엔터프라이즈 콘텐츠 관리란 무엇입니까? ECM 가이드

ECM(엔터프라이즈 콘텐츠 관리)은 수년에 걸쳐 점점 더 인기를 얻고 있는 다양한 유형의 콘텐츠를 만들고 구성하기 위한 전략입니다. 실제로 엔터프라이즈 콘텐츠 관리 시장은 2017년 이후 316억6000만 달러에서 671억4000만 달러로 두 배 이상 성장 했습니다.

엔터프라이즈 회사에서 직원, 이해 관계자, 팀 리더, C-suite, 고객 등과 공유할 콘텐츠를 정기적으로 만드는 경우 엔터프라이즈 콘텐츠 관리는 훌륭한 솔루션이 될 수 있습니다.

이 가이드 전체에서 ECM이 무엇인지, ECM 사용의 주요 이점, 상위 5개 구성 요소 등에 대해 자세히 설명합니다.

엔터프라이즈 콘텐츠 관리란 무엇입니까? ECM 가이드:

엔터프라이즈 콘텐츠 관리(ECM)란 무엇입니까?

엔터프라이즈 콘텐츠 관리(ECM)는 많은 대규모 조직에서 중요한 콘텐츠를 캡처, 관리, 저장, 보존 및 필요한 당사자에게 전달하는 다섯 가지 구성 요소를 모두 관리하기 위해 사용하는 전략입니다. (이러한 구성 요소에 대해서는 곧 자세히 설명합니다.)

ECM은 이러한 구성 요소에 필요한 다양한 프로세스와 도구를 포함하며 조직이 비즈니스 전반에 걸쳐 컨텐츠 흐름을 따라갈 수 있도록 하고 중요한 요소가 손실되지 않도록 합니다.

ECM 솔루션은 일반적으로 보고서, 교육 문서 및 기타 유형의 스프레드시트, PDF, Word 문서 등과 같은 내부 콘텐츠에 중점을 둡니다.

또한 구조화된 정보와 구조화되지 않은 정보를 모두 보유할 수 있습니다. 구조화된 정보는 Excel 파일이나 SQL 데이터베이스와 같이 보다 표준화된 형식의 문서, 데이터 및 기타 정보를 의미합니다. 반면에 구조화되지 않은 정보는 표준화되거나 구조화된 형식이 없으며 모든 종류의 모양과 크기로 나타날 수 있습니다.

엔터프라이즈 콘텐츠 관리가 중요한 이유는 무엇입니까?

ECM은 데이터 유출이 증가하고 정부가 시민을 위해 최대한 많은 정보를 비공개로 유지하기 위한 조치를 취함에 따라 수년 동안 훨씬 더 널리 보급되고 중요해졌습니다.

그러나 그 이상으로 ECM은 기업이 보유하고 있을 수 있는 수천 개의 흩어진 문서를 저장하고 관리하는 데 도움이 되기 때문에 중요합니다. 고객 계약과 직원 파일을 보관하기 위해 이메일과 안전하지 않은 저장소에 의존하지 마십시오.

대신 필수 파일을 저장하고, 쉽게 액세스할 수 있도록 유연한 폴더에 정리하고, 중요한 정보를 안전하게 보관하는 데 도움이 되는 ECM 소프트웨어에 투자하십시오.

엔터프라이즈 콘텐츠 관리의 주요 이점

조직에서 엔터프라이즈 콘텐츠 관리에 시간과 비용을 투자해야 하는 이유는 무엇입니까? 고려해야 할 여러 가지 이점이 있습니다.

중요한 문서 정리

귀사의 ECM 시스템은 많은 내부 문서를 수용하여 가장 중요한 모든 콘텐츠를 한 곳에 보관할 수 있습니다. 이를 통해 회사에 "단일 정보 소스"를 제공하여 ECM 스토리지를 제외하고 회사 전체에서 중복, 오류 및 느슨한 문서(특히 중요한 정보 포함)가 날아다니는 일이 없도록 합니다.

보안 및 규정 준수 위험 감소

ECM 도구는 액세스 권한이 있는 사람만 필요한 문서를 검색하고 찾을 수 있도록 콘텐츠가 안전한 저장소에 저장되도록 할 수 있습니다. 이렇게 하면 문서가 필요한 사람만 문서에 액세스할 수 있으므로 잠재적인 보안 및 규정 준수 문제를 완화하는 데 도움이 될 수 있습니다.

더 쉽게 콘텐츠 찾기

간편한 검색 도구와 팀원 모두가 필요한 콘텐츠가 안전한 한 곳에 저장된다는 사실을 알고 있으므로 사람들이 하루에 필요한 문서, 스프레드시트, 파일, 계약서 등을 훨씬 쉽게 검색하고 찾을 수 있습니다. 오늘의 작업.

효율성 증가

ECM 시스템은 수동 작업을 줄이고 콘텐츠 관리를 자동화할 수 있습니다. 또한 손실된 문서를 다시 만들어야 하는 것과 같은 중복 작업을 피하면서 직원이 작업을 완료하는 데 필요한 것을 쉽게 찾을 수 있으므로 전반적인 생산성과 효율성이 향상됩니다.

엔터프라이즈 콘텐츠 관리 요소

적절한 엔터프라이즈 콘텐츠 관리는 다섯 가지 주요 구성 요소로 나눌 수 있습니다. ECM 전략은 이러한 각 부분을 제자리에 두어 빈틈이 없도록 해야 합니다.

포착

이 첫 번째 구성 요소인 capture 는 기존 문서를 캡처하거나 수집하여 새 ECM 시스템으로 가져오는 것입니다.종이 문서를 전자 형식으로 변환하고, 기존 전자 파일을 가져오고, ECM 스토리지에 있어야 하는 모든 기존 문서 목록을 컴파일해야 합니다.

여기에는 다음과 같은 문서가 포함될 수 있습니다.

• 계약
• 송장 및 구매 주문서
• 이력서 및 지원서
• 직원 파일
• 연구 보고서
• 제안

이러한 모든 문서를 하나의 중앙 저장소로 디지털화하면 조직 프로세스를 개선하고 비즈니스 콘텐츠를 더욱 쉽게 찾을 수 있습니다.

관리하다

다음 구성 요소는관리 이며 여기에서 포괄적인 엔터프라이즈 콘텐츠 관리 소프트웨어 시스템이 도입됩니다. 선택한 ECM 도구의 인터페이스는 다양한 문서에 액세스해야 하는 팀원이 쉽게 검색하고 검색할 수 있도록 해야 합니다. 그들을 찾으십시오.

관리 구성 요소의 기능에는 문서 관리, 협업 시스템, 웹 콘텐츠 관리 및 거래 기록 관리가 포함되어야 합니다.

가게

세 번째 구성 요소는 store 입니다.ECM 도구에는 디지털 파일을 보관하는 스토리지 옵션이 있어야 합니다. 그러나 그 이상으로 다음을 수행할 수 있어야 합니다.

• 파일에 액세스할 수 있는 사람에 대한 매개변수 설정
• 유연한 폴더 구조를 사용하여 파일 정리
• 자주 변경되는 정보 백업
• 사용자가 문서 및 스프레드시트를 수정하도록 허용

보존하다

네 번째 구성 요소인보존 (preserve )은 레코드 관리를 통해 자주 변경되지 않는 정보를 유지하는 것을 말합니다.이를 아카이브 관리라고도 합니다. 본질적으로 ECM 시스템은 정기적으로 액세스하고 업데이트하는 파일을 위한 공간을 절약하기 위해 자주 액세스하지 않는 문서를 아카이브합니다.

이렇게 보관된 파일은 계속 활용할 수 있지만 자주 변경되지 않는 문서를 계속 준수할 수 있는 좋은 방법입니다.

배달하다

마지막 구성 요소는전달 입니다.이 구성 요소는 ECM 시스템의 문서에 액세스해야 하는 모든 사람이 문서를 얻을 수 있도록 합니다. 이것은 팀 구성원이나 고객일 수 있지만 전달 측면은 그들이 항상 올바른 손에 들어가도록 합니다.

엔터프라이즈 콘텐츠 관리 시스템을 구현하는 방법

자체 ECM 시스템을 구현할 준비가 되셨습니까? 시작하는 데 도움이 되는 6가지 주요 단계를 살펴보겠습니다.

엔터프라이즈 콘텐츠 관리 시작하기

엔터프라이즈 콘텐츠 관리를 통해 엔터프라이즈 회사를 체계적으로 유지하십시오. 귀하의 비즈니스에 적합한 ECM 도구를 찾고 조직 전체에서 효율성을 높일 수 있는 다른 엔터프라이즈 소프트웨어에 대해 자세히 알아보십시오.