클라이언트 정보를 추적하는 방법(스트레스 추가 없이)

이 중 익숙한 소리가 있습니까?

• 마감일을 맞추는 데 항상 몇 인치 거리에 있는 것처럼 느껴집니다.
• 클라이언트 이메일에 응답하고 클라이언트에게 후속 조치를 취하는 것을 기억하는 것은 때때로 균열을 겪습니다.
• 고객 정보가 너무 많은 곳에 있습니다. Excel? 구글 스프레드시트? 실제 종이?! – 필요한 것을 찾는 데 오랜 시간이 걸립니다.
• 물건을 정리하기 위해 가상 비서를 고용하는 것은 당신이 감당할 수 없는 사치입니다
• 사용하는 모든 커뮤니케이션 채널(이메일, 전화 통화 및 대면 회의 풍부)을 추적하기가 어렵습니다.

"모두"라고 답했다면 혼자가 아닙니다. 그리고 그것들은 모두 하나의 전반적인 과제 로 요약됩니다. 바로 조직화 입니다.

리서치 회사 IDC에 따르면 비효율성은 매년 매출의 20%에서 30%에 이르는 비용을 발생시킵니다. 이러한 비효율의 대부분은 고객 정보가 정리되지 않은 데서 발생할 수 있습니다.

클라이언트 정보 추적 문제를 해결하면 다음을 수행할 수 있습니다.

• 고객에게 너무 자주 연락하지 마십시오(그러나 여전히 일정에 따라 후속 조치).
• 고객정보를 한곳에 모아 오류 여백 최소화
• 훌륭한 고객(함께 일하기를 좋아하는 고객)과 나쁜 고객(함께 작업하지 않아야 하는 고객)을 빠르게 식별합니다.
• 자신의 머리를 똑바로 유지

조직이 필요합니다. 그러나 고객 정보를 어떻게 구성합니까? 답은 문제에 있습니다. 클라이언트 정보를 추적하는 데 필요한 수정 사항을 찾기 위해 해결해야 하는 문제점을 고려하십시오.

1. 고객 정보를 추적하는 방법
2. 고객에게 필요한 정보를 얻는 방법
3. 언제 어떻게 후속 조치를 취해야 하는지 알기
4. 고객에게 인보이스를 발행하는 방법

이 게시물은 가장 일반적인 문제를 해결하는 방법을 해결하여 고객의 정보를 추적하는 방법에 대해 설명합니다.

1. 고객 정보를 추적하는 방법

X개의 클라이언트가 있습니다. 그들 각각은 다음과 같은 기본 정보를 가지고 있습니다.

• 이름
• 이메일
• 전화 번호
• 주소
• 제목

Annnd 그러면 다른 모든 것이 있습니다. 그들의 모든 재무 정보 또는 현재까지의 비즈니스 진행 상황은 어떻습니까?

정리를 유지하는 가장 큰 문제는 모든 고객 정보를 한 곳에 저장하는 것입니다. 증가하는 고객 기반을 머릿속으로 또는 문서로 추적할 시간이 있는 사람은 누구입니까? 종이 흔적은 더 많은 고객 정보를 잃는 또 다른 장소입니다.

그리고 그 도전은 다음과 같이 해결됩니다. *드럼 롤*

CRM!

그것은 무엇입니까?

고객 관계 관리 도구(CRM 도구)는 현재 고객뿐만 아니라 모든 리드(신규, 웜, 핫, 콜드)를 추적합니다. 연락처를 추적하는 가장 좋은 방법입니다.

개별 연락처를 생성한 후 사용자 지정 가능한 CRM을 통해 다음을 통해 고객 진행 상황을 보여주는 파이프라인을 생성할 수 있습니다.

• 첫 번째 연락
• 후속 조치
• 데모 일정
• 폐쇄 판매 및 지속적인 진행

증거가 필요하십니까? 확인 해봐.

보고 있는 내용: 여러 고객 거래, 고객과의 커뮤니케이션, 비즈니스 진행 상황… 모두 하나의 대시보드 보기에서 볼 수 있습니다.

이 파이프라인은 고객과 상호작용할 때 클라이언트 정보를 체계적으로 유지하는 다음 유형의 유입경로 단계(및 그 단계에서 진행되는 단계)를 보여줍니다.

*참고 – 단계는 판매 전략에 가장 잘 맞는 이름으로 지정할 수 있습니다.

1. 초기 접촉 – 전화였습니까, 아니면 이메일이었습니까(그리고 다음에 와야 할 것)?
2. 제안 – 비즈니스에 가장 적합한 것이 무엇인지에 대한 첫 번째 생각 보내기
3. 후속 조치 – 질문에 답하고 더 많은 생각을 제공하기 위해 최초 연락 후 정기적인 연락을 유지합니다.
4. 재무 정보 – 거래 가치 및 고객이 되기 위해 필요한 예산에 대한 메모
5. 참고 – 나중에 참조할 수 있도록 모든 커뮤니케이션 기록을 추적하세요(여러 팀 구성원이 도움을 주는 경우 특히 유용합니다. ...).
6. 협업 – 팀의 다른 사람들에게 리드의 진행 상황을 볼 수 있는 액세스 권한 부여

고객을 추적하기 위한 이러한 유형의 흐름은 고객이 "틈을 뚫는" 것을 방지하는 데 도움이 됩니다.

ActiveCampaign CRM에 대한 실제 별 5개 리뷰입니다.

이제 몇 가지만 하면 됩니다.

• 고객 기반이 CRM을 받을 가치가 있는지 결정하십시오.
• 다양한 CRM 옵션에 대해 조사하십시오.
• 비즈니스에서 CRM을 시작하고 실행하는 방법

소규모 비즈니스 소유자는 소규모 비즈니스 모델에 맞는 CRM 제공업체(예: ActiveCampaign)를 살펴보고 싶어할 수도 있습니다. 일부 CRM은 비즈니스에서 사용할 수 있는 것보다 더 많은 기능을 제공할 수 있습니다. 따라서 CRM을 선택할 때 예산과 예상 요구 사항을 모두 고려해야 합니다.

다음 리소스에서 비즈니스에 적합한 CRM을 선택하는 방법에 대한 자세한 정보를 얻으십시오.

• CRM을 사용할 준비가 되었는지 어떻게 알 수 있습니까?
• 3가지 유형의 CRM 소프트웨어: 귀하의 비즈니스에 적합한 것은 무엇입니까?
• CRM 구현 프로세스에 접근하는 방법: 성공적인 CRM 롤아웃을 위한 5단계

2. 고객에게 필요한 정보를 얻는 방법

고객을 위해 작업을 시작하기 전에 고객으로부터 정보를 얻어야 하는 경우 어떻게 해야 합니까?

고객은 시작하는 데 필요한 정보를 가지고 있습니다. 그러나 때때로 다음과 같은 장애물이 있습니다.

1. 사람들이 당신에게 답장을 하도록 하기
2. 사람들이 자신의 정보로 당신을 신뢰하도록 하기

신뢰는 클라이언트에게 큽니다. 현재 고객이든 새로운 리드이든 사람들은 항상 자신의 정보로 비즈니스를 신뢰할 수 있다는 확신이 필요합니다.

Label Insight에서 실시한 설문조사에 따르면 설문조사에 응한 2,000명의 소비자 중 94%가 완전히 투명한 회사에 더 충성할 것이라고 말했습니다.

고객으로부터 필요한 정보를 얻는 가장 좋은 방법은 고객의 개인 정보를 어떻게 관리하는지 투명하게 공개하는 것입니다. 어떻게 합니까? 몇 가지 방법:

• 그들의 정보로 무엇을 할 것인지 정확히 작성하십시오(가정에 아무 것도 남겨두지 마십시오)
• 맞춤형 거래 필드, 전화 통화 및 온보딩 이메일과 같은 도구를 사용하여 신뢰를 전달하고 유용한 정보를 얻으십시오.

숫자는 거짓말을 하지 않으며 고객도 거짓말을 하지 않습니다.

맞춤 거래 필드란 무엇입니까?

사용자 지정 거래 필드는 거래와 관련된 모든 정보를 한 곳에서 쉽게 액세스할 수 있도록 유지하는 데 도움이 되는 사용자 지정 가능한 범주 필드입니다. 이를 통해 귀하와 다른 영업 팀 구성원은 모든 거래(일명 고객) 정보를 쉽게 검토하고 결정을 내리고 조치를 취할 수 있습니다.

이를 사용하여 다음과 같이 후속 조치에 도움이 되는 고객 정보를 수집할 수 있습니다.

• 거래의 지리적 위치
• 고객이 현재 문제를 해결하기 위해 사용하고 있는 것과 같은 영업 지원 정보
• 예상 마감일 또는 시간 경과에 따른 거래의 예상 수익과 같은 수익 예측 데이터
• 어떤 문제가 해결되지 않는지
• 해결되고 있지만 더 효율적으로 해결할 수 있는 문제
• 그들이 현재 서비스 제공자에 대해 무엇을 하고 좋아하지 않는지
• 그들이 처음에 어떻게 당신에게 왔는지

ActiveCampaign의 이 연락처 보기는 지리적 위치, 출처 및 예상 종료 날짜와 같은 모든 세부 정보를 표시합니다.

클라이언트의 배경 정보가 필요하지만 전송에 대해 성가신 경우 어떻게 하시겠습니까? 그들이 당신이 보낸 계약서나 양식을 작성해야 한다면 어떻게 합니까?

ActiveCampaign 클라이언트이자 부기 비즈니스의 소유자인 Sara Stein은 자동화된 온보딩 이메일 시퀀스를 사용하여 클라이언트로부터 비즈니스 및 세금 정보를 얻습니다.

미스 이피션시 오너 사라 스타인.

Sara는 중소기업 및 회계사와 함께 일합니다. 올바른 세금 문서와 비즈니스 정보가 없으면 Sarah의 일은 훨씬 더 어려워집니다.

그녀의 전체 고객 사례를 읽을 수 있지만 다음은 온보딩 이메일 시퀀스가 ​​고객을 추적하는 데 도움이 되는 주요 요점입니다.

첫 번째 환영 이메일부터 실제 메일 및 후속 피드백 요청 이메일에 이르기까지 모든 것을 포함하는 그녀의 전체 온보딩 이메일 시퀀스는 두 가지 주요 작업을 수행합니다.

• 고객이 그녀로부터 알아야 할 사항을 알려줍니다.
• 고객에게 필요한 것이 무엇인지 묻습니다(누락된 것이 없는지 확인하기 위한 체크리스트 포함)

Sara Stein의 완전한 자동화된 온보딩 이메일 시퀀스.

고객이 필요한 정보를 최대한 쉽게 얻을 수 있도록 하십시오. 무엇을 보낼지(필요한 경우 시스템 내에서 찾을 수 있는 위치) 정확히 알려주세요. 프로세스를 자동화합니다.

3. 언제, 어떻게 후속 조치를 취해야 하는지 알기

고객이 생기면 어떻게 연락을 유지합니까? 프로젝트에 대한 최신 정보를 어떻게 유지합니까?

손을 들어봐, 이 중 하나를 들어본 사람

• 이 프로젝트가 어디에 있는지 확인하기만 하면 됩니다.
• 이걸 언제쯤 가질 수 있을 것 같나요?
• 왜 나는 당신에게서 답장을 받지 못했습니까?
• 내 마지막 이메일에 따라…

“가장 좋은 후속 조치는 무엇입니까? 그리고 후속 조치를 어떻게 추적합니까?”

너무 많은 접촉을 하면 스팸과 집착에서 벗어날 수 있습니다. 충분하지 않으며 잃어버릴 수 있습니다. 고객이 당신과의 관계가 어떤 모습인지 알 수 있도록 일찍 기대치를 설정해야 합니다.

여기에는 계획이 필요합니다. 그리고 계획 에는 조직 이 필요 합니다 .

조직의 부재는 일관성 없는 후속 절차를 의미합니다. 그 후에 클라이언트가 균열을 통해 넘어지기 시작하는 것을 볼 수 있습니다.

(출처: 지피)

마지막으로 필요한 것은 후속 전화를 거는 것을 잊어버리거나, 체크인 이메일을 보내거나, 예약한 약속을 놓치고 고객을 잃는 것입니다.

고객과 계속 연락할 때 실제로 고객과 연결하고 싶어합니다. 즉, 사람들이 응답할 시간에 이메일을 보내고 전화를 예약해야 합니다.

타이밍을 정하려면 다음을 고려하십시오.

• 얼마나 자주 사람들이 당신에게 "높은 유지 보수"라는 꼬리표를 붙이기 전에 당신의 소식을 듣고 싶어하는가
• 성공적인 의사 소통에 도움이 되는 도구(예: 예측 전송)

그래서 무엇이 필요합니까? 스케줄링 시스템 및 자동화된 CRM.

자동화된 CRM을 사용하여 프로젝트가 어떤 단계에 있는지 추적한 다음 해당 정보를 사용하여 그에 따라 클라이언트를 후속 조치할 수 있습니다.

데모 또는 다른 단계가 완료되면 그에 따라 후속 조치를 취할 수 있습니다.

이제 실제 일정에 도움이 될 무언가가 필요합니다. 후속 조치가 필요한 모든 잠재 고객과 고객을 놓치지 않도록 후속 조치 시기를 알려주는 시스템이 필요합니다.

CRM에 자동화를 통합하여 이메일을 보낼 수 있는 것과 같은 방식으로 자동화 기능이 있는 CRM을 사용하여 자신과 고객에 대한 미리 알림을 설정하여 후속 전화 통화 및 약속의 양과 시간을 관리할 수 있습니다.

온라인 예약 및 알림 플랫폼인 BookedIn은 3개월 동안 트래픽을 모니터링하여 온라인 예약을 분석하고 몇 가지를 배웠습니다.

1. 350,290개의 약속이 서비스와 함께 온라인으로 예약되었습니다.
2. 이러한 약속 중 거의 절반(또는 47%)이 사용자의 고객이 온라인으로 예약했습니다.

온라인 일정 및 알림 시스템은 클라이언트 관리 프로세스의 필수적인 부분입니다.

그렇다면 비즈니스에 적합한 도구는 어떻게 선택합니까?

1. 현재 통화 및 약속 부하에 대해 고객 성공 팀과 상의하십시오.
2. 현재 프로세스에서 어떤 어려움을 겪고 있는지 알아보십시오.
3. 해결해야 할 문제 목록과 그들이 원하는 유용한 기능 목록 만들기
4. 필요에 따라 작동하고 기존 도구와 통합할 수 있는 일정 앱을 선택하세요.

Calendly, Acuity Scheduling과 같은 스케줄링 도구와 계정 관리자를 위한 자동 알림 기능이 있는 CRM 사용을 고려하십시오. f당신과 고객 모두에게 다가오는 후속 전화를 상기시키거나 자동화된 후속 이메일을 보내는 자동화에 이러한 일정 약속의 고객을 할당할 수 있습니다.

또한 자동화를 사용하여 후속 조치 일정에 대한 알림 이메일 시간을 설정하고 이미 예약된 통화 및 약속에 대해 고객에게 알림을 보낼 수 있습니다.

4. 고객에게 송장을 보내는 방법

지피를 통해

좋습니다. 고객과 지불에 대해 이야기할 때 "돈을 보여주세요"라고 소리치려고 하지 마세요. 하지만 사람들이 당신에게 지불하도록 하는 것은 고객에게 청구할 때 가장 큰 어려움 중 하나입니다.

개인 정보 다음으로 돈 및 금융 정보는 고객과 함께 추적해야 하는 가장 중요한 것입니다. 다음은 고객의 재무 정보 추적을 어렵게 만드는 몇 가지 사항입니다.

1. 사람들이 당신에게 돈을 지불하도록 하는 것. 때때로 사람들은 게으르다. 또는 건망증. 또는 청구 대상에 대해 이의를 제기합니다. 갑자기 당신이 보낸 그 청구서가 먼 기억처럼 느껴집니다.
2. 지불을 받는 데 걸리는 시간입니다. 때때로 너무 많은 지불 단계가 있습니다. 클라이언트는 당신을 위해 많은 일을 한다는 생각을 주저할 뿐만 아니라, 더 많은 단계는 당신에게도 더 많은 일을 의미합니다.
3. 정확한 인보이스 정보 . 성공적인 청구 주기를 지연시킬 수 있는 부분 중 하나는 부정확한 정보입니다. 우리는 그것을 이해합니다 – 수학은 어렵습니다. 그러나 송장에 번호가 없으면 다시 원점으로 돌아갈 수 있습니다.

돌에 끌을 깎는 Flintstones 시대로 돌아가고 싶지 않다면 수동 및 자동으로 유지할 수 있는 시스템이 필요합니다.

대답? 그들이 지불하고 싶게 만드십시오 .

(출처: 기피)

다시 말해, 어떤 유형의 고객 인센티브가 더 빨리 지불하도록 동기를 부여할 수 있는지 생각해 보십시오. 다음은 고객이 지불을 미루는 것을 불가능하게 만드는 방법에 대한 몇 가지 조언입니다.

1. 적절하고 시기 적절한 지불에 대한 인센티브를 제공합니다 . 빠른 지불에 대한 인센티브를 제공하고 좋은 행동에 대한 보상을 제공하면 고객이 쉽게 지불할 수 있습니다(일찍 지불할 수도 있습니다!). 즉시 지불하는 것이 추가 혜택을 준다는 것을 안다면 그들은 더 빨리 원할 것입니다. 인센티브는 추가 기능에 대한 액세스 권한 부여 또는 무료 서비스 1주일 수 있습니다.
2. 커뮤니케이션을 유지하고 정기적으로 알림을 보냅니다 . 사람들이 자동 지불에 등록하지 않은 경우 지불하는 것이 메모리 균열을 통해 미끄러질 수 있습니다. 지불 기한 전에 충분한 시간을 두고 인보이스와 정기적인 지불 알림을 보내고 지불 기한 전에 문제를 해결하기 위해 정기적으로 전화와 이메일을 확인하십시오.
3. 연체료 사용을 고려하십시오 . 불공평하게 느껴질 수도 있지만 때로는 인센티브가 재미있는 것이 아니라 필요한 것일 뿐입니다. 고객이 지불 지연 또는 부재에 대해 책임을 지지 않으면 그 행동은 계속될 것입니다. 연체료는 연체료를 억제할 수 있습니다. 사람들은 연체료를 지불하는 것보다 제때 지불하는 것을 선호합니다.
4. 미리 백분율을 요청하십시오 . 그것을 "선의의 돈", 계약금 또는 보험이라고 부르십시오. 작업을 시작하기 전에 지불해야 할 지불금의 일부를 요구하면 그들이 이미 지불했고 나중에 지불해야 하는 금액에 대한 기록을 얻을 수 있습니다. 그리고 나중에 결제가 늦어진다고 해서 완전히 빈손이 되는 것은 아닙니다.
5. 쉽게 지불하십시오 . 지불하는 것을 좋아하는 사람은 없습니다. 그리고 그들은 하기 어려운 일을 훨씬 덜 좋아합니다. 단계를 최소화하고 결제를 디지털화하면 모든 사람이 더 행복해집니다(당신을 포함하여 서류 작업 감소). 매달 정해진 계약에 대한 자동 신용 카드 결제를 고려하십시오.

더 쉽게 지불하려면 온라인 청구 및 송장 발행 시스템을 사용하십시오. 모든 고객의 재무 정보가 하나의 결제 시스템에 보관되면 다음을 수행할 수 있습니다.

1. 지불 요청
2. 정기 결제 추적
3. 필요한 모든 재정 정보를 요청하십시오(Miss Efficiency가 하는 것처럼!)
4. 미리 알림 및 청구 주기로 일정 준수

시작하는 방법은 다음과 같습니다.

청구서, 청구 내역 및 경비 보고서와 같이 추적해야 하는 모든 재무 정보의 목록을 만드십시오. 그런 다음 이미 이 정보를 보관하고 있는 모든 채널을 찾아 하나의 시스템으로 가져오세요.

ActiveCampaign 고객은 일반적으로 Zapier 연결을 사용하여 송장 발행 도구를 플랫폼과 통합합니다. 인기 있는 도구는 다음과 같습니다.

• 제로
• 퀵북
• 판다독
• 견적 롤러

그리고 무엇을 추측? 이 부분도 자동화할 수 있습니다.

자동화를 구축할 수 있습니다.

• 고객에게 정기적인 지불 알림 보내기
• 잊어버린 송장에 대한 후속 조치를 위해 자신에게 미리 알림을 보냅니다.
• 체크인 알림을 보내고 재정 관련 질문에 답하세요.
• 지연이 계속되면 청구에 대해 이야기할 시간을 설정하도록 미리 알림을 보냅니다.

또한 혼란스러워서 필요 이상으로 수학을 어렵게 만들지 마십시오. 이 4가지 과제를 정면으로 해결하여 고객을 더 쉽게 추적할 수 있습니다.

결론: 고객 정보를 추적하는 방법

클라이언트는 많은 관심과 유지가 필요하며 조직이 없으면 모든 것이 처리되도록 끊임없이 경계해야 합니다.

소기업 소유자는 여러 역할을 수행하고 여러 작업의 균형을 효율적으로 수행해야 합니다. 시스템이 제대로 구성되지 않은 경우…

• 업무와 스트레스가 쌓여
• 클라이언트는 셔플에서 길을 잃을 수 있습니다.
• 당신은 귀중한 시간을 낭비

고객의 정보를 추적하는 데 도움이 되는 좋은 조직 시스템을 갖추면 안도의 한숨을 쉬게 될 것입니다.