프로젝트 문서: 15가지 필수 프로젝트 문서

프로젝트 관리자는 프로젝트 문서화의 중요성을 알고 있습니다. 프로젝트 문서는 정확해야 하고 프로젝트와 최신 상태를 유지하기 위해 지속적으로 업데이트되어야 합니다. 프로젝트 수명 주기 전반에 걸쳐 프로젝트 문서를 생성하고 관리하는 것은 프로젝트 성공에 매우 중요하지만 어디서부터 시작해야 할까요?

이 가이드는 프로젝트를 계획하고 실행하기 위해 항상 작성해야 하는 상위 10개 프로젝트 문서의 개요와 함께 프로젝트 문서가 무엇인지, 왜 중요한지 정의합니다.

프로젝트 문서란 무엇입니까?

프로젝트 문서라는 용어는 프로젝트 수명 주기 전반에 걸쳐 생성되는 프로젝트 관리 문서를 의미합니다. 프로젝트 계획, 프로젝트 일정 또는 프로젝트 예산과 같은 이러한 문서는 프로젝트 팀이 따라야 하는 활동, 절차 및 지침을 정의합니다.

프로젝트 문서에는 프로젝트 계획, 비용 관리 또는 위험 관리와 같은 여러 목적이 있습니다. 또한 다음 단계를 위한 단계를 설정하는 특정 프로젝트 단계에서 작성해야 하는 특정 프로젝트 문서가 있습니다. 예를 들어, 프로젝트 실행 단계를 시작하기 전에 프로젝트 관리 계획을 작성해야 합니다.

프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하면 프로젝트 성공에 중요한 정보를 구성하고 공유할 수 있습니다. ProjectManager는 파일 저장 공간이 무제한이며 제품 문서를 팀 및 이해 관계자와 쉽게 공유할 수 있는 작업 관리 소프트웨어입니다. 여러 프로젝트 보기는 모두 하나의 정보 소스를 공유하여 모든 사람이 같은 페이지를 볼 수 있도록 합니다. 무료로 시작하세요.

각 프로젝트 단계에서 어떤 프로젝트 문서를 작성해야 하는지 살펴보겠습니다.

프로젝트 단계별 프로젝트 문서화

프로젝트의 규모와 복잡성은 다양하며 일부는 다른 프로젝트보다 더 포괄적인 프로젝트 문서가 필요합니다. 다음은 일반적으로 프로젝트 수명 주기 전반에 걸쳐 생성되는 일부 프로젝트 문서에 대한 개요입니다.

• 프로젝트 착수: 프로젝트 헌장, 비즈니스 사례, 프로젝트 시작 회의 의제
• 프로젝트 계획: 프로젝트 관리 계획, 작업 분류 구조, 프로젝트 예산, 프로젝트 일정, 변경 관리 계획, 범위 관리 계획, 위험 관리 계획
• 프로젝트 실행: 프로젝트 상태 보고서, 학습 템플릿, 작업표, 변경 요청, 변경 주문
• 프로젝트 모니터링 및 제어: 프로젝트 상태 보고서, 학습 템플릿, 작업표
• 프로젝트 종료: 프로젝트 종료 템플릿, 펀치 목록

이제 프로젝트 수명 주기의 각 단계에 적합한 프로젝트 문서에 대한 아이디어를 얻었으므로 몇 가지 중요한 프로젝트 관리 문서를 살펴보겠습니다.

프로젝트 문서에 포함할 상위 15개 프로젝트 문서

다음은 중요한 프로젝트 문서와 각 문서에 대한 해당 프로젝트 관리 템플릿에 대한 간략한 설명입니다. 프로젝트 문서를 작성하기 위한 수십 개의 템플릿을 찾을 수 있는 무료 프로젝트 관리 템플릿 라이브러리를 확인하는 것을 잊지 마십시오.

1. 프로젝트 계획

프로젝트 계획은 프로젝트 계획 단계에서 생성된 프로젝트 문서를 컴파일하기 때문에 모든 프로젝트 관리 문서 중 가장 포괄적입니다. 예를 들어 프로젝트 계획에는 프로젝트 예산과 프로젝트 일정이 포함되어야 합니다.

2. 프로젝트 헌장

프로젝트 헌장은 프로젝트 시작 단계에서 작성되며 프로젝트 계획의 단계를 설정합니다. 프로젝트 관리자는 프로젝트 헌장을 사용하여 이해 관계자, 후원자 및 고객에게 프로젝트에 대한 빠른 개요를 제공합니다.

3. 비즈니스 사례

프로젝트 헌장과 마찬가지로 비즈니스 사례는 조직에 미칠 수 있는 잠재적인 이점을 설명하여 프로젝트 이해 관계자에게 프로젝트의 가치를 확신시키기 위해 초기 단계에서 작성되는 문서입니다.

4. 프로젝트 커뮤니케이션 계획

커뮤니케이션 계획은 팀 구성원과 프로젝트 이해 관계자 간의 커뮤니케이션을 위한 모든 지침을 설정합니다. 사용할 커뮤니케이션 채널, 커뮤니케이션 일정, 역할 및 책임을 정의하여 프로젝트 수명 주기 전반에 걸쳐 커뮤니케이션 프로세스를 간소화합니다.

5. 위험 등록

이 문서를 통해 모든 잠재적인 프로젝트 위험을 등록할 수 있으며 잠재적 영향 및 가능성에 대한 간략한 설명이 포함됩니다. 위험 등록부는 모든 위험 관리 문서, 전략 및 지침이 포함된 위험 관리 계획에 대한 중요한 정보를 제공하므로 중요한 프로젝트 문서입니다.

6. 범위 설명

범위 설명은 프로젝트를 완료하기 위해 실행될 활동을 정의합니다. 프로젝트 관리자가 이해 관계자에게 수행할 작업과 수행하지 않을 작업을 알려 처음부터 기대치를 명확하게 하는 데 사용합니다. 프로젝트 범위와 관련된 절차 및 지침을 설명하는 포괄적인 문서인 범위 관리 계획의 일부입니다.

7. 프로젝트 예산

프로젝트 예산은 중요한 프로젝트 관리 문서입니다. 하나를 만들려면 노동, 재료, 장비 및 프로젝트를 실행하는 데 필요한 모든 것을 포함하는 프로젝트 비용을 추정해야 합니다.

8. 프로젝트 일정

기본 수준에서 프로젝트 일정은 모든 프로젝트 작업의 실행을 위한 타임라인을 정의합니다. 또한 각 작업에 필요한 리소스, 책임자가 누구인지, 프로젝트에 여유가 있거나 여유가 있는지, 중요한 경로와 같은 세부 정보가 포함될 수 있습니다. ProjectManager의 Gantt 차트는 상세한 프로젝트 일정을 작성하기 위한 완벽한 도구입니다.

9. 프로젝트 현황 보고서

프로젝트 상태 보고서는 언제든지 프로젝트의 상태를 확인하고 이해 관계자와 데이터를 공유하여 최신 상태로 유지할 수 있도록 하기 때문에 필수 프로젝트 관리 도구입니다. 상태 보고서는 간략하며 가장 관련성이 높은 정보만 포함합니다.

10. 프로젝트 종료 템플릿

프로젝트 종료 단계가 끝날 때 항상 프로젝트 문서를 작성해야 합니다. 이는 프로젝트 관리자가 계약을 체결하고 "교훈" 문서를 작성하고 다른 중요한 작업 중에서 이해 관계자로부터 공식 승인을 받아야 하기 때문입니다. 이 모든 것을 문서화하여 균열 사이로 떨어지는 일이 없도록 해야 합니다.

11. 프로젝트 제안 템플릿

프로젝트 제안서는 프로젝트의 주요 영역에 대한 빠른 개요를 제공하는 프로젝트 관리 문서입니다. 주요 목적은 초기 단계에서 프로젝트의 가치에 대해 잠재적 이해 관계자를 설득하는 것입니다. 주요 이점, 목표 및 요구 사항을 강조하는 설득력 있는 문서여야 합니다.

12. 프로젝트 개요 템플릿

프로젝트 개요는 프로젝트 계획의 요약된 버전으로, 프로젝트 관리 계획의 모든 세부 사항에 대해 자세히 알아볼 필요는 없지만 여전히 프로젝트에 대한 이해가 필요한 교차 기능 팀 또는 이해 관계자와 같은 청중을 대상으로 합니다. 다른 주요 측면 중에서 목표, 예산, 역할 및 책임.

13. 요구 사항 수집 템플릿

프로젝트 요구 사항은 모든 이해 관계자가 만족하는지 확인하기 위해 프로젝트에서 기대되는 목표 및 사양입니다. 무료 요구 사항 수집 템플릿은 모든 프로젝트 요구 사항을 문서화하는 데 도움이 됩니다.

14. 프로젝트 개요 템플릿

프로젝트 개요는 타임라인, 이정표, 예산, 상태, 팀 구성원의 역할 및 책임과 같은 프로젝트의 가장 중요한 측면을 간략하게 설명하는 1페이지 문서입니다.

15. 팀 헌장 템플릿

팀 헌장은 프로젝트 팀의 역할, 책임, 결과물 및 자원을 보여주는 프로젝트 관리 문서입니다. 프로젝트 관리자가 더 나은 리소스 계획을 위해 각 팀 구성원의 작업량과 목표를 이해하는 데 도움이 됩니다.

문서화할 가치가 있는 것

조직의 구조에 관계없이 프로젝트의 모든 측면을 기록하고 문서화하는 능력은 성공적인 프로젝트 관리자가 되는 데 매우 중요합니다. 여러 보고서, 차트, 그래프, 문서, 변경 요청 및 상태 업데이트는 프로젝트 수명 주기 전반에 걸쳐 유지되어야 하며 문서 작업은 프로젝트의 이질적인 부분을 함께 연결하고 성공적인 마무리를 가져오기 위해 작동합니다.

그러나 시간이 제한되어 있으므로 대부분의 조직에서 지루한 서류 작업에 대한 인내심도 제한적입니다. 어떻게 효율성을 유지하고 프로젝트를 효과적으로 문서화할 수 있습니까? 문서화할 가치가 있는 항목을 결정하려면 다음을 고려하십시오.

• 고객과 관련된 모든 것 – 고객이 갑자기 몇 달 전에 내린 결정에 의문을 제기한다고 상상해 보십시오. 클라이언트는 한 방향을 선택했지만 회사는 구현 중에 다른 경로를 선택하기로 결정했다고 말합니다. 날짜, 시간 및 참석자가 포함된 메모를 포함하여 고객 회의에 대한 명확한 문서는 오해를 해결하는 데 도움이 됩니다.
• 법적 지시 – 특정 프로젝트의 경우 법무팀은 프로젝트 중에 문서를 검토해야 합니다. 공공 프로젝트의 경우 완료 후 프로젝트를 분석하는 감독 및 검토 프로세스가 있을 수 있습니다. 프로젝트를 시작하기 전에 법무팀에 필요한 문서 요구 사항을 파악하십시오. 이런 종류의 환경에서 따라잡기 게임을 하는 것은 위험합니다.
• 적절한 양의 프로세스 – 실제로 처리하지 않는 계획과 프로세스를 너무 많이 문서화하여 길을 잃고 싶지는 않지만 프로젝트 계획 및 목표에 대한 정의가 필요합니다. 조직 구조에 따라 문서화할 프로세스 수를 결정하십시오. 예를 들어, 법적 문서가 필요한 프로젝트에서 프로세스 없이 운영하려고 하면 프로젝트에 문제가 생길 뿐입니다. 확실하지 않은 경우 가장 좋은 방법은 문서화하는 것입니다.
• 프로젝트 변경 – 특히 프로젝트 목표가 변경됨에 따라 문서화하기 위해 지속적인 프로젝트 업데이트가 필수적입니다. 이상적으로는 실시간 온라인 프로젝트 관리 도구를 사용하여 리소스 및 작업 변경 사항을 실시간으로 예약하고 문제가 발생하는 즉시 캡처할 수 있습니다. 그러나 프로젝트 계획에 대한 더 큰 영향은 버전 제어 방식으로 프로젝트 문서에 추가되어야 합니다.

프로젝트 문서화 모범 사례

문서를 효과적이고 효율적이며 시기 적절하게 유지하기 위해 사용해야 하는 최상의 전략은 무엇입니까? 모범 사례에 따라 문서를 정렬하려면 다음을 수행해야 합니다.

• 시간을 내십시오 – 달력을 사용하십시오! 많은 사람들은 캘린더가 회의 일정을 잡는 데만 사용된다고 생각합니다. 그렇지 않다. 이 기능을 사용하여 2~3시간의 중단 없는 시간 블록을 예약하여 필수 문서를 모으십시오. 전화를 받거나 동료와 대화하는 대신 시간을 내어 글의 영역에 들어가십시오. 집중된 시간과 주의를 기울이면 상당한 진전을 이룰 수 있습니다. 마찬가지로 매주 달력에서 10-15분 블록을 예약하여 문서를 검토하고 업데이트하십시오.
• 적절한 수준의 세부 정보 제공 – 엔지니어를 위해 문서를 통합하는 것은 경영진에게 제시하는 문서와 다릅니다. 엔지니어는 제공할 수 있는 세부 정보가 필요하지만 경영진은 세부 정보에 얽매일 시간이 없습니다. 그들은 단지 글머리 기호, 결론 및 다음 단계를 원합니다. 적절한 대상을 위한 적절한 수준의 문서를 결정하는 것은 귀하에게 달려 있습니다.
• Smart Storage 사용 – 문서를 쉽게 찾을 수 있어야 합니다. 문서는 아무도 찾을 수 없는 바위 아래에 묻혀 있으면 아무 소용이 없습니다. 여기에는 문서에 온라인으로 액세스할 수 있는 인프라가 마련되어 있고 폴더 구조와 계층 구조가 이해하기 쉽고 직관적인지 확인하는 것이 포함됩니다.
• 다른 사람들과 공유 – 대부분의 사람들은 문서를 함께 모으는 것을 싫어하지만 패키지로 제공되면 좋아합니다. 사람들이 실제로 문서를 읽는다는 사실에 놀랄 것입니다! 온라인 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하여 문서를 프로젝트와 함께 온라인으로, 이상적으로는 안전한 협업 환경에서 저장하십시오.
• 버전 관리 및 최신 상태 – 프로젝트 문서를 최신 상태로 유지하는 것은 어려운 일 입니다. 초기 버전의 요점에 도달하는 것은 쉽지만 돌아가서 문서를 업데이트하고 버전 제어를 유지하는 것은 고통스럽습니다. 가장 큰 도움은 현재 보유하고 있는 문서 저장소 인프라입니다. 자동 버전 제어를 통해 이 프로세스를 관리할 수 있으며 문서 소비자는 항상 최신 버전이 있다고 신뢰합니다.

ProjectManager가 프로젝트 문서를 지원하는 방법

ProjectManager는 하이브리드 팀을 연결하고 협업을 촉진하는 작업 및 프로젝트 소프트웨어입니다. 모든 프로젝트 문서를 도구에 저장할 수 있으며 문서에 액세스해야 하는 모든 사람이 도구를 갖게 됩니다. 프로젝트 계획 등을 작성할 수 있으므로 ProjectManager를 프로젝트 성공에 필요한 유일한 소프트웨어로 만들 수 있습니다.

대화형 Gantt 차트에서 프로젝트 계획 세우기

가장 중요한 프로젝트 문서 중 하나는 프로젝트 계획입니다. 모든 작업을 구성하고, 종속성을 연결하고, 일정을 유지하는 데 도움이 되는 이정표를 그리는 Gantt 차트를 사용하여 이를 만들고 공유할 수 있습니다. 중요한 경로를 필터링하기도 합니다. 당사의 온라인 Gantt 차트는 실시간 데이터를 제공하고 공유하기 쉽기 때문에 모든 사람이 항상 최신 데이터에서 작업할 수 있습니다.

실시간 대시보드로 프로젝트 모니터링

프로젝트 문서는 프로젝트 실행을 위한 단계만 설정합니다. 이러한 계획을 유지하려면 진행 상황과 성과를 실시간으로 모니터링할 수 있는 방법이 필요합니다. 라이브 대시보드는 시간, 워크로드 등에 대한 실시간 메트릭을 자동으로 수집, 계산 및 제공합니다. 다른 도구와 달리 설정이 필요하지 않습니다. 프로젝트가 전개되면서 무슨 일이 일어나고 있는지 알 수 있습니다.

원클릭 보고를 통해 데이터에 대해 더 자세히 알아보기

개략적인 보기가 충분하지 않은 경우 키 입력으로 프로젝트 보고서를 생성할 수 있습니다. 비용, 진행 상황 등에 대한 자세한 정보를 얻으십시오. 보고 싶은 데이터만 표시하도록 모든 보고서를 필터링할 수 있습니다. 이해 관계자 이메일에 보고서를 첨부하거나 프레젠테이션용으로 인쇄할 수 있습니다.

ProjectManager는 프로젝트 변경에 따라 필요에 따라 프로젝트 문서를 업데이트할 수 있는 유연한 도구입니다. 모든 사람이 이메일 알림 또는 인앱 알림으로 업데이트되므로 예상되는 내용에 대해 혼란이 없습니다. 프로젝트 계획, 리소스, 비용 및 팀을 관리하는 동시에 성공을 제공하는 데 필요한 모든 프로젝트 문서를 저장하는 도구를 사용하십시오.

물론 문서화는 프로젝트의 골칫거리가 될 수 있지만 필요합니다. 더 쉽고, 더 좋고, 더 빠르게 수행하는 데 도움이 되는 도구가 있습니다. ProjectManager의 온라인 소프트웨어 제품군은 팀과 더 쉽게 액세스하고 문서를 공유할 수 있도록 프로젝트 문서를 만들고 저장할 수 있는 훌륭한 협업 도구입니다. 무료로 시작하세요.