인보이스 이메일 작성 방법 [무료 템플릿]
게시 됨: 2021-11-25인보이스 이메일을 작성하는 방법을 아는 것은 제 시간에 지불을 받는 데 중요한 요소입니다. 귀하의 주요 목표는 명확하고 간결하며 정중한 방식으로 귀하가 원하는 것을 받는 사람에게 알리는 것입니다. 일반적으로 첨부 파일로 전송되며, 간단한 커버 레터 역할을 하고 효율성을 합리화하려면 표준화된 이메일 인보이스 템플릿이 필요합니다.
여기 Twilio SendGrid에서 이메일 작성 101 모범 사례와 무료 템플릿 을 제공 하여 필수적인 일상 작업에서 시간과 골칫거리를 절약할 수 있습니다. 특히 인보이스 이메일에 대한 팁과 즉시 사용할 수 있는 무료 인보이스 이메일 템플릿을 계속 읽으십시오. 또한 인보이스 알림 및 연체 인보이스를 위한 보너스 이메일 템플릿을 추가했습니다.
인보이스 이메일 작성 팁
인보이스용 이메일 템플릿을 사용하면 작성 팁이 필요하지 않습니다. 빈칸을 채우기만 하면 바로 보낼 수 있는 완벽한 이메일을 맞춤 설정하고 만드실 수 있습니다! 그러나 철저함을 위해 이 특정 송장 및 영수증 템플릿을 선택한 이유를 설명하기 위해 여기에 몇 가지 사항을 포함할 것입니다.
투명한 가격 책정 및 정기적인 서신으로 놀라움 방지
완벽한 템플릿을 사용하더라도 인보이스 이메일에 대한 반응은 부정적일 수 있습니다. 가격 구조의 투명성을 약속하고 기대치의 차이를 미리 알리면 고객의 지연과 불만을 피할 수 있습니다. 예상 총액에 주요 변경 사항이 있는 경우 예정된 청구서가 이전에 합의된 금액과 다른 이유를 설명하는 예비 이메일을 보내야 합니다.
더 나은 방법은 계획대로 계약을 완료하는 데 장애물이 있다고 판단되면 활동을 일시 중지하고 고객과 옵션에 대해 논의하여 예상치 못한 예산 초과를 제거하는 것입니다.
이메일을 단순하지만 친근하게 유지하세요.
이메일의 목표는 돈을 받는 것이지만 고객과의 모든 유형의 정기적인 서신은 관계를 공고히 할 수 있는 기회입니다. 주말 계획에 대해 이야기하거나 고객에게 오늘 밤 저녁 식사가 무엇인지 물어볼 필요가 없습니다. 그러나 고객의 이름으로 이메일을 개인화하고 비즈니스에 감사를 표하며 고객이 거래에 대해 편안함을 느낄 수 있도록 충분한 정보를 제공하고 싶습니다. 템플릿이 간단한 언어를 사용하고 가능한 한 적은 문장으로 이러한 요점을 표현한다는 것을 알 수 있습니다.
만일의 사태에 대한 계획
지불을 쫓는 것은 인보이스 이메일을 보내는 많은 사람들에게 불행한 현실입니다. 정직한 사람들조차도 바쁘고 건망증이 있으며 여러 재정적 의무를 저글링할 수 있습니다. 말할 것도 없이 이메일은 스팸 폴더에 들어가거나 잘못된 받은 편지함에 도착할 수 있습니다. 청구서에 대한 지불을 즉시 받지 못한 경우 1~2주 전에 미리 알림과 함께 마감일 한 달 전에 청구서를 보내는 것을 고려할 수 있습니다.
또한 고객이 즉시 지불하지 않는 시간에 대비하기 위해 연체 인보이스 템플릿을 생성해야 할 수도 있습니다. 연체된 인보이스 이메일은 예의를 유지하면서 좀 더 형식적이고 확고한 경향이 있습니다.
인보이스 이메일 템플릿을 사용하는 이유는 무엇입니까?
비즈니스 이메일을 보내는 데 5분 이상 걸리지 않아야 합니다. 그보다 시간이 오래 걸리거나 많은 인보이스를 보내는 경우 이 시간을 30초 이하로 줄이는 빠르고 쉬운 인보이스 영수증 템플릿을 대체할 수 없습니다.
프리랜서와 소기업 소유자는 종종 적시에 급여를 받기 위해 고군분투합니다. 지연의 원인은 다양하지만 일반적으로 이해하기 쉬운 이메일 인보이스 템플릿이 더 큰 관심을 불러일으키고 지불 조건을 명확히 하며 이러한 번거로움을 상당 부분 완화합니다.
인보이스용 이메일 템플릿
이상적으로는 실제 청구서를 다운로드 가능한 PDF로 생성하여 고객이 쉽게 인쇄, 저장 및 회계 소프트웨어에 업로드할 수 있습니다. 다음 송장 이메일 보내기 템플릿은 비즈니스에 맞게 사용자 지정할 수 있으며 이메일의 제목과 본문에 삽입할 수 있습니다.
인보이스용 표준 이메일 템플릿
제목: [PRODUCT/SERVICE]에 대한 인보이스 #[NUMBER]이 [DATE]에 마감됩니다.
[CLIENT NAME]님, 안녕하세요.
나는 당신이 잘 있기를 바랍니다. [DATE] 마감인 [PRODUCT/SERVICE]에 대한 첨부된 인보이스 #[NUMBER]를 참조하세요. 궁금한 점이 있으면 언제든지 문의하세요.
안부 인사,
[귀하의 이름 및 이메일 서명]
보너스 – 후속 송장 이메일 알림 템플릿
제목: [PRODUCT/SERVICE]에 대한 인보이스 #[NUMBER]이 곧 [DATE]에 마감됩니다.
[CLIENT NAME]님, 안녕하세요.
나는 당신이 잘 있기를 바랍니다. [PRODUCT/SERVICE]에 대한 첨부된 인보이스 #[NUMBER]번이 [DATE]의 [TIME FRAME]에 마감됨을 알려드립니다. 질문이 있으면 알려주세요.
귀하의 비즈니스에 감사드립니다.
[귀하의 이름 및 이메일 서명]
보너스 – 연체 인보이스 이메일 템플릿 #1
제목: [PRODUCT/SERVICE]에 대한 연체 인보이스 #[NUMBER]이 [DATE]에 마감됨
[CLIENT NAME]님,
나는 당신이 잘 있기를 바랍니다. [DATE]에 [NUMBER]일 전에 마감된 [PRODUCT/SERVICE]에 대한 인보이스 #[NUMBER]에 대한 지불을 아직 받지 못했습니다. 지불을 예상할 수 있는 시간을 알려주시고 질문이나 우려 사항이 있으면 언제든지 연락해 주십시오.
안부 인사,
[전화번호를 포함한 귀하의 이름 및 이메일 서명]
보너스 – 연체 인보이스 이메일 템플릿 #2
제목: [PRODUCT/SERVICE] **지난 기한**에 대한 인보이스 #[NUMBER]
[CLIENT NAME]님,
[SERVICE/RECEIPT DATE]에 제공된 [PRODUCT/SERVICE]에 대한 인보이스가 첨부되어 있으며 기한은 [DUE DATE]입니다.
[AMOUNT]의 연체료가 적용되며 현재 지불해야 할 총액은 [TOTAL]입니다.
지불은 PayPal, Venmo, Apple Pay 또는 [WEB PORTAL LINK]를 통해 가능합니다.
원하는 경우 [귀하의 이름 또는 비즈니스]에 수표를 우편으로 보낼 수 있습니다.
[사업장 주소].
지불 예상 시기와 추가 질문이나 우려 사항이 있는 경우 알려주십시오.
감사합니다,
[전화번호를 포함한 귀하의 이름 및 이메일 서명]
이메일로 인보이스를 보내는 방법
템플릿이 있으면 다음을 통해 이메일로 인보이스를 쉽게 보낼 수 있습니다.
- 고객이 쉽게 인지하고 찾을 수 있도록 표준화된 제목 추가
- 이메일 본문에 템플릿 삽입
- 템플릿의 열린 필드 사용자 정의
- 종이 클립 기호를 클릭하고 파일을 찾아 보류 인보이스 첨부
- 누락된 필드가 없는지 확인하기 위해 이메일 교정
- API(응용 프로그래밍 인터페이스)를 통해 지금 보내기 또는 시간 예약
템플릿을 디자인하고, 변형을 테스트하고, 이메일을 자동 예약하고, 응답을 추적할 수 있으므로 프로세스의 일부로 Twilio SendGrid와 같은 API를 사용하는 것이 좋습니다. 사업을 하고 계시다면 바쁜 프리랜서와 사업주를 위해 시간과 번거로움을 줄여 주는 무료 소매 구매 영수증 이메일 템플릿 을 포함하여 당사 사이트에서 다양한 리소스를 찾을 수 있습니다 .
Twilio SendGrid로 비즈니스 인보이스 이메일 보내기
Twilio SendGrid는 템플릿을 만들고 송장 이메일을 보내기 위한 쉽고 직관적인 플랫폼을 제공합니다. 우리는 여러 클라이언트에 대한 송장 생성, 테스트 및 추적을 포함하여 성공적인 이메일 캠페인을 대규모로 구축할 수 있는 기반을 제공합니다.
더 많은 프로세스를 자동화하여 비즈니스 인보이스 이메일이 적절한 표준을 충족하고 오류 없이 전달되도록 하여 비즈니스에 가치를 추가하는 데 관심과 노력을 집중할 수 있습니다. 자세히 알아보려면 이메일 API 페이지를 방문하세요!