직원이 이메일로 시간과 비용을 낭비하는 9가지 일반적인 방법(및 해결 방법)

평균적인 전문가는 이메일을 확인하고 작성하는 데 하루에 6시간을 보냅니다.

그러나 대다수의 기업은 그 시간 동안 받은 편지함에서 무슨 일이 일어나고 있는지 전혀 모릅니다.

완전 사각지대입니다.

직원들이 그 시간을 생산적으로 보내고 있는지 어떻게 알 수 있습니까?

이 가이드에서는 조직에서 이메일 활동의 블랙홀을 밝히고, 조직의 이메일 활동을 시각화하고, 문제를 식별하고, 이러한 문제를 해결하는 방법을 보여줍니다.

준비가 된? 뛰어들어봅시다.

직원들이 이메일로 시간을 낭비하는 방법

이제 직원들이 이메일에 시간을 낭비하는 몇 가지 구체적인 방법을 살펴보겠습니다.

다음 항목은 조직에 해를 끼칠 가능성이 가장 높은 특정 습관, 전술 및 접근 방식을 선택적으로 대상으로 합니다.

1. 적시에 응답하지 않는 경우.

전문가는 빠른 이메일 응답 시간을 기대하며 다음과 같은 합당한 이유가 있습니다.

• 응답이 느리면 모든 사람이 특정 작업을 진행하기 위해 충분한 정보를 기다려야 하기 때문에 이메일 스레드 내에서 프로젝트에서 공동 작업하는 팀에 병목 현상이 발생할 수 있습니다.
• 영업 담당자는 새로운 인바운드 리드에 더 빨리 응답하여 전환율을 크게 높입니다. 응답 없이 지나가는 1분마다 전환율이 크게 떨어집니다. 매출의 35~50%는 가장 먼저 응답하는 벤더에게 가고, 1시간 이내에 응답하면 리드 전환율이 700% 증가합니다.
• 고객 서비스 담당자는 지원 쿼리에 신속하게 응답할 때 고객이 훨씬 더 만족감을 느끼도록 하여 고객 충성도, 추천 및 전환율을 높일 수 있습니다.

결론: 직원들이 수신한 이메일에 평균적으로 얼마나 빨리 응답하는지 알아야 합니다. 영업 및 고객 서비스 담당자의 경우 새 스레드에 얼마나 빨리 응답하는지 아는 것이 특히 중요합니다. 이러한 "첫 번째 응답"은 종종 귀하의 비즈니스 담당자를 대할 때 받는 사람의 첫인상을 나타내기 때문입니다.

2. 게으른 응답.

직원들이 받는 이메일에 게으르게 응답하면 시간과 돈을 낭비할 수도 있습니다. 이메일 스레드의 작성자가 아니더라도 가능한 한 효율적으로 실행되고 관리되도록 해야 합니다.

부적절한 대응이 생산성 및/또는 수익성을 방해할 수 있는 몇 가지 방법이 있습니다.

• 응답이 충분하지 않습니다. 긴 이메일은 문제가 되지만 짧은 응답도 문제를 일으킬 수 있습니다. 이메일에 여러 질문이 포함되어 있어도 이메일당 하나의 질문에만 응답할 수 있는 것처럼 보이는 사무실의 사람을 우리 모두 처리했습니다. 맞습니까? 그렇게 하면 발신자의 좌절은 말할 것도 없고 필요한 정보를 추출하기 위한 불가피한 후속 조치로 인해 필요한 것보다 더 많은 이메일이 생성됩니다. 이것은 관련된 누구에게나 생산적이지 않습니다.
• 방향 변경. 직원이 원래 스레드 주제와 연결되지 않은 메시지로 응답하는 경우에도 혼란을 일으킬 수 있습니다. 관련 없는 질문을 하거나 다른 프로젝트에서 정보를 가져오거나 방향을 바꾸면 스레드의 모든 사람이 혼란스러워집니다.

결론: 지속적으로 느린 응답자를 식별하려면 직원의 응답 시간을 알아야 합니다. 이메일 수신 비율이 비정상적으로 높고 응답 시간이 느린 직원과 이 정보를 연결하면 게으른 이메일 사용자를 식별했을 가능성이 큽니다.

3. 불필요한 이메일을 보내는 행위.

우리는 우리의 이메일이 다른 사람들에게 어떤 영향을 미치는지에 대해 크게 생각하지 않고 종종 무차별적으로 발송하지만, 이메일에 특정 목적이 없거나 중복 정보를 제공하는 경우 시간 낭비가 될 수 있습니다.

이메일을 쓰고 보내는 데는 시간이 걸리고, 무엇보다 받는 사람이 읽고, 분류하고, 답장하는 데도 시간이 걸립니다.

전송된 이메일의 10%라도 필요하지 않은 경우 팀은 통신 시간과 비용의 10%를 추가로 낭비하게 됩니다.

그렇다면 이메일이 "필요한" 이유는 무엇입니까? 궁극적으로 이메일은 3가지 조건을 충족해야 합니다.

1. 대화를 진행합니다. 회사 이메일은 새로운 아이디어, 새로운 정보 또는 새로운 관점을 소개하면서 대화에 새로운 것을 추가해야 합니다.
2. 직업적으로 중요해야 합니다. 전송되는 모든 이메일도 전문적으로 중요해야 한다는 것은 말할 필요도 없습니다. 예를 들어, 프로젝트, 작업, 직원, 클라이언트 또는 회사의 성공과 관련된 기타 문제와 관련되어야 합니다. 분명히 여기에는 약간의 흔들림의 여지가 있습니다. 친근한 대화를 나누거나 휴게실에 컵케이크가 있다고 발표하는 것은 생산성에 큰 해가 되지 않습니다. 그러나 비전문적인 이메일이 패턴이 된다면 그렇게 될 수 있습니다.
3. 다른 사람의 행동을 바꾸거나 강화합니다. 이메일에는 반드시 둘 이상의 당사자가 포함되어야 합니다. 따라서 해당 이메일의 정보는 어떤 식으로든 다른 사람의 행동을 변경하거나 강화해야 합니다. 예를 들어, 새로운 지침, 알림 또는 확인은 모두 다른 사람들이 알아야 하는 중요한 정보입니다.

직원이 이 세 가지 조건을 충족하지 않는 이메일을 보내는 경우 시간을 낭비하는 것입니다.

결론: 이메일을 보내는 사람, 받는 사람이 누구인지, 그들이 이니셔티브를 진행했는지 아니면 병목 현상이 발생했는지 알아야 합니다.

4. 중요한 이메일을 보내지 못하는 경우.

어떤 면에서는 그 반대지만 마찬가지로 나쁜 것은 직원이 필요한 이메일을 보내지 않는 경향입니다. 예를 들어, 팀의 다른 구성원에게 새 프로젝트 사양을 보내야 하거나 프로젝트 진행 상황에 대한 질문에 응답해야 할 수 있습니다.

언뜻 보기에 이것은 직관에 어긋나는 것처럼 보입니다. 직원이 이메일을 읽고 작성하는 데 시간을 덜 쓴다면 자신의 업무에 더 많은 시간을 할애하고 있는 것입니다. 그러나 다른 방법으로 낭비하는 시간을 통합해야 합니다.

예를 들어 팀이 프로젝트의 최신 사양으로 업데이트되지 않은 경우 방향에 대한 중요한 변경 사항을 깨닫지 못한 채 계속 작업할 수 있습니다. 직원이 메시지를 수신했음을 확인하지 않으면 잘못된 의사 소통이 발생하거나 원래 보낸 사람에게 체크인, 미리 알림 또는 후속 조치를 보내도록 요청할 수 있습니다.

여기서 함정은 보내지 않은 이메일을 목격하고 인식하기가 더 어렵다는 것입니다. 정보를 반복하는 답답한 이메일을 받으면 거의 즉시 알 수 있습니다. 아마 받았어야 할 이메일을 받지 못한 경우 이메일을 받았어야 하는 시간이 지나야 알 수 있습니다.

다행히도 2차 지표를 사용하여 이 나쁜 습관에 가장 많이 가담할 직원을 파악할 수 있습니다. 직원이 가까운 동료보다 훨씬 적은 수의 이메일을 보낸다는 사실을 알게 되면 전체 팀의 커뮤니케이션에 병목 현상이 발생할 수 있습니다.

결론: 각 직원이 보내고 받는 이메일의 양을 알아야 합니다. 나머지 직원보다 훨씬 적은 양을 보내는 직원은 팀에 병목 현상을 일으킬 수 있습니다.

5. 너무 많은(또는 잘못된) 수신자에게 이메일을 보냅니다.

또 다른 잠재적인 문제는 자체적으로 발생하거나 다른 알려진 문제를 복잡하게 만들 수 있는 문제입니다. 너무 많은 수신자에게 이메일을 보내는 것입니다.

여기에 몇 가지 문제가 있습니다.

• 잘못되었거나 불필요한 독자. 여기서 가장 큰 문제는 이메일을 받고 읽을 필요가 없는 사람이 이메일을 읽는 데 시간을 낭비하게 된다는 것입니다. 그들은 이메일에 수행할 작업 항목이 없다는 것을 깨닫기 전에 단락을 샅샅이 뒤질 수 있습니다. 설상가상으로, 그들은 행동을 취하지 않아도 행동을 취해야 한다고 잘못 믿고 애초에 필요하지 않은 일을 하는 데 시간을 보낼 수 있습니다.
• 관심의 곱. 다음으로, 이메일에 소요되는 총 시간(및 그에 따른 비용)은 이메일을 읽는 사람의 수로 곱해집니다. 체인의 모든 사람은 이메일 비용을 확대하므로 모든 것을 깨끗하게 유지하는 것이 귀하에게 가장 좋습니다.
• 스레드 복잡성 증가. 더 많은 수신자에게 문을 열면 더 많은 답장을 받을 수 있습니다. 많은 경우, 특히 토론이 필요한 주제인 경우 스레드가 훨씬 더 길어지고 정리되지 않고 더 복잡해집니다. 진정으로 여러 사람이 토론에 참여해야 하는 경우 응답을 쉽게 잃어버리거나 순서가 어긋날 수 있는 이메일 체인보다 회의가 더 좋습니다.

일반적으로 이메일을 읽어야 하는 사람들에게만 이메일을 보내려고 합니다.

주의 차원에서 CC를 더 많이 사용하고 싶은 생각이 듭니다. 결국 클릭 한 번이면 되며 잊어버린 사람으로부터 자신을 보호할 수 있습니다.

그러나 직원이 습관적으로 필요한 것보다 더 많은 사람을 포함한다면 해당 스레드에 있는 모든 사람의 시간을 낭비하게 됩니다.

결론: 조직 내에서 어떤 이메일 스레드가 발생하고 있는지, 해당 스레드의 참여자는 누구이며, 해당 스레드의 참여 수준은 어떤지 알아야 합니다. 대화에 참여하지 않는 스레드에 관련된 사람들이 불필요하게 추가되었을 수 있으며 스레드를 따라가는 데 시간을 낭비하고 있습니다.

6. 업무용 이메일 계정으로 개인 이메일 보내기.

직원들은 일반적으로 비즈니스 이메일 계정에서 개인 이메일을 보내며 이는 비즈니스에 큰 문제와 위험을 초래합니다.

24시간 근무하는 직원은 비즈니스의 공식 대표자 역할을 하므로 잘못된 이메일 주소에서 보낸 커뮤니케이션이 의도하지 않은 경우 공식 커뮤니케이션으로 간주될 수 있습니다.

또한 이것은 회사 컴퓨터 네트워크가 맬웨어나 바이러스에 감염되는 일반적인 방법이기도 합니다. 직원들이 누구와 이메일을 주고받는지, 어떤 컴퓨터나 이메일 계정에서 보내는지에 대해 부주의합니다.

결론: 업무와 관련되지 않은 연락처를 식별할 수 있도록 직원이 이메일을 받고 이메일을 보내는 출처를 알아야 합니다.

7. 이해하기 어려운 이메일 작성.

전문가들이 기대하는 특정 이메일 형식과 구조가 있습니다. 일반적으로 허용되는 이메일 에티켓도 있습니다.

직원이 일반적으로 해당 형식과 구조를 위반하거나 이해할 수 있는 방식으로 작성하지 않으면 이메일을 읽는 모든 사람이 이를 파악하는 데 더 많은 시간을 할애하게 됩니다.

여기서 주의해야 할 몇 가지 잠재적인 주요 문제가 있습니다.

• 모호. 모든 유형의 모호성은 이메일의 이해를 방해할 수 있습니다. 예를 들어, 각 항목에 대한 특정 담당자가 없는 그룹에 할 일 목록이 전송되면 사람들은 무엇을 해야 할지 모를 것입니다. 다음에 무엇을 해야 하는지, 누구에 의해 수행되어야 하는지 명확하지 않은 경우, 종종 아무도 응답하거나 책임을 지지 않습니다. 책임 위임이 중요합니다.
• 의미론. 직원 문장의 표현과 구조 또한 혼란을 야기할 수 있습니다. 단어가 누락되거나 단어가 제대로 사용되지 않으면 독자가 메시지의 요지를 파악하는 데 시간이 더 걸립니다.
• 목적. 때때로 이메일은 표면적으로는 명확하지만 목적 측면에서는 이해하기 어렵습니다. 청중이 작업 항목이나 요점을 즉시 이해하지 못하면 이메일이 실패하여 시간 낭비가 발생합니다.

이메일 교정에 도움이 되도록 Grammarly 및 Essay Writer와 같은 도구를 사용하여 이메일을 보내기 전에 명확한지 확인할 수 있습니다.

결론: "이해성"은 주관적인 변수이므로 직원의 습관에서 이 변수가 발전하는지 면밀히 관찰해야 합니다. 이에 대한 한 가지 지표는 수신된 이메일의 양이 비정상적으로 많고 이메일당 단어 수가 비정상적으로 낮은 경우일 수 있습니다.

8. 필요할 때 텍스트 서식을 사용하지 못함.

직원의 이메일을 스캔할 수 없는 경우(즉, 상대적으로 빠르게 살펴봐도 그 의미를 이해할 수 없는 경우) 효율성이 저하됩니다.

이메일이 장기 응용 프로그램에 더 중요할수록 스캔 가능성도 더 중요합니다.

스캔 가능한 이메일은 다음에 대해 중요합니다.

• 첫인상을 통해 독자는 세부 사항을 파헤치기 전에 이메일에 대한 높은 수준의 개념을 파악할 수 있습니다.
• 하이라이트, 직관적인 방식으로 이메일의 가장 중요한 요점을 강조할 수 있습니다.
• 독자가 최소한의 시간 투자로 대화나 스레드를 요약할 수 있도록 미래를 반영 합니다.

다시 말하지만 여기에 최소한의 시간만 투자하면 큰 효과를 볼 수 있습니다. 직원은 다음과 같은 기능을 사용하여 이메일을 더 쉽게 검색할 수 있습니다.

• 섹션 또는 특정 접촉 지점을 소개하는 헤드라인 및 하위 헤더 .
• 이메일의 요점을 간결하게 설명하는 효과적인 제목 줄 .
• 정보를 보다 이해하기 쉽고 시각적으로 매력적으로 만드는 글머리 기호 및 목록 .
• 특정 요점을 강조할 수 있는 굵게 및 기울임꼴 .

결론: 이것은 시간이 지남에 따라 모니터링해야 하는 또 다른 주관적인 품질이므로 놓치지 마십시오.

9. 특정 연락처에서 너무 많은 이메일을 수신합니다.

이것은 반드시 직원의 습관에서 발생하지 않는 한 가지 문제입니다. 직책에 따라 고객, 공급업체 또는 파트너와 같은 회사 외부의 연락처에 이메일을 보내야 하는 경우 특정 연락처가 시간을 너무 많이 잡아먹을 가능성이 있습니다.

예를 들어, 질문을 하고 거의 지속적으로 후속 조치를 요구하는 특히 도움이 필요한 고객이 있는 경우 직원이 다른 작업에서 주의를 분산시킬 수 있습니다.

EmailAnalytics를 사용하여 직원의 성과를 추적하는 경우 이는 주목해야 할 핵심 지표입니다. 특정 연락처에서 너무 많은 이메일을 보내거나 받는 것 같으면 대화의 출발점이 될 수 있습니다.

결론: 직원이 이메일을 수신하는 소스와 각 소스에서 수신되는 이메일의 수를 알아야 직원의 시간을 낭비하는 불필요한 이메일을 식별할 수 있습니다.

그것을 고치는 방법

이제 이메일 문제의 근본 원인 중 일부를 알았으므로 이러한 문제를 해결하는 방법에 대해 논의해 보겠습니다.

여러 번 들었을 가능성이 높은 간단한 규칙이 하나 있습니다.

측정되는 것이 향상됩니다.

EmailAnalytics는 바로 이러한 작업을 지원하도록 설계되었습니다. 팀의 이메일 활동을 시각화합니다.

그리고 우리는 당신이 바쁘다는 것을 알고 있으므로 필요한 통찰력을 얻기 위해 당신이 일하도록 하지 않습니다. 팀 메트릭의 일별, 주별 및 월별 이메일 보고서 요약을 제공하므로 팀의 현재 이메일 활동인 사각지대를 밝힐 수 있습니다.

지난 주에 대한 팀의 이메일 보고서가 내 받은 편지함으로 바로 전송되었습니다.

대시보드 내에서 직원의 이메일 활동에 대한 분석을 확인할 수 있습니다.

또한 레이블별로 이메일 활동을 확인하여 직원들이 이메일을 얼마나 효과적으로 분류하고 정리하는지 확인할 수 있습니다.

직원이 가장 바쁜 요일을 알고 싶으십니까? 이에 대한 그래프도 있습니다.

특정 직원이 가장 열심히 일하는 시간과 생산성이 떨어지기 시작하는 시간을 알아야 합니까? 이 그래프는 다음과 같습니다.

워크로드에 대한 큰 그림을 보기 위해 지난 몇 주 동안의 생산성을 측정하고 싶으십니까? 다음은 해당 그래프입니다.

모니터링할 직원이 많고 성과, 역할 또는 생각할 수 있는 기타 항목에 따라 그룹으로 분리하려는 경우 대시보드 내에서 "팀"을 만들어 그렇게 할 수도 있습니다.

또한 직원이 수신한 이메일에 응답하는 데 걸리는 평균 시간을 쉽게 모니터링할 수 있습니다.

거의 모든 조직은 나쁜 이메일 습관으로 인해 자연스럽게 시간과 돈을 잃게 됩니다. 질문은 다음과 같습니다. 관리자로서 이에 대해 어떻게 하시겠습니까?

팀에 대한 책임을 추가하는 것은 어떻습니까?

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