소셜 미디어의 HIPAA 규정 준수에 대한 의료팀 가이드

Sprout Social의 기업 영업 담당 이사인 Jill Florence에 따르면 의료에 대한 소셜 미디어의 가치를 이해하지 못하는 의료 마케팅 담당자를 찾는 것은 어려울 것입니다.

Florence는 이렇게 설명합니다. “소셜은 브랜드 인지도를 높이고 환자, 의사, 지역 사회 구성원과의 관계를 구축하는 데 있어서 타협할 수 없는 부분입니다. 그러나 디지털 최전선에 있는 마케팅 팀이 특히 HIPAA와 소셜 미디어의 교차점에서 보안 및 개인 정보 보호 팀의 우려를 극복하는 것은 어려울 수 있습니다.”

많은 조직에서 HIPAA 규정 준수 조치가 전략을 저해한다고 보고합니다. 자신이 제작하는 가장 매력적인 의료 콘텐츠 중 일부는 혁신적인 연구, 환자 평가 및 의료 혁신을 특징으로 하며 긴 승인 프로세스와 신중한 실행이 필요하기 때문입니다. 이 가이드에서는 소셜 미디어에서 HIPAA 규정을 준수하기 위해 알아야 할 사항을 분석하고 규제 제한에도 불구하고 소셜 미디어에서 빛을 발하는 의료 브랜드의 예를 공유합니다.

참고: 이 기사에 제공된 정보는 공식적인 법률 자문을 구성하지 않으며, 그러한 의도도 없습니다. 더 자세히 읽기 전에 면책조항 전문을 검토하시기 바랍니다.

HIPAA가 소셜 미디어 콘텐츠에 미치는 영향

HIPAA 개인 정보 보호법은 민감한 환자 정보가 소셜 미디어를 포함하여 공개적으로 공개되는 것을 방지합니다. HIPAA 개인정보 보호 규칙은 마케팅 및 광고 활동을 포함하여 데이터가 공유되는 방식과 관련하여 환자의 건강 정보를 명시적으로 보호합니다.

민감한 개인 건강 정보(PHI)에는 환자의 과거, 현재 또는 미래의 건강 상태, 개인에 대한 의료 서비스 제공 및 과거, 현재 또는 미래의 의료 지불에 대한 데이터가 포함됩니다. 소셜 미디어 플랫폼이 사용자 정보를 수집하고, 행동을 추적하고, 시각적 자산을 사용할 수 있는 라이센스를 갖고 있다는 점을 고려하면 이러한 규정이 존재하는 이유를 쉽게 알 수 있습니다.

환자의 전후 사진, 사용후기 및 기타 민감한 정보를 공유하는 시대에 의료 서비스 제공자는 소셜 미디어 콘텐츠를 제작할 때 극도의 주의를 기울여야 합니다. HIPAA 규정은 또한 의료 회사가 소셜 미디어에서 고객 상호 작용을 신중하게 관리하도록 요구합니다. 여기에는 환자가 PHI를 공유하지 못하도록 방지하고 공유하는 경우 삭제하는 것이 포함됩니다. HIPAA 규정을 준수하지 못하면 재정적으로나 브랜드 평판 모두에 큰 손실을 입게 됩니다.

그러나 Sprout의 수석 솔루션 엔지니어인 Katherine Van Allen이 지적했듯이 소셜 네트워크의 이점은 위험보다 더 큽니다. “소셜 미디어는 의료 기관 전략의 일부가 되어야 합니다. 당신이 도달해야 하는 사람들은 잠재 환자든 직원이든 소셜 네트워크에 있습니다. 사회적 존재가 없으면 시스템에 관해 진행되는 중요한 대화에 참여할 수 없습니다. 팀원이나 위치에 대한 담론, 사무상의 실수와 법적 조치, 질병이나 치료 계획에 대한 잘못된 정보의 급속한 확산 등이 있습니다. 소셜 미디어를 청취하면 핵심 기회 영역을 정확히 찾아내는 데 도움이 될 것입니다.”

HIPAA 및 소셜 미디어를 지원하기 위한 브랜드 지침을 만드는 방법

소셜 미디어의 HIPAA 준수와 관련하여 항상 법률 고문 및 규정 준수 팀과 상담해야 하지만, 브랜드 지침을 만들 때 따라야 할 일반적인 모범 사례는 다음과 같습니다.

정책 작성 및 팀 교육

법률 및 규정 준수 팀과 상담하여 시작하고 전략, 캠페인 및 콘텐츠의 합법성을 검증하는 핵심 파트너로 삼으십시오. 이들과 협력하여 소셜 미디어를 통해 사람들과 소통하기 위한 지침을 포함하는 소셜 미디어 규정 준수 프로토콜을 개발하세요.

소셜 미디어 교육이 포함된 HIPAA 규정 준수 교육 프로그램을 공동 제작하여 팀이 이 프로토콜에 익숙해지도록 하세요. 교육에서는 소셜 미디어에서 고객 데이터의 적절한 사용과 일반적인 HIPAA 위반 사항을 강조합니다.

익명화 모범 사례를 따르세요.

새로운 소셜 미디어 콘텐츠를 제작할 때 게시물에서 모든 PHI를 제거하십시오. PHI에는 다음 식별자와 함께 사용되는 건강 정보가 포함됩니다.

• 이름(이름, 중간 이름, 성)
• 주보다 작은 지리적 지표
• 날짜의 모든 요소(연도 제외)
• 전화 및 팩스 번호
• 이메일 주소
• 사회보장번호
• 의료 기록, 건강 보험 수혜자 및 계좌 번호
• 인증서 또는 라이센스 번호
• 차량 식별자
• 장치 속성
• 환자와 관련된 URL 및 IP 주소
• 생체 인식 식별자
• 얼굴 전체 및 기타 고유한 신체 식별자 사진
• 기타 개인을 식별할 수 있는 숫자나 코드

더 자세히 설명하자면, 환자의 이름과 활력 징후가 짝을 이루는 것은 PHI로 간주되지만 활력 징후만으로는 PHI로 간주되지 않습니다.

HIPAA 위반 모니터링

귀하의 콘텐츠에서 PHI 사용을 제한하기 위해 모든 예방 조치를 취하더라도 환자는 개인 정보를 직접 공유함으로써 귀하의 규정 준수를 위험에 빠뜨릴 수 있습니다. 다이렉트 메시지 상호 작용 및 브랜드 프로필에 고지 사항을 추가하여 이를 방지하세요. 환자에게 PHI 공유를 삼가도록 요청하고 문의 사항을 어디로 전달해야 하는지 알려주세요.

환자가 귀하를 언급하거나 DM하여 PHI를 훼손하는 경우 즉시 메시지를 삭제하고 보다 적절한 채널로 전달하십시오. Florence는 “프로필이나 DM에 면책 조항을 추가하더라도 일부 환자는 여전히 의학적 조언을 구할 것입니다. 이를 해결하기 위해 일부 조직에서는 챗봇과 분류 도구를 사용하여 잠재적인 PHI에 대해 자동으로 경고하고 민감한 콘텐츠에 응답하거나 삭제합니다.”

Sprout Social의 저장된 답변 과 같은 도구를 사용하면 미리 작성된 답변을 사용하여 고객에게 신속하게 응답하고 대화를 보안 채널로 리디렉션할 수 있습니다. 또한 Sprout의 챗봇 빌더를 사용하여 소셜 사용자를 의료 관련 대화를 위한 이메일 주소나 기타 보안 채널로 자동으로 경로를 변경할 수도 있습니다.

Sprout의 Smart Inbox를 사용하면 태그 지정 및 필터링을 사용하여 PHI가 포함된 메시지에 플래그를 지정하고 해당 메시지를 삭제하는 워크플로를 구축할 수 있습니다.

환자 승인을 위한 프로세스 구축

Cleveland Clinic NICU의 사랑스러운 할로윈 TikTok처럼 환자(또는 그 가족)가 청중과 자신의 이야기를 공유하는 데 관심이 있는 경우가 있을 수 있습니다.

해당 이야기, 사진 및/또는 비디오를 공유하기 전에 환자의 PHI를 공개하기 위한 서면 동의 및 HIPAA 승인을 얻기 위한 간소화되고 명확하게 문서화된 프로세스를 마련하십시오.

입법 변경 사항에 대한 최신 정보를 받아보세요

연방 및 주 차원의 입법 변경 사항에 대한 최신 정보를 정기적으로 확인하십시오. 미국 보건복지부(HHS) 웹사이트와 같은 리소스를 정기적으로 검토하세요. 또한 HIPAA 데이터 위반에 관한 사건 판결을 포함하여 실시간 업데이트를 위해 소셜에서 HHS 및 National Law Review를 팔로우할 수도 있습니다.

더 많은 리소스를 찾고 계십니까? 우리는 효과적이고 창의적인 소셜 전략을 실행하는 동시에 규정을 준수하는 데 도움이 되는 HIPAA 규정 준수 정보를 소셜 치트 시트에 정리했습니다.

일반적인 HIPAA 위반 및 소셜 미디어의 역할

사회적으로 HIPAA 규정을 준수하는 것은 복잡하지만, 금전적, 평판, 그리고 가장 중요하게는 환자의 안녕 위험이 너무 가파르기 때문에 잘못 판단할 수 없습니다. 피해야 할 가장 일반적인 HIPAA 위반 사항은 다음과 같습니다.

환자의 세부 정보를 눈에 잘 띄지 않게 숨기기

얼굴, 이름, 날짜 또는 기타 명백한 식별자를 명시적으로 포함하지 않더라도 일부 상황 세부정보로 인해 환자의 개인 정보가 노출될 수 있습니다. Florence와 Van Allen은 게시하기 전에 사진과 비디오를 면밀히 검토할 것을 권고합니다. 미디어 배경에 보호된 정보가 없는지 확인하세요.

Van Allen은 “교직원실 사진처럼 무해해 보이는 것도 위반이 될 수 있습니다. 누군가가 테이블 위에 앉아 있는 환자의 차트를 확대하여 이름이나 기타 PHI를 식별할 수 있습니다.”

건강 정보 확인

“많은 환자들이 자신의 메시지가 의사에게 전달될 것이라고 생각하여 의료 브랜드에 메시지를 보냅니다. 즉, 홍보 활동에 민감한 PHI를 포함한다는 의미입니다.”라고 Florence는 말합니다. 이전 섹션에서 언급했듯이, 환자가 요청하지 않은 경우에도 PHI를 삭제하는 것이 중요합니다.

그러나 많은 조직이 간과하는 중요한 점 중 하나는 PHI 검증도 삼가해야 한다는 것입니다. 예를 들어, 환자가 귀하의 게시물에 댓글을 달고 질병이 있음을 폭로하는 경우 답변에서 해당 질병을 인정해서는 안 됩니다. HIPAA 위반일 수 있습니다. 다음은 몇 가지 예시 시나리오입니다.

환자 메시지 예시: @Hospital님, 저는 최근 당뇨병 진단을 받았습니다. 담당 의사 중 당뇨병 치료를 전문으로 하는 의사가 누구인지 궁금합니다.

HIPAA를 준수하지 않음: @Patient, 저희는 새로운 당뇨병 진단을 받는 것이 어려울 수 있다는 것을 알고 있으며, 저희가 도와드리겠습니다. 상담 일정을 잡으려면 Smith 박사 사무실에 직접 전화하세요.

HIPAA 준수: @Patient, 귀하의 개인정보 보호를 위해 귀하의 댓글을 삭제했습니다. 도움이 필요하면 전화하거나 이메일을 통해 우리 팀에 연락하세요.

교육을 기업 채널 및 유급 직원으로 제한

의료 기관은 교육을 기업 채널과 유급 직원으로 제한함으로써 심각한 결과를 초래할 수 있는 지식 격차를 만듭니다. 예를 들어, 흥분한 인턴이 환자와 셀카를 게시할 수 있습니다. 또는 레지던트 학생이 실수로 재미있는 TikTok에 PHI를 공개할 수도 있습니다.

의료 기관은 HIPAA가 자원봉사자, 학생, 무급 직원을 포함하여 해당 주체의 통제 하에 있는 모든 사람에게 적용된다는 점을 기억해야 합니다. 또한 직원의 개인 계정을 포함하여 회사 계정 이상의 소셜 프로필을 캡슐화합니다.

HIPAA가 소셜 미디어 공급업체에 미치는 영향

소프트웨어 공급업체 및 도구를 선택할 때 HIPAA 규정 준수 및 보안을 최우선으로 고려해야 합니다. 플랫폼을 평가하는 동안 보안 및 개인 정보 보호 팀은 데이터가 더 큰 기술 스택에 통합될 때 데이터가 사용되는 방식에 대해 주의를 기울일 것을 기대합니다.

책임 있는 당사자만 게시할 수 있도록 권한 수준과 메시지 승인 기능을 갖춘 관리 솔루션을 찾아보세요. 암호화 또는 방화벽과 같은 전자 장치에서 PHI를 보호하기 위한 사이버 보안 조치가 마련되어 있는지 확인하십시오.

한 단계 더 나아가 PHI 및 HIPAA 규정 준수와 관련하여 각 당사자의 책임을 지정하는 법적 구속력이 있는 계약인 비즈니스 제휴 계약(BAA)에 기꺼이 서명할 수 있는 소셜 미디어 관리 솔루션을 찾으십시오. Florence가 자세히 설명했듯이 "BAA에 서명할 수 있는 Sprout Social과 같은 파트너와 협력하고 위험과 책임을 함께 져야 합니다."

배울 수 있는 헬스케어 브랜드

이들 4개 의료 기관은 규제 대상 산업에서도 활발한 소셜 미디어 활동이 여전히 가능하고 중요하다는 사실을 보여줍니다.

메이요클리닉

미국 최고의 병원인 Mayo Clinic은 소셜 미디어를 사용하여 고용주 브랜드를 구축합니다. 성공적인 한 달을 축하한 이식 위원장의 게시물을 다시 공유했을 때와 같습니다. 게시물이 어떻게 민감한 환자 정보를 공개하지 않고 대신 이식 팀의 성취와 높은 역량에 초점을 맞추고 있는지 확인하세요.

Mayo Clinic은 또한 홀로코스트 생존자에서 자원봉사자로 변신한 이 따뜻한 동영상과 같이 회사를 더욱 인간미 있게 만들기 위해 자원봉사자, 의사 및 기타 직원의 프로필을 공유합니다.

병원 시스템에서는 일반적인 건강 및 라이프스타일 팁으로 이러한 게시물을 보완하여 팔로어에게 영감을 주고 웰빙을 촉진합니다. 예를 들어 일상적인 움직임의 이점을 소개하는 캐러셀입니다.

클리블랜드 클리닉

선도적인 학술 의료 센터인 Cleveland Clinic은 최신 의료 관련 대화의 동향을 파악하고 전문 지식을 활용하여 지역 사회에 새로운 공중 보건 보고서에 대한 정보를 제공합니다.

최신 소셜 미디어 건강 열풍, 냉수 급락 또는 ​​냉수 샤워의 이점을 조사하는 이 릴과 같습니다. 이 게시물에서는 안전하고 건강을 유지하면서 추세에 따른 보상을 얻는 방법을 자세히 설명합니다.

또한 의료 센터는 해당 조직에서 제작한 최고의 공중 보건 보고서를 공유합니다. 일반적으로 이 게시물에서처럼 사람들이 더 많은 내용을 읽을 수 있도록 링크를 포함하면서 보고서의 주요 결과를 간략하게 요약합니다.

보스턴 아동병원

보스턴 아동병원(Boston Children's Hospital)은 세계 최대 규모의 병원 기반 소아 연구 프로그램의 본거지입니다. 이 조직은 어린이의 건강 결과를 향상시키는 최고의 임상 유전학자에 대한 이 게시물에서 했던 것처럼 소셜 채널을 사용하여 획기적인 연구(및 그 뒤에 있는 연구자)를 강조합니다.

또한 간질 아동을 위한 유전자 검사의 힘에 대한 Facebook의 이 기능과 같이 가족과의 인터뷰를 통해 최첨단 치료의 혜택을 받는 환자를 소개합니다.

Anthem 블루 크로스 블루 쉴드

Anthem Blue Cross Blue Shield는 신뢰할 수 있는 건강 보험 플랜 제공업체입니다. 소셜에서는 고용주가 직장 중독 회복 및 지원에 투자하여 얻는 투자 수익에 대한 이 게시물을 포함하여 회원에게 제공하는 가치에 대한 의미 있는 통계를 공유합니다.

또한 NCQA의 인정에 대한 이 게시물과 같이 회원 관리 및 우수성에 대한 헌신을 보여주는 수상 및 인증을 공유합니다.

인기 보험사로서 소셜을 통해 회원 약관 세부 사항에 대한 문의를 많이 받고 있습니다. 케어 팀은 회원에게 도움말 센터에 이메일을 보내달라고 요청하는 이 답변과 같이 공개 포럼에서 보다 적절하고 안전한 비공개 채널로 대화를 라우팅하는 방법을 보여줍니다.

자신있게 HIPAA 및 소셜 미디어 탐색

소셜 미디어의 HIPAA 규정 준수는 법률 및 보안 팀과 긴밀하게 협력하고 부서 간 교육을 개발하는 과정을 포함하는 다단계의 지속적인 프로세스입니다. 환자 데이터와 조직의 브랜드 상태를 보호하는 주요 모범 사례를 따르면 복잡한 HIPAA 프로토콜을 탐색하고 자신감을 갖고 사회적 존재감을 발전시킬 수 있습니다.

다음 단계: 이제 이 문서를 읽었으므로 법률 및 보안 팀과의 회의를 일정에 넣어 조직 전체의 교육 활동을 계획하고 의료 소셜 미디어 벤치마크를 검토하여 커뮤니티에서 소셜의 역할을 더 잘 이해하십시오. 참여 툴킷.

부인 성명

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