프로젝트 관리의 예외 보고서 이해

프로젝트가 계획대로 되는 경우가 거의 없다는 것은 진부한 말이지만 사실이기 때문에 진부한 것일 뿐입니다. 프로젝트 문제가 발생하면 조치를 취하는 것이 중요합니다. 그러나 어떤 조치를 취해야 하는지 어떻게 알 수 있습니까? 여기에서 예외 보고서가 제공되며, 정상 궤도로 돌아가는 방법을 파악하는 데 도움이 되는 도구입니다.

프로젝트 관리에서 예외 보고서는 무엇이며 어떻게 사용합니까? 용어를 정의하고 궤도를 벗어나는 프로젝트를 관리하는 데 사용하는 방법을 설명하겠습니다. 몇 가지 예외 보고서의 예와 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하여 일정과 예산 범위를 유지하는 방법을 보여드리겠습니다.

예외 보고서란 무엇입니까?

예외 보고서는 프로젝트에서 무엇이 잘못되었는지에 대한 데이터를 수집하는 데 사용됩니다. 즉, 프로젝트가 탈선하게 만드는 예외가 있습니까? 모든 보고서와 마찬가지로 예외 보고서는 프로젝트 데이터를 수집하는 중요한 도구입니다. 특히 중요한 것은 프로젝트에서 옳지 않은 것에 대한 정보를 수집하여 프로젝트를 다시 정상 궤도에 올릴 수 있는 계획을 세울 수 있다는 것입니다.

프로젝트에서 잘못된 것은 여러 가지일 수 있습니다. 작업이 기대에서 벗어나거나, 프로젝트 계획에 설정된 이정표를 달성하지 못했거나, 일정에서 벗어나 예산에 할당된 것보다 더 많이 지출하도록 하는 문제가 있을 수 있습니다.

예외 보고서는 프로젝트를 탈선 시킬 수 있는 문제를 반드시 포착할 필요는 없습니다. 문제는 크거나 작을 수 있고 프로젝트나 비즈니스에 크거나 작은 영향을 미칠 수 있습니다. 규모에 관계없이 위험은 프로젝트, 비즈니스 또는 규제 문제에 영향을 미칠 가능성이 있습니다. 사실, 때때로 예외 보고서는 단순히 실적 문제, 회계 및 재무의 불규칙성 또는 재고 관리 문제를 공개합니다.

올바른 프로젝트 관리 도구가 없으면 엄청난 위험을 감수하게 됩니다. ProjectManager는 프로젝트의 상위 수준 보기를 위한 실시간 대시보드가 ​​있는 작업 및 프로젝트 관리 소프트웨어입니다. 설정이 필요하지 않으며 당사의 도구는 실시간 데이터를 캡처하고 계산하여 다채로운 차트에 표시합니다. 프로젝트의 성공을 위협하기 전에 이상을 포착하는 데 도움이 되는 6개의 프로젝트 메트릭에 대한 데이터를 볼 수 있습니다. 오늘 무료로 시작하세요.

예외 보고서를 사용하는 이유

물론 문서화는 모든 프로젝트에서 필수적입니다. 서류 및 프로젝트 보고서는 누가 어떤 작업을 어떤 방식으로 완료했는지 자세히 설명합니다. 비용을 문서화하면 팀이 책임을 지도록 하고 일정과 예산을 준수하면서 이해 관계자를 순환시킬 수 있습니다.

프로젝트의 실수를 문서화하는 예외 보고서를 보유함으로써 귀중한 기여를 하고 있습니다. 예외 보고서는 무엇이 잘못되었는지 자세히 캡처하여 실수로부터 교훈을 얻고 프로젝트나 향후 프로젝트에서 이를 반복하지 않도록 합니다.

예외 보고서의 사용은 프로젝트와 기업이 프로세스의 문제가 너무 커져 피해를 입기 전에 신속하게 문제를 식별하고 해결할 수 있는 방법입니다. 이는 프로젝트 또는 비즈니스의 프로세스를 모니터링하고 상황이 잘못된 방향으로 진행되고 있음을 나타내는 모든 이상에 대해 경계를 유지함으로써 수행됩니다.

예외 보고서는 데이터 품질에도 도움이 될 수 있습니다. 예외 보고서에서 발견한 내용이 무엇이든 간에 적절한 데이터를 확보하는 것이 중요합니다. 데이터, 중복 데이터 또는 이전 보고서에서 가져온 데이터에 공백이 있어서는 안 됩니다. 예외 보고서는 경영진이 프로젝트 또는 비즈니스에 문제가 있음을 알게 되며 문제를 신속하게 해결하기 위해 정확하고 시기 적절하게 전달되어야 합니다.

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예외 보고서에는 무엇이 있어야 합니까?

모든 예외 보고서는 명확하고 이해하기 쉬워야 합니다. 데이터는 프로세스의 어떤 단계에서 발생했는지, 어디에서 이상이 발생했는지 자세히 설명해야 합니다. 또한 예외가 프로젝트나 비즈니스에 어떤 영향을 미칠지 주목해야 합니다.

예외 보고서는 목표 또는 기대를 달성하지 못한 프로세스 또는 목적에 초점을 맞추어야 합니다. 이렇게 하면 처음에 오류를 일으킨 원인을 정확히 찾아내어 다시 발생하지 않도록 하는 데 도움이 됩니다.

예외 보고서의 빈도는 비즈니스 및 프로젝트에 따라 다릅니다. 매일, 매주 또는 매월 완료할 수 있습니다. 실제로 상황이 심각한 경우 예외 보고서를 실시간으로 실행하고 싶을 것입니다.

예외 보고서는 대부분 프로젝트의 제어 단계에서 생성됩니다. 현재 계획 및 프로젝트의 현재 데이터에서 파생되어 문제, 위험 및 품질을 등록합니다. 예외 보고서는 대면 또는 이메일로 수행될 수 있지만 종종 Word 문서 또는 PDF로 전달됩니다. 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하는 경우 해당 도구를 통해서도 제공할 수 있습니다.

예외 보고서를 사용하는 산업의 예 및 시나리오

우리는 프로젝트 관리에 대해 이야기했지만 예외 보고서를 사용하는 산업은 단 하나입니다. 모든 기업은 예외 보고서의 데이터를 통해 회사에 좋지 않은 상황을 알릴 수 있으므로 이점을 누릴 수 있습니다.

예외 보고서는 회계 및 재무의 큰 부분을 차지하며 기업의 효율성과 효율성을 높이는 데 도움이 될 수 있습니다. 신용 및 추심에 대한 예외 보고서를 사용하면 미결제 송장이 노출됩니다. 외상매입금 부서가 있는 모든 기업은 예외 보고를 사용하여 만료될 지불 할인을 식별할 수 있습니다. 이 인보이스는 결제를 위해 먼저 접근하여 할인을 활용하고 비용을 절약할 수 있습니다.

예외 보고를 사용하여 구매 주문이 없는 송장을 식별할 수 있는 구매의 경우에도 마찬가지입니다. 이는 승인되지 않은 지출이 있는 계정을 의미할 수 있으며, 이는 현금 흐름을 예측하고 내부 통제 문제를 노출하는 능력에 영향을 미칩니다.

사실 예외 보고서는 모든 회사의 워크플로에 도움이 될 수 있습니다. 생산을 늦출 수 있는 승인되지 않은 구매 주문을 찾는 데 사용할 수 있습니다. 공급업체 배송 지연은 눈덩이처럼 쌓여 고객에게 부정적인 영향을 미칠 뿐입니다.

예외 보고서의 예

우리는 예외 보고서를 보지 않고 예외 보고서에 대해 많이 이야기했습니다. 온라인에는 예외 보고서 템플릿을 생성하는 데 도움이 되는 많은 예외 보고서 템플릿이 있습니다. ProjectManagement.com에서 하나를 살펴보겠습니다.

보시다시피 이름, 프로젝트 관리자가 누구인지, 회사와 조사 기간 등의 프로젝트 정보를 캡처하는 곳이 있습니다. 그 아래에는 구분하기 위해 각 섹션에 번호를 매긴 스프레드시트가 있습니다.

캡처된 데이터에는 보고된 날짜, 문제 이름 및 설명이 포함됩니다. 팀에서 문제를 해결할 책임이 있는 사람을 나열하는 공간과 문제가 해결되었는지 여부와 해결 방법을 기록하는 공간이 있습니다.

프로젝트, 이해 관계자 및 비용에 미칠 영향을 위한 공간도 있습니다. 마지막 열은 모범 사례를 추가할 수 있는 장소를 추가하여 앞으로 이 문제가 발생하지 않도록 합니다.

무료 예외 보고서 템플릿

예외 보고서가 문제 보고서와 매우 흡사하다는 것을 눈치채셨을 것입니다. 적어도 프로젝트 관리에서는 공통점이 많기 때문입니다. 실제로 ProjectManager에는 예외 보고서처럼 사용할 수 있는 무료 문제 추적 템플릿을 포함하여 프로젝트의 모든 단계에 사용할 수 있는 수많은 무료 템플릿이 있습니다.

문제 추적기는 위의 예외 템플릿과 유사한 형식을 가지고 있습니다. 다운로드하여 프로젝트의 예외를 캡처하고 향후 이러한 문제를 제거하는 데 사용할 수 있습니다. Excel용 무료 문제 추적 템플릿을 다운로드할 수 있지만 다른 옵션이 있음을 알 수 있습니다.

당사 소프트웨어에서 문제 추적기를 열 수도 있습니다. 이를 통해 정적 Excel 스프레드시트 없이 프로젝트 문제를 관리할 수 있습니다. 대신 5개의 프로젝트 보기 중에서 선택할 수 있으며 모두 동시에 업데이트됩니다. Gantt 차트를 사용하고 팀에서 간판 보드를 사용하는 경우 항상 최신 데이터로 작업하게 됩니다.

누가 프로젝트에 대한 예외 보고서를 준비합니까?

위에서 언급했듯이 예외 보고서는 일반적으로 프로젝트 관리의 제어 단계의 일부입니다. 이것은 프로젝트 관리자가 프로젝트와 관련된 문제를 검토하는 프로젝트의 요점입니다.

이러한 문제 중 하나가 프로젝트를 위협하는 경우 프로젝트 관리자는 예외 보고서를 생성해야 합니다. 이를 통해 프로젝트 관리자는 문제에 대한 더 많은 컨텍스트를 얻고 해결 방법을 관리할 수 있습니다. 또한 이러한 문제가 향후 프로젝트를 위협하는 것을 방지하는 데 도움이 됩니다.

프로젝트 팀은 예외 보고서의 결과에 응답하는 데 관여하지만 문제를 프로젝트 보드에 제출하는 사람이므로 프로젝트 관리자가 이에 대한 책임이 있습니다. 그들은 또한 이에 대응하기 위한 이니셔티브를 주도하여 옵션과 권장 사항을 제공할 것입니다.

ProjectManager가 예외 보고를 지원하는 방법

ProjectManager가 라이브 프로젝트 데이터를 캡처하고 사용자에게 편리한 도구로 문제를 해결하기 위해 여러 프로젝트 보기를 제공하는 실시간 대시보드로 예외 보고를 어떻게 도울 수 있는지 이미 언급했습니다. 그러나 그것은 시작일 뿐입니다.

Kanban 보드에서 예외 생성 및 추적

여러 프로젝트 보기 중 하나는 프로젝트 워크플로를 시각화하는 민첩한 도구인 칸반 보드입니다. 팀은 협업 플랫폼에서 백로그를 관리하고 스프린트를 함께 계획하여 댓글을 달고 파일을 공유할 수 있습니다. 관리자는 프로세스에 대한 투명성을 확보하고 리소스를 재할당하여 병목 현상을 방지하고 팀이 최대 용량으로 작업하도록 할 수 있습니다.

원클릭 보고서로 데이터에 대해 자세히 알아보기

실시간 대시보드는 훌륭한 개요를 제공하지만 더 구체적인 내용에 집중하려면 키 입력으로 생성할 수 있는 보고서를 사용하세요. 상태 보고서, 작업 보고서, 비용 등을 얻을 수 있습니다. 모든 보고서를 필터링하여 원하는 내용에 집중할 수 있으며 프로젝트 게시판에 알리기 위해 PDF 또는 인쇄물로 쉽게 공유할 수 있습니다.

ProjectManager에는 모든 사람이 항상 같은 페이지에 있을 수 있도록 하는 하나의 진실 소스가 있습니다. 온라인 도구로서 동일한 사무실에서, 원격으로 또는 다른 방법론을 사용하는 다른 부서에서도 실시간으로 팀을 연결합니다. 이는 더 정확한 예외 보고서와 더 성공적인 프로젝트를 의미합니다.

ProjectManager는 하이브리드 팀을 연결하고 생산성을 높이는 수상 경력에 빛나는 소프트웨어입니다. 하나의 도구로 작업을 구성하고, 성과를 모니터링하고, 진행 상황을 보고하세요. 우리 소프트웨어를 사용하여 성공을 제공하는 NASA, Siemens 및 Nestle와 같은 다양한 조직의 팀에 합류하십시오. 지금 무료로 ProjectManager를 시작하십시오.