이벤트 관리: 빠른 가이드

이벤트를 갖는 것은 프로젝트를 실행하는 것과 같습니다. 최종 결과물이 이벤트인 기한이 있는 팀에서 실행하는 계획이 있습니다. 프로젝트와 마찬가지로 이벤트 관리는 이해 관계자를 위해 모든 것이 원활하게 통합되도록 하는 방법입니다.

이벤트 관리는 자녀를 위한 생일 파티부터 비즈니스 컨벤션 및 그 사이의 모든 것이 될 수 있습니다. 직접 또는 가상으로 또는 두 가지를 혼합하여 수행할 수 있습니다. 이벤트를 어떻게 진행하기로 선택했든 이벤트 관리는 성공적인 이벤트를 만드는 데 도움이 될 것입니다.

이벤트 관리란 무엇입니까?

이벤트 관리는 이벤트를 생성하는 프로세스입니다. 여기에는 아이디어에서 이벤트의 계획, 실행 및 유지 관리에 이르기까지 이벤트의 모든 측면이 포함됩니다. 이벤트 후 전략이 관련된 경우 이벤트가 완료된 후에도 계속될 수 있습니다.

이벤트 관리는 이벤트 관리자로 시작합니다. 이 주제는 잠시 후에 살펴보겠습니다. 그들은 계획을 시작하고 이벤트가 언제 어디서 일어날지와 같은 필수 사항을 결정합니다. 또한 적절한 경우 테마를 개발하고 이벤트가 계획대로 실행되는지 확인하기 위해 이벤트를 감독합니다.

이벤트 계획에는 소싱 설계, 규정 확인 및 현장 관리와 같은 다양한 분야와 자세한 내용이 포함될 수 있습니다. 모든 것이 계획에 설명되어 있습니다. 모든 일이 올바르게 진행되도록 철저하고 조정 활동을 해야 합니다.

스프레드시트를 사용하여 이벤트 관리를 구성할 수 있지만 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하면 작업이 훨씬 쉬워집니다. ProjectManager는 쉽게 공유할 수 있는 온라인 소프트웨어입니다. 이벤트 기획자부터 공급업체까지 관련된 모든 사람을 연결하는 훌륭한 협업 플랫폼입니다. 당사의 온라인 Gantt 차트는 작업을 구성하고 지연을 피하기 위해 종속 작업을 연결하며 기준선을 설정하는 데 도움이 됩니다. 즉, 계획된 노력과 실제 노력을 실시간으로 추적할 수 있습니다. 지금 무료로 ProjectManager를 시작하십시오.

이벤트 관리 대 이벤트 계획

더 깊이 들어가기 전에 이벤트 관리와 이벤트 계획은 비슷하지만 동일하지 않다는 것을 이해하는 것이 중요합니다. 일반적인 차이점은 이벤트 기획자는 이벤트에 대한 비전을 가진 사람이라는 것입니다. 그들은 또한 예비 계획에 대해 작업합니다.

반면에 이벤트 관리자는 실행을 감독하는 사람입니다. 그들은 계획에 세부 사항을 추가하고 올바르게 수행되고 있는지 확인합니다.

보시다시피 겹치는 부분이 있습니다. 이벤트 관리자와 이벤트 플래너는 종종 손을 맞잡고 일하거나 계획 중인 이벤트의 크기와 유형에 따라 한 사람이 두 역할을 모두 수행하는 경우가 있습니다.

예를 들어, 이벤트 매니저는 일반적으로 예약을 하고, 공급업체와 조정하고, 직원을 고용 및 관리하고 이벤트 기간 동안 현장에 있는 사람입니다. 이벤트 플래너는 테마와 컨셉을 선택하고, 장소를 선택하고, 메뉴를 계획하고, 모든 엔터테인먼트 또는 연사를 준비합니다.

이벤트 유형

앞서 언급했듯이 이벤트 관리는 모든 이벤트에 적용될 수 있습니다. 자녀의 생일 파티를 계획하거나 붕괴 가능성과 싸워야 합니다. 판돈은 전문 행사만큼 높습니다.

이벤트에 참석하는 사람들은 훌륭한 경험을 만드는 데 필요한 계획과 노력에 대해 생각하지 않습니다. 그러나 문제가 발생하면 반대 의사를 표시합니다. 당신은 그것을 원하지 않습니다.

잠시 시간을 내어 다양한 전문 이벤트를 정의하는 데 시간을 내어 이벤트를 제작하든 운영하든 비즈니스에 재정적 영향을 미칠 수 있습니다. 긍정적인 경험은 브랜드를 구축하고 네트워킹에 도움이 되며 판매를 촉진할 수 있습니다. 불량품은 고객을 잃고 브랜드 평판을 떨어뜨릴 수 있습니다.

1. 기업 행사

기업 행사는 회사 또는 조직에서 수행하며 직원 또는 고객을 위해 마련됩니다. 또한 많은 회사, 직원 및 고객을 통합하는 무역 이벤트가 있을 수 있습니다. 기업 행사는 공식 행사에서 비공식 행사에 이르기까지 다양하며 팀 빌딩, 회의, 채용, 제품 출시 등을 위해 설계할 수 있습니다.

2. 비공개 이벤트

비공개 이벤트는 생일 파티 또는 성인을 위한 이벤트를 의미할 수 있습니다. 전문적인 행사의 경우 개인 행사도 기업 행사가 될 수 있습니다. 이 행사와 기업 행사의 차이점은 누구나 참여할 수 있는 수업이나 워크숍과 같은 공개 행사와 달리 비공개 행사에 초대받은 사람만 참석할 수 있다는 점이다.

3. 대면

대면 행사는 물리적 공간에서 이루어지며 참석하는 사람들은 물리적으로 물리적인 공간을 차지합니다. 역사를 통틀어 대부분의 이벤트는 직접 대면했지만 물론 인터넷의 출현과 스트리밍의 발전으로 인해 아래에서 논의할 것처럼 더 많은 옵션이 있습니다.

4. 온라인

기술이 참가자들에게 이러한 이벤트를 원활하게 만들면서 가상 이벤트의 인기가 높아지고 있습니다. 그들은 또한 값비싼 여행, 호텔 및 식비를 피하는 데 도움이 될 수 있습니다. 이벤트 관리 측면에서 프로세스는 기본적으로 동일합니다. 그러나 대부분의 사람들은 특히 사업을 할 때 대면을 선호합니다. 하이브리드 모델도 있어서 모든 사람이 직접 참석할지 아니면 온라인으로 참석할지 선택할 수 있습니다.

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이벤트 관리 역할

모든 프로젝트에서와 마찬가지로 이벤트 관리는 이벤트가 차질 없이 진행될 수 있도록 다양한 사람들과 기술 세트로 구성됩니다. 우리는 이벤트 관리자에 대해 간략하게 이야기했지만 그만큼 중요한 역할이므로 더 자세히 설명할 필요가 있습니다.

이벤트 관리자 외에도 이벤트 디렉터가 전체 이벤트 관리 구조에 어떻게 적용되는지 살펴보겠습니다. 우리는 두 사람의 역할과 책임을 살펴보고 각자의 직업에서 성공하기 위해 필요한 몇 가지 기술을 설명할 것입니다.

이벤트 매니저

이벤트 관리자는 이벤트 관리에서 무거운 작업을 수행합니다. 이름에서 알 수 있듯 행사를 주관하는 사람들이다. 이것은 그들이 계획을 실행하고 모든 것이 예상대로 진행되고 있는지 확인하기 위해 발생하는 이벤트를 관리한다는 것을 의미합니다. 설명했듯이 이벤트 관리자와 이벤트 플래너는 약간 다를 수도 있고 책임을 분담할 수도 있습니다. 우리는 두 위치를 연결하는 이벤트 관리자의 역할을 살펴보기로 결정했습니다.

역할 및 책임

이벤트 관리자는 이벤트 개념을 브레인스토밍하고 이벤트 계획을 구현하는 데 도움을 줍니다. 그 능력에서 그들은 이벤트의 예산 책정 및 모든 관련 송장 발행을 처리합니다. 즉, 공급업체와도 협력하고 계약 및 후원 거래를 협상합니다. 그들은 물류를 처리하고, 이해 관계자를 최신 상태로 유지하고, 필요한 허가를 받고, 이벤트 후 보고를 처리합니다.

기술

이벤트 관리자는 홍보, 커뮤니케이션 또는 접대 학위가 있어야 하지만 프로젝트 관리도 유용할 수 있습니다(PM 경험은 필수). 그들은 우수한 커뮤니케이션 및 마케팅 기술이 필요합니다. 이벤트 관리자는 강력한 리더가 되어야 하며 조직적이고 멀티태스킹이 가능해야 합니다. 시간 관리 기술을 갖고 위험 관리를 이해하는 것은 다양한 소프트웨어를 사용하는 방법을 아는 것만큼이나 중요합니다. 대인 관계 기술과 갈등 해결도 플러스입니다.

이벤트 디렉터

이벤트 디렉터는 이벤트를 계획하고 실행할 책임이 있지만 일상적인 작업을 더 많이 처리하는 이벤트 관리자보다 높은 수준에 있습니다. 이벤트 관리자가 브레인스토밍 및 계획에 참여할 수 있지만 이벤트 디렉터가 최종 결정권을 갖습니다. 그들은 기업, 비영리 단체 및 정부 기관에 개인을 위해 일할 수 있습니다.

역할 및 책임

이벤트 디렉터는 이벤트 직원이 교육을 받고 그들의 책임을 이해하도록 할 책임이 있습니다. 그들은 성공적인 이벤트를 제공하기 위해 계획 프로세스 전반에 걸쳐 이벤트 팀과 의사 소통합니다. 여기에는 공급업체, 케이터링 서비스 제공업체 및 기타 서비스 제공업체를 고용하고 적절하게 일정을 잡았는지 확인하는 것이 포함됩니다. 그들은 마케팅 이니셔티브와 모든 이벤트 판촉을 감독하여 올바른 청중을 대상으로 합니다.

기술

이벤트 디렉터는 호텔, 이벤트 관리 또는 프로젝트 관리와 같은 관련 분야에서 학위를 취득해야 합니다. 환대 관리, 이벤트 기획, 비즈니스 관리, 마케팅 및 영업 수업도 도움이 됩니다. 자격증은 그들이 지식과 ​​자격을 갖추고 있음을 보여주는 데 좋습니다. 그 외에도 리더십을 보여주고 명확한 의사 소통 기술을 가지고 있으며 잘 조직되고 마케팅 및 예산 책정을 이해해야 합니다.

ProjectManager는 이벤트 관리를 도와줍니다.

ProjectManager는 이벤트 관리에 필요한 기능을 갖춘 온라인 프로젝트 관리 소프트웨어입니다. 앞서 언급했듯이 Gantt 차트는 작든 크든 활동을 정리할 수 있습니다. 그러나 Gantt 차트는 다중 프로젝트 보기 중 하나일 뿐입니다.

온라인 캘린더에서 이벤트 계획하기

Gantt에서 이벤트를 구성하더라도 캘린더 보기로 전환하기만 하면 캘린더 형식으로 활동을 볼 수 있습니다. 즉, 작업의 시작 날짜와 종료 날짜를 한 눈에 볼 수 있습니다. 팀을 온보딩하고 계획을 공유하세요. 원하는 경우 목록 보기 또는 간판 보드를 사용할 수 있습니다. 공급업체와 보기 전용 패스를 공유하면 중요한 변경 없이 투명성을 얻을 수 있습니다.

작업표로 작업 시간 추적

팀이 온보딩되면 리소스 관리 기능을 사용하여 팀의 가용성을 설정할 수 있습니다. 이렇게 하면 작업을 할당할 때 PTO 또는 휴일이 있을 때 쉽게 알 수 있습니다. 그런 다음 보안 작업표를 사용하여 급여를 간소화하고 작업을 완료하는 데 걸리는 시간을 실시간으로 추적할 수 있습니다. 이렇게 하면 뒤쳐져 있는 경우 리소스를 재할당하고 신속하게 정상 궤도로 돌아갈 수 있습니다.

실시간 데이터는 더 나은 결정을 내리는 데 도움이 될 뿐만 아니라 팀이 더 잘 협력하고 함께 작업할 수 있도록 합니다. 그들은 파일을 공유하고, 작업에 할당되지 않은 다른 사람들에게 댓글을 달고, 태그를 지정하여 필요한 경우 도움을 줄 수 있습니다. 여기에 프로젝트에 대한 높은 수준의 보기를 제공하는 실시간 대시보드와 데이터에 더 깊이 들어가고 이벤트 후 보고에 도움이 되는 사용자 지정 가능한 보고서를 추가하면 이벤트 관리의 강력한 동맹자가 됩니다.

ProjectManager는 수상 경력에 빛나는 프로젝트 관리 소프트웨어로 실시간으로 작업을 계획, 예약 및 추적하는 데 도움이 됩니다. 당사의 협업 플랫폼은 팀, 공급업체 및 이해 관계자를 연결하여 모두가 하나의 정보 소스로 최신 정보를 받을 수 있도록 합니다. 지금 무료로 ProjectManager를 시작하십시오.