결과를 얻는 공식 이메일을 작성하는 방법(템플릿 포함)

이메일을 작성하다가 너무 캐주얼한 것이 아닌가 하는 생각에 멈춘 적이 있습니까? 공식 이메일을 작성하거나, 전문적인 문의를 보내거나, 새로운 고객과 작업하는 영업 사원이든, 결과를 얻으려면 따라야 할 몇 가지 모범 사례가 있습니다.

9단계로 공식적인 이메일을 작성하는 방법

첫 번째 연락이든 후속 조치이든 다음 9단계를 따라 다음 공식 이메일에 적합한 어조를 전달하세요.

1. 이메일 주소 고려

개인 이메일 주소에서 공식 이메일을 보낼 때 전문적으로 보이고 원하는 어조를 정확하게 반영하는지 확인하는 것이 중요합니다.

의미 없는 문자, 임의의 숫자 문자열, 좋아하는 스포츠 팀 또는 동료나 고객이 프로답지 않다고 간주할 수 있는 기타 항목과 함께 몇 년 전의 것을 여전히 사용하고 있다면 업데이트할 때입니다. 공식적인 이메일을 보내기에 가장 좋은 이메일 주소는 이름과 성을 조합한 것입니다.

2. 올바른 글꼴 사용

파란색이 가장 좋아하는 색상일 수 있지만 그렇다고 해서 공식적인 이메일의 텍스트 색상으로 적합하다는 의미는 아닙니다. 같은 메모에서 친구나 가족에게 메시지를 보낼 때 선호하는 글꼴이 있을 수 있지만 공식적인 이메일에는 Arial, Calibri 또는 Times New Roman과 같은 방해가 없는 스타일을 고수하십시오.

선택한 글꼴이 아니라 메시지가 다른 사람의 시선을 사로잡기를 원합니다.

3. 신중하게 제목을 선택하십시오

어느 정도는 짧을수록 좋습니다. Kinsta에 따르면 대부분의 이메일 제목은 100자 이하이지만 더 높은 열기 및 클릭률을 위한 최적의 위치는 110~140자입니다.

제목 줄을 작성할 때 고려해야 할 몇 가지 사항이 있습니다.

• 당신의 청중은 누구입니까? 마케팅 관리자와 전문 동료에게 정식 이메일을 보낼 때 제목이 다르게 보일 것입니다.
• 독자들은 무엇에 관심을 가집니까? 이메일 주소 외에 정식 이메일의 제목은 독자에게 귀하에 대한 첫인상을 주는 것입니다. 고객의 불만 사항이든 상호 연결이든 상관 없이 관심 있는 사항에 집중하여 고객이 이를 열도록 유도하십시오.

제목 줄의 가장 중요한 측면 중 하나는 형식적인 이메일의 메시지를 정확하게 반영해야 한다는 것입니다. 스팸성 제목 라인은 신뢰와 신뢰성을 잃는 좋은 방법입니다.

제목 아이디어가 필요하십니까? 이러한 모범 사례와 예 를 확인하십시오 .

4. 올바른 인사말 사용

이 세 단계를 완료했다면 이제 적절한 형식의 이메일 인사말을 선택할 차례입니다. 친구와 가족을 위해 "안녕하세요", "안녕하세요"와 같은 일상적인 인사말을 저장하세요.

적절한 어조를 전달하는 몇 가지 공식적인 이메일 인사말은 다음과 같습니다.

• 안녕하세요
• 인사말
• ~에게

잠재 고객이나 비즈니스 동료에게 이메일을 보내는 경우 좀 더 격식 있는 어조가 필요합니다. 또한 항상 받는 사람의 이름을 포함하고 싶습니다. 모르면 찾아보세요. 그럴듯하지 않은 경우 공식 이메일을 "관심 대상" 또는 "영업 팀", "마케팅 팀" 등으로 보낼 수 있지만 이러한 인사말이 첫 번째 선택이 되어서는 안 됩니다.

5. 적절하게 자기소개하기

공식 이메일의 첫 문장은 자신과 회사를 간략하게 소개해야 합니다. 받는 사람은 당신의 인생 이야기가 필요하지 않습니다.

다음은 이메일을 통해 공식적으로 자신을 소개하는 방법에 대한 몇 가지 팁입니다.

• 짧게 유지하세요. 자신을 소개하기 위해 한 문장 이상을 사용한다면 독자는 전체 단락을 건너뛸 것입니다.
• 질문으로 이끕니다. "더 많은 웹 트래픽을 사용할 수 있습니까? 저는 GenericSEOCompany의 John Smith입니다. 도와드리고 싶습니다.”

독자는 당신이 그들을 위해 무엇을 할 수 있는지 알고 싶어한다는 것을 명심하십시오. 그들은 당신이 누구인지 또는 당신이 (아직) 하는 일을 하는 이유에 관심이 없습니다.

6. 보풀을 자른다

형식적인 이메일은 항상 짧고 요점을 알려야 합니다. 관련 없는 정보를 포함하는 것보다 두세 문장으로 된 이메일을 보내는 것이 좋습니다. 같은 메모에서 이메일을 하나의 큰 텍스트 블록으로 보내지 마십시오. 짧은 단락과 글머리 기호를 사용하여 분할하십시오.

텍스트 덩어리는 수신자가 형식적인 이메일의 요점을 찾기 어렵게 만듭니다. 많은 공백을 포함하도록 이메일 형식을 지정하면 중요한 정보를 더 쉽게 읽고 찾을 수 있습니다. 또한 응답을 받을 가능성도 높아집니다.

7. 적절하게 끝내라

마무리할 준비가 되셨나요? 공식 이메일을 적절하게 끝내십시오.

인사말처럼 가족, 친구와 소통할 수 있는 캐주얼한 문구를 남겨보세요. 예를 들어, "고마워요"로 끝나는 것보다 더 격식 있는 "고마워요"로 끝내십시오.

적절한 어조를 나타내는 몇 가지 공식적인 이메일 마감은 다음과 같습니다.

• 진정으로
• 공손히
• 친애하는
• 귀하의 의견을 기다립니다

특파원과의 관계가 어느정도 형성되면 좀 더 캐주얼하고 재미있는 형식의 이메일 마무리를 선택할 수 있습니다. 그때까지 위에 나열된 형식적인 마무리 문구를 고수하십시오.

8. 전문 서명을 잊지 마세요

이메일 주소와 제목은 수신자에게 귀하에 대한 첫인상을 주고 이메일 서명은 마지막 인상을 남깁니다.

공식 이메일 서명에는 다음이 포함되어야 합니다.

• 성명
• 직위
• 연락처 정보
• 관련 소셜 미디어 프로필에 대한 링크

지루하고 일반적인 서명에 만족하지 마십시오 . 비즈니스 및 공식 이메일을 위한 최고의 이메일 서명 생성기 를 확인하십시오 .

9. 교정(그리고 다시 교정)

공식 이메일을 보내면 되돌릴 수 없습니다. 보내기를 누르기 전에 여러 번 읽어도 간단한 실수를 간과하기 쉽습니다.

Grammarly와 Hemingway는 모두 놓쳤을 수 있는 맞춤법 오류와 문법 오류를 잡아내는 데 사용할 수 있는 무료 도구입니다.

이중, 삼중, 사중 확인에서 가장 중요한 것은 받는 사람의 이름과 회사 이름입니다. 이메일을 열었을 때 이름의 철자가 틀리면 읽는 데 신경을 쓰시겠습니까? 아마 아닐 것입니다. 회사 이름도 마찬가지입니다. Milkshake와 Mailshake는 매우 다른 두 가지입니다.

공식 이메일 예시 및 템플릿

이제 공식적인 이메일을 작성할 때 따라야 할 9단계를 다루었으므로 시작하는 데 사용할 수 있는 훌륭한 템플릿을 살펴보겠습니다.

[제목]

[이름] 님, 안녕하세요.

제 이름은 [이름] 입니다. [귀하의 제품/서비스가 제공하는 이점 또는 요청]에 대해 연락을 드리고 있습니다 .

[서론에 언급된 당신의 요점을 뒷받침하는 2-3개의 문장. 해당되는 경우 혜택의 글머리 기호 목록을 포함할 수 있습니다.]

[특정 클릭 유도문안: 전화/데모/회의 등 예약]

곧 연락을 기다리겠습니다.

[이메일 서명]

다음으로 이 템플릿을 사용하여 위에 나열된 9단계를 적용하여 생기를 불어넣어 보겠습니다.

링크 구축 범위를 확장하고 싶으십니까?

안녕 아담,

제 이름은 Mailshake의 John Smith입니다. 최근에 귀하가 새로운 링크 구축 캠페인을 진행하고 있다는 사실을 알게 되었습니다. Mailshake가 귀하의 업계의 다른 회사가 그들의 범위를 확장하는 데 어떻게 도움이 되는지 알려드리고자 합니다.

• 한 시간 안에 완전히 개인화된 수백 개의 이메일을 보냅니다.
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곧 연락을 기다리겠습니다.

존 스미스

계정 임원, 메일쉐이크

(123) 456-1234

공식적인 이메일을 작성하는 것은 어려운 일이 아닙니다. 이 9단계를 따르면 결과를 얻을 수 있는 전문적이고 공식적인 이메일을 보낼 수 있습니다. 이메일 지원 기술을 마스터하고 싶다면 무료 Cold Email Masterclass를 확인하십시오.