작업 항목 및 작업 항목 목록에 대한 빠른 가이드

대부분의 경우, 당신은 그것을 깨닫지 못한 채 작업 항목을 생성했습니다. 할 일 목록을 작성한 적이 있다면 실행해야 할 심부름, 완료해야 할 가사일, 연락할 사람 등 일련의 작업 항목을 스스로 만들었습니다.

대규모 프로젝트를 관리하는 것은 훨씬 더 복잡한 프로세스이며 작업 항목을 생성, 할당 및 추적하는 정교한 시스템이 필요합니다.

작업 항목이란 무엇입니까?

실행 항목은 더 복잡한 목표를 향한 "디딤돌" 역할을 하는 개별적이고 실행 가능한 작업입니다. 작업 항목 목록을 만드는 것은 이러한 작업을 할당하고 진행 상황을 추적하는 가장 좋은 방법입니다.

작업 항목은 완료해야 하는 활동에서 발생해야 하는 이벤트에 이르기까지 다양한 형태를 취합니다. 그러나 그들의 결정적인 특징은 완성된 각 항목이 더 큰 작업의 결론으로 ​​이어진다는 것입니다. 이러한 항목은 간결해야 하며 일반적으로 한 사람이 완료해야 합니다. 간단해 보일 수 있지만 작업 항목 목록을 만드는 것은 예상보다 복잡합니다. 잘못 생성된 지시문은 전체 프로젝트의 속도를 늦추거나 전체 실패로 이어질 수 있습니다. 이러한 이유로 프로젝트를 추진하기 위해 생성하고 사용하는 가장 좋은 방법을 이해하는 것이 중요합니다.

프로젝트 관리 소프트웨어는 작업 항목 목록을 만들고 실제로 팀으로 작업을 실행하는 가장 좋은 방법입니다. ProjectManager를 사용하면 5가지 다른 보기에서 작업에 대해 공동 작업을 수행하고 대시보드로 진행 상황을 추적하며 시간을 추적할 수도 있습니다. 지금 무료로 시작하세요.

누가 작업 항목을 만드는가?

관리자와 팀 리더는 일반적으로 작업 항목을 만들고 할당할 책임이 있습니다. 이러한 역할의 개인은 작업을 설정하고 팀 구성원이 완료하고 "확인"할 수 있는 목록으로 분류합니다. 누가 어떤 작업 항목에 대해 작업해야 하고 어떤 작업에는 여러 팀 구성원이 필요한지 아는 것이 관리자의 작업입니다.

작업 항목은 팀 구성원이 서로를 밟고 불필요한 작업을 수행하지 않도록 하기 때문에 팀 설정에서 복잡한 작업을 수행할 때 매우 중요합니다.

작업 항목 목록의 목적

롤링 작업 항목 목록은 프로젝트 중 모든 사람의 책임을 추적하는 좋은 방법입니다. 이렇게 하면 미래에 가질 수 있는 질문에 대한 답변을 더 쉽게 찾을 수 있습니다. 작업 항목 목록은 프로젝트 중에 무엇이 잘 되었고 무엇이 잘못되었는지, 특정 작업에 필요한 노력과 자원을 정확히 보여줍니다.

작업 항목 목록을 만들 때 고려해야 할 사항

항목을 이해하고 추적할 수 있도록 하기 위해 항상 포함해야 하는 5가지 세부 정보가 있습니다.

• 작업 이름
• 중요한 날짜 – 생성, 계획 완료, 실제 완료
• 작업 항목에 대한 설명
• 주의해야 할 위험 또는 문제
• 작업 항목을 소유할 사람

작업 항목 예

프로젝트가 계획되고 작업 목록이 논의되고 있는 회의를 상상해 보십시오. 프로젝트를 진행하기 전에 이러한 작업을 완료해야 합니다. 이러한 추상적인 작업을 보다 쉽게 ​​관리할 수 있도록 프로젝트 관리자는 이러한 작업을 별개의 작업 항목으로 나눕니다.

이는 팀 구성원이 머리를 싸매고 실행하기 쉽고 프로젝트 관리자가 더 쉽게 추적할 수 있습니다. 다음은 몇 가지 예입니다.

• 정해진 시간과 날짜에 회의 일정 잡기
• 타사 공급업체에 요청 보내기
• 이해 관계자에게 연락하여 통화 설정
• 작업 주문 제출
• 그래픽 만들기

작업 항목의 요소

누구나 이해할 수 있는 방식으로 필요한 모든 정보를 포함하도록 조치 항목을 작성하기 위해 설정된 기준을 따르십시오. 이 프로세스는 복잡하지 않지만 명심해야 할 핵심 요소가 있습니다.

제목 및 추적 번호

이것은 작업 항목의 이름이며 가장 간단한 설명자입니다. 설명을 작성하고 거기에서 세부사항을 확장하므로 제목을 짧게 유지하십시오. 각 항목에 추적 번호를 지정하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 특히 한 번에 많은 작업 항목을 처리할 때 추적 및 보고 방법을 단순화할 수 있습니다.

우선 순위

여러 작업 항목을 처리할 때 먼저 집중해야 할 항목을 알 수 있도록 각 항목에 우선 순위를 지정합니다. 할당된 순서대로 모두 완료해야 하는 것은 아닙니다. 일부는 자연스럽게 다른 것보다 더 시급해질 것입니다.

생성 날짜 및 예상 완료 날짜

작업 항목을 생성할 때 염두에 두어야 할 세 가지 날짜가 있습니다. 생성 날짜, 예상 완료 날짜 및 최종 완료 날짜입니다. 모든 것이 완료되는 것은 아니며 일부는 대신 "해결"될 수 있습니다. 이것들은 도중에 불필요해지고 완료할 필요가 없는 항목입니다.

작성자 및 양수인

작업 항목을 만든 사람과 작업 항목을 할당한 사람을 포함합니다. 이렇게 하면 관련된 모든 사람이 질문을 지시할 위치를 더 쉽게 알 수 있습니다. 기본적으로 이것은 통신 속도를 높이는 방법입니다.

설명

설명은 제목에서 확장되어야 합니다. 이것은 여전히 ​​간단한 설명이어야 합니다. 단계별 가이드가 아니라 요약입니다. 일반적으로 작업 항목 설명은 한두 문장입니다.

확장된 설명

여기에 양수인이 작업을 실행하는 데 필요한 기타 관련 세부 정보를 포함할 수 있습니다. 작업 항목에 따라 필요하지 않을 수 있습니다.

작업 항목 목록을 유지 관리하기 위한 모범 사례

작성을 시작할 때 염두에 두어야 할 몇 가지 모범 사례가 있습니다.

동사로 시작

작업 항목이 명사로 작성되면 가능성이 너무 광범위합니다. 이로 인해 혼란이 발생할 수 있습니다. 예를 들어 작업 항목의 제목을 "투자자 이메일 교정" 대 "투자자 이메일"로 지정하면 정확히 무엇을 해야 하는지 더 명확하게 알 수 있습니다.

간결하게

작업 항목은 일을 더 복잡하게 만들지 않고 단순하게 만들어야 합니다. 너무 "장황"하거나 불필요한 세부 사항을 포함하는 경우 양수인을 혼란스럽게 만들고 작업 속도를 늦출 수 있습니다. 적은 것이 더 많습니다.

누구나 이해할 수 있도록 작성

작업 항목은 만든 사람에게 항상 의미가 있지만 처음 읽는 사람에게도 충분히 의미가 있는지 고려하십시오. 양수인은 무엇을 해야 하는지 정확히 알고 있어야 합니다.

리소스를 염두에 두십시오.

작업 항목을 만들 때 예산, 노동력 및 시간과 같은 필수 자원을 고려하십시오. 이러한 리소스는 할당 대상 및 할당하는 다른 항목에 영향을 줄 수 있습니다.

결과 조치 항목 예측

한 작업을 성공적으로 완료하면 다른 작업의 문을 열 수 있습니다. 이러한 추가 작업을 미리 예상하면 한 발 앞서 나갈 수 있습니다.

작업 항목 추적이란 무엇입니까?

작업 항목을 작성한 후 실행 및 추적이 시작됩니다. 이러한 작업을 수행할 때 결정과 전략을 알리기 위해 진행 상황을 추적하고 기록해야 합니다. 올바르게 수행되면 추적을 통해 향후 작업 관리 전략을 조정할 위치가 표시되어야 합니다.

작업 항목 추적은 작업 항목을 처음부터 끝까지 모니터링하고 정보를 기록하는 프로세스입니다. 이 정보는 쉽게 다시 참조할 수 있으며 향후 결정에 도움이 될 수도 있습니다.

추적은 프로젝트가 완료된 후 특히 중요합니다. 이것이 없으면 작업 항목이 어떻게 처리되었는지에 대한 유용한 정보가 본질적으로 낭비됩니다. 이상적으로는 이 정보가 저장되어 나중에 사용됩니다.

작업 항목 추적기 사용

작업 항목 추적기를 사용하면 프로젝트 관리자가 작업 항목을 기록하고 업데이트할 수 있습니다. 전통적으로 이들은 단순한 스프레드시트였습니다. 이제 최고의 트래커는 더 높은 기능을 제공하고 팀 협업을 가능하게 합니다.

향후 데이터를 체계적으로 유지하려면 작업 항목 목록의 형식을 올바르게 지정하는 것이 중요합니다. 이 목록을 보는 신선한 눈이 있을 가능성이 크며 그들은 보고 있는 내용을 이해해야 합니다. 즉, 프로젝트에 관계없이 형식을 일관되게 유지하고 각 목록에 동일한 데이터 세트를 포함해야 합니다.

템플릿을 사용해야 하는 이유

작업 항목은 작업 관리의 지속적인 부분입니다. 팀 리더가 프로젝트의 수명 동안 만들고 사용하는 것입니다. 이러한 이유로 목록은 동일한 방식으로 형식을 지정하고 동일한 정보를 포함해야 합니다. 이러한 일관성은 혼란을 줄이고 결과를 개선합니다.

양수인으로서 여러분은 무엇을 배정받았는지, 누가 배정했는지에 상관없이 여러분에게 기대되는 것이 무엇인지 정확히 알아야 합니다. 작업 항목 템플릿을 사용하면 필요한 모든 정보가 이해할 수 있는 형식으로 제공됩니다.

작업 항목 템플릿을 사용하면 필요한 모든 세부 정보를 포함하고 매번 같은 방식으로 목록 형식을 지정할 수 있습니다. 그렇게 하면 새로운 형식에 익숙해지는 데 귀중한 시간을 낭비할 필요가 없습니다. 필요한 정보가 있고 어디서 찾을 수 있는지 알고 있습니다.

더 나은 결과를 얻으려면 이 템플릿을 프로젝트 추적 및 보고 도구가 있는 강력한 프로젝트 관리 소프트웨어와 결합하십시오.

ProjectManager에서 작업 항목 템플릿을 사용하는 방법

ProjectManager는 더 높은 수준의 생산성으로 작업 항목 목록을 구성, 실행, 추적 및 보고할 수 있는 수상 경력에 빛나는 도구입니다.

다른 프로젝트 보기에서 작업 항목 나열

간단한 스프레드시트로 작업을 완료할 수 있지만 정적 특성이 제한될 수 있습니다. 당사 소프트웨어를 사용하면 Gantt 차트, 작업 목록 또는 간판 보드에 모든 작업 항목을 배치할 수 있습니다. 모든 프로젝트 보기를 통해 작업 항목을 쉽게 할당하고 개념에서 완료까지의 진행 상황을 추적할 수 있습니다.

대시보드에서 작업 항목 상태 추적

양수인의 진행 상황과 성과를 추적하기 위해 각 팀 구성원의 실시간 데이터를 제공하고 이를 시간, 편차 등과 같은 메트릭을 표시하는 그래프 및 차트로 변환하는 실시간 대시보드를 사용할 수 있습니다.

클라우드 기반 소프트웨어로 팀과 협업

협업 플랫폼을 통해 팀원들은 보다 효과적인 방식으로 협업하고 작업을 처리할 수 있습니다. 사용자는 파일과 이미지를 첨부하고 댓글을 달고 사람들을 태그하여 모든 사람이 같은 페이지에 있는지 확인할 수 있습니다.

ProjectManager는 프로젝트의 모든 단계를 수행하는 수상 경력에 빛나는 프로젝트 관리 솔루션입니다. 온라인 계획 도구와 웹 기반 작업 관리 기능을 사용하면 이동 중에도 협업하고 프로젝트 수명 내내 조정할 수 있습니다. 그런 다음 몇 번의 클릭만으로 데이터에서 포괄적인 보고서를 생성합니다. 오늘 이 무료 30일 평가판을 사용하여 직접 확인하십시오.