프로젝트 목록을 만들고 유지하는 방법

프로젝트 목록은 모든 프로젝트 관리 프로세스의 시작점입니다. 그들은 감당할 수 없을 정도로 많은 양의 이질적인 작업을 가져와 정리하는 좋은 방법입니다. 프로젝트 목록은 할 일 목록이나 많은 프로젝트의 목장처럼 간단할 수 있습니다.

프로젝트 목록을 사용하는 것은 매우 중요하므로 잠시 시간을 내어 목록이 무엇인지, 어떻게 생성하는지, 프로젝트 관리 소프트웨어 도구를 사용하여 프로젝트를 관리하는 데 어떻게 적용되는지 살펴보는 것이 좋습니다.

프로젝트 목록이란 무엇입니까?

가장 간단한 대답은 프로젝트 목록이 프로젝트의 할 일 목록이라는 것입니다. 할 일 목록과 마찬가지로 프로젝트 목록을 사용하여 오늘, 이번 주 또는 한 달 동안 수행해야 하는 작업 목록을 만들 수 있습니다.

그러나 그것은 할 일 목록보다 훨씬 더 많을 수 있습니다. 이를 사용하여 프로젝트의 단계, 프로젝트를 완료하는 데 필요한 팀, 계약자 및 공급업체, 장비, 도구 등을 수집할 수 있습니다. 프로젝트 목록은 프로젝트 작업의 모든 부분을 구성하는 데 도움이 되므로 더 쉽게 관리할 수 있습니다.

프로젝트 목록의 다양성은 아무리 강조해도 지나치지 않습니다. 포트폴리오나 프로그램을 관리하고 추적해야 할 프로젝트가 많은 경우 프로젝트 목록은 포트폴리오가 혼란스러운 혼란에 빠지지 않도록 하는 구조 역할을 할 수 있습니다. 중요한 날짜와 마감일, 공유 리소스 및 기타 주요 요소를 알려줄 수 있습니다.

(때때로 "프로젝트 목록"이라는 용어는 프로젝트 관리자가 구직할 때 이력서에 추가하는 첨부 파일을 설명하는 데 사용되기도 합니다. 즉, 그들이 작업한 모든 프로젝트의 문자 그대로의 목록입니다. 작업 목록 유형의 프로젝트 목록에서 전체 프로젝트를 설명하지만 일반적으로 개요에 대해 동일한 규칙을 따릅니다.)

프로젝트 목록을 만드는 이유는 무엇입니까?

프로젝트 목록은 모든 중요한 프로젝트 정보를 기록하고 액세스할 수 있도록 하는 체크리스트 역할을 할 수 있습니다. 당신은 철저하기를 원합니다. 항목이 너무 적은 것보다 너무 많은 것이 낫습니다. 나중에 언제든지 편집할 수 있습니다.

철저해야 하는 또 다른 이유는 프로젝트 목록을 통해 정리할 수 있기 때문입니다. 특히 전통적인 프로젝트에서는 모든 활동에 프로세스와 긴급도가 할당됩니다. 프로젝트 목록을 사용하여 우선 순위, 기한, 할당된 사람, 필요한 리소스 등을 포함하여 이러한 단계를 자세히 설명할 수 있습니다. 이 정보가 있으면 지방을 자르고 싶을 것입니다. 당신은 목록이 짧지 만 실질적인 것을 원합니다.

프로젝트 목록은 살아있는 문서입니다. 항상 업데이트할 수 있어야 합니다. 프로젝트 정보는 프로젝트 계획 및 일정을 개발함에 따라 변경됩니다. 프로젝트가 실행되는 동안에도 프로젝트 목록의 일부를 수정하거나 삭제해야 하는 내부 및 외부 힘이 있을 수 있습니다.

프로젝트 목록은 어떻게 만드나요?

이제 프로젝트 목록을 만들 준비가 되었으니 어디서부터 시작해야 할까요? 대부분의 사람들은 펜과 종이 또는 휴대전화의 메모 앱으로 시작하여 간단히 메모합니다. 이 정적 접근 방식에는 아무런 문제가 없지만 협업에는 적합하지 않으며 전체 그림을 보려면 다른 사람이 필요한 경우가 많습니다.

목록을 만드는 것의 또 다른 문제는 그곳에서 하는 모든 작업이 프로젝트를 관리하는 데 사용하는 도구로 이전되어야 한다는 것입니다. 종이 한 장은 상점에서 쇼핑할 때 유용하지만 다리를 건설할 때 건축가, 엔지니어 및 계약자를 관리하는 경우에는 유용하지 않습니다.

프로젝트 관리 도구로 프로젝트 목록 작성

프로젝트 관리 도구로 시작했다면 이미 앞서 있는 것입니다. 대부분의 경우 스프레드시트에서 초기 생각을 모은 다음 일정을 준수할 수 있도록 진행 상황을 할당, 추적 및 보고할 수 있는 기능이 있으면 스프레드시트를 가져올 수 있습니다.

프로젝트 목록에 온라인 프로젝트 관리 도구를 사용하는 경우 더욱 좋습니다. 즉, 계획에서 팀과 협력하고 이해 관계자를 계속 유지하며 언제 어디서나 계획에 액세스할 수 있습니다.

프로젝트 목록을 유지 관리하고 우선 순위를 지정하는 방법

프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하여 프로젝트 목록을 작성하면 모든 프로젝트 단계에서 이를 유지 관리할 수 있는 도구가 제공됩니다. 먼저 목록에 있는 항목을 수집할 수 있습니다. 작업인 경우 기간과 설명을 추가하여 팀에서 무엇을 해야 하는지 알 수 있습니다.

태그 우선순위

프로젝트 목록의 각 항목에 우선 순위를 지정하는 것은 작업을 구성하는 또 다른 단계입니다. 어떤 활동이 먼저 이루어져야 하는지, 프로젝트에 중요하지 않은 활동과 시간이나 돈이 부족할 경우 건너뛸 수 있는 활동을 확인하는 데 도움이 됩니다.

타임라인 보기 사용

프로젝트 목록을 타임라인으로 이동하면 모든 항목을 시간순으로 한 곳에서 볼 수 있습니다. 이것은 당신에게 개요를 제공하고 당신이 일을 강화할 수 있거나 당신의 목록에 더 많은 활동을 추가해야 하는 곳을 보는 데 도움이 될 수 있습니다.

Gantt 차트 기능 사용

스프레드시트이자 타임라인인 Gantt 차트를 사용하는 경우 프로젝트 목록을 훨씬 더 잘 제어할 수 있습니다. 일부 항목은 시작하거나 완료하기 전에 시작하거나 완료하기 위해 다른 항목에 종속될 수 있습니다. 이러한 종속성을 연결하면 나중에 병목 현상이 발생하지 않습니다.

리소스 추적

프로젝트 목록을 실행하면 일정을 유지하는 데 도움이 되는 다른 프로젝트 관리 도구가 있습니다. 예를 들어 리소스 관리 기능을 사용하면 팀의 가용성을 확인하고 작업 부하의 균형을 유지하여 생산성을 높일 수 있습니다.

ProjectManager에서 프로젝트 목록을 만드는 방법

ProjectManager는 프로젝트와 팀을 구성하는 데 도움이 되는 클라우드 기반 프로젝트 관리 도구이므로 모든 사람이 계획과 작업에 대해 협업할 수 있습니다. 프로젝트 계획을 대화형 Gantt 차트로 이동하면 더 나은 일정을 잡고, 종속성을 연결하고, 마일스톤을 설정하고, 실행 후 프로젝트 변동을 측정하기 위한 기준선을 설정할 수 있습니다.

30일 동안 무료로 소프트웨어를 사용해 본 다음 프로젝트 목록 등을 더 잘 제어할 수 있는 기능을 확인하십시오. 일단 시작하는 방법은 다음과 같습니다.

프로젝트 목록 작성

시작하려면 Gantt 차트에 작업을 추가하세요. 작업 목록을 가져오거나 업계별 템플릿 중 하나를 사용하여 시작하는 데 도움이 될 수도 있습니다.

기간 추가

프로젝트 목록의 각 작업에 대한 시작 날짜와 마감 날짜를 설정합니다. 이를 기간이라고 하며 두 날짜를 연결하는 기간 표시줄과 함께 타임라인을 채웁니다.

우선순위 및 태그 설정

프로젝트 목록에 있는 각 항목의 우선순위에 태그를 지정하여 수행할 순서를 결정하십시오. 특정 작업을 더 쉽게 찾을 수 있도록 사용자 지정 가능한 태그를 추가할 수도 있습니다. Gantt 보기보다 목록 보기에서 이 작업을 수행하는 것이 더 쉬울 수 있습니다.

링크 종속성

타임라인에서 한 작업을 다음 작업으로 끌어다 놓으면 점선으로 연결되어 이러한 작업이 서로 의존적임을 상기시킵니다.

보너스 단계: 한 곳에서 모든 프로젝트 보기

개요 프로젝트 페이지를 사용하여 프로젝트 마스터 목록에 있는 모든 프로젝트를 볼 수 있습니다. 이 페이지에서 진행 상황 등에 대한 높은 수준의 메트릭을 얻을 수 있습니다.

ProjectManager는 수상 경력에 빛나는 프로젝트 관리 도구로 프로젝트 목록의 진행 상황을 구축, 구성 및 추적할 수 있습니다. 그러나 그것은 단지 기본입니다. 프로젝트 목록은 하나의 프로젝트 또는 포트폴리오에서 작업 중인지 여부에 관계없이 리소스를 계획, 관리, 진행 상황을 추적하고 성과를 보고하는 데 도움이 되는 전체 기능 제품군에 통합되어 있습니다. 30일 무료 평가판을 시작하려면 여기를 클릭하십시오!