Excel 및 Word용 10가지 무료 이벤트 계획 템플릿

게시 됨: 2023-03-08

이벤트 계획은 직장 회의에서 컨벤션 및 그 사이의 모든 것에 이르기까지 다양합니다. 기한을 맞추기 위해 시간, 비용 및 범위를 관리하고 품질을 잊지 말아야 하는 또 다른 프로젝트입니다. 계획 서식 파일을 사용하면 정리된 상태를 유지하고 예산을 유지하는 데 도움이 될 수 있으며 무역 박람회에서 네트워킹을 하거나 팀 구축 워크숍을 시작하는 등 목적에 맞는 종류의 이벤트를 예약하고 만들 수 있습니다.

ProjectManager는 이벤트를 계획, 관리 및 추적하는 데 도움이 되는 수상 경력에 빛나는 소프트웨어입니다. 우리는 또한 프로젝트 관리와 관련된 모든 것을 위한 온라인 허브이기도 합니다. 주간 블로그, 가이드를 읽고 Excel 및 Word용 무료 이벤트 계획 템플릿을 다운로드할 수 있습니다. 프로젝트의 모든 단계에 대한 무료 템플릿이 있습니다. 아래에는 다음 이벤트를 제안, 계획 및 관리하는 데 사용할 수 있는 10개의 무료 이벤트 계획 서식 파일을 모았습니다.

1. 이벤트 제안 템플릿

모든 이벤트는 아이디어에서 시작됩니다. 누군가 또는 일부 조직이 이벤트를 원하고 제안 요청서(RFP)를 제출합니다. 모든 프로젝트에 입찰할 때와 마찬가지로 자신이 해당 작업을 수행하는 데 가장 적합한 계약자라는 이유를 제시해야 합니다. 잠재 고객이 Word용 무료 이벤트 제안서 서식 파일이 필요한 곳임을 확신시키십시오. 성공적인 이벤트를 제공하는 데 필요한 작업을 수행할 수 있음을 이해 관계자에게 증명할 수 있는 공간을 제공합니다.

Word용 ProjectManager의 무료 이벤트 제안서 템플릿 이 무료 이벤트 템플릿은 사용자 지정 가능한 섹션으로 나뉩니다. 귀하의 제안과 관련이 없는 섹션을 추가하거나 제거할 수 있지만 이벤트 제안은 필수 항목으로 요약했습니다. 사명 선언문과 유사하게 이벤트의 목적을 입력할 수 있는 필드를 찾을 수 있습니다. 클라이언트가 이벤트를 통해 달성하고자 하는 바를 이해하고 있음을 보여주기 위해 이벤트의 목적과 목적을 정의하는 곳도 있습니다. 귀하의 전문성을 강화하는 것은 이벤트, 마케팅 및 판촉, 가치 제안 및 비용에 관심을 갖게 될 대상 청중을 위한 분야입니다. 이 무료 이벤트 제안서 템플릿은 거래를 성사시킬 것입니다.

2. 이벤트 계획 템플릿

작업을 받으면 이벤트가 처음부터 끝까지 실행되는 방법을 보여주는 이벤트 계획 템플릿이 필요합니다. Excel용 무료 이벤트 계획 서식 파일을 사용하면 고객이 승인한 예산 내에서 기한을 지키고 그렇게 할 수 있습니다. 다른 유형의 프로젝트 계획과 다르지 않은 무료 이벤트 계획 서식 파일은 리소스를 식별하고 관리하기 쉬운 단계를 포함합니다.

무엇보다도 Excel 스프레드시트를 건너뛰고 정적 템플릿보다 훨씬 더 많은 작업을 수행할 수 있는 수상 경력에 빛나는 프로젝트 관리 소프트웨어인 ProjectManager의 무료 평가판을 받을 수 있는 옵션이 있습니다. Gantt 차트에서 소프트웨어를 열어 이벤트 작업을 구성하고 리소스 및 관련 비용을 추가합니다. 할당하고, 파일을 첨부하고, 설명, 태그, 우선 순위 등을 추가할 수도 있습니다. 스프레드시트에 추가하는 모든 항목은 시각적 타임라인에 채워지므로 이벤트를 한 곳에서 볼 수 있고 이정표를 추가하고 종속 작업을 연결하여 지연을 방지할 수 있습니다. 그런 다음 계획된 노력과 실제 노력을 실시간으로 추적하기 위한 기준을 설정합니다. 이는 스프레드시트에서 할 수 없는 일입니다. 지금 무료로 ProjectManager를 시작하세요.

ProjectManager의 Gantt 차트는 이벤트를 구성하고 실시간으로 추적합니다. **더 알아보기**

3. 이벤트 예산 템플릿

당신은 일자리를 얻었고 계획을 세우고 있지만 고객에게 청구할 금액을 알기 위해서는 이벤트 예산이 필요합니다. 재무 예측이 맞지 않으면 많은 돈을 잃을 수 있습니다. 전체 이벤트를 손실로 만들기에 충분할 수 있습니다. 이러한 재난을 피하려면 Excel용 무료 이벤트 예산 템플릿을 사용해야 합니다. 이를 통해 이벤트에 참여하기 전에 이벤트 비용을 보다 정확하게 예측할 수 있으므로 손실 없이 이익을 얻을 수 있습니다.

이벤트 비용이 얼마인지 알기가 어렵습니다. 많은 변수가 있으며 이벤트 비용에 영향을 줄 수 있는 위험을 고려해야 합니다. 무료 예산 서식 파일을 사용하면 인건비, 컨설턴트 비용, 원자재 등과 관련된 비용을 수집할 수 있습니다. 물론 두 가지 이벤트가 완전히 똑같지는 않습니다. 이것이 우리의 무료 템플릿을 사용자 정의할 수 있는 이유입니다. 마케팅 및 판촉과 같은 항목 또는 템플릿에서 누락될 수 있는 항목을 추가하여 정확한 수치를 얻을 수 있습니다. 추적을 위해 계획된 예산에 대해 실제 예산을 추적하는 열도 있습니다.

4. 이벤트 마케팅 캘린더 템플릿

마케팅에 대해 말하자면, 이벤트의 대상 청중을 끌어들이기 위한 마케팅 캠페인 없이는 어떤 이벤트도 성공할 수 없습니다. 말처럼 쉽지 않습니다. 이벤트 계획과 마찬가지로 관련 마감일, 리소스 및 비용이 있습니다. 이메일 블리츠, 다이렉트 메일 또는 광고판 작업 여부는 중요하지 않습니다. 조정해야 할 것이 많습니다. Excel용 무료 이벤트 마케팅 캘린더 템플릿을 사용하면 모든 오리를 일렬로 배치할 수 있습니다. 이 다재다능한 도구는 마케팅 캠페인을 월별, 분기별 또는 연간 달력으로 보여줍니다. 누가 무엇을 언제 담당하는지 확인할 수 있습니다.

믿을 수 없을 정도로 단순한 디자인은 마케팅 관리에 매우 강력합니다. 달력에서 볼 수 있는 것과 동일한 그리드이지만 큰 그림을 보고 월, 분기 또는 연도에 걸쳐 배치된 마케팅 캠페인을 볼 수 있습니다. 템플릿은 탭으로 나뉘며 각 탭에는 왼쪽에 날짜와 캠페인 이름이 있습니다. 그 다음에는 설명, 기한 및 해당 작업 완료 책임자를 포함하여 해당 캠페인과 관련된 작업이 있습니다. 그런 다음 총 예산의 항목인 해당 작업에 대한 비용을 추가할 수 있습니다. 캠페인 목표와 전체 마케팅 캠페인 기간을 추가할 수 있는 공간도 있습니다.

5. 이벤트 작업 추적기 템플릿

우리는 구직, 행사 계획, 예산 추정, 그리고 많은 참석을 보장할 마케팅 및 판촉 캠페인에 대해 이야기했습니다. 우리가 아직 이야기하지 않은 것은 당신이 궤도에 머물고 있는지 확인하는 방법입니다. 그러기 위해서는 계획된 노력과 실제 노력을 비교해야 합니다. 이렇게 하면 이벤트 일정을 준수하고 있는지 또는 뒤쳐져 있는지 확인할 수 있습니다. 조치를 취하기에는 너무 늦었을 때 일정이 뒤처지고 있다는 사실을 알고 싶지 않을 것입니다. Excel용 무료 이벤트 작업 추적기 템플릿을 사용하면 걱정할 필요가 없습니다.

작업을 추적하는 데 필요한 모든 것을 찾을 수 있습니다. 작업 이름을 나열하고 작업에 대한 설명을 추가할 수 있는 곳이 있습니다. 종속성이 있는 경우 비용이 많이 드는 지연을 방지하기 위해 이를 나열할 수도 있습니다. 그런 다음 팀에서 해당 작업에 할당된 사람을 추가합니다. 시작, 계획된 종료 및 실제 종료 날짜를 포함하여 먼저 수행해야 하는 작업과 기한을 알기 위해 작업의 우선 순위를 추가할 수 있는 위치가 있습니다. 그런 다음 작업 상태를 추가하여 지연, 일시 중지, 완료 여부를 알 수 있습니다.

6. 이벤트 타임라인 템플릿

물론 이 모든 작업은 일정 기간 내에 완료되어야 합니다. 이벤트는 특정 시간, 날짜 또는 날짜에 발생합니다. 흔들릴 여지가 없습니다. 이벤트 시간과 함께 마케팅 자료가 발송되었으며 아무것도 변경되지 않습니다. 해당 이벤트를 제 시간에 제작하려면 현명하게 일정을 짜야 합니다. Excel용 무료 이벤트 타임라인 템플릿을 사용하면 모든 작업을 완료해야 할 때 완료할 수 있습니다.

ProjectManager의 Excel용 무료 프로젝트 타임라인 템플릿입니다.

이벤트 타임라인에는 두 부분이 있습니다. 왼쪽에는 완전히 사용자 정의할 수 있는 스프레드시트가 있으며 여기에는 4개의 열이 있습니다. 여기에서 작업, 시작 날짜, 종료 날짜 및 기간을 나열할 수 있습니다. 오른쪽에는 이벤트의 타임라인을 자동으로 채우는 Gantt 차트와 같은 시각적 타임라인이 있습니다. 한 곳에서 이벤트 계획의 개요를 얻을 때 쉽게 식별할 수 있도록 단계를 다른 색상으로 만들 수 있습니다.

7. 비용 편익 분석 템플릿

이벤트 제작을 제안하기 전에 프로젝트가 투자 수익을 가져올 것인지 알아야 합니다. 그렇지 않으면 기업이 아니라 자선 단체입니다. 이벤트가 입찰할 가치가 있는지 확인하려면 Excel용 무료 비용 편익 분석 템플릿을 사용하여 지출해야 하는 비용이 회수되는지 확인하십시오.

당사의 무료 이벤트 계획 템플릿은 간접, 무형 및 기회와 같은 정량적 비용을 포착하여 이를 수행하고 이벤트 계획의 길이에 관계없이 이러한 비용을 밀어냅니다. 그런 다음 직접, 간접, 무형 및 경쟁과 같은 정량적 이점을 나열하고 이벤트의 수명 주기 동안 다시 예측합니다. 그로부터 템플릿은 총 비용을 계산하고 이를 총 이익과 비교하여 올바른 결정을 내리는 데 도움을 줍니다.

8. RACI 매트릭스 템플릿

이벤트에 입찰하여 낙찰받았다면 이미 비용 편익 분석, 계획 및 일정을 완료한 것입니다. 이제 팀을 작업에 투입하고 클라이언트를 최신 상태로 유지해야 합니다. 결국 그들은 당신의 성공에 기득권을 가지고 있습니다. 이를 위해서는 이해 관계자를 식별하고 팀을 포함하여 그들의 역할과 책임을 정의하고 그들이 프로젝트 및 작업과 어떻게 관련되는지를 정의해야 합니다. 이것은 Excel용 무료 RACI 매트릭스 템플릿을 사용하여 수행됩니다.

RACI는 책임, 책임, 협의 및 정보의 약어입니다. 무료 이벤트 계획 템플릿은 프로젝트 작업을 행으로 나열하고 상단 목록 전체에 팀의 모든 구성원을 각각 개별 열로 나열할 수 있는 스프레드시트입니다. 그런 다음 이름이 작업과 만나는 상자 옆에 R, A, C 또는 I인지 표시할 수 있습니다. 이렇게 하면 프로젝트, 팀 및 고객 관리가 크게 향상됩니다.

9. 이해관계자 맵 템플릿

이벤트 프로젝트에서 이해 관계자를 식별하는 또 다른 도구는 Excel용 무료 이해 관계자 맵 템플릿입니다. 이해 관계자는 팀의 모든 사람이 될 수 있으며 이벤트의 대상 청중은 물론 클라이언트가 될 수 있습니다. 이 시각적 도구를 사용하면 각 이해관계자의 영향과 이들이 작업에 미치는 영향을 쉽게 확인할 수 있습니다.

무료 이벤트 계획 템플릿은 사용하기 쉽습니다. 4개의 정사각형 격자로 나뉩니다. 먼저 이해 관계자를 나열하고 옹호자임을 나타내는 녹색, 중립적인 경우 노란색, 중요하고 잠재적으로 작업을 차단할 수 있는 경우 빨간색으로 색상 코드를 지정합니다. 그런 다음 각 항목을 관리 방법, 만족 유지 방법, 밀접하게 관리하는 방법, 낮은 수준에서 높은 수준으로 세분화된 그립에 각각 추가합니다. 이를 통해 이해관계자 관리 및 커뮤니케이션 계획을 수립할 수 있습니다.

10. 작업표 템플릿

마지막으로 팀이 작업을 수행하는 동안 팀을 추적해야 합니다. 작업표는 급여뿐만 아니라 팀의 시간당 비용, 휴가 및 초과 근무를 추적하는 데 유용한 도구입니다. Excel용 무료 작업표 템플릿을 사용하면 시간을 추적하면서 팀의 시간을 관리하는 데 도움이 될 수 있습니다.

작업표 템플릿은 직원을 추적하는 데 도움이 됩니다. 이름, 부서, 시급 등과 같은 개인 데이터 캡처부터 시작하십시오. 그런 다음 작업표의 기간을 정의하고 시간을 수집하십시오. 총 작업 시간을 추가하면 작업 완료 측면에서 현재 위치를 추적하고 신속하고 정확하게 급여를 받을 수 있습니다.

ProjectManager를 사용하여 성공적인 이벤트 제공

무료 이벤트 계획 템플릿은 훌륭하지만 어느 정도까지만 사용할 수 있습니다. 예를 들어 작업표 템플릿은 수동으로 입력해야 하며 보안이 없습니다. ProjectManager는 수상 경력에 빛나는 프로젝트 관리 소프트웨어로 작업표 기능을 자동으로 채우고 관리자가 작업을 완료하는 정도를 실시간으로 보여줍니다. 그러나 이는 고객을 위한 양질의 이벤트를 관리하고 제공하는 데 도움이 되는 많은 기능 중 하나일 뿐입니다.

Gantt 차트에서 이벤트 계획

이벤트 계획 템플릿, 타임라인 템플릿, 이벤트 예산, 추적기 등을 사용하는 대신 Gantt 차트는 작업, 리소스 및 비용을 구성하고 진행 상황을 실시간으로 추적합니다. 네 가지 작업 종속성을 모두 연결하고 일정 기준을 설정할 수 있으므로 소프트웨어에서 진행 상황 및 성과에 대한 실시간 데이터를 표시할 수 있습니다. 이것이 예산을 초과하지 않고 궤도에 머무르는 방법입니다.

실시간 대시보드에서 진행 상황 추적

Gantt를 편집하는 것은 쉽습니다. 상황이 바뀌면 끌어서 놓기만 하면 됩니다. 이벤트 계획의 모든 세부 사항은 그에 따라 조정됩니다. 그런 다음 실시간 대시보드로 전환하여 시간, 비용, 워크로드 및 프로젝트의 전반적인 상태에 대한 모든 것을 높은 수준에서 볼 수 있습니다. 경량 도구를 사용하는 것처럼 구성하는 데 시간을 낭비할 필요가 없습니다. 당신이 있을 때 그것은 준비가 되어 있습니다.

우리 소프트웨어에는 관리자에게 더 적합한 Gantt 차트 이상의 기능이 있습니다. 마케팅 및 판촉 푸시를 위한 워크플로, 작업 목록 및 일정을 시각화하는 칸반 보드가 있습니다. 여러 프로젝트 보기가 모두 함께 작동하므로 어떤 도구를 사용하든 가장 최신 데이터를 볼 수 있습니다. 모두가 항상 같은 페이지에 있습니다.