프로젝트 및 비즈니스에 대한 진행 보고서를 만드는 방법

이해 관계자는 프로젝트의 성공에 기득권이 있기 때문에 프로젝트의 진행 상황에 관심이 있습니다. 그들은 당신과 일관된 커뮤니케이션을 유지하고 정기적으로 프로젝트가 어떻게 진행되고 있는지에 대한 보고서를 받기를 원합니다.

프로젝트 관리자가 이해 관계자를 최신 상태로 유지하는 방법은 특히 진행 보고서와 함께 보고하는 것입니다. 프로젝트 진행 보고서는 간단해 보이지만 프로젝트 진행 상황에 대한 보고서입니다. 그러나 구조화 방식에 따라 진행 보고서가 결정되거나 중단됩니다.

진행 보고서란 무엇입니까?

진행 보고서는 일정 기간 동안 프로젝트에서 발생한 일을 이해 관계자에게 전달합니다. 프로젝트가 일정대로 진행되고 있는지 여부를 보여주며 그렇지 않은 경우 보고서를 사용하여 예산과 프로젝트 리소스를 조정하여 정상 궤도로 되돌리는 방법에 대한 토론을 시작합니다.

따라서 진행 보고서의 목적은 이해 관계자에게 프로젝트가 건전하고 예상대로 진행되고 있음을 설득하는 것이라고 말할 수 있습니다. 이해 관계자가 변경 요청을 할 수 있는 진행 중인 작업을 보여줌으로써 이를 수행합니다.

그런 다음 이러한 제안을 관리하고 해결하여 프로젝트 범위에 부정적인 영향을 미치지 않도록 할 수 있습니다. 또한 프로젝트 관리자는 진행 보고서를 자신이 겪고 있는 문제를 해결하는 수단으로 사용할 수 있으며 그렇게 함으로써 이해 관계자에게 보다 현실적인 기대치를 설정할 수 있습니다.

진행 보고서와 상태 보고서

진행 보고서와 상태 보고서가 모두 커뮤니케이션 도구이고 이해 관계자에게 프로젝트에 대한 중요한 정보를 제공한다는 점에서 차이점은 무엇입니까? 진행 보고서와 상태 보고서는 모두 진행 상황, 비용, 문제 및 이해 관계자에게 도움이 되는 기타 정보 측면에서 프로젝트가 어디에 있는지 요약합니다.

그러나 한 가지 중요한 차이점이 있습니다. 진행 보고서는 특정 기간 동안의 프로젝트 사진이며 상태 보고서는 프로젝트가 시작된 순간만 캡처합니다. 진행 보고서는 더 많은 양의 데이터를 제공하는 반면 상태 보고서는 더 큰 컨텍스트 없이 특정 시점의 데이터를 보여줍니다.

관련: 무료 프로젝트 보고서 템플릿

프로젝트 진행 보고서에는 무엇이 포함되어야 합니까?

진행 보고서는 전달하려는 세부 정보의 깊이에 따라 한 페이지 또는 여러 페이지가 될 수 있습니다. 메모나 서신 형식으로 전달하거나 이해 관계자에게 제출할 때 공식 보고서로 전달할 수 있습니다.

무엇을 선택하든 이해 관계자는 프로젝트의 위치와 진행 방향을 보고 싶어할 것입니다. 따라서 작업 목록, 이정표 및 진행 상황을 포함해야 합니다. 이것은 프로젝트의 더 큰 목표와 목표 측면에서 달성된 것을 이끌어냅니다.

이것은 일반적으로 주제별로 구성됩니다. 즉, 일반적으로 범위, 작업 등의 측면에서 프로젝트 진행 상황에 대한 개요를 제공하는 요약이 먼저 있습니다. 여기에는 다음과 같은 항목도 포함되어야 합니다.

• 프로젝트 시작 날짜, 완료 예정일 및 프로젝트 기간
• 팀 구성원 및 기타 프로젝트 구성원 및 보고서를 작성한 사람 목록
• 보고서의 수령인인 이해관계자 목록
• 보고서 내용 개요

다음으로 프로젝트의 상태에 초점을 맞춥니다. 여기에서 수행된 작업, 아직 진행 중인 작업 및 수행해야 할 작업이 표시됩니다. 작업으로 분할되어야 하며 다음을 포함할 수 있습니다.

• 프로젝트와 관련된 이정표 및 결과물 목록
• 남은 작업 일정 및 완료 시기
• 발생하고 프로젝트에 영향을 미칠 수 있는 모든 문제 또는 문제

또한 예산, 보고된 기간 동안 지출된 금액 및 전체 예산에 남아 있는 금액에 대한 언급이 있어야 합니다. 예상치 못한 지출 및 기타 예외 사항에 유의하십시오.

진행 보고서는 어떻게 작성합니까?

프로젝트를 실행 중인 경우 수명 주기 동안 주기적으로 진행 보고서를 생성해야 합니다. 시간을 절약하려면 진행 보고서 템플릿을 사용하는 것이 좋습니다. ProjectManager는 무료 진행 보고서 템플릿을 포함하여 우리 사이트에 수십 개의 무료 프로젝트 관리 관련 템플릿이 있습니다.

정보 식별로 시작

템플릿을 사용하든 처음부터 새로 생성하든, 진행 보고서는 프로젝트 주요 정보로 시작해야 합니다. 거기에서 프로젝트 요약으로 들어갑니다. 우리의 템플릿은 이러한 상위 수준의 주제를 상태, 범위, 일정, 비용 및 위험의 다섯 가지로 나눕니다.

데이터 요약

요약에서는 이전 진행 보고서의 상태를 현재 보고서와 비교할 수 있습니다. 이것은 프로젝트가 계획대로 진행되고 있다는 분명한 표시를 제공합니다. 그 외에도 주제를 더 자세히 살펴보기 위해 요약할 여지가 있습니다.

더 세부적인 사항에 대해 알아보기

프로젝트를 식별하고 전체 상태를 요약한 후에는 각 주제에 대해 더 자세히 알아볼 수 있습니다. 예를 들어, 작업 및 진행 상황을 나열하고 발생할 수 있는 문제로 이동하고 예산 할당을 조사합니다.

성과 나열

무료 진행 보고서 템플릿에서는 위에서 수집하지 않은 항목을 캡처하기 위해 성취 상자로 끝납니다. 마지막으로 다음 진행 보고서에 대한 기대치를 설정하는 방법인 예상 달성 상자가 있습니다.

진행 보고서 작성 시 모범 사례

진행 보고서를 작성할 때 효과적인지 확인하는 한 가지 방법은 작성할 때 이해 관계자의 관점을 생각하는 것입니다. 해당 진행 상황과 다음에 올 내용이 차단된 경우 해당 기간 동안 발생한 일을 전달하려고 합니다.

일반화하지 마세요

이해 관계자는 세부 사항을 원합니다. 그들은 당신이 어떻게 무언가를 성취했는지에 대해 자세히 설명하는 것을 원하지 않지만 무엇을 성취했는지 알고 싶어합니다. 그들은 내러티브가 아닌 지표를 원합니다. 귀하의 답변은 의미가 있어야 하며 불필요한 세부 사항을 피해야 합니다.

주파수 알기

즉, 매우 긴 프로젝트에서 작업하는 경우 이해 관계자는 매주 또는 매일 진행 상황 보고서가 전달되기를 원할 수 있습니다. 이를 먼저 파악하고 이해 관계자가 예상할 때 진행 보고서를 전달하십시오.

헤어지다

진행 보고서를 섹션으로 나누는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 보고서를 더 쉽게 읽을 수 있습니다. 섹션 제목이 있으면 독자에게 무엇을 기대해야 하는지 알려주고 문서를 통해 안내하는 데 도움이 됩니다.

잘 쓰다

명확하고 간단한 언어를 사용하십시오. 독자를 혼란스럽게 할 수 있는 전문 용어를 피하십시오. 당신은 그들이 당신이 말하는 것을 즉시 알기를 원하고 당신이 전달하려는 것을 그것을 통해 투쟁(또는 더 나쁘게는, 오해)하지 않아도 되기를 바랍니다.

소프트웨어 사용

프로젝트 관리 소프트웨어가 있으면 보고 프로세스를 용이하게 할 수 있습니다. 사용하는 도구에 따라 실시간 데이터를 얻고 이해 관계자에게 쉽게 전달할 수 있습니다. 이는 시간을 절약하고 더 나은 데이터를 제공합니다.

ProjectManager를 사용하여 진행 보고서를 만드는 방법

ProjectManager는 작업, 팀 및 프로젝트를 구성하는 수상 경력에 빛나는 프로젝트 관리 소프트웨어입니다. 우리의 기능은 프로젝트의 모든 측면에 대해 계획, 모니터링 및 보고하는 데 도움이 됩니다. 클라우드 기반 도구는 실시간 데이터를 가져와 보다 정확하고 시기적절한 보고서를 생성할 수 있음을 의미합니다.

이해 관계자는 큰 그림을 보고 싶어하며 원 클릭 보고 도구를 사용하면 보고 싶은 데이터만 쉽게 얻을 수 있습니다. 보고 기능을 사용하면 작업, 시간, 비용, 작업표, 프로젝트 변동 등에 대한 즉각적인 보고서를 작성할 수 있습니다. 또한 이해 관계자와 쉽게 공유할 수 있습니다!

즉각적인 상태 보고서를 얻으려면 대시보드 기능을 사용하십시오. 실시간 대시보드는 팀에서 지속적으로 데이터를 수집하고 자동으로 계산하여 작업 완료율, 남은 시간, 팀 작업량 등을 보여주는 읽기 쉬운 프로젝트 메트릭으로 표시합니다.

ProjectManager는 실시간 데이터를 제공하여 더 나은 결정을 내리는 데 도움이 되는 클라우드 기반 도구입니다. 프로젝트 관리자는 프로젝트 수명 주기의 모든 측면에 대한 투명성을 확보하고 팀은 더 나은 작업을 촉진하는 협업 플랫폼에 배치됩니다. NASA에서 Nestle에 이르기까지 조직이 우리 도구를 사용하는 이유를 확인하고 오늘 이 무료 30일 평가판을 사용하십시오.