프로젝트 제안서 작성 방법(단계 및 템플릿 포함)

프로젝트 제안이란 무엇입니까?

프로젝트 제안서는 프로젝트의 목표와 요구 사항을 정의하는 데 사용되는 프로젝트 관리 문서입니다. 조직과 외부 프로젝트 이해 관계자가 초기 프로젝트 계획 프레임워크에 동의하는 데 도움이 됩니다.

프로젝트 제안의 주요 목적은 의사 결정자로부터 동의를 얻는 것입니다. 그렇기 때문에 프로젝트 제안서에는 프로젝트의 핵심 가치 제안이 요약되어 있습니다. 내부 및 외부 프로젝트 이해 관계자 모두에게 가치를 판매합니다. 제안의 목적은 이해 관계자와 프로젝트 후원자의 관심을 끄는 것입니다. 사람들의 관심을 끌면 다음 단계는 프로젝트 요약에 대해 흥미를 갖게 하는 것입니다.

프로젝트 제안서를 작성하는 청중의 머리 속에 들어가는 것이 중요합니다. 요구 사항을 충족하는 제안서를 전달하려면 프로젝트의 이해 관계자처럼 생각해야 합니다.

문서를 구성하는 데 도움이 되도록 Word용 무료 프로젝트 제안 템플릿을 만들었으므로 매번 프로세스를 기억할 필요가 없습니다.

프로젝트 제안 유형

프로젝트 제안 유형의 측면에서 공식 또는 비공식 요청 또는 계속되는 제안을 가질 수 있습니다. 갱신 및 추가 제안도 있을 수 있습니다. 다음은 각각에 대한 간략한 설명입니다.

• 요청된 프로젝트 제안: 요청된 프로젝트 제안은 제안 요청(RFP)에 대한 응답으로 전송됩니다. 여기에서 프로젝트 소유자의 RFP 지침을 준수해야 합니다.
• 원치 않는 프로젝트 제안: 제안 요청을 받지 않고도 프로젝트 제안을 보낼 수 있습니다. 이는 프로젝트 소유자가 많은 계약자로부터 원치 않는 프로젝트 제안을 받는 건설 프로젝트에 대한 공개 입찰에서 발생할 수 있습니다.
• 비공식 프로젝트 제안: 이 유형의 프로젝트 제안은 고객이 RFP 없이 비공식 제안을 요청할 때 생성됩니다.
• 리뉴얼 프로젝트 제안: 과거 고객에게 연락할 때 리뉴얼 프로젝트 제안을 사용할 수 있습니다. 장점은 과거의 긍정적인 결과와 미래의 이점을 강조할 수 있다는 것입니다.
• 지속 프로젝트 제안: 프로젝트 진행 상황을 전달하기 위해 투자자 및 이해 관계자에게 전송됩니다.
• 추가 프로젝트 제안: 이 제안은 프로젝트 실행 단계에서 추가 자원을 요청하기 위해 투자자에게 전송됩니다.

프로젝트 제안서 작성 방법

다음을 포함하여 몇 가지 주요 운영 및 전략적 질문을 고려해야 합니다.

1. 삼중 제약: 프로젝트 범위, 일정 및 비용의 삼중 제약을 어떻게 해결할 수 있습니까?
2. 핵심 문제: 우리가 해결하려는 핵심 문제는 무엇입니까?
3. 리소스: 어떤 리소스를 사용할 수 있습니까?
4. 타임라인: 우리가 작업하고 있는 프로젝트 타임라인은 무엇입니까?
5. 예산: 어떤 프로젝트 예산으로 작업해야 합니까? 이것이 목표 설정에 어떤 영향을 미칩니까?
6. 전략적 목표: 고객의 전략적 목표는 무엇이며 우리의 제안이 이러한 목표와 어떻게 일치합니까?
7. 책임 당사자: 프로젝트를 책임지는 사람들은 누구입니까? 그들의 목표와 동기는 무엇입니까?
8. 클라이언트 혜택: 프로젝트 완료로 인해 클라이언트는 어떤 혜택을 받을 수 있습니까? 그들의 주요 목표는 무엇입니까?
9. 프로젝트 결과물 및 성공: 프로젝트의 성공은 어떻게 측정됩니까? 이해 관계자는 종료 시 어떤 결과물을 기대합니까?

이러한 질문에 답하면 프로젝트 제안서를 작성할 수 있습니다. 모든 프로젝트 제안에는 제안의 기초를 구성하는 6가지 요소가 있습니다. 프로젝트 제안 예시를 살펴보겠습니다.

샘플 프로젝트 제안 개요

이 6가지 요소는 잘 구성된 프로젝트 제안 개요의 기초입니다.

요약

요약 요약은 무엇보다도 프로젝트 배경, 프로젝트 목표, 프로젝트 결과물과 같은 프로젝트 제안의 주요 요소에 대한 간략한 개요를 제공합니다. 목표는 청중의 관심을 사로잡고 제안하는 프로젝트에 대해 흥미를 갖게 하는 것입니다. 본질적으로 프로젝트 수명 주기에 대한 "엘리베이터 피치"입니다. 짧고 간결해야 합니다.

요약은 설명적이어야 하며 클라이언트에게 프로젝트 성공이 어떤 모습인지 그림으로 그려야 합니다. 가장 중요한 것은 프로젝트 클라이언트에게 동기를 부여해야 한다는 것입니다. 결국 목표는 프로젝트를 진행하기 위해 점선에 서명하도록 하는 것입니다!

프로젝트 배경

프로젝트 배경은 프로젝트가 해결할 문제를 설명하는 프로젝트 제안서의 한 페이지 섹션입니다. 이 문제가 시작된 시기, 현재 상태 및 프로젝트가 이상적인 솔루션이 될 방법을 설명해야 합니다.

• 연혁: 이력 섹션에는 이전에 성공한 프로젝트가 요약되어 있습니다. 또한 더 원활하게 실행될 수 있었던 항목에 대해서도 설명합니다. 그렇게 함으로써 이 섹션은 선례를 확립합니다. 즉, 이전 프로젝트의 정보를 사용하여 다음 프로젝트가 더 효과적일 수 있는 방법.
• 솔루션: 솔루션 섹션에서는 프로젝트가 클라이언트의 문제를 해결하는 방법을 다룹니다. 따라서 이 섹션에는 팀이 효율적으로 작업하는 데 사용할 프로젝트 관리 기술, 기술 및 절차가 포함됩니다.

프로젝트 접근 방식

프로젝트 접근 방식은 프로젝트에 대한 프로젝트 관리 방법론, 도구 및 거버넌스를 정의합니다. 간단히 말해서 프로젝트 관리자는 프로젝트가 성공적으로 계획, 실행 및 제어되는 방법을 이해 관계자에게 설명할 수 있습니다.

• 요구 사항: 요구 사항은 프로젝트에 필요한 항목, 재료 및 자원입니다. 이 섹션은 내부 및 외부 요구 사항을 모두 다루어야 합니다.
• 권한 부여: 이 섹션에서는 프로젝트 팀의 의사 결정자가 누구인지 다룹니다. 또한 클라이언트 측에서 승인 권한이 있는 이해 관계자를 다룹니다.
• 프로젝트 범위: 프로젝트 범위는 실행될 모든 작업을 나타냅니다. 프로젝트 수명 주기의 실행 단계에서 전달될 작업 항목, 작업 패키지 및 결과물을 정의합니다. 작업 분류 구조(WBS)를 사용하여 작업, 하위 작업을 정의하고 우선 순위를 지정하는 것이 중요합니다.
• 프로젝트 리소스: 리소스는 프로젝트 실행에 매우 중요합니다. 프로젝트 제안서에는 필요한 리소스와 사용 방법이 간략하게 설명되어 있습니다. 나중에 계획 단계에서 프로젝트 계획의 중요한 요소가 될 리소스 관리 계획을 만들어야 합니다.
• 프로젝트 일정: 프로젝트 범위를 정의한 후에는 프로젝트 일정을 만들기 위해 각 작업의 기간을 추정해야 합니다. 나중에 프로젝트 계획 단계에서 프로젝트의 총 길이를 추정하는 일정 기준선을 만들어야 합니다. 프로젝트가 시작되면 실제 프로젝트 일정을 일정 기준선과 비교하여 진행 상황을 모니터링합니다.
• 프로젝트 예산: 프로젝트 에 필요한 모든 리소스에는 가격표가 있습니다. 그렇기 때문에 이러한 비용을 추정하고 프로젝트 예산을 작성해야 합니다. 프로젝트 예산은 모든 프로젝트 비용을 충당해야 하며 프로젝트 관리자로서 이를 준수해야 합니다.
• 재무 제표: 내부 이해 관계자와 외부 투자자를 설득하려면 프로젝트가 조직에 가져올 수 있는 재정적 이점이 무엇인지 보여줘야 합니다. 비용 편익 분석 및 예상 재무제표를 사용하여 프로젝트가 수익성이 있는 이유를 설명할 수 있습니다.
• 부록: 프로젝트 제안서에 포함되지 않은 정보는 부록의 일부입니다. 프로젝트의 더 흥미로운 세부 사항이 많이 있는 곳입니다. 또한 여기에서 팀 구성원과 이해 관계자가 자세히 알아볼 수 있습니다.

무료 프로젝트 제안 템플릿

프로젝트 제안서 템플릿에는 제한 사항이 있지만 프로젝트 제안서 작성을 시작하는 것이 좋습니다. Word용 무료 프로젝트 제안 템플릿을 사용해 보세요.

프로젝트 제안 팁

작업 중인 프로젝트 제안이 무엇이든 모두에게 모범 사례로 적용되는 몇 가지 팁이 있습니다. 위에서 목차를 포함하는 프로젝트 제안 템플릿을 제안했지만, 이는 많은 페이지 길이를 의미하지만 가장 좋은 시나리오는 제안을 최대 한 페이지 또는 두 페이지로 유지하는 것입니다. 이해 관계자를 지루하게 만드는 것이 아니라 설득하려는 것임을 기억하십시오.

프로젝트 이해 관계자에 대해 말하면 조사를 수행하십시오. 당신은 올바른 사람들을 다루고 싶어합니다. 훌륭한 제안서를 작성하는 데 필요한 모든 작업을 수행하여 잘못된 대상 고객에게만 전달되도록 하는 것은 의미가 없습니다. 그러나 그것을 읽을 사람은 그 제안을 이해할 수 있어야 합니다. 언어를 단순하고 직접적으로 유지하십시오.

글을 쓸 때는 전문가에게 맡기세요. 프로젝트 제안, 비즈니스 사례 또는 요약과 같은 비즈니스 문서도 제대로 구성되지 않았거나 오타가 있으면 문제가 발생합니다. 전문 비즈니스 작가를 고용하고 싶지 않다면 프로젝트 팀에 문서를 복사, 편집 및 교정할 수 있는 사람이 있는지 확인하십시오. 더 많은 눈을 볼수록 최종판에 오를 가능성이 줄어듭니다.
제안서를 짧고 달콤하게 유지하고 싶지만 첨부 파일에 고객 평가를 추가하여 냄비를 달콤하게 만드는 데 도움이 됩니다. 귀하의 제품이나 서비스를 찾는 고객 기반보다 프로젝트 계획을 더 잘 파는 것은 없습니다.

Kanban 보드를 사용하여 프로젝트 제안 계획하기

ProjectManager를 사용하면 당사 소프트웨어 내에서 제안을 계획할 수 있습니다. 프로젝트 제안에 대한 작업을 업데이트하여 현재 상태와 완료해야 할 작업을 나타낼 수 있습니다. 열을 사용하면 제안을 섹션별로 구성하여 일종의 작업 분류 구조(WBS)를 만들 수 있습니다.

이 비디오를 따라 제안서의 모든 단계를 체계적으로 진행하여 모든 세부 사항이 포함되도록 합니다. 시청한 후 주요 측면을 검토하기 위해 계속 읽으십시오.

프로젝트 제안서를 작성할 때 대상 고객을 기억하는 것이 중요합니다. 청중에는 프로젝트에 대해 흥분하고 완료를 조직의 이득으로 여기는 사람들이 포함됩니다. 반대로 청중의 다른 사람들은 프로젝트를 고통스럽고 기대하지 않는 것으로 볼 것입니다. 양 당사자를 만족시키려면 언어를 사실적이고 간결하게 유지하는 것이 중요합니다.

우리의 간판 보드는 필요한 경우 해당 언어를 통해 생각하고 다른 팀 구성원과 효과적으로 협업할 수 있도록 도와줍니다. 각 카드는 완료된 비율을 보여주므로 프로젝트 관리 팀의 모든 사람이 완료된 작업과 완료해야 할 작업이 무엇인지 알 수 있습니다.

위의 칸반 보드에서 볼 수 있듯이 Executive Summary 작업이 시작되었습니다. 소개, 목차 및 회사 역할 섹션이 완료되었으며 문제 설명 및 솔루션 권장 작업에 대한 좋은 시작이 있습니다.

그런 다음 PDF가 카드에 첨부되고 작업에 추가된 모든 사람은 변경 사항을 알리는 이메일을 받습니다. 이 동일한 프로세스를 프로젝트의 수명 주기 내내 사용하여 팀을 최신 상태로 유지하고, 협업하고, 최고 수준의 프로젝트 제안을 생성할 수 있습니다.

프로젝트 제안을 위한 SMART 목표 개발

프로젝트 제안에 대한 목표와 목표를 개발할 때 가장 좋은 마음가짐은 SMART 시스템을 사용하는 것입니다.

• 구체적 – 목표와 목표가 명확하고 간결하며 당면한 작업에 대해 구체적이어야 합니다.
• 측정 가능 - 목표와 목표가 측정 가능해야 일이 순조롭게 진행되고 있을 때와 반대로 상황이 잘못되어 문제를 해결해야 할 때를 분명히 알 수 있습니다. 측정 가능한 목표를 통해 프로젝트 진행 상황을 추적하고 완료 및/또는 종료를 위한 합리적인 날짜를 식별하는 데 사용할 이정표를 쉽게 개발할 수 있습니다.
• 달성 가능 – 모든 프로젝트에 "도달" 목표가 있는 것이 중요합니다. 이 목표를 달성한다는 것은 기대를 훨씬 뛰어넘는 뛰어난 프로젝트를 의미합니다. 그러나 프로젝트의 핵심 목표를 달성할 수 있는 것이 중요하므로 사기가 높게 유지되고 시간과 자원이 남아서 작업이 완료됩니다.
• 관련성 – 모든 목표가 프로젝트와 직접적으로 관련이 있는지 확인하고 작업 범위를 해결하세요.
• 시간 기반 – 일정과 특정 날짜는 모든 목표와 목표의 핵심에 있어야 합니다. 이렇게 하면 프로젝트를 순조롭게 진행하는 데 도움이 되고 모든 프로젝트 팀 구성원이 자신보다 앞서 있는 작업을 관리할 수 있습니다.

프로젝트 제안서를 작성하려면 시간과 신중한 고려가 필요합니다.

그러나 다음 큰 프로젝트에서 수주할 때 보낸 시간은 그만한 가치가 있습니다!

프로젝트 제안은 프로젝트 계획 프로세스의 첫 번째 단계일 뿐입니다. 프로젝트가 승인되면 계획을 구체화하고, 리소스를 할당 및 관리하고, 프로젝트를 모니터링하고, 마지막으로 결과물을 제출해야 합니다. 이 프로세스에는 유연하고 역동적이며 강력한 프로젝트 관리 소프트웨어 패키지가 필요합니다. ProjectManager는 모든 팀 구성원이 실시간으로 이 프로세스를 협업하고 관리할 수 있도록 도와주는 클라우드 기반 프로젝트 관리 소프트웨어입니다. 이 무료 30일 평가판으로 수상 경력에 빛나는 소프트웨어를 사용해 보십시오.