이메일 응답 시간을 개선하는 방법

문제가 있는 고객에게 빠른 응답을 보내는 것보다 더 가치 있는 것은 없습니다. 빠른 답장을 보내면 많은 이점이 있습니다.

즉각적인 응답을 받은 고객은 귀하의 서비스에 만족합니다. 제품이나 서비스 선택과 관련하여 결정을 내려야 하는 경우 더 빨리 결정할 수 있습니다. 그들이 문제에 직면하고 지원이 신속하게 제공된다면 회사의 판매 후 고객 서비스를 칭찬할 것입니다. 또한 이메일 응답 속도가 빠르다는 것은 회사 이름이 사용자의 마음에 생생하게 남아 있음을 의미합니다.

이메일 응답률을 개선할 수 있는 방법에 대해 논의해 봅시다.

일반 질문에 대한 자동 이메일 응답 설정

예를 들어 잠재 고객이 제품 배송이 얼마나 걸릴지 묻는 경우 배송 시간과 관련된 표준 답변을 보낼 수 있습니다. 자동 응답을 작성하는 동안 고객의 세부 정보로 이메일 메시지를 사용자 정의하십시오.

이 경우 주문 추적 번호가 이메일에 포함되어야 합니다. 마찬가지로 이메일에 고객의 주소를 추가하면 사용자 만족도가 향상됩니다.

인공 지능을 사용하여 작동하는 이메일 도구 사용

인공 지능 도구는 자연어 처리를 사용하여 감정 분석을 수행합니다.도구는 이메일 내용을 읽음으로써 고객의 어조를 분류할 수 있습니다.보낸 사람이 만족하지 않으면 관련 응답을 보낼 수 있습니다. 예를 들어 고객이 서비스가 좋지 않다는 이메일을 보내면 사과의 답장을 보내거나 사은품을 받을 수 있습니다.

고객 서비스 담당자는 특히 고객이 기분이 좋지 않은 경우 올바른 대응을 생각하는 데 일반적으로 많은 시간이 걸릴 수 있습니다. 반면 AI 도구는 데이터베이스에서 가장 적합한 응답을 검색하여 즉각적인 응답을 보낼 수 있습니다.

메시지의 의도를 분석하는 것 외에도 이메일은 내용과 제목을 기준으로 분류할 수 있습니다. AI로 이메일을 관리 하면 자동 태깅이 가능합니다. 이렇게 하면 분류가 더 쉬워지고 관련 부서로 전달될 수 있습니다.

도구는 워크플로를 만드는 데 도움이 됩니다. 예를 들어 워크플로우는 제목 유형에 따라 이메일을 라우팅할 수 있습니다. 각 고객 서비스 담당자는 특정 이메일 제목에 할당될 수 있습니다. 그러나 이것은 직원들에게 단조로운 작업의 위협이 됩니다.

각 팀원의 책임을 명확히 하라

지정된 팀원에게 이메일을 할당합니다. 이메일에 답장하는 사람이 누구인지 혼란스러워서는 안 됩니다. 팀 구성원이 다른 사람이 고객 이메일에 응답할 수 있다고 생각할 때 이메일에 응답하지 않은 상태로 둡니다.

지속적인 고객 지원을 위해 다른 시간대에 있는 사람을 고용하십시오. 귀하의 질문에 항상 답변할 담당자를 지정해야 합니다. 더 빠르게 응답하려면 담당자는 사전 제작된 템플릿을 사용하고 필요에 따라 수정해야 합니다.

이메일을 통해 지원을 전담하는 사람을 고용하십시오. 담당자가 전화 및 이메일을 통해 지원을 제공할 책임이 있는 경우 담당자의 관심이 전환됩니다. 자동화 도구를 사용하지 않는경우 팀 구성원이 이메일에 집중하면 빠른 응답 속도가 가능합니다.

맞춤법 검사 도구 사용

전문적인 이메일을 보내는 동안 올바른 문법과 철자를 사용하는 것이 중요합니다. 대표님의 어학 실력이 뛰어나도 사람은 실수를 합니다. 확장된 문법 도구를 사용하면 문법 오류가 발생하지 않습니다. 이메일은 도구의 도움으로 더 짧은 시간 안에 보낼 준비가 되었습니다.

"shipping" 대신 "shiping"을 쓰거나 "order" 대신 "ordr"을 쓰는 것과 같은 실수를 하고 싶지 않을 것입니다. 즉,이 도구는 어조와 언어가 일관되고 전문적인지 확인하면서 빠른 이메일 응답을 보내는 데 도움이 됩니다.

훌륭한 분석 기술을 가진 사람을 고용하십시오

고객은 모든 크기의 이메일을 보냅니다. 고객 지원 담당자는 긴 이메일을 검토할 시간이 없을 수 있습니다. 빠른 읽기 또는 훑어보기는 귀중한 기술입니다.

빠른 응답 속도는 고객 지원 담당자가 문제를 얼마나 효율적으로 분석하고 회신을 보내는가 에 달려 있습니다.물론 응답 속도는 담당자가 얼마나 빨리 입력할 수 있는지에 따라 달라집니다. 담당자는 업무 경험이 쌓일수록 전문가가 됩니다.

경험상 이메일에 응답하는 전체 작업을 신입 직원에게 넘기지 않는 것이 좋습니다. 초보자는 질문이 많을 것입니다. 관리자 또는 다른 팀원의 답변을 확인하는 데 시간이 걸리므로 응답 속도가 느려집니다. 초보자는 항상 상급 고객 담당자와 팀을 이루어야 합니다.

광범위한 기술 자료 만들기

고객 서비스 담당자가 모든 질문에 대한 솔루션을 마음속으로 기억할 가능성은 거의 없습니다. 특히 기술 회사의 일원인 경우 더욱 그렇습니다. 기술 자료 문서는 쉽게 액세스할 수 있어야 합니다.

기사와 문서를 만드는 팀은 자세한 이름을 제시해야 합니다. 이러한 명명 규칙의 예는 "배송 정책 - 로컬 클라이언트 - 업데이트된 버전"입니다.

이상적으로는 키워드를 검색할 수 있는 검색 표시줄이 있어야 합니다. 고객 담당자는 고객 문의에 대한 솔루션이 포함된 가장 관련성 높은 문서를 즉시 검색할 수 있습니다.

SEO Link 구축에서 응답속도 시간의 중요성

게스트 게시 웹사이트에 접근하는 검색 엔진 최적화(SEO) 팀의 경우 빠른 응답은 링크 구축 노력을 크게 향상시킬 수 있습니다. 빠른 응답 속도는 다음을 의미합니다.

• 링크를 가져오는 프로세스가 빨라졌습니다. 콘텐츠 팀과의 협업이 빨라져 기사의 초안을 작성하고 게시할 수 있습니다.
• 웹마스터가 협업에 관심이 없다면 유령이 되기보다는 거절당하는 것이 낫습니다.

빠른 응답 속도는 링크 빌더가 더 많은 사람들에게 다가가도록 동기를 부여합니다.

잠재 고객 목록을 작성하고 각 잠재 고객을 위한 맞춤형 이메일 초안을 작성하는데 시간을 허비하지만 여전히 응답을 받지 못한다면 얼마나 실망스러울지 상상해 보십시오.

타겟 콘텐츠를 전송하면 다음과 같은 방식으로 SEO 노력을 개선하는 데 도움이 됩니다.

1. 고객이 귀하에게 특정 제품 또는 서비스에 대해 문의하는 이메일을 보냅니다.
2. 웹 사이트에서 관련 블로그 또는 헬프 데스크 기사를 보내 응답합니다.
3. 귀하의 웹사이트 트래픽이 증가합니다(콘텐츠가 타겟팅되기 때문에 사용자가 웹페이지에 더 오래 머무를 가능성이 높고 이탈률이 낮습니다).
4. Google은 웹페이지가 사용자의 의도와 일치한다고 생각하고 검색 결과 페이지에서 웹페이지를 더 위로 이동합니다.

이메일이 SEO에 어떻게 도움이 됩니까?

이 기사에서는 이메일을 통해 빠른 응답을 보내는 방법에 대해 설명했습니다. 문제는 이것이 SEO에 어떤 식으로든 영향을 미치느냐입니다. 대답을 두 가지 범주로 나누겠습니다.

잠재 고객에게 이메일 보내기

이메일 마케팅은 매우 중요한 고객 확보 채널입니다. 누군가 귀하의 회사에 대해 들어본 적이 없거나 귀하의 회사 이름을 잊은 경우 즉시 검색 엔진에서 귀하를 조회할 수 있습니다.

읽기: 이메일 마케팅이 비디오를 사용하여 SEO 결과를 높이는 데 어떻게 도움이 됩니까?

귀하의 웹사이트 또는 애플리케이션이 SEO와 관련하여 좋은 성과를 거두고 있다면 귀하의 브랜드가 결과에서 맨 위에 표시됩니다. 이렇게 하면 웹사이트 또는 애플리케이션의 트래픽이 증가하고 직접적으로 전환율이 증가합니다. SEO는 독립 실행형 서비스가 아니지만 다른 채널을 통해 트래픽을 유도하는 데 도움이 된다는 점을 기억하는 것이 중요합니다.

기존 고객에게 이메일 보내기

회사는 기존 고객의 이메일 주소를 가지고 있습니다. 누군가 귀하의 뉴스레터에 가입한 경우 할인, 특별 프로모션, 정보 콘텐츠, 신제품 또는 서비스에 대한 정기적인 업데이트를 받을 수 있습니다.

타겟 트래픽은 전환 가능성도 더 큽니다.

기존 고객이 특정 문제를 보내는 경우 해당 문제와 관련된 웹 사이트 콘텐츠에 대한 링크를 보낼 수 있습니다.

대기업의 경우 뉴스레터를 여러 주제로 분류할 수도 있습니다. 잠재 고객과 기존 고객은 관심 있는 틈새 주제에 가입할 수 있습니다. 이렇게 하면 브랜드 웹사이트가 SEO 노력 에 도움이 될 유용한 트래픽을 얻기 시작할 것 입니다.

SEO의 목표는 고객의 요구를 충족하는 서비스를 만드는 것입니다.사용자 만족도가 SEO와 직접적으로 연결되지는 않지만 최고의 고객 서비스는 입소문 마케팅으로 이어집니다. 사람들은 귀하의 브랜드 이름을 검색하고 웹 페이지에 더 오래 머무를 것입니다. 이는 그 자체로 승리입니다.