대규모 가상 회의 주최에 대해 알아야 할 모든 것

비즈니스가 충분히 성장한 후 가상 회의를 주최하는 데 관심이 있을 수 있습니다. 그럼에도 불구하고 도전적일 수 있습니다. 그러한 노력을 하게 되면 직면해야 하는 많은 문제들이 있습니다.

우선, 하루 종일 강의를 매력적인 활동으로 전환해야 합니다. 둘째, 회의가 가장 주목을 받을 수 있는 날짜를 결정해야 합니다. 마지막으로 참석자에게 가능한 최고의 경험을 제공하기 위해 모든 기술적 측면을 처리해야 합니다. 아래에서 이러한 문제 및 기타 문제를 처리하는 데 유용한 많은 팁을 찾을 수 있습니다.

잠시 후 사용할 수 있는 최고의 소프트웨어, 번역 서비스가 필요한 이유(기술적 번역에 대해 더 읽어보기) 또는 참가자 상호 작용을 용이하게 하는 방법에 대해 배우게 될 것입니다. 계속 읽고 회의가 원활하게 진행되는지 확인하십시오.

회의를 돋보이게 하기

귀하의 컨퍼런스가 고유한 가치를 제공하지 않는다면 많은 사람들이 참석하지 않을 것입니다. 설상가상으로 이벤트에 참석할 사람들은 이벤트에 특별한 관심을 기울이지 않고 참가자 상호 작용의 수도 적습니다.

이러한 운명을 피하려면 군중에서 이벤트를 눈에 띄게 만들어야 합니다. 그것을 하는 방법? 몇 가지 방법이 있습니다.

컨퍼런스 큐레이트

회의를 큐레이팅한다는 것은 회의에 대한 특정 주제를 선택하고 고수하는 것을 의미합니다. 관심이 당면한 주제와 느슨하게 관련되어 있는 모든 발표자를 초대하지 마십시오. 대신, 주어진 분야에서 가능한 한 많은 전문가를 모으는 데 집중하십시오. 이렇게 하면 회의의 명성을 높이고 처음부터 끝까지 명확하게 정의된 목적을 갖게 됩니다.

회의 환경을 포괄적으로 만드십시오

이 점은 위에서 언급한 접근 방식에 대한 완벽한 반론으로 보일 수 있습니다. 그러나 그 반대입니다.

회의를 돋보이게 하는 기술에는 모두가 자유롭게 자신의 생각을 말할 수 있는 포괄적인 환경을 조성하는 것도 포함됩니다. 온라인 이벤트에 더 많은 사람들이 참여하기를 원하면 한 조직의 대표만 초대하는 실수를 피하십시오.

다양한 문화와 배경을 가진 참가자뿐만 아니라 다양한 의견을 가진 참가자를 모을 때 그들의 상호 작용이 더 흥미로울 것입니다. 또한 회사는 모든 사람이 상대방과 의미 있는 토론에 참여할 수 있는 공정한 플랫폼이라는 평판을 얻게 됩니다.

토론을 건설적으로 유지

이 점은 앞의 두 가지를 깔끔하게 연결합니다. 다양한 배경의 전문가들을 만나면 분위기가 다소 팽팽해질 수 있습니다. 불쾌한 일이 발생하지 않도록 항상 누군가가 토론을 중재하도록 하십시오.

모든 세션을 건설적으로 유지함으로써 전문성을 보여주고 주제에 관심이 있음을 증명할 수 있습니다. 또한 다른 비즈니스와 긍정적이고 오래 지속되는 관계를 구축하고 평판을 높이는 데 도움이 될 수 있습니다.

가상 회의 계획

대규모 가상 회의를 조직하는 데는 많은 계획이 필요합니다. 당신은 많은 중요한 것들을 돌봐야하고 당신이 아무것도 추적하지 않도록해야합니다.

시작하려면 어떤 종류의 회의를 주최할지 결정해야 합니다. 웨비나 모음집이 될 것입니까 아니면 가상 워크샵과 유사한 것입니까? 여기에서 내리는 결정은 다른 선택에 영향을 미칩니다. 따라서 모든 옵션을 신중하게 고려하십시오.

어떤 유형의 회의를 주최할지 알고 나면 달력을 보고 적절한 날짜를 선택해야 합니다. 이벤트를 너무 일찍 계획하지 마십시오. 그렇지 않으면 참석자가 준비할 시간이 충분하지 않습니다. 또한 같은 시간에 예약된 다른 회의가 있는지 확인해야 합니다. 그렇다면 회의를 경쟁이 덜한 다른 날짜로 옮기는 것이 좋습니다.

번역 및 기술 지원 관리

대규모 가상 회의를 주최할 계획이라면 오디오 및 비디오 상호 작용을 제공하여 이벤트 중에 실시간 프레젠테이션을 제공할 수 있는 올바른 소프트웨어가 필요합니다. 또한 참석자의 의견과 질문을 허용하는 것도 빼놓을 수 없는 또 다른 필수 요소입니다.

먼저 프로젝터, 마이크, 스피커 및 웹 회의 소프트웨어가 설치된 랩톱과 같은 장비가 충분한지 확인합니다. 또한 하나가 실패할 경우 여러 백업 옵션이 있는지 확인해야 합니다. 여기에서 가장 좋은 옵션은 설정 및 관리가 쉬운 솔루션을 찾는 것입니다.

모든 장비를 올바르게 사용하는 방법을 알고 있는 AV 전문가를 고용할 수도 있습니다. 마지막으로, 모든 위치에서 빠른 인터넷 연결이 가능하고 참가자 10명당 기술 담당자가 최소 한 명인지 확인하십시오.

번역 서비스를 살펴보고 영어와 모국어를 아는 번역가를 찾는 것도 좋은 생각입니다. 이상적으로는 현지 언어도 알고 있는 영어 원어민이어야 합니다. 그들은 프리젠테이션과 Q&A 세션을 귀하의 모국어로 번역하고 다른 국가에서 온 참석자 간의 원활한 의사 소통을 돕습니다.

물론 세션 중에도 맥박을 계속 확인하십시오. 모든 사람이 발표자를 들을 수 있고 모든 참석자가 프레젠테이션을 볼 수 있는지 확인하십시오. 문제가 있는 경우 기술 지원 팀의 지정된 담당자가 가능한 한 빨리 문제를 해결하도록 노력해야 합니다.

온라인 이벤트 소프트웨어 선택

가상 이벤트를 위한 온라인 이벤트 소프트웨어를 선택할 때 고려해야 할 몇 가지 사항이 있습니다.

참석자 수

이벤트에 비해 너무 작기 때문에 최대 100명의 참석자를 처리할 수 있는 온라인 이벤트 소프트웨어를 선택하지 마십시오. 정확한 숫자는 틈새 시장과 관련된 마케팅의 양에 따라 다르지만 최소 1000명이 동시에 이벤트에 참석할 수 있어야 합니다. 시간이 지남에 따라 청중을 늘리고 다음 이벤트의 규모를 늘릴 수 있는 충분한 여지를 제공합니다.

소셜 미디어 통합

참가자가 소셜 미디어 플랫폼에서 친구 및 팔로워와 이벤트에 대한 생각과 의견을 공유할 수 있기를 바랍니다. 우수한 온라인 이벤트 소프트웨어는 필요한 모든 도구를 제공하여 그들을 쉽게 만들어야 합니다. 여기에는 배지, 채팅방 및 소셜 공유 버튼이 포함됩니다.

가격

물론 새로운 도구나 서비스를 찾을 때 항상 가격이 중요합니다. 모든 요구 사항을 충족하면서도 비용이 너무 많이 들지 않는 저렴한 옵션을 선택하십시오. 많은 온라인 이벤트 소프트웨어 제공업체에서 무료 평가판을 제공하므로 어떤 것이 가장 적합한지 결정하기 전에 새로운 도구를 테스트할 수 있습니다.

결론

보시다시피, 대규모 가상 회의를 주최하는 것은 가장 간단한 작업이 아닙니다. 특히 온라인 이벤트를 조직한 경험이 거의 없는 경우에는 더욱 그렇습니다. 그러나 이 기사를 읽은 후 성공적인 온라인 이벤트를 진행하는 데 방해가 되는 것은 없습니다.

회의를 돋보이게 하고, 기술적인 측면을 고려하고, 최고의 온라인 이벤트 소프트웨어를 선택해야 함을 기억하십시오. 따라서 이러한 사항을 염두에 두고 라이브를 시작하기 전에 모든 사항을 처리해야 합니다.

바이오

Przemyslaw는 새로운 기술에 대한 고품질 기사를 제공하는 데 주요 초점을 맞춘 콘텐츠 작가입니다. 그의 다른 주요 관심 분야는 철학과 철학입니다.