프로젝트의 워크플로 다이어그램을 만드는 방법(무료 도구 포함)

워크플로 다이어그램을 사용하면 하나의 순서도에서 전체 프로젝트를 볼 수 있습니다. 모든 작업과 작업이 하나에서 다음으로 이동하는 방법은 물론 프로젝트 계획에 설명되어 있지만 시각적 개체가 있으면 큰 그림을 볼 수 있는 빠르고 쉬운 방법입니다.

프로젝트를 정의하고 관리하기 쉽게 만드는 모든 도구는 가치가 있습니다.

워크플로 다이어그램이란?

워크플로 다이어그램은 종속 작업을 포함하여 프로젝트 또는 비즈니스 프로세스의 모든 작업을 표시하는 프로젝트 관리 차트 유형입니다. 손으로 그릴 수 있으며 워크플로를 설명하여 프로젝트를 신속하게 홍보하는 데 자주 사용됩니다. 워크플로 다이어그램은 생산 프로세스 개선을 돕기 위해 1880년대 후반 제조 산업에 도입되었습니다. 그러나 이제는 금융, 정부 및 상업을 포함한 다양한 산업 분야에서 사용됩니다.

워크플로 다이어그램은 지도와 같습니다. 프로젝트의 최종 결과물로 이어지는 시작점과 경로가 있습니다. 워크플로 다이어그램을 따르면 불필요한 우회를 하지 않고 작업을 더 빨리 완료할 수 있습니다. 이것이 워크플로 차트가 프로세스 개선, 비즈니스 프로세스 매핑 및 비즈니스 프로세스 분석에 일반적으로 사용되는 이유입니다.

명확한 프로젝트 계획, 비즈니스 프로세스 또는 최소한 워크플로 분석이 있어야 워크플로 다이어그램을 만들 수 있습니다. 이를 통해 작업을 정의하고 프로세스의 주요 결정 사항을 표준화 및 식별할 수 있습니다.

워크플로 관리 소프트웨어와 함께 워크플로 다이어그램을 사용하면 비즈니스 프로세스를 간소화할 수 있습니다. ProjectManager는 자동화된 워크플로를 생성하여 바쁜 작업을 없애고 팀의 생산성을 가속화할 수 있는 클라우드 기반 작업 관리 소프트웨어입니다. 또한 Gantt 차트, 간판 보드, 작업 목록 등을 기반으로 본격적인 프로젝트 계획을 세울 수 있습니다. 지금 무료로 ProjectManager를 사용해 보십시오.

워크플로 다이어그램은 프로젝트 관리에 어떻게 도움이 됩니까?

프로세스 매핑 워크플로 다이어그램은 작업 순서에서 팀의 역할을 도와주기 때문에 프로젝트 관리에 유용합니다. 이를 통해 부서 간의 더 나은 의사 소통이 이루어지고 팀이 해야 할 일을 확실히 파악할 수 있습니다.

또한 워크플로 다이어그램은 실행하기 전에 프로젝트 일정에서 블록을 찾는 데 도움이 됩니다. 따라서 워크플로 차트는 프로젝트를 궤도에서 벗어날 수 있는 영역을 식별합니다. 이를 통해 병목 현상이 일정 및/또는 예산에 부정적인 영향을 미치기 전에 팀과 함께 프로세스 개선 및 프로세스 모델링 솔루션을 브레인스토밍할 시간을 얻을 수 있습니다.

흐름도는 팀 전체에 도움이 될 수도 있습니다. 모든 사람이 작업을 이해하는 데 사용할 수 있는 훌륭한 공동 작업 도구입니다. 이 지식은 의사 소통을 더 명확하게 만듭니다. 또한 새로운 사람이 온보딩될 때 워크플로 다이어그램과 같은 비즈니스 프로세스 매핑 도구를 사용하면 새 직원이 프로젝트에 적응하는 데 걸리는 시간이 단축됩니다.

노드의 모양도 워크플로 다이어그램을 정의하는 데 중요한 역할을 할 수 있습니다. 예를 들어, 타원은 프로세스의 시작 또는 종료 지점을 나타냅니다. 사각형은 지침 또는 작업입니다. 다이아몬드 모양은 두 개의 개별 경로 중 하나로 워크플로를 이끄는 예 또는 아니오 결정을 나타냅니다. 원은 무언가가 한 섹션에서 다른 섹션으로 이동할 때를 의미합니다. 화살표는 다음 단계의 방향을 나타냅니다.

워크플로 차트의 구성 요소

워크플로 차트는 6가지 구성 요소로 구성됩니다.

• 참가자: 이들은 어떤 프로세스가 도표화되고 있는지에 관계없이 사람들입니다. 여기에는 프로세스에서의 역할도 포함됩니다.
• 활동: 이것은 당신의 일입니다. 예를 들어, 활동은 주문, 청구, 금융 서비스 또는 제조일 수 있습니다. 각 작업은 상세합니다.
• 순서: 활동 전후에 어떤 일이 발생하는지 그리고 이러한 작업이 시작 또는 중지할 다른 작업에 의존하는지 여부를 간략하게 설명합니다.
• 입력: 자료나 데이터와 같은 활동을 하기 위해 필요한 것입니다.
• 출력: 데이터, 문서 또는 다음 활동으로 전달될 모든 것과 같은 해당 활동의 최종 결과입니다.
• 표준화: 일반적으로 단계는 노드로 표시됩니다. 이 노드는 작업이 이동하는 방향을 나타내는 선으로 연결됩니다. 따라서 동시에 작업을 실행하는 경우 여러 노드를 서로 겹쳐서 쌓을 수 있습니다.

워크플로 다이어그램의 유형

다음과 같은 여러 가지 방법으로 워크플로 다이어그램을 설명할 수 있습니다.

• ANSI 순서도: ANSI 순서도는 American National Standards Institute(따라서 약어)의 기호를 사용합니다. 가장 일반적으로 사용되는 변형입니다.
• UML 활동: UML 또는 통합 모델링 언어는 프로세스의 단계 순서를 그래픽으로 보여줍니다. 또한 제어의 흐름을 나타냅니다.
• 비즈니스 모델링 표기법: BPMN(비즈니스 프로세스 모델링 표기법)은 UML과 유사하지만 출력보다 비즈니스 프로세스 및 정보에 중점을 둔 기술 및 비즈니스 담당자가 더 많이 사용합니다.
• 스윔 레인: 스윔 레인은 조직의 여러 부분을 구분하여 이러한 단위 간의 상호 작용을 강조하는 다이어그램입니다. 사용자에게 잠재적인 비효율성을 노출하는 높은 수준의 보기를 제공합니다.
• SIPOC: 공급자, 입력, 프로세스, 출력, 고객 또는 SIPOC는 누가 데이터를 생성하고 수신했는지 보여줍니다. 또한 관련된 높은 수준의 프로세스를 설명합니다.

관련 항목: 프로젝트의 화살표 다이어그램: 노드 활동 및 화살표 활동

워크플로 다이어그램을 만드는 방법

위에서 언급했듯이 워크플로 다이어그램은 페이지에 마술처럼 나타나지 않습니다. 분석을 포함하는 작업을 수행해야 합니다. 다음 6단계에 따라 고유한 워크플로 다이어그램을 만드십시오.

1. 추적 중인 프로세스 식별: 추적 할 프로젝트 프로세스를 결정하면 사용하는 다이어그램 유형을 결정하는 데 도움이 됩니다. 기술 또는 비기술적 워크플로 다이어그램을 사용할 사람을 염두에 두십시오. 이는 사용된 다이어그램에도 영향을 미치기 때문입니다.
2. 시작 및 끝 지점 정의: 워크플로 다이어그램에는 프로세스를 시작하기 위한 시작 지점과 해당 프로세스가 완료되는 최종 목표가 필요합니다. 연속적인 과정을 보여주는 것이 아니라 모든 프로젝트와 마찬가지로 시작과 끝이 있는 과정을 보여줍니다.
3. 정보 수집: 프로세스의 각 단계와 관련된 활동과 이러한 각 단계의 의사 결정자가 누구인지 간략히 설명합니다. 또한 프로세스의 일정, 편차, 가능한 병목 현상 및 프로세스 개선 방법을 알고 싶을 것입니다. 이 정보는 워크플로와 관련된 모든 부서의 팀과 대화하여 수집해야 합니다.
4. 비효율성 찾기 및 제거: 작업을 정의하여 프로세스를 능률화합니다. 각 작업이 꼭 필요한지, 유용한지, 있으면 좋은지 또는 필요하지 않은지 결정합니다. 이러한 구분이 전체 목표 및 전체 워크플로 관리와 일치하는지 확인하십시오.
5. 워크플로 생성: 여기에서 컴파일한 모든 데이터를 가져와 워크플로 프로세스의 시각적 맵으로 만듭니다. 이것은 손으로 또는 다이어그램 도구를 사용하여 수행할 수 있습니다. 최종 워크플로 다이어그램은 이해, 편집 및 공유가 쉬워야 합니다.
6. 검토 및 수정: 워크플로 다이어그램은 정적 문서가 아닙니다. 병목 현상이 발생하고 일부 프로세스가 너무 오래 걸리고 비용이 증가하는 등 지속적으로 검토하고 개선해야 합니다. 효율성을 높이는 방법은 항상 있으므로 귀하와 귀하의 팀은 이에 대해 열려 있어야 합니다.

워크플로 다이어그램 예

워크플로 다이어그램을 만드는 방법을 더 잘 설명하려면 웹 사이트로 트래픽을 유도하기 위해 블로그 게시물을 게시하는 간단한 워크플로의 아래 이미지를 참조하십시오. 아래 그림과 같이 프로젝트는 올바른 키워드를 찾는 것으로 시작됩니다. 잠재 고객이 사용하는 검색어로 블로그 게시물이 검색어의 맨 위에 오길 바랍니다.

주제를 결정하고 키워드를 선택하면 카피라이터에게 키워드를 할당하고, 카피라이터는 초안을 편집하는 편집자에게 첫 번째 초안을 전달합니다. 이것은 다른 액티비티와 같이 직사각형이 아닌 삼각형으로 표현됩니다. 이것은 예 또는 아니오로 결정되기 때문입니다.

승인되면 사본이 예술 부서로 이동하고 출판될 때 작품과 함께 제공될 시각 자산이 생성됩니다. 그런 다음 사본과 자산이 WordPress와 같은 콘텐츠 관리 시스템(CMS)에 업로드됩니다. 이제 최종 수정이 이루어지며 수정이 필요한지 여부에 대한 예 또는 아니오가 결정됩니다.

모든 것이 좋아 보이면 블로그가 게시됩니다. 그런 다음 다양한 소셜 미디어 플랫폼에서 공유되어 웹사이트로 트래픽을 유도합니다. 이 프로세스가 완료되었습니다. 물론 나중에 트래픽 분석과 같은 다른 프로세스가 있지만 다른 순서도에 대한 것입니다.

워크플로 차트를 만들기 위한 무료 도구

네트워크 다이어그램을 손으로 그리는 것은 요점을 전달하는 데 좋지만 프로젝트에 사용하려면 명확하고 한 눈에 읽기 쉬운 것이 필요합니다. 그림과 글씨를 잘 쓸 수 있는 능력이 없다면 다이어그램 도구를 사용하는 것이 더 나을 것입니다. 공유 및 편집도 더 쉽습니다. 다음은 시작하는 데 도움이 되는 몇 가지 무료입니다.

• edraw by wondershare: 이 무료 다이어그램 솔루션은 워크플로 차트뿐만 아니라 중간 지도 및 기타 시각적 도구도 만듭니다. 협업에 좋습니다.
• draw.io: 이 무료 다이어그램 작성기는 Google 드라이브, OneDrive, Dropbox, GitHub 등에서 작동합니다. 순서도, 프로세스 다이어그램, 네트워크 다이어그램 등을 만듭니다.
• SmartDraw: 이 무료 그리기 프로그램에는 순서도에서 평면도에 이르기까지 시작하는 데 도움이 되는 많은 템플릿이 있습니다. 또한 Google Workspace, Microsoft Office, Atlassian의 Confluence 및 Jira와 통합됩니다.

ProjectManager가 워크플로를 지원하는 방법

프로세스를 알고 워크플로 다이어그램을 매핑하는 것은 시작에 불과합니다. 그 계획을 실행하고 합의된 예산 내에서 정시에 실행해야 합니다. 이를 위해서는 프로세스 및 리소스 관리 도구에 대한 가시성이 확보되어 팀이 최대한의 작업을 수행할 수 있습니다. ProjectManager는 실시간 데이터를 제공하여 워크플로를 제어하기 위해 보다 통찰력 있는 결정을 내리는 클라우드 기반 소프트웨어입니다.

Kanban 보드에서 워크플로 생성

워크플로 다이어그램을 팀 할당 및 관리자에게 작업에 대한 투명성을 제공하는 도구로 전환하려면 칸반 보드가 필요합니다. Kanban 보드는 애자일 워크플로를 시각화하는 데 도움이 되므로 팀이 백로그를 관리하고 스프린트를 계획하기 위해 협업할 수 있습니다. 관리자는 팀을 차단하기 전에 보드를 보고 병목 현상을 포착하고 계속 작업할 수 있도록 리소스를 재할당할 수 있습니다. 관리자가 대화형 Gantt 차트와 같은 다른 여러 프로젝트 보기 중 하나에서 작업하는 경우에도 모든 데이터는 칸반 워크플로에서 동시에 업데이트됩니다.

리소스 관리 및 추적

워크플로 다이어그램은 팀을 위한 경로를 보여주지만 리소스 관리 도구는 팀이 생산적으로 작업할 수 있도록 합니다. 관리해야 할 한 가지는 각 팀 구성원에게 할당한 작업 수입니다. 색상으로 구분된 워크로드 차트를 통해 누가 초과 할당되었는지, 누가 할당량이 너무 적은지 빠르고 쉽게 확인할 수 있습니다. 그런 다음 워크로드 차트에서 바로 리소스를 재할당하고 팀 작업의 균형을 유지하여 최상의 상태로 작업할 수 있습니다.

즉석에서 진행 상황에 대한 보고서

이해 관계자는 워크플로 차트를 보고 싶어하지만 프로젝트가 진행됨에 따라 진행 상황에 대한 데이터도 원할 것입니다. 작업, 시간, 예산 등에 대한 원클릭 보고서를 필터링하여 원하는 정보만 표시할 수 있으며 PDF 첨부 파일로 쉽게 공유하거나 상태 업데이트를 원하는 경우 인쇄할 수도 있습니다.

워크플로 다이어그램에만 프로젝트의 성공을 기대하지 마십시오. 이제 팀이 협업하고, 워크플로를 자동화하고, 성과를 모니터링, 추적 및 보고하는 데 도움이 되는 프로젝트 관리 도구를 사용하여 지도를 확보해야 합니다. ProjectManager는 목표 달성에 도움이 되도록 작업을 구성하는 수상 경력에 빛나는 소프트웨어입니다. 당사의 작업 관리 도구는 위치, 작업 방식 또는 기술 수준에 관계없이 하이브리드 팀과 함께 작동하도록 설계되었습니다. 워크플로 다이어그램을 대화형 프로젝트 관리 도구로 바꾸십시오. 지금 무료로 ProjectManager를 사용해 보십시오.