세스를 적용할 수 있다면 프로젝트에 대한 지출을 정확하고 시기 적절하게 모니터링할 수 있습니다.

다음의 간단한 단계를 따라 성공을 위한 프로젝트 예산을 세우십시오.

비용 식별

예산 작성의 첫 번째 단계는 비용을 식별하는 것입니다. 프로젝트 완료에 필요한 모든 것을 나열해야 합니다. 여기에는 노동, 장비, 재료 등에 대한 임금이 포함됩니다. 프로젝트 계획을 철저히 검토하고 비용을 직접 파악하여 시작하는 것이 좋습니다.

그러면 팀 구성원이 귀하가 즉시 인식하지 못한 특정 비용을 인식하도록 도울 수 있으므로 예산을 작성할 때 비용 목록을 살펴보도록 요청하십시오. 모든 비용을 절대적으로 나열하는 것이 중요합니다. 더 많이 식별할수록 프로젝트 후반부에 예상치 못한 지출로 인해 놀라지 않을 것입니다.

모든 비용 추정

이제 목록의 모든 항목을 추정하십시오. 목록이 ProjectManager에 있으면 품목에 견적을 즉시 추가할 수 있습니다. 추정을 하는 데 사용할 수 있는 여러 가지 전략이 있습니다. 가장 일반적인 추정 기술은 다음과 같습니다.

상향식 추정: 각 작업의 구성 요소로 시작한 다음 합산합니다.
전문가 판단: 팀의 전문가에게 작업 비용을 계산하도록 요청하십시오.
유사 추정: 과거 경험을 사용하여 이번에는 프로젝트 작업에 비용이 얼마나 드는지 판단하십시오.

모든 추정치를 더하십시오. 이것은 모든 작업의 ​​비용을 포함하는 프로젝트에 대한 총 계획 예산을 제공합니다. 우리의 견적 템플릿이 도움이 될 수 있습니다.

추가 기능에 추가

엑스트라? 무슨 엑스트라? 각 개별 작업의 비용은 불행히도 충분하지 않습니다. 여전히 다음을 추가할 수 있습니다.

• 관리 준비금: 이것은 경영진의 재량에 따라 사용할 수 있는 자금입니다.
• 우발 상황: 우발 비용은 잘못된 추정으로 인한 예상치 못한 비용을 충당하는 데 유용합니다. 추정치가 부정확한 경우에 대비하여 10%의 우발 상황을 추가하는 것이 일반적입니다.
• 위험 대응 예산: 회사가 프로젝트 위험을 관리하는 데 성숙하다면 기본 예산과 별도로 위험 대응 예산을 통합할 수 있습니다. 위험 대응 예산에는 위험 완화 조치를 구현하기 위한 자금이 포함됩니다.

ProjectManager로 프로젝트 예산을 관리하는 방법

이제 프로젝트 예산을 설정하고 비용을 식별했으므로 아직 입력하지 않은 경우 해당 정보를 ProjectManager에 입력할 수 있습니다. 프로젝트 예산을 입력하려면 "정보" 탭을 클릭하고 상자에 숫자를 입력하기만 하면 됩니다.

ProjectManager는 프로젝트 비용을 추가할 수 있는 다양한 방법을 제공합니다. 먼저 비용 탭으로 이동하여 시간당 요금이나 변동이 없는 고정 비용을 추가할 수 있습니다. 예를 들어 프로젝트에 필요한 재료 비용을 입력할 수 있습니다. 처음에는 이를 계획 비용으로 추가하도록 선택할 수 있으며 나중에 "실제 비용"으로 다른 비용을 추가할 수 있습니다. 이렇게 하면 프로젝트가 진행됨에 따라 대시보드에서 계획된 비용과 실제 비용을 추적하는 데 도움이 됩니다.

프로젝트에 비용을 입력하는 또 다른 방법은 리소스 관리 도구를 사용하는 것입니다. 자원이나 인력, 시간당 요금을 할당한 다음 작업을 할당하면 작업에 따라 인건비가 프로젝트에 자동으로 추가됩니다. 작업 수준에서 비용을 추가할 수도 있습니다. 초기 계획에 없던 예상치 못한 일이 생겼다고 가정해 봅시다. 그것은 당신이 그것을 커버하기 위해 당신의 비상금을 사용할 수 있기 때문에 괜찮습니다. 프로젝트 계획의 새 작업에 비용을 추가하기만 하면 대시보드와 보고서에 새 비용이 반영됩니다.

전체 프로젝트의 비용 모니터링

비용을 식별하고 기록했으면 추정치와 비교하여 실제 지출을 모니터링해야 합니다. 즉, 실제로 작업에 지출한 금액으로 프로젝트 비용을 지속적으로 업데이트해야 합니다.

계획된 모든 비용을 시스템에 입력했으므로 실시간 대시보드를 사용하여 실제 비용과 계획된 비용을 추적할 수 있습니다. 당사의 프로젝트 대시보드는 프로젝트의 진행 중인 비용에 대한 하나의 명확한 창을 제공하며 예산이 어디에 있는지 빠르게 분석할 수 있도록 읽기 쉽고 다채로운 막대 그래프를 제공합니다. 이 즉각적인 보기는 프로젝트 예산, 특히 빠듯한 예산을 관리할 때 매우 중요할 수 있습니다.

작업 수준까지 비용 보고

올바른 도구가 없으면 프로젝트 보고가 번거로울 수 있습니다. 그리고 마침내 보고서를 작성했을 때 숫자가 변경되었고 보고서는 이미 쓸모가 없습니다. ProjectManager가 도움이 될 수 있습니다. 당사 소프트웨어는 원하는 형식으로 조직 전체의 관련 사람들과 공유할 수 있는 즉각적이고 상세한 보고서를 생성할 수 있습니다.

여러 보고서를 작성할 수 있지만 지출 보고서는 예산 관리에 가장 중요합니다. 비용 보고서를 사용하면 작업 수준까지 총 예산, 실제 비용 및 계획된 비용에 대한 심층 분석을 얻을 수 있습니다.

초기 견적 수정

마지막으로 이 보고서로 돌아가서 프로젝트 일정에 맞는지 확인하고 싶을 것입니다. 그들이 당신의 시간 프레임과 일치하지 않는다면 당신은 당신의 지출을 되돌아보고 당신이 모든 것을 포함하고 어떤 것도 빠뜨리지 않았는지 다시 확인해야 합니다.

그것은 우리의 마지막 단계인 개정으로 우리를 인도합니다. 이전에 만든 견적을 수정해야 할 수도 있습니다. 프로젝트에서 다른 것을 지시하는 경우 계속 유지하지 마십시오. 실시간으로 수정하면 예산이 스프레드시트의 숫자가 아니라 프로젝트에 대한 정확한 비용 예측이 되도록 할 수 있습니다.

ProjectManager에는 예산 관리에 필요한 모든 것이 있습니다.

실시간 대시보드로 예산을 추적하고 인건비와 같은 반복 비용을 입력하고 프로젝트의 모든 측면에 대해 보고할 수 있다고 생각하면 ProjectManager에 프로젝트 비용을 생성하고 관리하는 데 필요한 것이 있다는 것이 분명합니다. PM 소프트웨어의 30일 무료 평가판으로 예산 내에서 다음 프로젝트를 완료하십시오.

ProjectManager는 프로젝트를 계획, 모니터링 및 보고하는 수상 경력에 빛나는 작업 및 프로젝트 관리 소프트웨어입니다. 예산을 더 잘 관리하기 위해 실시간 데이터를 가져옵니다. 보고서를 이해 관계자와 공유하여 최신 상태로 유지하고 기대치를 관리합니다. 이미 우리 도구를 사용하여 프로젝트 예산을 성공적으로 관리하고 있는 NASA, Siemens 및 Nestles의 팀에 합류하십시오. 지금 무료로 ProjectManager를 시작하십시오.