이메일 형식 지정 방법: 모범 사례 및 예

게시 됨: 2022-01-17

조직의 누군가, 고용 관리자, 마케팅 대행사 또는 콜드 이메일 캠페인의 일환으로 이메일을 보내든 형식이 중요합니다. 전문가처럼 보이는 것도 중요할 뿐만 아니라 이메일은 읽기 쉽고 명확하고 간결한 방식으로 요점을 전달해야 합니다. "이메일 형식을 어떻게 지정합니까?" 우리는 당신을 덮었습니다.

업무용 이메일 형식을 지정하는 방법

모든 업무용 이메일은 일반적인 비즈니스 서신과 유사하게 형식을 지정해야 합니다. 각 단락 사이에 공백을 두고 오타와 문법 오류에 주의하십시오. 메시지의 각 측면을 살펴보기 전에 이메일 형식을 지정하는 방법에 대한 몇 가지 간단한 팁이 있습니다.

길수록 좋은 것이 아닙니다. 짧고 요점을 유지하세요.
지나치게 복잡한 언어와 긴 문장을 사용하지 마십시오.
수신자가 텍스트를 쉽게 스캔하여 메시지의 요점을 파악할 수 있는지 확인하십시오.
보내기를 누르기 전에 항상 교정하십시오.
오타를 내기 쉬운 경우 이메일의 실제 사본을 인쇄하면 화면에서 검토하는 것보다 실수를 더 쉽게 포착할 수 있습니다.

그렇다면 이메일의 적절한 형식은 무엇입니까? 모든 것은 제목에서 시작됩니다.

제목 줄

보내는 모든 이메일에 제목을 포함해야 합니다. 그대로 두면 누군가가 귀하의 이메일을 열 가능성이 거의 없습니다. 제목 줄은 이메일의 이유를 요약하는 완벽한 장소입니다. 간단하고 간단하며 유익한 정보를 유지하십시오.

다음은 업무용 이메일에 적합한 제목 줄의 몇 가지 예입니다.

[직책] – [당신의 이름] 지원
[날짜] 회의에 대해
감사합니다 – [직위] 인터뷰 – [당신의 이름은]
[제목]에 대해 논의하기 위해 [이름]이(가) 추천함

인사말

전문적인 이메일을 작성할 때 할 수 있는 최악의 일 중 하나는 특정 사람에게 이메일을 보내지 않는 것입니다. 생각해 보세요. 이메일을 열었을 때 "영업 팀에게" 또는 "마케팅 에이전시에게"로 시작했다면 나머지는 읽어보지 않으시겠습니까? 아마 아닐 것입니다. 해당 사람의 이름을 사용할 수 없는 경우 비즈니스의 LinkedIn 페이지를 확인하거나 회사의 프런트 데스크에 전화하여 찾을 수 있습니다.

또한 업무용 이메일에서 누군가에게 말할 때 "안녕하세요", "안녕하세요" 및 "안녕하세요"를 피하십시오. 보다 공식적인 "Dear"를 고수하는 것이 항상 안전한 내기입니다.

몸

대부분의 경우 업무용 이메일에는 3개의 짧은 단락만 있으면 됩니다. 때로는 전체 메시지를 전달하기 위해 더 많은 것이 필요할 수 있지만 짧을수록 좋습니다. 포함해야 하는 세 단락은 다음과 같습니다.

소개: 귀하가 누구인지 간략하게 설명하십시오.
글을 쓰는 이유: 요점을 유지하세요. 추가 세부 사항을 추가하고 더 많은 단락을 만들어야 하는 경우 가독성을 높이기 위해 각각을 몇 개의 문장으로 나누십시오.
A 감사합니다: 시간을 내준 수신자에게 감사를 표하고 응답하도록 권장합니다.

마감 및 서명

공식 이메일을 닫는 적절한 방법이 많이 있습니다. 가장 중요한 것은 지나치게 캐주얼하지 않도록 하는 것입니다. 업무용 이메일을 닫는 몇 가지 좋은 방법은 다음과 같습니다.

진정으로
공손히
최상의
감사합니다
감사와 함께

다음과 같은 캐주얼한 문구를 사용하지 않도록 주의하세요.

사랑
나중에
언제나
건배
차오

종료 후 이메일 서명을 포함해야 합니다. 최소한 귀하의 이름과 이메일 주소로 구성되어야 합니다. 적절한 경우 수신자가 귀하에게 직접 연락할 수 있도록 전화번호도 포함해야 합니다. 또한 LinkedIn 프로필에 대한 링크를 포함하여 귀하 또는 귀하의 회사에 대한 정보에 쉽게 액세스할 수 있습니다.

전문 이메일: 올바른 이메일 형식을 위한 템플릿

다음은 전문적인 메시지를 보내기 위한 가장 간단하고 좋은 이메일 형식입니다.

제목: 짧고 간단하며 요점입니다. 이메일을 몇 단어로 요약하세요.

인사말: "친애하는 [이름 및 성]" 또는 "친애하는 [Mr./Mrs. 성]"

첫 번째 단락: 명확하고 직접적입니다. 이 단락에서는 자신을 소개하고 이메일을 보낸 이유를 설명해야 합니다. 입사 지원을 하든, 회의에 관해 질문을 하든, 제품이나 서비스를 제공하든, 처음 몇 문장에서 언급하십시오.

두 번째 단락: 이 섹션에서는 메시지의 이유에 대해 더 자세히 설명해야 합니다. 구직을 신청하는 경우 회사에 어떤 이점을 가져올 수 있는지 기술하십시오. 질문이 있는 경우 질문을 하십시오. 무리한 말을 하지 마십시오. 그리고 당신이 무언가를 판매하고 있다면, 당신의 제품이나 서비스가 받는 사람의 문제를 어떻게 해결할 수 있는지 직접 설명하십시오.

세 번째 단락: 시간과 배려에 대해 받는 사람에게 감사를 표하며 업무용 이메일을 마무리합니다. 예의 바르고 예의 바르게 행동하되 그들이 당신의 가장 친한 친구인 것처럼 행동하거나 연락을 취함으로써 큰 호의를 베푸는 것처럼 행동하지 마십시오.

마무리: “진심으로/정중히/최고로/etc. [당신의 이름과 성]”

서명: [귀하의 이름]/ [귀하의 이메일 주소]/ [귀하의 전화번호](선택 사항) / [귀하의 LinkedIn 프로필 URL](선택 사항)

전문적인 콜드 이메일 형식 지정: 모범 사례 및 예

전문적인 콜드 이메일의 형식을 지정하고 작성하는 것은 일반적인 비즈니스 서신과 동일한 지침을 많이 따르지만 몇 가지 뉘앙스가 있습니다.

콜드 이메일의 가장 일반적인 두 가지 형식과 따라야 할 모범 사례를 살펴보겠습니다.

AIDA 콜드 이메일 형식

AIDA(주의, 관심, 욕구, 행동)는 콜드 이메일을 위한 가장 강력한 형식 중 하나입니다. 다음과 같습니다.

인사말: "Hi [First Name]"(콜드 이메일에서는 더 캐주얼한 인사말이 일반적이지만 일반적인 비즈니스 이메일과 같은 공식적인 경우에는 거의 항상 "Dear"를 사용해야 합니다.)

첫 번째 문단: 일반적인 비즈니스 이메일에서처럼 자신을 소개하기보다는 회사나 개인이 직면할 가능성이 있는 문제를 인식하여 제품이나 서비스를 해결하는 것으로 시작하는 것이 좋습니다.

두 번째 단락: 제품을 간략하게 소개하고 제품이 문제를 해결할 수 있는 방법과 제품이 비즈니스에 가져올 수 있는 구체적인 이점을 설명합니다.

세 번째 단락: 다음은 간략하고 구체적인 클릭 유도문안을 포함할 위치입니다. 예를 들어, “[제품]이 어떻게 [ROI/리드/매출/기타]를 증가시킬 수 있는지 알고 싶습니까? 개인화 된 데모 일정을 잡기에 좋은 시간을 알려주세요.”

BAB 콜드 이메일 형식

BAB(before, after, bridge)는 동기 부여의 힘을 사용하여 응답을 유발하는 또 다른 강력한 형식입니다. 다음과 같습니다.

인사말: "안녕하세요 [이름]"

첫 번째 단락: 흥미로운 질문으로 시작합니다. 예를 들어, "200% 더 많은 리드로 회사에서 무엇을 하시겠습니까?" 한 명(또는 그 이상)의 고객이 제공한 통계를 통해 귀사의 제품이 혜택을 제공하고 있음을 보여주는 후속 조치를 취하십시오.

두 번째 문단: 위에서 언급한 고객이 연락하려는 회사와 규모 및 업종 면에서 비슷하다는 것을 보여주십시오.

세 번째 문단: 그들이 같은 결과를 얻도록 당신이 도울 수 있다고 자신 있게 진술하십시오. 통화 또는 데모를 예약하려면 클릭 유도문안을 포함하세요.

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후속 조치를 잊지 마세요!

이메일 형식 지정 방법을 마스터했다면 다음으로 집중해야 할 중요한 영역은 후속 이메일입니다. 콜드 이메일에 대한 후속 조치가 왜 그렇게 중요한가요? 다음 두 가지 판매 후속 통계를 살펴보십시오.

60%의 고객은 구매하기 전에 네 번 거절합니다. 그러나 영업 사원의 48%는 단 한 번의 후속 조치도 시도하지 않습니다.
영업 사원의 70%는 이메일 한 번으로 연락을 중단하지만 후속 조치를 보내면 응답을 받을 확률이 25%입니다.

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