GDPR 및 콜드 이메일: 규정 준수를 위한 실용적인 가이드

게시 됨: 2022-01-17

읽은 것과 달리 GDPR은 콜드 이메일을 죽이지 않았습니다. 여전히 보낼 수 있습니다. 데이터를 전송하는 데 사용하는 데이터를 수집, 관리 및 저장하는 방법에 대해 더 주의해야 합니다.

좋은 소식은 콜드 이메일 모범 사례를 이미 따르고 있다는 것입니다. 즉, 관련 없는 메시지를 사람들에게 "스프레이 및 기도"하거나 스팸 메일을 보내지 않고 있다면 이미 절반은 온 것입니다.

이 작업을 수행하기 위해 데이터 프로세스 관리자가 필요하지 않습니다(솔직히 대부분의 회사는 어쨌든 이 작업을 수행할 돈이 없습니다). 대신 개인 또는 소규모 영업 팀으로서 GDPR 준수를 유지하기 위한 실용적인 단계별 가이드를 확인하십시오.

참고로 이 가이드는 콜드 이메일 전송에만 중점을 둡니다. 귀하의 의견을 듣는 데 동의하거나 귀하의 웹사이트에서 쿠키를 사용하는 데 동의한 사람들에게 마케팅 이메일을 보낼 때 익숙해져야 하는 다른 요구 사항이 많이 있습니다.

그리고 물론, 우리는 변호사가 아닙니다. GDPR 상태 또는 요구 사항에 대해 특정한 우려 사항이 있는 경우 해당 규정에 대해 잘 알고 있는 변호사와 상담하십시오.

빠른 GDPR 리프레셔

어떻게든 놓친 경우를 대비하여 EU는 2016년 GDPR(일반 데이터 보호 규정)을 채택하여 1995년 데이터 보호 지침(인터넷 초창기에 시행됨)을 대체했습니다.

디지털 가디언(Digital Guardian)의 Juliana De Groot에 따르면 EU 회원국은 새로운 규정을 준수하기 위해 2018년 5월까지 2년이 주어졌습니다. 그리고 시민의 개인 데이터의 이동.”

기본적으로 GDPR을 준수하기 위해 기업은 무엇보다도 개인 데이터를 처리하고 사용하는 방식에 대해 더 잘 알고 있어야 합니다.

  • 이름
  • 전화 번호
  • 이메일 주소
  • IP 주소
  • 휴대기기 ID

암호화된 데이터도 이 범주에 속할 수 있습니다. Close.com의 Jory MacKay는 "기본적으로 귀하가 가지고 있는 정보가 어떤 식으로든 개인을 식별하는 데 사용될 수 있다면 GDPR의 적용을 받습니다."라고 말합니다. 규정에 따라 정보를 적절하게 보호하지 않으면 벌금이 부과될 수 있습니다.

콜드 이메일에 대한 GDPR 모범 사례

따라서 콜드 이메일을 보내는 사람을 팔로우하고 있다면 꽤 위협적으로 들릴 것입니다. 여전히 콜드 아웃리치 메시지를 보내고 GDPR을 준수할 수 있습니까? 예, 하지만 과거에 수행한 작업과 다르게 보일 수 있습니다.

귀하의 제품이 도움이 될 수 있다고 믿을 만한 강력한 이유가 있는 사람들에게만 연락하십시오.

Taskeater의 전무 이사인 Dan Vanrenen에 따르면 "GDPR에 따라 수집하는 개인 데이터는 적절하고 처리 목적과 관련이 있어야 합니다(원칙 c: 데이터 최소화). 즉, 데이터 수집의 적절성(목표 달성을 위해 실제로 필요한 데이터의 양)과 데이터 수집의 관련성(올바른 데이터를 수집하는 데이터)의 두 가지 주요 사항을 고려해야 합니다. 당신의 목적).”

이를 세분화하면 콜드 이메일을 통해 보내는 모든 제안은 잠재 고객의 비즈니스 세부 사항과 명확하게 연결되어야 합니다.

  • 예를 들어, 귀하가 발견한 회사에 연락하는 것은 경쟁업체의 SaaS 제품을 사용하는 것입니다. 그 이유는 경쟁업체가 비즈니스 활동과 관련된 대체품으로 귀하의 솔루션을 홍보하기 위해 Product Hunt에 리뷰를 남겼기 때문입니다.
  • "모든 회사에 CRM이 필요하기 때문에" CRM 영업 프레젠테이션에서 찾을 수 있는 모든 주소를 스팸하는 것은 그렇지 않습니다.

이러한 수준의 특정성을 얻으려면 목록을 세분화하고 잠재 고객의 비즈니스 요구 사항에 따라 콜드 이메일을 밀접하게 개인화해야 합니다. Mailshake와 같은 이메일 개인화 도구가 도움이 될 수 있습니다.

참고로 Mac Hasley는 Convert에서 "일반적인 info@company, sales@company, marketing@company 이메일 주소는 개인 데이터가 아닙니다."라고 썼습니다. GDPR은 개인에게 적용되므로 이와 같은 일반 이메일 주소는 영향을 받지 않을 수 있습니다.

마케팅 관점에서 이상적이지는 않지만 위에서 설명한 목적 지침의 특수성을 충족할 수 없는 경우 옵션이 될 수 있습니다.

다른 사람의 이메일 주소를 어떻게 얻었는지 정확하게 설명할 수 있습니다.

GDPR의 가장 큰 목표는 기업이 개인 데이터를 적절하게 처리하도록 하는 것이므로 캠페인에 실제로 필요한 데이터만 수집하고 이메일을 보내는 이유와 수신자가 목록에서 데이터를 제거할 수 있는 방법을 설명하는 것이 중요합니다.

예를 들어 다음과 같은 메시지를 사용합니다.

“Linkedin에서 귀하의 이름과 이메일 주소를 찾았기 때문에 연락을 드렸습니다. 귀하의 회사가 [제품/서비스]의 혜택을 받을 수 있을 것 같습니다. 내 소식을 듣지 않으려면 알려주시면 정보를 삭제하겠습니다.”

보시다시피 콜드 구독 취소 링크를 사용할 필요가 없습니다. 사실 모든 GDPR 기반을 포괄하려면 그 이상이 필요합니다. 명심해야 할 두 가지:

  1. 그들의 정보를 어떻게 찾았는지 명확해야 합니다(변호사 없음)
  2. 실제로 데이터를 요청하면 즉시 삭제해야 합니다.

이메일 관리 시스템에서 구독 취소로 표시하지 마십시오. 실제로 정보를 저장한 모든 위치에서 삭제하십시오.

데이터 동의의 한계 이해

유효하고 정당한 콜드 이메일을 보내는 것은 한 가지입니다. 그 이후에 수행하는 작업은 GDPR의 영향을 받는 것과 동일합니다.

대부분의 마케터는 초기 참여 이후에 콜드 이메일 컨택을 육성 시퀀스에 넣는 것을 좋아합니다. 지금은 적합하지 않을 수도 있지만 정기적인 상호 작용을 통해 그들이 당신의 제품이나 서비스가 필요할 때 당신을 가장 먼저 떠올리게 될 것입니다.

문제는 GDPR에 따라 이러한 방식으로 후속 조치를 취하기 위해 허가를 요청해야 할 수 있다는 것입니다. SuperOffice의 Steven MacDonald는 다음과 같이 씁니다. 마케팅 메시지를 보내기 전에 특정 이메일 목록에 가입하세요."

문제를 더 어렵게 만들기 위해 Hasley는 "마케팅 자료 수신에 대한 동의를 구하는 것은 그 자체로 마케팅 자료를 보내는 것입니다."라고 말합니다.

그렇다면 어떤 옵션이 남아 있습니까? 후속 이메일은 초기 콜드 아웃리치 메시지와 동일한 기준을 따르는 한 괜찮을 수 있습니다.

  • 메시지 전송에 대한 법적 근거(특정하고 표적화된 이유라고도 함)가 있습니다.
  • 귀하가 사용하는 개인 정보, 사용 이유 및 저장 방법을 명확하게 지정하십시오.
  • 필요 이상으로 개인정보를 보유하지 않음

이러한 제한 사항에 따라 이 세 가지 요소를 다루는 개인화된 후속 메시지를 보내는 것은 괜찮을 수 있습니다. 당신이 마주치는 모든 이메일을 일반적인 육성 순서에 집어넣는 것은 그렇지 않을 수 있습니다(수신자가 마케팅 메시지 수신을 명확하고 명시적으로 선택하도록 장려할 수 없다면).

좋은 데이터 보안 실천

마지막으로 좋은 데이터 관리자입니다. GDPR 적용 여부에 관계없이 다음을 수행하십시오.

  • 필요한 사람에게만 데이터 액세스 권한 부여
  • 저장한 모든 데이터를 처리하는 동안 안전한지 확인
  • 필요한 기간 동안만 데이터 보유
  • 잠재 고객에게 알리지 않고 다른 사람과 데이터를 공유하지 않음

이러한 단계를 스스로 수행할 수 있다면 전담 데이터 스튜어드가 필요하지 않습니다. 그렇지 않은 경우에도 컨설턴트는 데이터 관행을 관찰하고 새로운 정규 데이터 직원을 고용하는 것보다 훨씬 저렴한 비용으로 규정 준수를 보장하는 권장 사항을 제시할 수 있습니다.

GDPR이 나에게 적용됩니까?

모든 것을 말했지만 마지막으로 정리해야 할 것이 있습니다. GDPR은 EU 규정입니다. 그렇다면 미국에 거주하는 사람이라면 걱정할 필요가 없다는 뜻입니까?

예 및 아니오. GDPR은 전 세계 어디에 있든 모든 EU 시민의 개인 데이터를 다룹니다. 비즈니스가 미국 시민과만 협력한다고 100% 확신하는 경우 GDPR 준수가 덜 중요할 수 있습니다. 그러나 연락하는 사람들이 해외에 거주하거나 일하는 EU 시민이 아니라고 보장할 수 없는 경우 GDPR에 익숙해지도록 노력할 가치가 있습니다.

게다가 여기에서 설명하는 거의 모든 것(개인 데이터 보호에서 대상 아웃리치 메시지 전송에 이르기까지)은 모든 조직을 위한 모범 사례로 간주되어야 합니다. GDPR 준수로 인해 콜드 이메일을 보내는 방식을 다시 생각해야 하는 경우 이메일 마케팅이 윈-윈인 것입니다.