이벤트 예산을 만드는 방법

가상이든 대면이든 하이브리드든 이벤트를 생성하는 것은 충분히 어렵습니다. 이벤트 예산을 짜는 것은 또 다른 스트레스를 가중시킵니다. 그러나 몇 가지 간단한 단계를 거쳐 이벤트 예산을 세우면 악몽이 될 필요가 없습니다.

성공적인 행사는 재미있고 유익해야 합니다. 이벤트 예산에 어려움을 겪고 있다면 전체 이벤트에 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다. 이벤트 예산이 잘못된 경우 상황은 더욱 악화됩니다. 벤더나 연사에게 비용을 지불하지 못할 수도 있습니다. 이러한 함정을 피하도록 도와드리겠습니다.

이벤트 예산이란 무엇입니까?

이벤트 예산은 이벤트 개최와 관련된 예상 비용입니다. 이는 조사, 전문가 지침 및 이벤트 계획의 여러 변수를 기반으로 합니다. 크고 작은 모든 행사에는 경비를 충당할 예산이 필요합니다.

행사 예산은 장소 대여, 의자, 테이블 등 필요한 장비, 패널 토론의 연사 또는 참가자 확보와 같은 모든 비용을 예측해야 합니다. 물론 더 많은 비용이 들지만 생성되는 이벤트 유형에 따라 달라집니다.

이벤트 계획 및 예산 책정은 성공적인 이벤트 제공의 첫 번째 단계입니다. 지금 예산을 책정하고 있는 이벤트 이전에 수십 개의 이벤트를 제작했더라도 항상 차이가 있을 것입니다. 사물의 가격은 변하고 예산에 영향을 미칠 수 있는 이벤트를 준비하는 데 내재된 위험이 있습니다.

예산을 만들고 관리하는 것은 성공적인 이벤트를 제공하는 데 있어 가장 중요한 부분 중 하나입니다. ProjectManager는 리소스와 비용을 실시간으로 추적하는 데 도움이 되는 온라인 소프트웨어입니다. 모든 리소스와 비용을 포함하여 Gantt 차트에서 예산을 계획하고 해당 예산을 캡처하기 위한 기준을 설정합니다. 이제 계획된 비용을 실제 비용과 실시간으로 비교할 수 있습니다. 비용을 실시간으로 모니터링하면 예산을 유지할 수 있습니다. 지금 무료로 ProjectManager를 시작하세요.

이벤트 유형

다양한 종류의 이벤트가 있습니다. 휴일 파티에서 비즈니스 회의에 이르기까지 친밀한 것부터 큰 것까지 다양합니다. 모든 이벤트는 네 가지 주요 하위 집합으로 나눌 수 있습니다. 각각은 비슷한 예산 요구 사항을 가지고 있지만 그들 사이에도 약간의 큰 차이가 있습니다.

사적인

비공개 이벤트는 파트너의 생일이나 기념일에 던지는 이벤트가 될 수 있습니다. 그러나 기업 행사나 다른 비즈니스 기능이 될 수도 있습니다. 이러한 다양한 이벤트는 일반적으로 초대 전용이므로 초대받은 사람만 참석할 수 있습니다.

기업

기업 행사는 기업이 후원하는 행사입니다. 그들은 회사의 직원이나 고객에게 집중하는 경향이 있습니다. 기업 행사는 직원을 교육하거나 브랜드 또는 제품에 대해 대중을 교육하고, 회사의 이정표를 축하하고, 회사의 변화를 알리고, 네트워킹 기회 또는 팀 구축 연습을 제공하는 데 사용할 수 있습니다.

대면

대면 행사는 참가자와 행사 스태프가 모두 물리적으로 같은 공간에 있는 행사입니다. 이것은 최근까지 거의 모든 사건이 일어난 방식입니다. 그러나 몇 년 전만 해도 투자자와 기자를 대상으로 한 기업 실적 발표회와 같은 행사는 전화로도 진행할 수 있었습니다.

온라인

가상 이벤트라고도 하는 온라인 이벤트는 인터넷에서 발생하는 이벤트입니다. 라이브 스트리밍하거나 녹화할 수 있지만 참석하고 싶은 유일한 사람은 온라인으로 액세스하는 것입니다. 기술이 향상되어 참석자와 이벤트 제작자 및 공급업체가 실시간으로 상호 작용할 수 있습니다. 이러한 유형의 이벤트는 더 많은 청중을 끌어들일 수 있기 때문에 매우 인기가 있습니다. 물리적 사이트와 가상 플랫폼을 제공하는 하이브리드 이벤트를 찾는 것도 보편화되고 있습니다.

이벤트 예산을 만드는 방법

언급했듯이 모든 유형의 이벤트에는 예산이 필요합니다. 이벤트의 종류와 규모에 따라 간단할 수도 있고 복잡할 수도 있습니다. 그러나 시간을 들여 정확한 예산을 예측하는 것은 이벤트가 차질 없이 진행되도록 하는 한 가지 방법입니다.

아래에서는 이벤트 예산을 만드는 기본 단계를 분석합니다. 이는 모든 유형의 이벤트에 적용할 수 있는 광범위한 보기입니다. 당연히 어떤 유형의 이벤트를 생성하는지에 따라 추가 단계가 있지만 여기에서 요점을 알 수 있습니다.

1. 이벤트 계획 수립

가장 먼저 해야 할 일은 행사 전략을 파악하는 것입니다. 즉, 어떤 종류의 이벤트를 제작하고 있는지와 지불할 의사가 있는 대략적인 수치를 결정해야 합니다. 이것은 프로젝트 범위를 배치하는 높은 수준의 계획으로 이어집니다. 범위는 이벤트 목표, 산출물, 작업, 비용 및 기한입니다. 장소, 연사, 직원 배치, 브랜딩, 음식, 마케팅, 장비 등을 결정해야 합니다. 이 작업을 수행한 후 이해 관계자가 동의하는지 확인하십시오.

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2. 고정 및 가변 비용 추정

이제 계획이 있으므로 다음 단계는 비용을 예측하는 것입니다. 이는 고정 비용과 변동 비용의 차이를 이해하고 그에 대한 정확한 추정을 하는 것을 의미합니다. 고정 비용은 간접비 또는 간접비라고도 합니다. 바꿀 수 없는 것들. 예를 들어 임대료, 공과금 및 급여는 고정 비용입니다. 변동비는 인건비, 행사에 필요한 재료비, 행사 공과금 등 행사마다 달라지는 비용이다. 후자도 고정 비용이지만 공과금은 이벤트에 따라 영향을 받을 수 있으므로 두 범주 모두에 속합니다. 이러한 비용을 알면 보다 정확한 이벤트 예산을 세우는 데 도움이 됩니다.

3. 이벤트 예산 만들기

이제 세부 정보가 있으므로 이벤트 예산을 구성할 수 있습니다. 사용할 공급업체, 이벤트 장소 및 이벤트 예산을 모으기 위한 기타 서비스 제공업체를 알아야 합니다. 이벤트 예산을 생성하면 이러한 비용을 추적하고 예산을 유지하는 데 도움이 됩니다. 이를 위해서는 실제 비용을 모니터링하고 이벤트에 대한 계획된 비용과 비교해야 합니다. 실시간으로 데이터를 수집할 수 있다면 이벤트 예산을 유지할 가능성이 높아집니다.

이벤트 예산에 어떤 비용을 포함해야 합니까?

이벤트 예산에 포함할 몇 가지 비용에 대해서는 이미 언급했습니다. 다음은 일반적인 목록이지만 전체 목록은 아닙니다. 행사 예산을 세울 때 모든 것을 포함시키십시오. 감당할 수 있는 비용이 많을수록 이벤트 예산이 더 정확해집니다.

이벤트 마케팅

이벤트가 성공하려면 청중이 이벤트가 무엇인지, 어디서, 언제인지 알아야 합니다. 이러한 것들은 직원에게 이메일을 보내거나 웹사이트를 만들거나 온라인 광고를 하는 마케팅 비용에 포함됩니다. 기존 광고를 하든 디지털 광고를 하든 해당 비용을 정의해야 합니다.

인력 비용

이벤트를 위해 직원을 모집하고 고용해야 합니다. 수십 번의 구직 면접을 거치는 대신 직원 채용 및 케이터링과 같은 기타 관련 서비스를 제공하는 임시 채용 업체와 계약할 수 있습니다.

장소

이벤트가 대면 또는 온라인인 경우에도 여전히 장소가 필요합니다. 해당 장소는 이벤트가 물리적인지 가상인지에 따라 다릅니다. 예를 들어 대면 이벤트에는 모든 참석자, 공급업체, 소회의실 또는 패널 토론 및 기조 연설을 위한 무대를 수용할 수 있을 만큼 충분히 큰 공간이 필요합니다. 온라인 이벤트에는 조명, 카메라, 마이크 등을 의미하는 녹화 및 방송을 위한 물리적 장소가 필요합니다.

식음료

대부분의 이벤트에는 일종의 다과가 있습니다. 장소는 이를 제공하거나 임시 인력 대행사 또는 케이터링 업체를 제공할 수도 있습니다. 그렇지 않다면 원하는 것이 무엇인지, 음식과 음료를 구매, 보관 및 배달하는 것과 관련된 비용을 파악해야 합니다.

장비

장비는 종종 장소 임대 비용의 일부이지만 항상 그런 것은 아닙니다. 장소에서 장비를 제공하지 않거나 필요한 항목의 일부만 제공하는 경우 스피커, 발전기, 라이브 스트리밍 도구 등을 대여할 다른 장소를 찾아야 합니다.

여행 및 숙박

행사 장소에 따라 교통 및 숙박이 필요합니다. 그것은 스트레치 리무진에서 택시에 이르기까지 무엇이든 의미할 수 있습니다. 그것은 광범위한 비용입니다. 사람들이 시외에서 오는 경우 비행기로 데려오는 건가요, 아니면 그냥 놔두는 건가요? 비용을 올바르게 추가하려면 모든 변수를 고정해야 합니다.

ProjectManager는 이벤트 예산 책정에 도움이 됩니다.

추적해야 할 사항이 많기 때문에 프로젝트 관리 소프트웨어가 개발되었습니다. ProjectManager는 이벤트 예산을 실시간으로 계획하고 추적하는 데 도움이 되는 온라인 소프트웨어입니다. Gantt 차트에서 계획하면 비용이 많이 드는 지연을 방지하기 위해 작업을 구성하고 종속성을 연결하는 데 도움이 됩니다. 또한 실시간으로 변화를 모니터링하여 예산을 유지할 수 있습니다. 하지만 이는 이벤트 예산을 지원하는 방법의 시작일 뿐입니다.

온라인 작업표를 사용하여 시간 및 비용 추적

소프트웨어가 온라인 상태이므로 시간과 비용을 추적하는 데 도움이 되는 실시간 데이터 업데이트를 받을 수 있습니다. 이렇게 하면 이벤트 일정을 유지하고 과도한 지출을 방지할 수 있습니다. 시간과 비용을 추적하는 도구 중 하나는 보안 작업표입니다. 임금률도 도구에 있기 때문에 모든 사람이 작업을 수행하는 시간과 그와 관련된 비용을 확인할 수 있습니다. 급여를 간소화할 뿐만 아니라 행사를 순조롭게 진행할 수 있도록 도와드립니다.

프로젝트 달력을 사용하여 이벤트 예약

이벤트를 제작하려면 다양한 사람들을 조율해야 합니다. 당사의 소프트웨어는 모든 사람이 자신에게 익숙한 도구를 사용할 수 있도록 하는 동시에 해당 프로세스를 용이하게 하는 도구를 제공합니다. Gantt에서 계획을 세우지만 출장 요리사는 목록 보기에서 작업을 볼 수 있습니다. 프로젝트 캘린더는 Gantt에서 계획을 가져와 일정과 마감일을 볼 수 있도록 자동으로 캘린더 형식으로 전송합니다.

회사 외부의 공급업체 및 계약업체와 거래할 때는 모든 사람이 연결 상태를 유지해야 합니다. 당사의 실시간 협업 플랫폼을 통해 모든 사람이 파일을 공유하고, 작업에 댓글을 달고, 다른 사람을 태그하여 루프를 유지할 수 있습니다. 당사의 무제한 파일 스토리지는 누군가가 필요할 때마다 모든 문서와 계획을 위한 중앙 집중식 허브를 가질 수 있음을 의미합니다.

ProjectManager는 이벤트를 계획, 예약 및 추적하는 데 도움이 되는 수상 경력에 빛나는 프로젝트 관리 소프트웨어입니다. 당사의 유연한 소프트웨어는 작업, 위험, 리소스 등을 관리하는 데 필요한 기능을 제공하여 작업 방식에 맞게 조정할 수 있습니다. 지금 무료로 ProjectManager를 시작하세요.