비즈니스를 위한 가상 비서 고용 방법

사업을 시작할 때 주문 이행, 고객 응대, 소셜 미디어 관리 등 모든 일을 하게 됩니다.

그러나 우리가 기업가 정신을 추구하는 데는 여러 가지 이유가 있지만, 우리 삶에 시간이 부족한 것은 그 중 하나가 아닙니다.

그렇기 때문에 많은 전자 상거래 기업가가 고용하는 첫 번째 "직원"은 가상 비서 입니다. 즉, 비즈니스를 운영하는 데 중요한 일상적인 작업과 프로세스를 맡을 수 있지만 반드시 성장에 집중할 필요는 없는 사람입니다.

가상 비서는 실제 직원을 고용하지 않고 여분의 손을 갖는 것과 같습니다. 스트레스와 성공과 함께 오는 다른 "좋은 문제"를 겪고 있다면 자신의 가상 비서 고용을 고려하고 하루 중 시간을 되돌려야 할 때일 수 있습니다.

가상 비서(VA)란 무엇입니까?

가상 비서(VA)는 작업 부하를 넘기기 위해 계약한 모든 형태의 원격 지원입니다. 그들은 전 세계 어디에서나 운영할 수 있고 여러 고객을 보유하고 다양한 일상 업무를 수행하도록 고용될 수 있습니다.

가상 비서는 많은 기업가, 특히 정규직 직원을 위한 예산이 없거나 스스로 모든 것을 계속할 시간이 없는 온라인 비즈니스에서 흔히 볼 수 있는 "첫 고용"입니다.

VA와 프리랜서 또는 전통적인 직원의 차이점은 VA는 비즈니스의 전체 기능을 소유하기보다는 작업이나 일상적인 작업을 수행하는 수완이 뛰어난 제너럴리스트(마케팅 커뮤니케이션이나 디자인과 같은 분야에서 때때로 유능함)라는 것입니다.

정규 직원은 아니지만 정규 직원을 고용하는 데 드는 추가 비용 없이 비즈니스 운영에 지속적으로 도움을 받을 수 있는 저렴한 방법을 제공합니다(또한 계약자로서의 서비스는 세금 공제 대상인 경우가 많습니다).

가상 비서는 전체 웹사이트를 구축하지는 않지만 매장의 일부를 관리하는 데 도움이 될 수 있습니다. 그들은 아마도 귀하의 모든 콘텐츠를 작성하고 관리하지는 않겠지만 연구에 도움이 될 것입니다. 그들은 비즈니스의 전체 기능을 담당해서는 안 되며 오히려 특정 프로세스나 전체 기계의 일부를 소유해야 합니다.

기업가에게 통제력을 포기하는 것은 어려울 수 있으므로 VA를 맡는 것은 소규모 관리, 위임 및 고용의 소프트 스킬을 연습하는 완벽한 방법입니다. 이 모든 것이 훌륭한 리더가 되는 데 필수적입니다.

가상 비서에게 무엇을 아웃소싱할 수 있습니까?

가상 비서는 종종 많은 관리 작업을 수행하지만 판매에서 소셜 미디어 관리에 이르기까지 다양한 역할을 수행하도록 고용할 수도 있습니다(명확한 지침과 지침을 제공하는 경우).

반복적인 일과라면 VA에게 넘길 수 있습니다. 지루한 과정을 종이에 기록할 수 있다면 VA에게 그 방법을 가르쳐 줄 수 있을 것입니다.

작업이나 프로세스가 합리적으로 지능적이고 수완이 있는 사람이 명확한 지시를 받을 때 수행할 수 있는 한, 가상 비서가 이를 수행할 수 있습니다.

다음은 가상 비서를 고용할 수 있는 몇 가지 사항입니다.

• 고객 서비스 : 고객의 이메일 및 전화에 응답합니다.
• 소셜 미디어 관리 : 콘텐츠 큐레이팅, 댓글에 답하기 및 기타 커뮤니티 관리 작업.
• 연구 : 블로거/인플루언서 목록을 찾아 콘텐츠에 사용할 수 있는 통계 또는 예에 접근하거나 선별합니다.
• 매장 관리 : 주문 처리, 재고 관리, 판매 실행(특히 Shopify 경험이 있는 VA를 찾을 수 있음).
• 데이터 입력 : 부기 또는 다른 소스의 데이터를 스프레드시트에 입력합니다.
• 콜드 콜 : 콜드 콜(일반적으로 스크립트 및 일반적인 질문에 대한 미리 준비된 답변 제공), 귀하와 잠재 고객 간의 회의 일정 잡기.
• 개인 심부름 : 어머니의 날 꽃을 사서 어머니에게 배달하기.

위의 사용 사례에서 VA를 하루에 통합할 경우 VA가 잠재적으로 얼마나 많은 시간을 절약할 수 있는지 이미 알 수 있습니다.

가상 비서는 언제 고용해야 하나요?

일반적으로 가상 비서에게 무언가를 넘기기 전에 먼저 손을 더럽히고 싶을 것입니다. 이렇게 하면 프로세스를 가르치는 방법, 설정해야 하는 지침, 좋은 작업이 어떤 것인지 알 수 있습니다.

그렇긴 하지만, 비교적 젊은 비즈니스라도 VA를 고용하는 것이 이상적인 몇 가지 조건은 다음과 같습니다.

• 당신은 비즈니스 내 프로세스에 매우 익숙하며 다른 사람에게 쉽게 가르칠 수 있다고 생각합니다.
• "시간만 있다면 더 크고 중요한 일을 할 수 있을 텐데"라고 생각하는 자신을 발견하게 됩니다.
• 시간을 되살리기 위해 사용할 수익 또는 가처분 소득이 있습니다.
• 당신과 같은 사람에게는 자연스럽게 오지 않는 고객 서비스와 같이 정말로 소모적이라고 생각하는 작업이 있습니다(예: 당신은 내성적이고 몇 개의 이메일에 답하고 나면 지쳐 보입니다).
• 전일제 도움이 필요하지 않을 수도 있지만 매일 몇 시간만 있으면 됩니다.
• 이미 IFTTT, Zapier, Kit(Shopify의 무료 마케팅 챗봇) 및 App Store에서 프로세스를 간소화하는 방법을 살펴보았고 다른 사람이 소유하고 있다면 더 쉬울 것이라는 것을 알게 되었습니다.
• 비즈니스에서 경험하고 있는 새로운 성공에 압도당하거나 9시 50분 근무하고 옆에서 비즈니스를 구축하고 있습니다.

전자 상거래 상점 소유자로서 고객 서비스는 안정적인 속도로 판매를 시작할 때 가장 먼저 아웃소싱하고 싶어할 것입니다. 고객을 대하는 것은 많은 사람들에게 가장 스트레스가 많고 시간이 많이 소요되는 과제 중 하나입니다. 그리고 더 많이 팔수록 더 많은 시간을 소비하게 됩니다.

정기적으로 작업을 계속 수행하는 데 따른 기회 비용에 대해 생각해 보십시오 . 당신의 시간은 얼마입니까? 하루에 한 시간을 고객 질문에 답하는 데 보낸다면 그 시간, 에너지 및 관심을 대신하여 무엇을 할 수 있습니까?

이러한 작업을 포기하고 새로 얻은 시간을 사용하여 저렴한 가격으로 더 많은 수익과 기타 추구를 추구할 수 있습니다.

가상 비서 비용은 얼마입니까?

가상 비서의 가격은 다양하며 일반적으로 미국 기반 가상 비서는 해외 비서보다 비쌉니다. 많은 사람들이 시간 단위로 요금을 청구합니다. 작업 또는 프로젝트당 일부 요금이 부과됩니다. 그리고 일부는 일정 기간 동안 고정 요금을 수락합니다.

시간별은 일반적으로 대부분의 경우, 특히 일일 작업의 경우 가장 좋은 경로이며, 시간당 일관된 출력이 있는지 확인하기 위해 송장을 모니터링할 수 있습니다.

근면하고 국제적으로 볼 의향이 있다면 고객 서비스와 같은 역할을 위해 시간당 $3~$10의 저렴한 비용으로 훌륭한 가상 비서를 얻을 수 있습니다. 또한 아웃소싱하려는 작업에 따라 다릅니다. 일반적으로 지불한 만큼만 받을 수 있으며 잠재적인 고용을 항상 적절하게 조사해야 합니다.

당신이 더 높은 비용을 지불할 의향이 있는 바쁜 기업가라면, 당신의 오른팔 역할을 하고 당신을 대신하여 다양한 비즈니스 및 개인 작업을 수행할 수 있는 원격 "경영 비서"를 고용할 수도 있습니다.

가상 비서를 고용하는 데 사용하는 플랫폼은 해당 관계를 관리하는 데 소비하는 시간에도 영향을 미치며 가격과 함께 고려해야 합니다.

첫 가상 비서를 고용하는 방법

모든 VA가 같은 것은 아닙니다. 다른 직원과 마찬가지로 직원을 주의 깊게 조사해야 하며 먼저 직무 설명 에 자신의 요구 사항과 조건을 제시해야 합니다.

하지만 쓰기 전에 전달하려는 프로세스를 기록해야 합니다.

1. 아웃소싱하기 전에 프로세스를 문서화하십시오.

VA와 함께 일하는 것은 전화로 원하는 것을 설명하고 그들이 올바르게 해주기를 바라는 것처럼 간단하지 않습니다. 전체 프로세스를 먼저 문서화하고 따라야 할 지침을 작성하면 오류를 줄이고 원하는 방식으로 작업을 완료할 수 있습니다.

매장 관리와 같은 기본 루틴이 포함된 경우 Quick Time이나 화면 녹화 앱을 사용하여 직접 화면을 녹화하고 모든 클릭을 녹화할 수 있습니다.

이 녹음을 통해 다른 사람을 이 프로세스에 쉽게 온보딩할 수 있을 뿐만 아니라 결국에는 가상 비서와 통신해야 하는 모든 작은 단계를 의식적으로 수행할 수 있습니다.

고객 서비스, 소셜 미디어 관리 및 VA가 고객, 파트너 또는 공급업체와 직접 처리할 기타 작업의 경우 과거 응답을 살펴보고 고객이 질문할 때와 같은 모든 일반적인 시나리오에 대한 스크립트 또는 "미리 준비된 답변"을 작성하십시오. 주문 상태 또는 환불을 원합니다.

효과적인 위임의 핵심 중 하나는 일반적인 장애물을 예상하고 취해야 할 최상의 조치에 대한 조언을 제공하는 것입니다. 이것을 조건부 규칙으로 작성하십시오. "X가 발생하면 Y를 수행하십시오."

또한 처음부터 누군가를 가르치는 것보다 특정 앱(예: Zendesk, Hootsuite, Facebook)을 사용한 경험이 있는 VA를 찾는 것이 훨씬 더 쉽기 때문에 프로세스 전체에서 사용하는 도구와 플랫폼을 고려하십시오.

기억하십시오: 모든 종류의 아웃소싱에 대한 목표는 자신을 위한 작업을 더 많이 만드는 것이 아니라 적게 만드는 것입니다.

2. 적합한 가상 비서의 관심을 끌 수 있는 직업 설명 작성

적합한 VA를 찾으려면 필요한 기술과 자질을 갖춘 사람을 끌어들일 수 있는 직업 설명을 작성해야 합니다. 이것은 적합한 사람을 찾기 위한 첫 번째 필터가 될 것입니다.

다음을 포함해야 합니다.

• 비즈니스 규모(예: 하루에 일반적으로 받는 판매/지원 티켓 수).
• 그들이 사용할 앱/도구.
• 그들을 성공으로 이끄는 과거의 경험.
• 언어 요구 사항(예: 미국 고객과 의사 소통하는 경우 "탁월한 말하기/쓰기 영어").
• 그들이 당신을 위해 수행할 작업의 특정 목록입니다.
• "소셜 미디어 관리"와 같이 예비 직원이 검색할 수 있는 키워드.

귀하의 목적에 맞게 고객 서비스 VA를 위해 아래 샘플 작업 설명을 자유롭게 수정하십시오.

샘플 VA 작업 설명

우리는 6자리 직송 사업을 운영하고 있으며 매주 Zendesk와 Facebook을 통해 수십 건의 지원 요청을 받고 있습니다.

Zendesk의 티켓과 Facebook의 메시지에 응답하는 데 도움을 줄 훌륭한 고객 서비스 경험이 있는 사람이 필요합니다. 우리는 우리가 받는 가장 일반적인 질문에 대한 답변을 제공할 것입니다. 때때로 후보자는 Shopify 스토어에 로그인하여 주문을 조회하거나 주문을 변경하거나 환불을 제공해야 할 수 있습니다.

이상적으로 이 후보자는 전자 상거래, 직송 비즈니스 및 Shopify에 대한 경험이 있습니다. Oberlo와의 경험은 자산입니다.

업무에는 다음이 포함됩니다.

• Facebook에서 메시지 확인, 질문에 답하기
• ZenDesk에서 지원 티켓에 응답 및 해결
• 주문 변경 등 고객 문제 해결
• 주문 상태, 배송이 도착하기까지 걸리는 시간 등과 같은 고객 문의 해결
• 필요할 때 Shopify/Oberlo에서 주문 조회
• 페이스북 게시물 댓글 검토, 불만사항 숨기기, 비방 삭제

성공에 필요한 자질:

• 우수한 영어 이해력 및 작문 능력
• 정중하고 동정심 많은 고객 서비스
• 문제 해결 능력
• Zendesk 경험
• 페이스북 경험
• Shopify 경험
• Oberlo 경험은 플러스입니다.
• dropshipping 비즈니스 경험은 플러스입니다.
• 요가에 대한 관심은 자산입니다(우리가 봉사하는 산업)

기타 기술 : 고객 서비스, 고객 지원, Shopify, 소셜 미디어 관리, Zendesk

3. 가상 비서 고용

기존 구인 게시판, 포럼 또는 소셜 네트워크에 가상 비서 역할을 게시할 수 있지만 품질 관리가 부족하거나 이 목적을 위해 특별히 구축된 플랫폼을 사용하여 얻는 이점을 고려할 때 일반적으로 가치가 없습니다.

특히 Shopify 스토어에서 가상 비서를 처음 고용하는 경우 Upwork를 사용하여 저렴하고 경험이 풍부한 도움을 찾는 것이 좋습니다.

Upwork는 또한 다음을 포함하여 가상 도우미를 더 쉽게 관리하는 데 필요한 도구를 제공합니다.

• 시장 전반에 걸쳐 품질을 보장하는 검토 시스템.
• VA 화면을 정기적으로 스크린샷하여 책임을 지도록 하는 시간 추적 기능입니다.
• 파일 및 피드백 공유를 위한 채팅 기능입니다.
• 간편한 인보이스 발행 및 글로벌 결제.
• 서비스 약관에 포함된 비공개 계약
• 에스크로 서비스를 통한 지불이므로 완료된 작업에 대해서만 비용을 지불합니다.

직업 설명을 게시한 후에는 잠재 고객에게 연락하거나 가상 비서를 초대하여 채용 공고에 지원하고 응답을 받기 시작할 때까지 기다릴 수 있습니다. Skype 또는 Google 행아웃을 통해 잠재적인 고용인을 인터뷰하여 고용하기 전에 적합한지 확인하고 가상 비서로서의 과거 성과를 증명하는 과거 고객 및 기타 징후로부터 참조를 찾으십시오.

가상 비서 관리

가상 비서를 고용하고 작성한 문서를 사용하여 속도를 높이고 선호하는 커뮤니케이션 채널(Skype, 행아웃, Slack 또는 이메일)을 설정했으면 제한된 액세스 권한만 부여해야 합니다. 당신의 상점, 소셜 계정, 또는 그들이 업무를 수행하기 위해 사용할 그 밖의 무엇이든.

신뢰는 당신과 당신의 가상 비서 사이의 관계에서 큰 부분을 차지하며, 당신은 그들이 그들의 성과를 통해 신뢰를 얻도록 해야 합니다. 따라서 계정에 대한 로그인 자격 증명을 제공하지 말고 가능한 한 제한된 사용자 권한을 선택하십시오.

4. 귀하의 정보 및 계정 보호

Shopify 스토어에서 가상 비서를 실행해야 하는 작업에 따라 특정 권한을 가진 직원 계정으로 추가할 수 있습니다.

당신이 사용하는 대부분의 도구는 다른 사용자에게 제한된 액세스를 제공합니다.

Facebook의 페이지 관리자에서 특정 역할을 할당하여 콘텐츠를 선별하고 게시할 수 있습니다. Zendesk 또는 사용하는 고객 서비스 소프트웨어가 무엇이든 지원 티켓에 응답할 수 있는 기능이 있는 새 사용자로 추가할 수 있습니다. Paypal 비즈니스 계정을 사용하면 특정 사용자 권한을 부여하여 신용 카드 정보를 제공하지 않고도 결제할 수 있습니다. 그리고 Gmail에서는 이메일 위임을 설정하여 그들이 나를 대신하여 이메일을 보고 응답할 수 있습니다.

Oberlo 및 AliExpress를 통해 직송하는 경우 결제 옵션이 저장되어 있고 바로 사용할 수 있는 AliExpress 계정에 대한 액세스 권한을 제공하고 처리해야 하는 모든 동작에 대한 거래 내역을 모니터링할 수 있습니다.

가상 비서는 여러 고객, 때로는 같은 틈새 시장의 경쟁자와 함께 일하기 때문에 비밀 유지 계약 에 서명하도록 하는 것이 현명합니다 . 당신은 그들이 당신의 비밀을 밝히는 것을 원하지 않습니다. Upwork와 같은 일부 플랫폼은 서비스 약관에 이 내용이 포함되어 있지만, 귀하 또는 경쟁업체에 불리하게 사용될 수 있는 정보를 VA에 전달하기 전에 다시 확인하십시오.

5. 책임을 유지하기 위한 시스템 설정

VA가 작업해야 하는 속도 또는 시간당 수행해야 하는 작업의 양을 측정하는 것은 어렵습니다. 그렇기 때문에 시간 추적을 시행하는 것이 중요합니다.

Toggl과 같은 무료 도구가 있고 일부 VA에는 자신의 시간을 추적하는 데 도움이 되는 소프트웨어가 있지만 Upwork에는 정기적으로 VA 화면의 스크린샷을 찍는 강력한 시간 추적 기능이 있습니다.

이상적으로는 VA가 많은 감독 없이 독립적으로 작동하기를 원하지만 때때로 프로세스를 간소화하거나 작업을 개선할 수 있는 방법이 있는지 확인하십시오.

가상 비서가 당신이 처방한 것보다 더 나은 작업 방법을 찾거나 비즈니스에 너무 익숙해져서 정규직 직원처럼 새로운 제안을 제공하기 시작한다는 것을 발견할 수도 있습니다.

VA가 작업에 익숙해지면 역할을 확장하고 더 많은 프로세스를 아웃소싱하거나 비즈니스의 다른 측면을 관리하기 위해 추가 VA를 고용하는 것을 고려할 수도 있습니다.

가상 비서를 고용할 수 있는 다른 장소

Upwork 는 전자 상거래 비즈니스의 측면을 담당할 수 있는 VA를 고용하는 데 탁월한 선택이지만, 장단점이 있는 VA를 고용하는 다른 방법이 많이 있습니다.

가끔씩만 필요한 저렴한 주문형 가상 도우미의 경우 Fancy Hands 를 사용하여 일회성 작업을 완료할 수 있는 VA 풀에 액세스할 수 있습니다. 매번 동일한 VA를 얻지 못할 수 있으므로 전체 프로세스보다 개인 심부름(회의 설정 또는 전화 요금 협상) 또는 프로젝트의 일부를 아웃소싱하는 것이 좋습니다.

Zirtual 은 비즈니스 운영의 한 가지 또는 여러 측면에서 경험이 있고 숙련된 미국 기반 가상 비서에게 인기 있는 또 다른 옵션입니다. 비용은 더 많이 들지만(월 $398부터 시작), 매월 내내 비즈니스 및 개인 작업을 혼합하여 처리할 수 있습니다.

이러한 모든 플랫폼 외부에서 고용할 수 있는 대행사 및 독립 VA도 있지만 좋은 시간 추적 도구 찾기 및 기밀 유지와 같은 많은 세부 사항을 직접 처리해야 합니다.

놓는 법 배우기

재미있는 방법으로, 기업가 정신의 목표는 단지 ​​사업을 소유하는 것이 아니라 가능한 한 많은 것을 포기하고 부품을 유능한 손에 맡기고 완전히 주의를 기울이지 않고도 사업을 계속할 수 있도록 하는 것입니다.

아웃소싱은 통제력을 좋아하는 많은 기업가에게 부자연스러운 관행이 될 수 있습니다. 그러나 그것은 모든 것을 혼자 할 때 훨씬 더 어려운 일과 삶의 균형을 이루기 위한 핵심 고려 사항입니다.

가상 비서를 고용하면 비즈니스 성장, 가족과 시간 보내기, 숨 가쁘게 쉬는 시간 등 가장 중요한 일에 집중할 수 있습니다.

6자리 숫자의 전자 상거래 상점을 운영하는 데 도움이 되는 가상 비서 고용에 대한 팁과 프로세스를 공유해 준 Corey Ferreira에게 특별한 감사를 전합니다.